Mengenal 'Perihal' dalam Surat: Fungsi, Tips Menulis, dan Contohnya!

Table of Contents

Pernahkah kamu mengirim surat, baik itu lamaran kerja, undangan resmi, atau sekadar pemberitahuan, lalu bertanya-tanya bagian mana yang paling pertama dilihat pembaca? Jawabannya adalah “Perihal”. Bagian ini mungkin terlihat sepele, tapi punya peran krusial layaknya headline berita atau judul buku. Tanpa perihal yang jelas dan efektif, suratmu bisa berakhir di tumpukan dokumen yang salah atau bahkan tak terbaca sama sekali.

Image just for illustration

Perihal Itu Apa Sih Sebenarnya?

Secara sederhana, perihal atau kadang disebut juga hal atau subjek adalah ringkasan singkat tentang isi atau tujuan utama sebuah surat. Posisinya biasanya ada di bagian atas surat, setelah tanggal dan nomor surat, namun sebelum alamat penerima. Ibaratnya, ini adalah jendela pertama yang memberi tahu penerima apa yang akan mereka baca dan mengapa surat ini penting bagi mereka.

Dalam konteks formal, perihal berfungsi sebagai identifikasi cepat. Bayangkan kalau kamu adalah seorang manajer yang menerima puluhan bahkan ratusan surat setiap hari. Dengan adanya perihal yang jelas, kamu bisa langsung tahu mana surat yang butuh perhatian segera, mana yang bisa ditunda, atau mana yang perlu diteruskan ke departemen lain. Ini adalah elemen penting dalam menjaga efisiensi dan profesionalisme dalam korespondensi tertulis.

Mengapa “Perihal” Penting Banget?

Kalau kamu pikir perihal cuma formalitas semata, kamu salah besar! Ada beberapa alasan kuat kenapa bagian ini nggak boleh dianggap enteng:

1. Kesan Pertama yang Menentukan¶

Perihal adalah hal pertama yang dilihat penerima. Sama seperti penampilan awal saat bertemu orang, perihal akan membentuk kesan pertama tentang suratmu. Perihal yang jelas, ringkas, dan profesional menunjukkan bahwa pengirimnya adalah orang yang terstruktur dan menghargai waktu penerima. Sebaliknya, perihal yang membingungkan atau terlalu panjang bisa membuat penerima malas membaca lebih lanjut.

2. Efisiensi dan Kecepatan Pemahaman¶

Dalam dunia yang serba cepat ini, waktu adalah uang. Penerima surat, terutama di lingkungan profesional, tidak punya banyak waktu untuk membaca seluruh isi surat hanya untuk mencari tahu intinya. Dengan perihal yang efektif, mereka bisa langsung mengerti pokok bahasan surat dalam hitungan detik. Ini sangat membantu dalam proses penyortiran dan prioritas dokumen yang masuk.

3. Memudahkan Pengarsipan dan Pencarian¶

Bayangkan sebuah kantor yang memiliki ribuan surat masuk setiap tahun. Tanpa perihal yang baik, proses pengarsipan akan jadi mimpi buruk. Perihal yang spesifik memungkinkan surat diarsipkan dengan benar dan mudah ditemukan kembali di kemudian hari. Ini juga berlaku untuk surat elektronik; subject line yang rapi membantu dalam pencarian email di kotak masuk yang penuh.

4. Menghindari Salah Paham¶

Perihal yang jelas bisa mencegah miskomunikasi. Misalnya, jika kamu mengirim surat permohonan, perihal “Permohonan Izin Tidak Masuk Kerja” jauh lebih jelas daripada “Surat Saya” yang bisa menimbulkan kebingungan. Kejelasan ini memastikan bahwa pesan utama tersampaikan dengan tepat sejak awal.

5. Aspek Legal dan Formalitas¶

Untuk surat-surat resmi, terutama yang berkaitan dengan hukum atau transaksi bisnis, perihal seringkali menjadi bagian penting dalam identifikasi dokumen. Dalam beberapa kasus, perihal bahkan bisa menjadi salah satu elemen yang diperhatikan dalam audit atau proses hukum untuk membuktikan maksud dari sebuah komunikasi tertulis. Keberadaannya menunjukkan bahwa surat tersebut memang memiliki tujuan dan konteks yang jelas.

