Panduan Lengkap Surat Pemberitahuan Karyawan Resign: Contoh & Tips!

Table of Contents

Pernah dengar istilah “Paklaring”? Atau mungkin kamu sedang mencari tahu tentang “surat pemberitahuan karyawan sudah tidak bekerja lagi”? Nah, dokumen yang satu ini sangat penting, lho, bagi siapa saja yang pernah atau akan mengakhiri masa kerjanya di suatu perusahaan. Bukan cuma sekadar selembar kertas, Paklaring atau Surat Keterangan Berhenti Bekerja ini punya banyak fungsi vital yang bisa memengaruhi perjalanan karier dan bahkan keuanganmu di masa depan.

Image just for illustration

Dokumen ini ibarat rapor kerjamu dari perusahaan sebelumnya, yang menyatakan bahwa kamu memang pernah bekerja di sana dengan baik dan telah menyelesaikan kewajibanmu. Jadi, jangan sepelekan keberadaannya, ya!

Apa Itu Surat Keterangan Berhenti Bekerja (Paklaring)?¶

Secara sederhana, Surat Keterangan Berhenti Bekerja atau yang lebih populer dengan sebutan Paklaring adalah surat resmi yang diterbitkan oleh perusahaan untuk mantan karyawannya. Surat ini berisi informasi yang menyatakan bahwa seseorang tersebut benar-benar pernah bekerja di perusahaan tersebut, lengkap dengan posisi atau jabatan terakhir, serta durasi masa kerjanya. Tujuannya adalah sebagai bukti atau validasi atas riwayat pekerjaan seseorang.

Istilah “Paklaring” sendiri adalah serapan dari Bahasa Belanda, “Verklaring”, yang berarti pernyataan atau keterangan. Jadi, intinya surat ini adalah “surat pernyataan” dari perusahaan tentang status pekerjaanmu yang sudah berakhir di sana. Meskipun terdengar simpel, Paklaring punya kekuatan legal yang cukup kuat untuk berbagai keperluan administratif dan profesionalmu di kemudian hari.

Mengapa Paklaring Penting Banget? Ini Dia Manfaatnya!¶

Banyak yang berpikir Paklaring itu cuma formalitas. Eits, jangan salah! Manfaat Paklaring itu seabrek, baik untuk si mantan karyawan maupun bagi perusahaan itu sendiri. Yuk, kita bedah satu per satu biar kamu makin paham pentingnya dokumen ini.

Untuk Karyawan (Eks Karyawan): Membuka Pintu Peluang Baru¶

Bagi kamu yang baru saja resign atau terkena PHK, Paklaring ini adalah kunci untuk melangkah ke babak selanjutnya dalam kariermu. Ini dia beberapa kegunaan utamanya:

• Melamar Pekerjaan Baru: Ini adalah fungsi Paklaring yang paling umum dan vital. Ketika kamu melamar di perusahaan baru, HRD atau rekruter pasti akan meminta Paklaring dari tempat kerja sebelumnya sebagai bukti pengalaman kerjamu. Dokumen ini memverifikasi bahwa kamu memang punya rekam jejak yang solid, bukan cuma omongan belaka. Banyak perusahaan menggunakan Paklaring sebagai salah satu filter awal dalam proses rekrutmen.
  
