Panduan Lengkap Perihal Surat Dinas: Contoh, Tips & Template Kekinian!

Table of Contents

Pernah dengar istilah perihal dalam surat dinas? Kalau kamu sering berurusan dengan surat-menyurat resmi, pasti nggak asing lagi. Perihal itu semacam “judul kecil” atau ringkasan super singkat yang menjelaskan isi surat. Ini bukan cuma formalitas belaka, lho! Perihal memegang peranan krusial dalam efektivitas komunikasi tertulis di lingkungan kantor atau organisasi. Ibaratnya, ini headline yang menentukan apakah suratmu bakal langsung dipahami atau malah bikin bingung yang baca.

Image just for illustration

Bayangkan kamu menerima puluhan surat setiap hari. Pasti pusing kan kalau harus buka satu per satu cuma buat tahu isinya? Nah, di sinilah perihal beraksi! Dengan perihal yang jelas, penerima surat bisa langsung tahu garis besar isinya tanpa perlu membaca detail. Ini sangat membantu dalam proses klasifikasi, pengarsipan, dan pengambilan keputusan yang cepat. Jadi, jangan sepelekan bagian yang satu ini, ya!

Anatomi Perihal: Bukan Sekadar Baris Teks Biasa¶

Perihal pada surat dinas itu letaknya biasanya setelah nomor surat, lampiran, dan tanggal surat. Posisinya yang strategis membuat perihal menjadi salah satu elemen yang pertama kali dilihat oleh penerima. Meskipun hanya terdiri dari satu baris kalimat pendek, perihal haruslah informatif dan menggambarkan esensi dari surat tersebut. Idealnya, perihal harus singkat, padat, dan langsung ke intinya.

Elemen penting dalam perihal adalah penggunaan kata kunci yang relevan. Misalnya, jika suratnya tentang undangan, maka kata “Undangan” harus ada. Jika tentang permohonan, maka “Permohonan” menjadi wajib. Selain itu, perihal juga harus spesifik agar tidak menimbulkan salah tafsir. Hindari penggunaan frasa yang terlalu umum atau ambigu karena bisa membuat penerima surat bingung atau bahkan salah menindaklanjuti.

Kenapa Perihal Itu Penting Banget?¶

Mungkin kamu bertanya, sebegitu pentingkah perihal ini sampai harus dibahas detail? Jawabannya adalah sangat penting. Ada beberapa alasan kuat kenapa perihal nggak boleh asal tulis. Ini dia beberapa di antaranya:

Memudahkan Klasifikasi dan Pengarsipan¶

Coba bayangkan kalau setiap surat masuk tidak punya perihal yang jelas. Kantor bisa jadi gudang surat yang berantakan! Perihal membantu staf administrasi dan sekretaris dalam mengidentifikasi jenis surat dengan cepat. Mereka bisa langsung mengelompokkan surat berdasarkan isinya, misalnya surat undangan dipisah dengan surat permohonan atau pemberitahuan. Ini sangat efisien untuk proses pengarsipan, baik secara fisik maupun digital. Ketika suatu saat surat itu dibutuhkan kembali, pencariannya akan jauh lebih mudah dan cepat.

Memberikan Gambaran Awal Isi Surat¶

Perihal adalah “sinopsis” singkat dari suratmu. Sebelum penerima mulai membaca isi surat dari paragraf pembuka hingga penutup, mereka sudah punya gambaran tentang tujuan surat tersebut. Misalnya, kalau perihalnya “Undangan Rapat Evaluasi Proyek X”, penerima sudah tahu bahwa mereka diundang untuk rapat dan topiknya adalah evaluasi proyek tertentu. Ini membantu penerima untuk menyiapkan diri atau setidaknya memahami konteks sebelum membaca lebih lanjut. Waktu mereka pun jadi lebih efisien.