Gimana Cara Nulis “Perihal” yang Efektif?

Menulis perihal itu gampang-gampang susah. Kuncinya adalah bisa merangkum esensi surat dalam frasa sesingkat dan sejelas mungkin. Ikuti panduan ini:

1. Ringkas dan Padat (Brevity)¶

Hindari menulis perihal yang panjang lebar layaknya kalimat lengkap. Gunakan frasa atau kata kunci yang langsung merujuk pada inti surat. Idealnya, tidak lebih dari satu baris. Ingat, ini adalah judul, bukan sinopsis.

• Contoh Buruk: Perihal: Saya ingin memberitahukan bahwa perusahaan kami akan mengadakan acara makan malam bersama untuk merayakan ulang tahun ke-10.
• Contoh Baik: Perihal: Pemberitahuan Acara Ulang Tahun Perusahaan ke-10

2. Jelas dan Lugas (Clarity)¶

Pastikan perihal yang kamu tulis mudah dipahami oleh siapa saja yang membacanya, bahkan oleh orang yang tidak tahu konteks awalnya. Hindari singkatan yang tidak umum atau jargon internal jika penerimanya bukan dari kalangan internal.

• Contoh Buruk: Perihal: Info Rapat KORLAP
• Contoh Baik: Perihal: Pemberitahuan Rapat Koordinasi Lapangan

3. Spesifik dan Akurat (Specificity)¶

Jangan terlalu umum. Semakin spesifik perihal yang kamu tulis, semakin mudah penerima mengidentifikasi isinya. Tambahkan detail penting jika diperlukan, seperti tanggal, nomor referensi, atau nama acara.

• Contoh Buruk: Perihal: Permohonan
• Contoh Baik: Perihal: Permohonan Cuti Tahunan (17-20 Juli 2024)
• Contoh Lebih Baik: Perihal: Permohonan Cuti Tahunan a.n. [Nama Karyawan] (17-20 Juli 2024)

4. Gunakan Kata Kunci Relevan¶

Pikirkan kata kunci apa yang akan dicari orang jika mereka ingin menemukan suratmu nanti. Misalnya, jika kamu melamar pekerjaan, sertakan posisi yang dilamar. Jika itu surat penawaran, sertakan nama produk/jasa.

• Contoh: Perihal: Lamaran Pekerjaan untuk Posisi Marketing Executive

5. Hindari Huruf Kapital Semua (All Caps)¶

Meskipun perihal penting, menulisnya dengan huruf kapital semua (misalnya, PERIHAL: PEMBERITAHUAN PENTING) bisa terkesan agresif atau seperti berteriak. Cukup kapitalisasi di awal setiap kata utama atau pada kata pertama saja, sesuai standar penulisan formal.

6. Konsisten dengan Format¶

Jika ada pedoman internal perusahaan atau instansi terkait format penulisan surat, pastikan kamu mengikutinya. Konsistensi menunjukkan profesionalisme dan memudahkan proses administrasi.

Kesalahan Umum dalam Penulisan “Perihal”

Beberapa kesalahan yang sering terjadi dan perlu kamu hindari antara lain:

• Terlalu Panjang: Mengandung kalimat lengkap atau informasi yang seharusnya ada di isi surat.
• Terlalu Samar/Vague: Tidak memberikan petunjuk jelas tentang isi surat, contoh: “Perihal: Penting”.
• Tidak Akurat: Perihal tidak sesuai dengan isi surat, yang bisa menyesatkan penerima.
• Menggunakan Bahasa Tidak Formal: Jika suratnya formal, hindari penggunaan bahasa santai atau singkatan yang tidak baku.
• Tidak Menggunakan “Perihal” Sama Sekali: Ini adalah kesalahan fatal, terutama untuk surat resmi.

