Surat Permohonan Sekolah Tatap Muka: Panduan Lengkap + Contoh Terbaru!

Table of Contents

Setelah sekian lama menjalani pembelajaran jarak jauh (PJJ), banyak pihak yang mulai merasakan kerinduan mendalam untuk kembali ke suasana sekolah yang normal, alias tatap muka. Proses kembali ke sekolah ini tentu tidak bisa serta merta dilakukan tanpa persiapan matang dan persetujuan dari berbagai pihak, terutama terkait keamanan dan kesehatan siswa. Salah satu langkah penting dalam proses ini adalah penyusunan surat permohonan sekolah tatap muka. Surat ini bisa diajukan oleh orang tua, komite sekolah, atau bahkan pihak sekolah sendiri kepada otoritas terkait.

Surat permohonan ini bukan sekadar formalitas belaka, tapi merupakan representasi dari keinginan, kesiapan, dan komitmen untuk kembali ke PTM (Pembelajaran Tatap Muka) dengan aman. Surat ini harus disusun dengan jelas, sopan, dan informatif agar permohonan dapat dipertimbangkan dengan serius oleh pihak yang berwenang, seperti kepala sekolah, dinas pendidikan, atau bahkan gugus tugas penanganan pandemi di daerah setempat. Memahami struktur dan isi surat ini krusial agar tujuan permohonan bisa tercapai.

Image just for illustration

Dalam konteks transisi dari PJJ ke PTM, surat permohonan menjadi alat komunikasi penting untuk menyampaikan aspirasi dan meyakinkan bahwa kondisi di lapangan sudah memungkinkan atau setidaknya bisa dipersiapkan dengan baik. Surat ini juga menunjukkan adanya inisiatif dan kesadaran dari komunitas sekolah terhadap pentingnya mengembalikan fungsi sekolah secara optimal, sambil tetap menjaga protokol kesehatan yang ketat. Proses penyusunan surat ini sendiri seringkali melibatkan diskusi dan koordinasi antar berbagai elemen sekolah, mulai dari orang tua, guru, hingga manajemen sekolah.

Mengapa Surat Permohonan Ini Penting?¶

Surat permohonan sekolah tatap muka memiliki peran sentral dalam proses kembali ke PTM. Pertama, surat ini adalah bentuk resmi penyampaian aspirasi. Permohonan lisan mungkin bisa disampaikan, tetapi surat tertulis memiliki kekuatan legalitas dan rekam jejak yang lebih kuat. Ini memastikan bahwa permohonan tersebut didokumentasikan dan dapat ditindaklanjuti sesuai prosedur yang berlaku di instansi terkait. Surat ini menjadi bukti bahwa ada permintaan serius dari komunitas sekolah.

Kedua, surat ini menjadi sarana untuk menyajikan argumentasi dan bukti kesiapan. Dalam surat permohonan, pengirim tidak hanya sekadar meminta, tetapi juga menjelaskan mengapa PTM diperlukan dan bagaimana kesiapan untuk melaksanakannya. Ini bisa mencakup data survei kesiapan orang tua, rincian protokol kesehatan yang akan diterapkan, ketersediaan fasilitas sanitasi, hingga skema pembelajaran hybrid jika diperlukan. Menyajikan data dan fakta konkret akan meningkatkan kredibilitas permohonan.

Ketiga, surat ini bisa menjadi alat advokasi dan penggalangan dukungan. Ketika surat ini diajukan atas nama komite sekolah atau sekelompok orang tua, ini menunjukkan adanya dukungan kolektif dari sebagian besar atau mayoritas komunitas sekolah. Dukungan yang luas tentu akan memberikan bobot lebih pada permohonan dibandingkan permohonan individual. Ini menunjukkan bahwa keputusan untuk kembali ke PTM adalah keinginan bersama yang didasari pertimbangan matang.

Struktur dan Isi Surat Permohonan¶

Menyusun surat permohonan memerlukan perhatian pada detail format dan isi agar terkesan profesional dan persuasif. Berikut adalah bagian-bagian penting yang harus ada dalam surat permohonan sekolah tatap muka:

Kepala Surat (Kop Surat)¶

Jika surat diajukan oleh institusi seperti komite sekolah atau yayasan sekolah, gunakan kop surat resmi yang mencantumkan nama institusi, alamat, nomor telepon, dan logo (jika ada). Jika diajukan oleh individu atau sekelompok orang tua tanpa wadah resmi, bagian ini bisa dihilangkan atau diganti dengan alamat pengirim secara jelas.