Menghindari Salah Paham dan Kesalahan Tindakan¶

Perihal yang jelas dapat mengurangi risiko salah tafsir. Bayangkan jika perihalnya cuma “Surat Penting”. Penting untuk apa? Isinya tentang apa? Ini bisa menimbulkan kebingungan dan bahkan menunda penanganan surat. Dengan perihal yang spesifik, surat bisa langsung diteruskan ke departemen atau orang yang tepat. Contoh, perihal “Permohonan Data Keuangan Triwulan III” pasti langsung diarahkan ke bagian keuangan, tidak mungkin nyasar ke bagian operasional. Ini meminimalkan kesalahan penanganan dan mempercepat proses bisnis.

Mendukung Profesionalisme Institusi¶

Surat dinas adalah representasi resmi dari sebuah institusi atau organisasi. Penulisan perihal yang rapi, jelas, dan sesuai standar menunjukkan bahwa institusi tersebut profesional dalam administrasinya. Ini mencerminkan kerapian, ketelitian, dan sistem kerja yang baik. Sebaliknya, perihal yang berantakan atau tidak jelas bisa memberikan kesan buruk dan kurang profesional. Jadi, perihal yang baik juga bagian dari menjaga citra positif organisasi, lho.

Rahasia Menulis Perihal yang Efektif: Nggak Bikin Pusing!¶

Menulis perihal itu ada seninya, tapi bukan berarti susah. Ada beberapa aturan main yang bisa kamu ikuti biar perihalmu selalu jitu. Yuk, intip rahasianya:

Singkat, Padat, Jelas (SPJ)¶

Ini adalah prinsip dasar dalam penulisan perihal.
* Singkat: Jangan bertele-tele. Usahakan tidak lebih dari satu baris atau sekitar 5-10 kata.
* Padat: Setiap kata memiliki makna dan tidak ada kata yang mubazir. Langsung ke inti permasalahan.
* Jelas: Tidak menimbulkan interpretasi ganda. Maknanya mudah dipahami oleh siapa saja yang membaca.

Contoh: Daripada “Pemberitahuan kepada seluruh karyawan mengenai perubahan jam kerja yang akan berlaku mulai minggu depan”, lebih baik “Pemberitahuan Perubahan Jam Kerja”.

Spesifik, Hindari Generalisasi¶

Ini penting banget. Jangan hanya menulis “Undangan” kalau kamu bisa menulis “Undangan Rapat Koordinasi Proyek X”. Semakin spesifik perihalmu, semakin mudah penerima mengidentifikasi isi surat. Hindari kata-kata seperti “penting”, “segera”, atau “informasi” jika tidak diikuti dengan detail yang spesifik tentang apa yang penting, segera, atau informasinya. Spesifikasi membantu penerima untuk mengkategorikan prioritas dan tindakan yang harus dilakukan.

Menggunakan Kata Kunci yang Tepat¶

Pikirkan kata kunci utama dari suratmu. Apakah itu tentang undangan, permohonan, pemberitahuan, penawaran, atau laporan? Kata kunci ini harus menjadi awalan perihalmu. Misalnya, “Permohonan” diikuti dengan detail permohonan tersebut. Penggunaan kata kunci ini juga sangat membantu dalam pencarian digital, jika surat-surat diarsipkan secara elektronik.

Konsisten dalam Penulisan¶

Dalam sebuah organisasi, usahakan ada standar penulisan perihal. Misalnya, apakah “Undangan” atau “Surat Undangan”? Apakah menggunakan huruf kapital semua atau hanya huruf awal setiap kata? Konsistensi ini membuat surat-surat terlihat lebih rapi dan profesional secara keseluruhan. Biasanya, setiap instansi memiliki Standard Operating Procedure (SOP) tersendiri untuk penulisan surat resmi.

Jangan Terlalu Panjang¶

Meskipun harus spesifik, jangan sampai perihal jadi paragraf mini. Perihal yang terlalu panjang malah akan sulit dibaca sekilas dan menghilangkan fungsinya sebagai ringkasan. Usahakan tetap di satu baris jika memungkinkan, atau maksimal dua baris pendek. Jika isinya terlalu kompleks, coba cari frasa yang paling mewakili intinya.

Berbagai Macam Contoh Perihal Surat Dinas (Siap Pakai!)¶

Nah, ini dia bagian yang paling ditunggu-tunggu! Kita akan lihat berbagai contoh perihal surat dinas berdasarkan jenis tujuannya. Ini bisa jadi referensi buat kamu saat harus menyusun surat dinas.