Image just for illustration

Contoh-Contoh “Perihal” untuk Berbagai Jenis Surat

Mari kita lihat beberapa contoh perihal yang baik untuk berbagai jenis surat yang umum:

1. Surat Lamaran Kerja¶

• Perihal: Lamaran Pekerjaan untuk Posisi [Nama Posisi]
• Perihal: Pengajuan Lamaran Kerja sebagai [Jabatan yang Dilamar]
• Perihal: Aplikasi untuk [Nama Posisi] a.n. [Nama Pelamar]

2. Surat Undangan¶

• Perihal: Undangan Rapat Koordinasi Mingguan
• Perihal: Undangan Pembukaan Kantor Cabang Baru
• Perihal: Undangan Pernikahan [Nama Mempelai Pria] & [Nama Mempelai Wanita]

3. Surat Pemberitahuan¶

• Perihal: Pemberitahuan Perubahan Jadwal Rapat
• Perihal: Pemberitahuan Libur Hari Raya Idul Adha 1445 H
• Perihal: Pemberitahuan Hasil Seleksi Program Magang Batch 3

4. Surat Permohonan¶

• Perihal: Permohonan Izin Tidak Masuk Kerja
• Perihal: Permohonan Pengajuan Dana Kegiatan Sosial
• Perihal: Permohonan Pembatalan Pemesanan [Nama Produk/Layanan]

5. Surat Penawaran¶

• Perihal: Penawaran Jasa Pembuatan Website Profesional
• Perihal: Penawaran Produk [Nama Produk] dengan Diskon Khusus
• Perihal: Proposal Kerja Sama Proyek [Nama Proyek]

6. Surat Konfirmasi¶

• Perihal: Konfirmasi Kehadiran Workshop “Digital Marketing”
• Perihal: Konfirmasi Penerimaan Dokumen Aplikasi [Nama Dokumen]
• Perihal: Konfirmasi Pembayaran Tagihan [Nomor Tagihan]

7. Surat Kuasa¶

• Perihal: Surat Kuasa Pengambilan Dokumen [Nama Dokumen]
• Perihal: Surat Kuasa Pengurusan Rekening Bank a.n. [Nama Pemilik Rekening]

8. Surat Pengunduran Diri¶

• Perihal: Pengajuan Pengunduran Diri dari Jabatan [Nama Jabatan]
• Perihal: Pemberitahuan Pengunduran Diri

Tips dan Trik Tambahan untuk “Perihal” yang Jempolan

• Pikirkan dari Sudut Pandang Penerima: Selalu bayangkan kamu adalah penerima surat. Apakah perihal ini akan langsung memberimu gambaran jelas tentang apa yang perlu kamu lakukan atau pahami?
• Gunakan Kata Kerja Aktif (jika memungkinkan): Untuk surat yang membutuhkan tindakan, kata kerja aktif bisa lebih efektif. Contoh: “Permohonan”, “Pemberitahuan”, “Undangan”, “Konfirmasi”.
• Selalu Koreksi Ulang: Setelah menulis seluruh surat, baca kembali perihal-mu. Apakah sudah mewakili keseluruhan isi surat? Apakah ada typo atau kesalahan format?
• Belajar dari Contoh: Perhatikan perihal pada surat-surat resmi yang kamu terima. Apa yang membuatnya efektif?
• Manfaatkan Templates: Banyak template surat resmi sudah menyertakan perihal yang standar. Gunakan itu sebagai panduan.

Perihal dalam Sejarah dan Evolusi Komunikasi

Secara historis, korespondensi tertulis telah ada sejak ribuan tahun lalu. Meskipun formatnya berevolusi, kebutuhan untuk mengidentifikasi tujuan surat dengan cepat selalu ada. Di masa lalu, surat-surat resmi seringkali dimulai dengan frasa pembuka yang sangat panjang dan formal, menjelaskan secara rinci maksud surat sebelum masuk ke inti. Namun, seiring dengan percepatan kehidupan dan kebutuhan efisiensi, format surat menjadi lebih ringkas. Bagian “Perihal” ini menjadi evolusi modern dari kebutuhan tersebut, memadatkan tujuan surat dalam satu frasa pendek.