Tanggal dan Nomor Surat¶

Cantumkan tanggal pembuatan surat dan nomor surat (jika menggunakan sistem penomoran surat resmi institusi). Nomor surat membantu dalam pendokumentasian dan pelacakan surat.

Pihak yang Dituju (Kepada Yth.)¶

Sebutkan dengan jelas kepada siapa surat ini ditujukan. Contohnya:
* Yth. Kepala Dinas Pendidikan Kota [Nama Kota]
* Yth. Kepala Sekolah [Nama Sekolah]
* Yth. Ketua Gugus Tugas Penanganan Covid-19 [Nama Daerah]

Pastikan nama dan jabatan penerima ditulis dengan benar. Ini menunjukkan bahwa pengirim serius dan mengetahui kepada siapa harus mengajukan permohonan.

Perihal¶

Tuliskan perihal surat dengan singkat, jelas, dan padat. Contoh:
* Permohonan Penyelenggaraan Pembelajaran Tatap Muka
* Permohonan Izin Pelaksanaan Sekolah Tatap Muka Terbatas
* Pengajuan Simulasi Pembelajaran Tatap Muka

Perihal ini penting agar penerima surat langsung memahami inti dari surat tersebut tanpa harus membaca keseluruhannya terlebih dahulu.

Lampiran¶

Jika ada dokumen pendukung yang disertakan, sebutkan jumlah lampirannya. Contoh:
* Lampiran: Satu berkas (Survei Kesiapan Orang Tua)
* Lampiran: Dua berkas (Survei Kesiapan Orang Tua dan Rencana Protokol Kesehatan)

Jika tidak ada lampiran, bisa ditulis “Lampiran: -” atau bagian ini dihilangkan. Dokumen lampiran bisa berupa hasil survei, data vaksinasi, foto fasilitas prokes, atau surat pernyataan dukungan orang tua.

Alamat Tujuan¶

Tulis alamat lengkap dari instansi atau pejabat yang dituju. Misalnya:
* Jl. [Nama Jalan], No. [Nomor], Kota [Nama Kota]
Ini penting untuk memastikan surat sampai ke alamat yang tepat jika dikirim via pos.

Salam Pembuka¶

Gunakan salam pembuka yang sopan dan formal. Contoh: “Dengan hormat,”. Ini adalah standar dalam surat resmi atau semi-resmi.

Isi Surat¶

Ini adalah bagian inti dari surat permohonan. Susun dalam beberapa paragraf yang mengalir:
1. Paragraf Pembuka: Sampaikan maksud dan tujuan surat secara langsung, yaitu mengajukan permohonan penyelenggaraan sekolah tatap muka. Sebutkan konteksnya, misalnya merujuk pada kondisi terkini yang memungkinkan (penurunan kasus, program vaksinasi, dll). Paragraf ini sebaiknya tidak terlalu panjang, cukup 3-4 kalimat.
* Contoh: “Berdasarkan kondisi [sebutkan kondisi, misalnya: penurunan kasus COVID-19 di wilayah kami] dan telah dimulainya program vaksinasi, kami yang bertanda tangan di bawah ini mewakili [sebutkan siapa yang mengajukan, misalnya: Komite Sekolah SMP Negeri 1 Jakarta / sebagian besar orang tua siswa kelas V SD Harapan Bangsa], dengan ini mengajukan permohonan agar kegiatan pembelajaran tatap muka di [nama sekolah] dapat segera dipertimbangkan untuk dilaksanakan.”

2. Paragraf Penjelasan dan Argumentasi: Jelaskan alasan mendalam mengapa PTM diperlukan. Ini bisa mencakup isu learning loss, pentingnya interaksi sosial bagi tumbuh kembang siswa, kesulitan PJJ bagi sebagian siswa atau orang tua, hingga kesejahteraan mental siswa dan guru. Sampaikan argumentasi ini secara faktual dan logis. Paragraf ini bisa terdiri dari 2-3 paragraf pendek (masing-masing 3-5 kalimat) untuk membahas beberapa poin argumentasi.

   • Contoh: “Kami memahami bahwa kesehatan dan keselamatan adalah prioritas utama. Namun, kami juga mengamati adanya tantangan signifikan dalam pembelajaran jarak jauh, termasuk [sebutkan tantangan, misalnya: penurunan motivasi belajar siswa, kesulitan akses teknologi bagi sebagian keluarga, serta dampak negatif pada interaksi sosial siswa]. Pembelajaran tatap muka kami yakini dapat mengembalikan efektifitas belajar, memfasilitasi pemahaman materi yang lebih baik, dan mendukung perkembangan holistik siswa.”
   • Contoh lanjutan: “Selain itu, interaksi langsung antara guru dan siswa serta antar siswa itu sendiri sangat krusial untuk pembentukan karakter dan keterampilan sosial yang tidak bisa sepenuhnya digantikan oleh pembelajaran daring. Banyak siswa yang mengalami kejenuhan bahkan stres akibat keterbatasan ruang gerak dan interaksi selama PJJ.”

