Penulisan Atas Nama (A.N.) di Surat: Panduan Lengkap + Contoh!

Table of Contents

Menulis surat, apalagi yang sifatnya formal atau resmi, itu punya banyak detail yang harus diperhatikan. Salah satunya adalah cara membubuhkan tanda tangan, terutama kalau yang menandatangani surat bukanlah orang yang namanya tercantum sebagai pengirim utama, tapi orang lain yang mewakilinya. Nah, di sinilah peran penting penulisan frasa “atas nama” atau yang biasa disingkat a.n.

Apa Itu “Atas Nama” dan Kenapa Penting di Surat?¶

Secara sederhana, menulis “atas nama” atau a.n. di surat itu artinya kamu menandatangani surat mewakili atau menggantikan orang lain. Misalnya, kamu seorang manajer dan menandatangani surat yang seharusnya ditandatangani oleh direktur utama, tapi beliau sedang tidak di tempat atau mendelegasikan wewenangnya kepadamu. Di sinilah kamu akan menggunakan frasa a.n. sebelum nama atau jabatan direktur utama, lalu diikuti detailmu sebagai orang yang bertanda tangan.

Image just for illustration

Kenapa ini penting banget? Pertama, ini soal legalitas dan keabsahan. Penggunaan a.n. menunjukkan adanya delegasi wewenang secara sah dari pihak yang diwakili ke pihak yang menandatangani. Surat itu jadi tetap valid meskipun ditandatangani oleh orang yang berbeda dari nama atau jabatan yang tertera di kop atau badan surat sebagai penanggung jawab utama.

Kedua, ini soal kejelasan dan profesionalisme. Pembaca surat langsung tahu siapa sebenarnya yang membubuhkan tanda tangan dan siapa yang diwakilinya. Ini menghindari kebingungan dan menjaga struktur hierarki dalam komunikasi tertulis. Bayangkan kalau surat penting tiba-tiba ditandatangani oleh staf tanpa penjelasan, tentu kredibilitasnya bisa dipertanyakan, kan?

Intinya, a.n. adalah penanda bahwa ada oper alih tanggung jawab penandatanganan dari pihak utama ke pihak kedua yang diberi kuasa. Ini praktik standar dalam korespondensi resmi di berbagai institusi, baik pemerintahan maupun swasta. Menguasai cara penulisannya yang benar adalah salah satu ciri kamu detail dan memahami etiket ber surat.

Kapan Saja “Atas Nama” Digunakan?¶

Penggunaan a.n. itu paling umum saat ada delegasi wewenang penandatanganan. Ini bisa terjadi karena beberapa alasan:

1. Atasan Sedang Tidak di Tempat: Atasan langsung, direktur, atau pimpinan organisasi sedang dinas luar kota, cuti, atau berhalangan hadir. Tugas penandatanganan surat-surat rutin atau mendesak didelegasikan kepada bawahan yang ditunjuk.
2. Pembagian Tugas Internal: Dalam struktur organisasi yang besar, seringkali pimpinan mendelegasikan penandatanganan jenis surat tertentu kepada manajer atau kepala bagian terkait untuk efisiensi.
3. Mewakili Lembaga/Organisasi: Seseorang ditugaskan menandatangani surat yang dikeluarkan oleh suatu panitia, proyek, atau unit kerja atas nama pimpinan tertinggi organisasi tersebut.
4. Penunjukan Khusus: Ada penunjukan spesifik (biasanya lewat surat kuasa atau nota dinas) yang memberi wewenang kepada seseorang untuk menandatangani surat-surat tertentu mewakili pihak lain.

Selain a.n., kadang kamu juga bisa menemukan singkatan lain seperti u.b. (untuk beliau) atau p.p. (per procurationem). Namun, a.n. adalah yang paling umum digunakan untuk konteks penandatanganan surat mewakili orang atau jabatan lain.