  Image just for illustration
• Pencairan Jaminan Hari Tua (JHT) BPJS Ketenagakerjaan: Nah, ini nih yang sering jadi incaran para pekerja setelah resign! Untuk mencairkan dana JHT BPJS Ketenagakerjaanmu, Paklaring adalah salah satu syarat mutlak yang harus dilampirkan. Tanpa Paklaring, proses pencairan dana JHT-mu bisa terhambat atau bahkan tidak bisa dilakukan sama sekali. Ini penting banget buat modal atau jaminan di masa transisimu.
• Pengajuan Kredit atau Pinjaman ke Bank/Lembaga Keuangan: Butuh pinjaman KPR, kendaraan, atau mungkin modal usaha? Bank atau lembaga keuangan seringkali meminta Paklaring sebagai salah satu dokumen pendukung. Paklaring berfungsi sebagai bukti riwayat pekerjaan dan penghasilanmu, yang menunjukkan stabilitas finansial dan kemampuanmu untuk membayar cicilan. Ini meningkatkan kredibilitasmu di mata pihak bank.
• Pengajuan Beasiswa Pendidikan: Beberapa jenis beasiswa, terutama untuk program pascasarjana atau beasiswa yang mensyaratkan pengalaman kerja, akan meminta Paklaring sebagai bukti bahwa kamu telah memenuhi kriteria tersebut. Ini menunjukkan komitmenmu terhadap pengembangan diri dan profesionalisme.
• Verifikasi Pengalaman Kerja dan Referensi: Dalam beberapa kasus, Paklaring juga bisa digunakan sebagai referensi untuk memverifikasi detail pengalaman kerjamu. Misalnya, saat ada pihak ketiga yang ingin memastikan data CV-mu. Beberapa instansi atau bahkan kedutaan asing untuk visa tertentu kadang juga meminta Paklaring sebagai bagian dari kelengkapan dokumen.

Untuk Perusahaan: Menjaga Kepatuhan dan Citra Baik¶

Meskipun Paklaring diberikan kepada mantan karyawan, perusahaan juga punya kepentingan dalam penerbitannya. Ada beberapa alasan mengapa perusahaan perlu dan bahkan dianjurkan untuk mengeluarkan Paklaring:

• Dokumentasi Administratif Resmi: Menerbitkan Paklaring adalah bagian dari tata kelola administrasi kepegawaian yang baik. Ini menjadi catatan resmi bahwa hubungan kerja dengan karyawan tersebut telah berakhir dan semua hak serta kewajiban telah diselesaikan (atau sedang dalam proses). Ini juga penting untuk audit internal perusahaan.
• Menjaga Citra Positif Perusahaan: Perusahaan yang dengan mudah dan profesional menerbitkan Paklaring bagi mantan karyawannya akan dipandang positif. Hal ini menunjukkan bahwa perusahaan menghargai kontribusi karyawannya dan menjaga hubungan baik bahkan setelah mereka tidak lagi bekerja di sana. Citra positif ini bisa berdampak pada employer branding dan menarik talenta-talenta terbaik di masa depan.
• Kepatuhan Hukum (dalam kondisi tertentu): Meskipun Undang-Undang Ketenagakerjaan No. 13 Tahun 2003 Pasal 160 ayat (2) yang mengatur Paklaring bagi karyawan mengundurkan diri sempat diperbarui oleh UU Cipta Kerja, praktik pemberian Paklaring tetap umum dan vital, terutama sebagai syarat pencairan JHT BPJS Ketenagakerjaan yang diatur oleh peraturan BPJS. Perusahaan yang kooperatif dalam hal ini berarti mematuhi standar praktik ketenagakerjaan yang baik.
• Manajemen Sumber Daya Manusia: Data dari Paklaring bisa menjadi bagian dari arsip HRD yang membantu dalam analisis turnover karyawan, evaluasi kebijakan, atau bahkan sebagai bagian dari due diligence jika ada restrukturisasi perusahaan.

Isi Penting dalam Sepucuk Paklaring yang Komplet¶

Sebuah Paklaring yang baik dan sah harus memuat beberapa informasi krusial agar bisa digunakan untuk berbagai keperluan. Berikut adalah poin-poin yang wajib ada dalam Paklaring:

• Kop Surat Perusahaan: Bagian paling atas yang menunjukkan identitas perusahaan, termasuk nama, alamat, dan logo resmi. Ini penting untuk menunjukkan bahwa surat ini adalah dokumen resmi yang dikeluarkan oleh entitas legal.
• Nomor Surat dan Tanggal Penerbitan: Nomor surat berguna untuk dokumentasi internal perusahaan, sementara tanggal penerbitan menunjukkan kapan surat tersebut dikeluarkan. Kedua elemen ini penting untuk validitas dan ketertiban administrasi.
• Perihal: Biasanya ditulis “Surat Keterangan Berhenti Bekerja” atau “Surat Keterangan Pengalaman Kerja”. Perihal ini langsung menjelaskan tujuan dan isi dari surat tersebut.
• Identitas Karyawan: Informasi lengkap tentang karyawan yang bersangkutan, meliputi nama lengkap, Nomor Induk Kependudukan (NIK), dan kadang juga Nomor Pokok Wajib Pajak (NPWP). Pastikan semua data ini akurat dan sesuai dengan data pribadimu.
• Detail Masa Kerja: Bagian ini sangat penting! Harus jelas tertera kapan karyawan mulai bekerja (tanggal masuk) dan kapan berhenti bekerja (tanggal keluar). Ini menjadi dasar perhitungan masa kerja.
• Jabatan Terakhir: Posisi atau jabatan terakhir yang diemban oleh karyawan di perusahaan tersebut. Ini penting untuk mengukur level pengalaman dan relevansi karier di masa mendatang.
• Pernyataan Mengenai Kinerja (opsional tapi bagus): Beberapa Paklaring juga menyertakan kalimat seperti “Selama bekerja di perusahaan kami, yang bersangkutan telah menunjukkan dedikasi dan kinerja yang baik” atau semacamnya. Meskipun tidak wajib, pernyataan positif ini bisa menambah nilai Paklaringmu di mata calon pemberi kerja.
• Alasan Berhenti Bekerja: Umumnya disebutkan secara singkat, misalnya “mengundurkan diri atas kemauan sendiri”, “berakhirnya kontrak kerja”, atau “pemutusan hubungan kerja (PHK)”. Penyebutan alasan ini penting untuk kejelasan dan validitas dokumen.
• Penutup dan Harapan: Biasanya berupa kalimat penutup standar seperti “Demikian surat keterangan ini dibuat untuk dapat dipergunakan sebagaimana mestinya.”
• Tanda Tangan dan Nama Jelas Pihak Berwenang: Surat harus ditandatangani oleh pimpinan perusahaan atau perwakilan HRD yang berwenang, lengkap dengan nama jelas dan jabatannya. Ini membuktikan keaslian surat.
• Stempel Resmi Perusahaan: Stempel perusahaan yang asli adalah penanda keabsahan yang tidak bisa digantikan. Pastikan Paklaringmu memiliki stempel basah, bukan sekadar fotokopian.

Bedanya Paklaring dengan Surat Lainnya¶

Seringkali Paklaring disamakan atau tertukar dengan surat-surat lain yang terkait dengan berakhirnya hubungan kerja. Padahal, ketiganya punya fungsi dan asal muasal yang berbeda, lho!

Surat Pengunduran Diri (Resignation Letter)¶

• Asal: Dibuat dan diajukan oleh karyawan kepada perusahaan.
• Tujuan: Memberitahukan niat karyawan untuk mengakhiri masa kerjanya secara sukarela. Surat ini merupakan inisiatif dari karyawan.
• Isi: Pernyataan pengunduran diri, tanggal efektif pengunduran diri, alasan (opsional), dan ucapan terima kasih.

Surat Pemutusan Hubungan Kerja (PHK Letter)¶

• Asal: Dibuat dan diterbitkan oleh perusahaan kepada karyawan.
• Tujuan: Memberitahukan bahwa perusahaan secara sepihak (atau atas kesepakatan) mengakhiri hubungan kerja dengan karyawan tersebut. Biasanya disertai alasan PHK dan perhitungan pesangon.
• Isi: Pernyataan PHK, alasan PHK, tanggal efektif, hak-hak karyawan (pesangon, uang penghargaan masa kerja, uang penggantian hak), dan penutupan.

Paklaring (Surat Keterangan Kerja)¶

• Asal: Dibuat dan diterbitkan oleh perusahaan kepada karyawan yang sudah tidak bekerja lagi.
• Tujuan: Sebagai bukti resmi bahwa karyawan tersebut pernah bekerja di perusahaan dengan detail masa kerja dan jabatan. Umumnya dikeluarkan setelah proses pemutusan hubungan kerja selesai.
• Isi: Seperti yang sudah dibahas di atas, fokus pada informasi riwayat kerja.