3. Paragraf Kesiapan dan Komitmen: Bagian ini sangat krusial untuk meyakinkan penerima surat. Jelaskan langkah-langkah persiapan yang sudah atau akan dilakukan terkait protokol kesehatan. Sebutkan fasilitas yang sudah disiapkan (wastafel, hand sanitizer, термоган), rencana pengaturan jarak fisik, skema pengaturan jam masuk/pulang, survei kesiapan orang tua (dan hasilnya jika sudah dilakukan), serta komitmen seluruh komunitas sekolah untuk mematuhi protokol kesehatan secara ketat. Jika ada data pendukung (misal persentase orang tua yang setuju), sebutkan di sini atau lampirkan.

   • Contoh: “Kami juga ingin menyampaikan bahwa pihak sekolah, bersama komite sekolah dan perwakilan orang tua, telah melakukan berbagai persiapan dan menyusun rencana matang untuk memastikan penyelenggaraan PTM yang aman. Kami telah menyiapkan [sebutkan persiapan, misalnya: sarana cuci tangan memadai di berbagai titik, ketersediaan hand sanitizer di setiap kelas, pengaturan jadwal masuk bergilir untuk mengurangi kerumunan, serta membuat denah pengaturan tempat duduk siswa dengan jaga jarak]. Komitmen seluruh warga sekolah untuk mematuhi protokol kesehatan menjadi landasan utama kesiapan kami.”
   • Contoh lanjutan: “Berdasarkan survei yang kami lakukan terhadap [jumlah] orang tua siswa, didapatkan hasil bahwa [persentase]% orang tua menyatakan setuju dan bersedia mengirimkan anaknya untuk mengikuti PTM, dengan catatan protokol kesehatan diterapkan secara disiplin. Hal ini menunjukkan adanya dukungan kuat dari mayoritas orang tua terhadap rencana ini.”

4. Paragraf Penegasan Permohonan: Ulangi kembali permohonan secara singkat dan nyatakan harapan untuk mendapatkan pertimbangan atau izin.

   • Contoh: “Mengingat pentingnya kembali ke pembelajaran tatap muka bagi tumbuh kembang siswa serta kesiapan yang telah kami upayakan, besar harapan kami agar permohonan ini dapat Bapak/Ibu pertimbangkan dan diberikan izin untuk melaksanakan PTM dalam waktu dekat, baik secara bertahap maupun penuh sesuai kebijakan dan arahan lebih lanjut.”

Salam Penutup¶

Gunakan salam penutup yang sopan. Contoh: “Hormat kami,” atau “Atas perhatian dan kerja sama Bapak/Ibu, kami ucapkan terima kasih.”

Tanda Tangan dan Nama Terang¶

Cantumkan tanda tangan dan nama terang dari pengirim surat. Jika surat diajukan oleh komite sekolah, bubuhkan stempel resmi dan tanda tangan ketua/sekretaris. Jika oleh perwakilan orang tua, cantumkan nama-nama perwakilan atau ketua kelompok.

Tips Menulis Surat Permohonan yang Efektif¶

Menyusun surat permohonan yang efektif membutuhkan lebih dari sekadar format yang benar. Berikut beberapa tips tambahan:

1. Gunakan Bahasa yang Sopan dan Formal: Meskipun artikel ini bergaya santai, isi surat permohonan itu sendiri harus menggunakan bahasa Indonesia yang baku, lugas, sopan, dan profesional. Hindari penggunaan singkatan yang tidak umum atau bahasa informal.
2. Sajikan Data dan Fakta: Permohonan akan lebih kuat jika didukung oleh data, seperti hasil survei kesiapan orang tua, data vaksinasi guru/siswa, atau data penurunan kasus di wilayah tersebut.
3. Fokus pada Solusi dan Kesiapan: Jangan hanya mengeluh tentang kesulitan PJJ, tetapi fokuslah pada bagaimana sekolah siap melaksanakan PTM dengan aman. Jelaskan langkah-langkah mitigasi risiko yang sudah disiapkan.
4. Libatkan Komunitas Sekolah: Sebisa mungkin, surat permohonan ini merupakan hasil kesepakatan atau representasi dari suara mayoritas komunitas sekolah (orang tua, guru). Ini akan memberikan bobot sosial yang kuat.
5. Sesuaikan dengan Kondisi Terkini: Pastikan argumentasi dan kesiapan yang disampaikan relevan dengan kondisi pandemi atau kebijakan terbaru dari pemerintah pusat maupun daerah.
6. Lampirkan Dokumen Pendukung: Jangan ragu melampirkan dokumen-dokumen yang bisa memperkuat permohonan, seperti hasil survei, daftar checklist kesiapan prokes sekolah, atau surat pernyataan dukungan orang tua.
7. Cek Kembali Ejaan dan Tata Bahasa: Sebelum dikirim, periksa kembali surat dari kesalahan pengetikan atau tata bahasa. Surat yang rapi dan benar menunjukkan profesionalisme.