Memahami Singkatan Lain: u.b. dan p.p.¶

Meski fokus utama kita a.n., ada baiknya tahu sedikit tentang yang lain biar nggak bingung:

• u.b. (untuk beliau): Singkatan ini sekarang jarang sekali digunakan untuk konteks penandatanganan mewakili. Dulu mungkin dipakai, tapi sekarang penggunaannya lebih sering dalam pengiriman surat, misalnya surat ditujukan kepada “Kepada Yth. Bapak Direktur u.b. Bapak Manajer Personalia” (artinya surat itu untuk Direktur, melalui Manajer Personalia). Untuk penandatanganan, hindari menggunakan u.b. dan fokuslah pada a.n. atau p.p..
• p.p. (per procurationem): Ini dari bahasa Latin, artinya “atas nama”, “melalui perwakilan”, atau “dengan kuasa”. Penggunaannya mirip dengan a.n., menunjukkan penandatangan bertindak atas wewenang yang diberikan. Di dunia bisnis atau hukum internasional, p.p. cukup umum dan sering menyiratkan otoritas formal yang diberikan.

Image just for illustration

Dalam konteks surat-menyurat di Indonesia, a.n. adalah yang paling familiar dan diterima secara luas untuk menunjukkan penandatanganan mewakili orang atau jabatan. Penggunaan p.p. kadang ditemukan, terutama dalam surat-surat perusahaan yang berhubungan dengan pihak asing atau dokumen legal yang membutuhkan ketelitian tinggi terkait wewenang. Namun, buat keseharian, fokus pada a.n. sudah cukup kok!

Format Penulisan “Atas Nama” yang Benar¶

Nah, ini bagian teknisnya yang penting. Peletakan dan format penulisan a.n. itu krusial. Biasanya, frasa a.n. diletakkan sebelum nama atau jabatan dari pihak yang diwakili, dan posisinya ada di bagian bawah surat, di area tanda tangan.

Struktur umum penulisan bagian tanda tangan yang menggunakan a.n. adalah sebagai berikut:

1. Nama atau Jabatan dari Pihak yang Diwakili (misal: Direktur Utama, Kepala Bagian Pemasaran).
2. Di bawahnya, tulis singkatan a.n., diikuti nama atau jabatan dari pihak yang mewakili (yang sebenarnya bertanda tangan).
3. Ruang untuk tanda tangan.
4. Di bawah ruang tanda tangan, tulis nama lengkap dari pihak yang mewakili.
5. Di bawah nama lengkap, tulis jabatan dari pihak yang mewakili.

Contoh format penulisannya:

Hormat kami,

Direktur Utama
PT Maju Bersama

a.n. Manajer Keuangan

(tanda tangan)

[Nama Lengkap Manajer Keuangan]
Manajer Keuangan

Atau bisa juga:

Menyetujui,

Ketua Panitia Acara

a.n. [Nama Lengkap Ketua Organisasi]
Ketua Organisasi

(tanda tangan)

[Nama Lengkap Ketua Panitia Acara]
Ketua Panitia Acara

Perhatikan peletakannya. a.n. selalu mengarah pada pihak yang diwakili, namun diletakkan di baris yang sama atau tepat di bawah pihak yang diwakili, diikuti detail pihak yang mewakili. Ini kadang bisa bikin bingung.

Let’s clarify: Yang paling standar dan mudah dipahami adalah a.n. diletakkan di bawah nama atau jabatan pihak yang diwakili, dan sebelum detail pihak yang menandatangani.

Contoh Revisi Format:

Hormat kami,

Direktur Utama
PT Maju Bersama
a.n.

(tanda tangan)

[Nama Lengkap Manajer Keuangan]
Manajer Keuangan

Atau:

Menyetujui,

Ketua Panitia Acara
a.n.

(tanda tangan)

[Nama Lengkap Wakil Ketua Panitia]
Wakil Ketua Panitia

Ini format yang lebih sering terlihat dan lebih jelas. a.n. di sini berarti “atas nama (yang di atasnya)”, lalu detail di bawahnya adalah siapa yang melakukannya.