Singkatnya, Surat Pengunduran Diri datang dari karyawan, Surat PHK datang dari perusahaan untuk mengakhiri hubungan kerja, sedangkan Paklaring adalah surat keterangan yang diberikan oleh perusahaan setelah hubungan kerja berakhir, terlepas dari alasan berhentinya.

Proses Mendapatkan Paklaring: Jangan Sampai Salah Langkah!¶

Mendapatkan Paklaring itu tidak otomatis, ya. Ada prosesnya yang perlu kamu ikuti agar dokumen penting ini bisa segera kamu genggam.

1. Selesaikan Kewajibanmu: Pastikan kamu sudah menyelesaikan semua tugas, proyek, dan tanggung jawab pekerjaanmu. Kembalikan semua aset perusahaan yang kamu pegang, seperti laptop, ponsel, ID card, dan dokumen penting lainnya. Jangan sampai ada “utang” yang tertinggal, karena ini bisa menghambat proses penerbitan Paklaringmu.
2. Ajukan Permohonan Secara Resmi: Sebagian besar perusahaan mengharuskan karyawan mengajukan permohonan Paklaring secara resmi, baik melalui email ke HRD, formulir internal, atau surat permohonan. Jelaskan keperluanmu dan lampirkan identitas jika diminta.
3. Tanyakan Prosedur dan Waktu: Jangan sungkan untuk bertanya kepada HRD mengenai prosedur penerbitan Paklaring di perusahaanmu. Tanyakan berapa lama estimasi waktu yang dibutuhkan, apakah ada syarat tambahan, dan kapan kamu bisa mengambilnya. Umumnya, perusahaan akan mengeluarkan Paklaring setelah semua proses clearance selesai, bisa dalam beberapa hari hingga minggu.
4. Siapkan Dokumen Pendukung: Meskipun tidak selalu diminta, ada baiknya kamu menyiapkan fotokopi KTP, NPWP, dan kartu BPJS Ketenagakerjaan, jaga-jaga jika HRD memerlukan data-data tersebut untuk verifikasi.
5. Ambil dan Periksa: Setelah diberitahu Paklaring sudah jadi, segera ambil di kantor atau sesuai instruksi HRD. Begitu menerima, langsung periksa semua data yang tertera. Pastikan nama, NIK, tanggal masuk, tanggal keluar, dan jabatan terakhir sudah benar dan tidak ada typo. Jangan lupa cek juga tanda tangan dan stempel basah perusahaan.

Tips: Jika kamu butuh Paklaring cepat untuk pencairan JHT atau melamar kerja yang mendesak, komunikasikan hal ini dengan HRD. Beberapa perusahaan mungkin bisa memprioritaskan jika ada urgensi.

Tips Jitu Memastikan Paklaringmu Beres dan Sesuai Kebutuhan¶

Agar Paklaringmu bisa berfungsi optimal dan tidak menimbulkan masalah di kemudian hari, ada beberapa tips yang bisa kamu ikuti:

• Periksa Data Secara Teliti: Ini adalah hal paling dasar dan paling penting. Kesalahan kecil seperti salah ketik nama, NIK, atau tanggal bisa membuat Paklaringmu ditolak saat diajukan untuk keperluan tertentu. Bandingkan dengan dokumen identitasmu.
• Pastikan Ada Tanda Tangan dan Stempel Basah: Tanda tangan pejabat berwenang (HR Manager/Director) dan stempel basah perusahaan adalah bukti keabsahan Paklaring. Tanpa keduanya, Paklaringmu bisa dianggap tidak sah.
• Simpan Baik-Baik (Bahkan Scan): Paklaring adalah dokumen penting yang sulit didapatkan kembali jika hilang. Simpan salinan fisiknya di tempat yang aman. Lebih baik lagi, scan atau foto Paklaringmu dalam format digital dan simpan di cloud atau emailmu sebagai cadangan. Ini sangat membantu jika sewaktu-waktu kamu butuh salinan.
• Segera Urus Setelah Berhenti Bekerja: Jangan menunda-nunda pengurusan Paklaring. Semakin cepat kamu mengurusnya, semakin cepat pula kamu bisa menggunakannya untuk kebutuhanmu, terutama jika kamu berencana segera mencari pekerjaan baru atau mencairkan JHT.
• Pahami Isi Paklaringmu: Ketahui apa saja informasi yang tercantum dalam Paklaringmu. Ini membantumu saat mengisi formulir lamaran kerja atau saat ditanya tentang riwayat pekerjaanmu.