Perihal Terkait Undangan¶

Surat undangan adalah salah satu jenis surat dinas yang paling sering kita jumpai. Perihalnya harus jelas tentang acara apa dan kapan.
* Undangan Rapat Koordinasi Proyek [Nama Proyek]
* Contoh ini sangat spesifik, langsung memberi tahu bahwa ini adalah undangan rapat dan fokusnya pada koordinasi proyek tertentu. Penerima bisa langsung menyiapkan materi terkait proyek.
* Undangan Pelatihan Keterampilan Digital
* Perihal ini jelas menunjukkan bahwa surat ini berisi undangan untuk mengikuti pelatihan dan topiknya adalah keterampilan digital. Penerima bisa meninjau apakah pelatihan ini relevan untuk mereka.
* Undangan Pembukaan Acara [Nama Acara]
* Sangat lugas, menginformasikan bahwa ada acara pembukaan dan menyebutkan nama acaranya agar tidak ambigu.
* Undangan Hadir Acara Syukuran Kantor
* Menunjukkan tujuan non-formal namun tetap resmi, yaitu undangan untuk acara syukuran kantor. Cocok untuk internal perusahaan.
* Undangan Diskusi Meja Bundar Mengenai Kebijakan Baru
* Menyampaikan format acara (diskusi meja bundar) dan topik yang akan dibahas, sangat informatif bagi calon peserta.

Perihal Terkait Permohonan¶

Jenis surat ini dibuat untuk meminta sesuatu, baik itu izin, bantuan, data, atau hal lainnya. Perihalnya harus menjelaskan apa yang dimohonkan.
* Permohonan Izin Penggunaan Ruangan Serbaguna
* Langsung pada intinya, menunjukkan bahwa ini adalah surat permohonan dan objek permohonannya adalah izin penggunaan ruangan serbaguna. Jelas, siapa yang harus menindaklanjuti.
* Permohonan Bantuan Teknis Instalasi Jaringan
* Sangat spesifik, meminta bantuan dan menjelaskan jenis bantuannya adalah teknis untuk instalasi jaringan. Memudahkan penugasan kepada tim yang tepat.
* Permohonan Data Kinerja Karyawan Tahun 2023
* Jelas meminta data dan spesifik data apa yang diminta serta periode waktunya. Penting untuk bagian HRD atau terkait.
* Permohonan Penyesuaian Jadwal Pertemuan
* Langsung menyatakan maksud permohonan untuk mengubah jadwal pertemuan, sangat efisien untuk dibaca dan ditindaklanjuti.
* Permohonan Peminjaman Peralatan Audiovisual
* Menyebutkan dengan jelas objek yang ingin dipinjam, memudahkan bagian logistik untuk memproses permohonan.

Perihal Terkait Pemberitahuan/Informasi¶

Surat ini bertujuan untuk menyampaikan informasi atau mengumumkan sesuatu. Perihalnya harus langsung ke topik informasi tersebut.
* Pemberitahuan Perubahan Jadwal Audit Internal
* Sangat jelas, menginformasikan adanya perubahan jadwal dan konteksnya adalah audit internal. Penerima bisa segera menyesuaikan diri.
* Informasi Libur Nasional Hari Raya Idul Fitri 1445 H
* Langsung pada informasi penting mengenai libur nasional dan menyebutkan nama hari rayanya, mengurangi kebingungan.
* Pemberitahuan Kenaikan Tarif Layanan Internet
* Menyampaikan informasi yang mungkin sensitif namun penting, yaitu kenaikan tarif layanan dan jenis layanannya.
* Pemberitahuan Pembukaan Lowongan Posisi Staf Administrasi
* Jelas mengumumkan adanya lowongan pekerjaan dan posisi yang dibuka, sangat informatif bagi pencari kerja internal atau eksternal.
* Informasi Mekanisme Pengajuan Cuti Tahunan Terbaru
* Memberikan gambaran bahwa ada pembaruan informasi terkait prosedur cuti tahunan, penting untuk karyawan.