Image just for illustration

Siapa yang Biasanya Mengajukan Surat Permohonan Ini?¶

Surat permohonan sekolah tatap muka bisa datang dari berbagai pihak yang berkepentingan terhadap pendidikan dan keberlangsungan sekolah:

1. Komite Sekolah¶

Ini adalah salah satu pihak yang paling sering mengajukan surat permohonan PTM. Komite sekolah adalah representasi orang tua dan masyarakat, sehingga permohonan atas nama komite memiliki bobot yang kuat karena dianggap mewakili suara banyak orang tua. Mereka biasanya berkoordinasi dengan pihak sekolah sebelum mengajukan surat ke dinas pendidikan atau pihak berwenang lainnya.

2. Sekelompok Orang Tua¶

Jika komite sekolah kurang aktif atau orang tua memiliki inisiatif sendiri, sekelompok orang tua bisa bersatu dan mengajukan surat permohonan secara kolektif. Mereka bisa membentuk tim kecil untuk menyusun surat, mengumpulkan dukungan (tanda tangan atau hasil survei), dan mengirimkannya. Kekuatan permohonan ini sangat bergantung pada jumlah orang tua yang mendukung dan argumentasi yang disajikan.

3. Pihak Sekolah (Kepala Sekolah/Yayasan)¶

Sekolah itu sendiri, melalui kepala sekolah atau pengurus yayasan (untuk sekolah swasta), juga bisa menjadi pihak yang mengajukan permohonan. Biasanya, sekolah mengajukan permohonan izin atau rekomendasi kepada dinas pendidikan setempat setelah merasa siap dan mendapat dukungan dari sebagian besar orang tua dan guru. Sekolah akan menyajikan data kesiapan fasilitas, protokol kesehatan, hingga data vaksinasi guru dan tenaga kependidikan.

Setiap pihak ini memiliki sudut pandang dan kekuatan argumentasi yang berbeda, namun tujuannya sama: mengembalikan siswa ke bangku sekolah secara fisik dengan aman.

Konteks dan Fakta Menarik Seputar PTM¶

Wacana dan implementasi PTM terbatas atau penuh telah menjadi topik hangat sejak pandemi mulai terkendali. Pemerintah melalui Kementerian Pendidikan, Kebudayaan, Riset, dan Teknologi (Kemendikbudristek) telah mengeluarkan berbagai panduan dan kebijakan terkait PTM, yang seringkali disesuaikan dengan level PPKM atau kondisi kasus di suatu daerah.

Salah satu fakta menarik adalah, meskipun PJJ menawarkan fleksibilitas dan solusi di masa darurat, dampaknya terhadap learning loss cukup signifikan. Berbagai studi, baik di Indonesia maupun global, menunjukkan adanya penurunan capaian belajar siswa selama periode PJJ yang panjang. Misalnya, riset Bank Dunia pada 2021 memperkirakan Indonesia berpotensi kehilangan pendapatan masa depan sebesar 4 triliun dollar akibat learning loss selama pandemi, yang salah satunya dipicu oleh PJJ. Ini menjadi salah satu argumentasi kuat mengapa PTM perlu diupayakan.

Selain learning loss, isu kesehatan mental siswa juga menjadi perhatian. Keterbatasan interaksi sosial, kejenuhan di rumah, dan minimnya aktivitas fisik dilaporkan mempengaruhi kesejahteraan psikologis banyak siswa. Kembali ke sekolah dan berinteraksi langsung dengan teman dan guru diharapkan bisa menjadi solusi untuk masalah ini.

Namun, di sisi lain, kekhawatiran terhadap risiko penularan virus di sekolah tetap menjadi tantangan utama. Oleh karena itu, surat permohonan PTM selalu harus disertai dengan komitmen dan rincian protokol kesehatan yang ketat. Kebijakan PTM biasanya sangat bergantung pada kondisi epidemiologis di daerah setempat, tingkat vaksinasi (terutama bagi guru dan siswa), serta kesiapan sarana dan prasarana di sekolah. Ini fakta penting yang harus dipahami oleh pengirim surat permohonan. Permohonan akan lebih mungkin dikabulkan jika kondisi daerah dan kesiapan sekolah mendukung.