Fakta-fakta Menarik dan Mitos Seputar Paklaring¶

Ada beberapa hal menarik dan kadang jadi mitos seputar Paklaring yang perlu kamu tahu:

• Apakah Paklaring Wajib Secara Hukum di Indonesia?
  Secara spesifik, Undang-Undang Ketenagakerjaan Nomor 13 Tahun 2003 Pasal 160 ayat (2) pernah menyebutkan bahwa pekerja/buruh yang mengundurkan diri berhak atas “surat keterangan kerja”. Namun, dengan berlakunya UU Cipta Kerja, pasal tersebut mengalami perubahan dan fokus pada hak uang pisah. Meski begitu, praktik pemberian Paklaring tetap sangat umum dan esensial di Indonesia. Terutama, Paklaring masih menjadi syarat mutlak untuk pencairan JHT BPJS Ketenagakerjaan berdasarkan regulasi BPJS Ketenagakerjaan itu sendiri. Jadi, meskipun bunyi UU-nya berubah, nilai praktis dan pentingnya Paklaring bagi pekerja tidak berkurang sama sekali.
• Bolehkah Perusahaan Menahan Paklaring Karyawan?
  Secara etika dan praktik ketenagakerjaan yang baik, perusahaan seharusnya tidak menahan Paklaring jika karyawan telah menyelesaikan semua kewajibannya. Menahan Paklaring bisa merugikan karyawan yang membutuhkan dokumen tersebut untuk mencari pekerjaan baru atau mencairkan hak-haknya. Jika ada perusahaan yang menahan tanpa alasan jelas, hal ini bisa menjadi indikasi praktik yang tidak etis.
• Adakah Masa Kerja Minimal untuk Mendapatkan Paklaring?
  Secara hukum, tidak ada masa kerja minimal untuk bisa mendapatkan Paklaring. Bahkan karyawan yang bekerja kurang dari setahun pun berhak mendapatkan surat keterangan bahwa ia pernah bekerja di perusahaan tersebut, meskipun durasinya singkat. Namun, untuk beberapa keperluan seperti pencairan JHT BPJS, ada persyaratan masa kepesertaan minimal (biasanya minimal 1 tahun untuk bisa mencairkan JHT sepenuhnya jika resign, atau tanpa syarat jika di-PHK).
• Apakah Karyawan Kontrak Juga Bisa Dapat Paklaring?
  Ya, tentu saja. Karyawan dengan status kontrak (PKWT) juga berhak mendapatkan Paklaring setelah masa kontraknya berakhir atau jika hubungan kerja diakhiri. Paklaring bagi karyawan kontrak sama pentingnya untuk membuktikan pengalaman kerja mereka.

Apa yang Harus Dilakukan Jika Ada Masalah dengan Paklaring?¶

Kadang ada saja masalah yang muncul terkait Paklaring, misalnya perusahaan sulit dihubungi, Paklaring tidak kunjung keluar, atau data yang salah. Jangan panik, ini langkah-langkah yang bisa kamu coba:

1. Komunikasi Internal yang Baik: Langkah pertama adalah kembali menghubungi HRD atau departemen yang berwenang di perusahaan lama Anda. Sampaikan masalah Anda dengan jelas dan sopan. Berikan tenggat waktu yang wajar dan tanyakan prosedur penyelesaiannya. Catat setiap komunikasi yang terjadi (melalui email, chat, atau rekaman telepon) sebagai bukti.
2. Kirim Surat Resmi (Jika Perlu): Jika komunikasi lisan atau email tidak direspons, kirimkan surat permohonan resmi secara tertulis (bisa pakai surat tercatat atau email dengan read receipt) yang berisi permohonan penerbitan/koreksi Paklaring. Ini menunjukkan keseriusan Anda.
3. Mediasi atau Bantuan Pihak Ketiga: Jika semua upaya komunikasi gagal, Anda bisa mencoba meminta bantuan pihak ketiga. Misalnya, serikat pekerja (jika ada) atau lembaga mediasi yang ditunjuk oleh pemerintah.
4. Laporkan ke Dinas Ketenagakerjaan (Disnaker): Apabila semua cara persuasif tidak membuahkan hasil, Anda bisa melaporkan masalah ini ke Dinas Ketenagakerjaan setempat. Disnaker memiliki kewenangan untuk memediasi perselisihan antara pekerja dan perusahaan, termasuk dalam hal hak-hak administratif seperti penerbitan Paklaring. Mereka akan memanggil pihak perusahaan untuk klarifikasi dan mencari solusi.
5. Konsultasi Hukum: Dalam kasus yang lebih kompleks atau jika masalah berlarut-larut, Anda bisa berkonsultasi dengan pengacara spesialis hukum ketenagakerjaan untuk mendapatkan saran hukum yang tepat.

Ingat, hak Anda untuk mendapatkan Paklaring adalah bagian dari proses transisi yang lancar dari satu pekerjaan ke pekerjaan lain. Jangan biarkan hak ini terabaikan.

Contoh Sederhana Format Paklaring¶

Berikut adalah gambaran umum struktur sebuah Paklaring. Ingat, setiap perusahaan mungkin memiliki format yang sedikit berbeda, namun poin-poin penting di bawah ini harus selalu ada:

[KOP SURAT PERUSAHAAN]
[Nama Perusahaan]
[Alamat Perusahaan]
[Nomor Telepon & Email]

Nomor : [Nomor Surat]/[Singkatan Departemen]/[Bulan]/[Tahun]
Hal : Surat Keterangan Berhenti Bekerja

Yang bertanda tangan di bawah ini:
Nama : [Nama Pejabat HRD/Pimpinan]
Jabatan : [Jabatan Pejabat HRD/Pimpinan]

Menerangkan dengan sesungguhnya bahwa:
Nama : [Nama Lengkap Karyawan]
Nomor Induk Kependudukan (NIK) : [NIK Karyawan]
Alamat : [Alamat Karyawan]

Adalah benar telah bekerja di [Nama Perusahaan] terhitung sejak tanggal [Tanggal Masuk] hingga tanggal [Tanggal Keluar] dengan jabatan terakhir sebagai [Jabatan Terakhir Karyawan].

Yang bersangkutan berhenti bekerja di [Nama Perusahaan] karena [Alasan Berhenti, cth: mengundurkan diri atas kemauan sendiri/berakhirnya kontrak kerja/pemutusan hubungan kerja].

Selama bekerja di [Nama Perusahaan], yang bersangkutan telah menunjukkan dedikasi, kinerja yang baik, dan tidak ada catatan buruk yang merugikan perusahaan.

Demikian surat keterangan ini dibuat untuk dapat dipergunakan sebagaimana mestinya.

[Kota], [Tanggal Penerbitan Surat]
[Tanda Tangan Pejabat HRD/Pimpinan]
[Nama Jelas Pejabat HRD/Pimpinan]
[Jabatan Pejabat HRD/Pimpinan]

[STEMPEL RESMI PERUSAHAAN]

Ini adalah format dasar yang bisa menjadi panduan. Pastikan semua detail sesuai dengan data riilmu dan perusahaan.

Surat Keterangan Berhenti Bekerja atau Paklaring bukan sekadar selembar kertas biasa yang bisa kamu abaikan begitu saja. Dokumen ini adalah “paspor” profesionalmu yang akan membuka banyak pintu peluang di masa depan, mulai dari mencari pekerjaan baru yang lebih baik, mengakses jaminan sosialmu, hingga membantu proses pengajuan pinjaman.

Memastikan Paklaringmu akurat, lengkap, dan segera terbit adalah investasi penting bagi kelancaran transisi kariermu. Jangan ragu untuk proaktif mengurusnya dan memastikan semua datanya benar.

Bagaimana pengalamanmu dalam mengurus Paklaring? Ada tips atau cerita menarik yang ingin kamu bagikan? Yuk, share di kolom komentar di bawah!