Dengan munculnya email, konsep “Perihal” ini bertransformasi menjadi “Subject Line”. Pentingnya subject line di email bahkan lebih terasa karena menjadi salah satu kriteria utama filter spam. Email dengan subject line yang kosong, terlalu umum, atau mencurigakan cenderung masuk ke folder spam. Ini menunjukkan bahwa esensi dari perihal—yaitu ringkasan yang jelas dan relevan—tetap vital dalam berbagai bentuk komunikasi. Organisasi besar bahkan sering menggunakan perihal atau subject line sebagai bagian dari sistem manajemen dokumen elektronik mereka, memungkinkan pencarian dan pengarsipan otomatis berdasarkan kata kunci tertentu.

Tabel Perbandingan: Perihal Efektif vs. Kurang Efektif

Jenis Surat	Perihal Kurang Efektif	Perihal Efektif	Alasan Efektivitas
Lamaran Kerja	“Surat Saya”	“Lamaran Pekerjaan untuk Posisi Akuntan Staf”	Spesifik, mencantumkan jabatan yang dilamar.
Undangan Rapat	“Rapat Penting”	“Undangan Rapat Koordinasi Proyek X (23 Juli 2024)”	Jelas, mencantumkan jenis rapat & tanggal.
Pemberitahuan	“Info”	“Pemberitahuan Perubahan Kebijakan Cuti Tahunan”	Langsung ke inti, menunjukkan sifat informasi.
Permohonan Izin	“Izin”	“Permohonan Izin Tidak Masuk Kerja a.n. [Nama]”	Spesifik, menyebutkan jenis permohonan & nama.
Penawaran Produk	“Penawaran”	“Penawaran Jasa Desain Grafis Profesional”	Menjelaskan jenis penawaran secara rinci.

Diagram Alir Sederhana untuk Menentukan “Perihal”

```mermaid
graph TD
A[Mulai] → B{Apa Tujuan Utama Surat Ini?};
B – Permohonan → C[Apa yang Dimohonkan?];
B – Pemberitahuan → D[Apa yang Diberitahukan?];
B – Undangan → E[Untuk Acara Apa?];
B – Penawaran → F[Produk/Jasa Apa yang Ditawarkan?];
B – Lamaran → G[Posisi Apa yang Dilamar?];

C --> H[Contoh: Permohonan Izin Cuti];
D --> I[Contoh: Pemberitahuan Perubahan Harga];
E --> J[Contoh: Undangan Rapat Umum];
F --> K[Contoh: Penawaran Solusi IT];
G --> L[Contoh: Lamaran Pekerjaan Manajer Pemasaran];

H --> M[Rangkum dalam Frasa Singkat & Jelas];
I --> M;
J --> M;
K --> M;
L --> M;

M --> N[Tambahkan Detail Penting (Tanggal, No. Referensi, Nama)];
N --> O[Apakah Perihal Sudah Ringkas, Jelas, dan Spesifik?];
O -- Tidak --> M;
O -- Ya --> P[Selesai: Gunakan Perihal Ini];

```

Kesimpulan

Jadi, perihal dalam surat itu bukan sekadar formalitas ya! Ini adalah kunci penting yang menentukan apakah suratmu akan diperhatikan, dipahami, dan diproses dengan cepat atau tidak. Dengan meluangkan sedikit waktu untuk merumuskan perihal yang ringkas, jelas, dan spesifik, kamu sebenarnya sedang berinvestasi pada efektivitas komunikasimu. Ini menunjukkan profesionalisme, menghargai waktu penerima, dan membantu mempermudah alur kerja. Jadi, jangan pernah meremehkan kekuatan satu baris kalimat ini!

Nah, setelah membaca ini, gimana pandanganmu tentang perihal dalam surat? Ada contoh perihal yang menurutmu paling efektif atau malah bikin bingung? Yuk, bagikan pengalaman atau pendapatmu di kolom komentar di bawah!