Manfaat dan Tantangan Pembelajaran Tatap Muka¶

Kembali ke PTM tentu membawa berbagai manfaat, tetapi juga tantangan yang harus dihadapi.

Manfaat PTM¶

• Peningkatan Efektivitas Belajar: Interaksi langsung antara guru dan siswa memungkinkan penjelasan materi yang lebih mendalam, diskusi yang lebih interaktif, dan pemantauan pemahaman siswa secara langsung.
• Pengembangan Keterampilan Sosial: Sekolah adalah tempat utama bagi anak untuk belajar bersosialisasi, berkolaborasi, dan menyelesaikan konflik dengan teman sebaya. PTM mengembalikan fungsi sosial ini.
• Kesejahteraan Mental: Rutinitas sekolah, interaksi sosial, dan aktivitas fisik di sekolah berkontribusi positif terhadap kesehatan mental siswa dan guru.
• Mengurangi Learning Loss: Kembali ke lingkungan belajar yang lebih kondusif membantu mengejar ketertinggalan materi yang mungkin terjadi selama PJJ.
• Aksesibilitas: Tidak semua siswa memiliki akses teknologi dan koneksi internet yang memadai untuk PJJ. PTM memastikan semua siswa mendapatkan akses pendidikan yang setara.

Tantangan PTM¶

• Risiko Penularan Penyakit: Ini adalah tantangan utama. Sekolah bisa menjadi klaster penularan jika protokol kesehatan tidak diterapkan dengan ketat.
• Logistik dan Persiapan: Sekolah perlu menyiapkan fasilitas sanitasi, mengatur ulang ruang kelas, menyusun jadwal bergilir, dan memastikan ketersediaan masker serta hand sanitizer. Ini membutuhkan biaya dan upaya.
• Variasi Kesiapan Daerah: Tingkat kasus, cakupan vaksinasi, dan kapasitas fasilitas kesehatan berbeda-beda di setiap daerah, mempengaruhi kesiapan PTM.
• Kekhawatiran Orang Tua: Tidak semua orang tua merasa nyaman atau bersedia mengirimkan anaknya ke sekolah, terutama jika ada anggota keluarga yang rentan. Ini menimbulkan dilema bagi sekolah.
• Adaptasi Guru dan Siswa: Setelah lama PJJ, guru dan siswa perlu beradaptasi kembali dengan rutinitas dan interaksi PTM.

Memahami manfaat dan tantangan ini penting saat menyusun surat permohonan, karena pengirim harus bisa menyoroti manfaat sambil meyakinkan bahwa tantangan risiko penularan bisa diatasi dengan langkah-langkah yang telah disiapkan.

Mengakhiri Surat Permohonan¶

Setelah semua bagian terisi dengan lengkap dan jelas, periksa kembali surat Anda. Pastikan tidak ada kesalahan pengetikan atau tata bahasa. Surat yang rapi dan akurat mencerminkan keseriusan pengirim. Jangan lupa lampirkan dokumen pendukung yang relevan jika ada. Kirimkan surat tersebut sesuai prosedur yang berlaku, bisa melalui pos, email resmi, atau diserahkan langsung ke kantor terkait.

Proses menunggu respons mungkin memakan waktu, dan bisa jadi ada permintaan klarifikasi atau survei tambahan dari pihak penerima surat. Siapkan diri untuk berkoordinasi lebih lanjut jika permohonan Anda mulai diproses. Intinya, surat permohonan ini adalah langkah awal yang krusial dalam proses advokasi untuk kembalinya sekolah tatap muka.

Menulis surat permohonan sekolah tatap muka memang bukan sekadar menulis teks formal. Ini adalah upaya kolaboratif dari komunitas sekolah untuk menyampaikan aspirasi, menunjukkan kesiapan, dan meyakinkan pihak berwenang bahwa sudah saatnya dan aman untuk mengembalikan anak-anak ke lingkungan belajar terbaik bagi mereka, yaitu sekolah. Dengan argumentasi kuat dan bukti kesiapan yang memadai, diharapkan permohonan ini bisa membuahkan hasil positif.

Punya pengalaman menulis surat permohonan serupa? Atau ada tips lain yang bisa dibagikan? Yuk, ceritakan pengalaman dan pendapatmu di kolom komentar di bawah!