Perihal Terkait Penawaran/Kerja Sama¶

Jika suratmu bertujuan untuk menawarkan sesuatu atau mengajak kerja sama, perihalnya harus mencerminkan hal tersebut.
* Penawaran Kerja Sama Pengembangan Aplikasi Internal
* Langsung menyatakan maksud penawaran dan spesifik pada bidang pengembangan aplikasi internal. Ini menarik perhatian pihak yang relevan.
* Penawaran Produk Teknologi Terbaru untuk Kantor
* Menunjukkan bahwa ada penawaran produk baru dan jenis produknya, relevan untuk bagian pengadaan.
* Penawaran Kemitraan Strategis Program Lingkungan
* Menjelaskan bahwa ini adalah penawaran kemitraan dan fokusnya pada program lingkungan, sangat spesifik dan menarik bagi organisasi dengan visi serupa.
* Penawaran Jasa Pemeliharaan Gedung Tahunan
* Menjelaskan jenis jasa yang ditawarkan serta durasinya, cocok untuk departemen *General Affairs atau Facilities Management.*
* Penawaran Paket Pelatihan Sumber Daya Manusia
* Sangat jelas mengenai jenis penawaran (paket pelatihan) dan sasarannya (SDM), relevan untuk HRD.

Perihal Terkait Pengajuan/Usulan¶

Ketika kamu mengajukan sesuatu, baik itu anggaran, proyek, atau ide, perihalnya harus menggambarkan pengajuan tersebut.
* Pengajuan Anggaran Kegiatan Bakti Sosial Tahun 2024
* Sangat spesifik, mengajukan anggaran dan untuk kegiatan apa serta tahunnya. Penting bagi bagian keuangan atau direksi.
* Pengajuan Proyek Pembangunan Pusat Data Baru
* Menunjukkan bahwa ada inisiatif proyek baru dan jenis proyeknya. Ini akan menarik perhatian manajemen senior atau tim perencanaan.
* Usulan Program Peningkatan Kesejahteraan Karyawan
* Jelas menyatakan ini adalah usulan program dan fokusnya pada peningkatan kesejahteraan karyawan, relevan untuk HR atau serikat pekerja.
* Pengajuan Revisi Rencana Kerja Tahunan
* Langsung pada intinya, mengajukan perubahan pada rencana kerja yang sudah ada. Penting untuk tim perencanaan dan eksekusi.
* Usulan Desain Logo Baru Perusahaan
* Menyampaikan bahwa ada usulan desain dan objeknya adalah logo baru perusahaan, menarik bagi tim kreatif atau manajemen.

Perihal Terkait Laporan/Evaluasi¶

Surat ini berisi hasil pengamatan, penelitian, atau penilaian. Perihalnya harus merangkum isi laporan atau evaluasi.
* Laporan Pertanggungjawaban Kegiatan [Nama Kegiatan]
* Jelas menyatakan ini adalah laporan dan tentang kegiatan apa. Sangat penting untuk transparansi dan akuntabilitas.
* Laporan Hasil Survei Kepuasan Pelanggan Periode I
* Spesifik pada jenis laporan (hasil survei), topiknya (kepuasan pelanggan), dan periode surveinya. Berguna untuk analisis bisnis.
* Evaluasi Kinerja Divisi Pemasaran Bulan November 2023
* Menunjukkan bahwa ini adalah evaluasi, fokusnya pada kinerja, divisi mana, dan periode waktunya. Penting untuk manajer divisi terkait.
* Laporan Progres Pembangunan Gedung C Phase II
* Memberikan informasi tentang progres pekerjaan konstruksi, spesifik pada gedung dan fase yang dimaksud.
* Laporan Keuangan Tahunan Perusahaan 2023
* Sangat penting bagi pemangku kepentingan, langsung menginformasikan laporan keuangan dan periodenya.

Perihal Terkait Balasan/Tanggapan¶

Surat ini biasanya merupakan respons terhadap surat yang diterima sebelumnya. Perihalnya seringkali merujuk pada surat yang dibalas.
* Balasan Surat Nomor: [Nomor Surat Asli]
* Ini adalah format standar, langsung merujuk pada nomor surat yang dibalas, sangat jelas dan mudah dilacak.
* Tanggapan Atas Permohonan Data dari Saudara [Nama]
* Menyatakan bahwa ini adalah tanggapan dan merujuk pada jenis permohonan serta pengirimnya, personal dan jelas.
* Konfirmasi Penerimaan Dokumen Penawaran [Nama Proyek]
* Memberitahukan bahwa dokumen penawaran telah diterima, memberikan konfirmasi penting kepada pihak pengirim.
* Penjelasan Mengenai Perubahan Kebijakan Absensi
* Memberikan konteks bahwa surat ini adalah penjelasan terhadap suatu hal yang mungkin sudah dipertanyakan atau diumumkan sebelumnya.
* Verifikasi Data Pengajuan KPR Bapak/Ibu [Nama]
* Menunjukkan bahwa ini adalah proses verifikasi dan merujuk pada jenis pengajuan serta nama pemohon.

Perihal Terkait Perintah/Instruksi¶

Surat ini berisi perintah atau arahan yang harus ditindaklanjuti. Perihalnya harus tegas dan jelas mengenai perintah tersebut.
* Instruksi Pelaksanaan Tugas Tim Proyek Renovasi Gedung
* Langsung pada tujuan surat yaitu instruksi, dan spesifik untuk pelaksanaan tugas tim proyek renovasi. Jelas siapa yang harus menindaklanjuti.
* Perintah Dinas ke Luar Kota untuk Kegiatan Sosialisasi Produk
* Memberikan informasi tentang adanya perintah dinas dan tujuannya. Penting untuk perencanaan perjalanan.
* Arahan Teknis Implementasi Sistem Baru
* Menunjukkan bahwa surat ini berisi arahan teknis yang harus diikuti untuk implementasi sistem baru, sangat relevan untuk tim IT atau operasional.
* Penugasan Audit Khusus Internal [Departemen]
* Menginformasikan penugasan audit dan departemen yang menjadi objek audit, penting untuk transparansi dan akuntabilitas internal.
* Instruksi Penggunaan Sistem Absensi Biometrik Terbaru
* Sangat jelas tentang instruksi penggunaan sistem baru dan jenis sistemnya, penting untuk semua karyawan.

Perihal Terkait Dokumen (SK, MoU, dll)¶

Untuk surat yang berkaitan dengan penerbitan atau pengesahan dokumen penting.
* Penerbitan Surat Keputusan Pemberhentian Jabatan [Nama Jabatan]
* Sangat jelas bahwa surat ini tentang penerbitan SK dan topiknya. Penting untuk administrasi kepegawaian.
* Pengesahan Nota Kesepahaman (MoU) dengan [Nama Mitra]
* Menginformasikan pengesahan dokumen penting (MoU) dan dengan siapa kerja sama tersebut. Penting untuk legal dan manajemen.
* Penerbitan Peraturan Direksi Nomor: [Nomor Peraturan]
* Jelas menginformasikan penerbitan peraturan dan menyebutkan nomornya, memudahkan pencatatan dan referensi.
* Persetujuan Pengajuan Hak Paten Produk X
* Memberitahukan persetujuan atas pengajuan hak paten untuk produk tertentu, penting untuk departemen R&D dan legal.
* Pengesahan Laporan Keuangan Auditor Independen 2023
* Menginformasikan pengesahan dokumen penting (laporan keuangan) dan statusnya sebagai hasil audit independen. Penting bagi pemangku kepentingan eksternal dan internal.

Jangan Sampai Salah! Kesalahan Umum dalam Menulis Perihal¶

Meskipun terlihat sepele, ada beberapa kesalahan umum yang sering terjadi saat menulis perihal. Hindari ini ya, biar surat dinasmu tetap berkelas!

• Terlalu umum atau general: Contohnya “Permohonan”, “Pemberitahuan”, atau “Undangan” tanpa detail lebih lanjut. Ini membuat penerima harus menebak-nebak isi surat.
• Terlalu panjang dan bertele-tele: Perihal yang seperti paragraf mini justru menghilangkan fungsi utamanya sebagai ringkasan cepat. Ingat prinsip SPJ!
• Menggunakan singkatan yang tidak standar: Jika singkatan tidak lazim atau hanya diketahui oleh segelintir orang di internal, hindari penggunaannya di perihal. Tujuan perihal adalah kejelasan universal.
• Menggunakan tanda baca yang berlebihan: Tanda seru, tanda tanya, atau titik tiga (…) tidak perlu ada di perihal. Perihal itu ringkas dan padat, bukan ekspresif.
• Tidak sesuai dengan isi surat: Ini fatal! Perihal harus benar-benar merepresentasikan isi surat. Jika perihal bilang “Undangan Rapat”, tapi isinya malah “Pemberitahuan Cuti Bersama”, ini jelas kesalahan besar yang bisa menimbulkan kebingungan.

Tips Pro Bikin Perihal Surat Dinas Makin Oke!¶

Mau perihal surat dinasmu jadi lebih pro dan efisien? Ikuti beberapa tips tambahan ini:

• Gunakan Huruf Kapital di Awal Setiap Kata (Title Case): Ini adalah praktik umum untuk perihal dan membuat tampilannya lebih rapi serta mudah dibaca. Contoh: Pemberitahuan Perubahan Jadwal.
• Sesuaikan dengan Audiens: Meskipun formal, jika ada nuansa atau konteks khusus yang hanya dipahami audiens tertentu (misalnya internal tim), kamu bisa sedikit menyesuaikan (tapi tetap formal dan jelas).
• Review Sebelum Dikirim: Selalu luangkan waktu sejenak untuk membaca ulang perihal sebelum surat dikirim. Pastikan perihal tersebut sudah singkat, padat, jelas, dan sesuai dengan isi surat.
• Pertimbangkan Penambahan Kode/Nomor (Jika Relevan): Dalam beberapa sistem administrasi yang kompleks, perihal bisa ditambahkan kode proyek, nomor referensi, atau ID tertentu untuk memudahkan pelacakan. Misalnya, “Pemberitahuan Perubahan Jadwal Audit Internal - [Kode Proyek: AUD-2023-005]”. Tentu saja, ini hanya jika sistem organisasi mendukung.
• Konsultasi dengan SOP Organisasi: Setiap kantor atau instansi mungkin punya pedoman penulisan surat yang spesifik. Selalu patuhi SOP yang berlaku untuk menjaga konsistensi dan standar komunikasi resmi.

Berikut adalah perbandingan contoh perihal yang kurang efektif dan yang lebih efektif dalam bentuk tabel untuk memudahkan pemahaman:

Perihal Kurang Efektif	Perihal Efektif (Rekomendasi)
Undangan	Undangan Rapat Koordinasi Proyek X
Permohonan	Permohonan Izin Penggunaan Aula Gedung A
Pemberitahuan	Pemberitahuan Perubahan Jadwal Pelatihan Karyawan
Penawaran	Penawaran Kerja Sama Pengembangan Aplikasi Internal
Laporan	Laporan Progres Pekerjaan Divisi IT Bulan Oktober 2023
Perintah	Instruksi Pelaksanaan Tugas Tim Proyek Renovasi Gedung
Balasan	Balasan Surat Nomor: UND/2023/123
Surat Penting	Pemberitahuan Perubahan Kebijakan Perusahaan
Informasi	Informasi Mengenai Hari Libur Nasional
Pengajuan	Pengajuan Anggaran Kegiatan Tahunan
Evaluasi	Evaluasi Kinerja Marketing Q3 2023

Perihal adalah elemen kecil dengan dampak besar dalam surat dinas. Dengan memahami pentingnya dan cara penulisannya yang tepat, kamu bisa membuat komunikasi resmi jadi lebih efektif, efisien, dan profesional. Jangan lagi anggap sepele bagian ini, ya! Mulai sekarang, yuk lebih teliti dalam menulis perihal surat dinasmu!

Bagaimana pengalamanmu dalam menulis perihal surat dinas? Ada tips lain yang ingin kamu bagikan? Yuk, tulis di kolom komentar di bawah!