Penting: Pastikan singkatan a.n. diikuti dengan titik. Beberapa panduan penulisan formal sangat ketat soal ini.

Contoh Penggunaan p.p.¶

Jika kamu kebetulan menggunakan p.p., formatnya bisa sedikit berbeda. p.p. biasanya diletakkan dekat dengan nama atau tanda tangan pihak yang diberi wewenang, menunjukkan bahwa mereka bertindak dengan kuasa dari principal.

Contoh format p.p.:

PT Cemerlang Jaya

(tanda tangan)

p.p. [Nama Lengkap Manajer Marketing]
Manajer Marketing

Ini menunjukkan bahwa Manajer Marketing menandatangani surat dengan kuasa mewakili PT Cemerlang Jaya. Atau bisa juga diletakkan di bawah nama:

PT Cemerlang Jaya

(tanda tangan)

[Nama Lengkap Manajer Marketing]
Manajer Marketing, p.p.

Namun, sekali lagi, a.n. jauh lebih umum di Indonesia untuk konteks mewakili individu atau jabatan dalam surat. Fokus pada a.n. untuk mayoritas kebutuhanmu ya.

Contoh Lengkap dalam Berbagai Skenario¶

Biar makin jelas, yuk lihat contoh lengkapnya:

Skenario 1: Manajer Marketing Menandatangani Surat atas Nama Direktur Utama¶

Misalnya, Direktur Utama lagi di luar negeri, dan kamu Manajer Marketing ditugaskan menandatangani surat penawaran kerjasama.

[Kop Surat Perusahaan]

Nomor: [...]
Perihal: Penawaran Kerjasama

Yth. Bapak/Ibu Pimpinan
[Nama Perusahaan Mitra]
Di Tempat

Dengan hormat,

Sehubungan dengan rencana pengembangan bisnis [...] kami, bersama surat ini kami sampaikan penawaran kerjasama untuk [jelaskan detail kerjasama].

[Isi surat lainnya...]

Atas perhatian dan kerjasamanya, kami ucapkan terima kasih.

Hormat kami,

Direktur Utama
PT Solusi Kreatif
a.n.

(tanda tangan Manajer Marketing)

[Nama Lengkap Manajer Marketing]
Manajer Marketing

Skenario 2: Sekretaris Menandatangani Surat Undangan atas Nama Kepala Bagian¶

Kepala Bagian Personalia berhalangan, dan sekretarisnya diminta menandatangani surat undangan rapat internal.

[Kop Surat Departemen/Bagian]

Nomor: [...]
Perihal: Undangan Rapat Koordinasi

Yth. Seluruh Staf Bagian Personalia
Di Tempat

Dengan hormat,

Sehubungan dengan akan dilaksanakannya rapat koordinasi bulanan, kami mengundang Bapak/Ibu/Saudara/i untuk hadir pada:

Hari/Tanggal: [...]
Waktu: [...]
Tempat: [...]
Agenda: [...]

Mengingat pentingnya agenda rapat ini, kehadiran tepat waktu sangat kami harapkan.

Atas perhatiannya, kami ucapkan terima kasih.

Hormat kami,

Kepala Bagian Personalia
a.n.

(tanda tangan Sekretaris)

[Nama Lengkap Sekretaris]
Sekretaris Bagian Personalia

Skenario 3: Bendahara Panitia Menandatangani Kuitansi atas Nama Ketua Panitia¶

Dalam sebuah kegiatan, bendahara ditugaskan menandatangani kuitansi pengeluaran atas nama ketua panitia.

[Kop Surat Panitia/Kegiatan]

KUITANSI

Nomor: [...]
Sudah Terima Dari: [...]
Jumlah Uang: Rp. [jumlah angka]
Terbilang: [jumlah terbilang]
Untuk Pembayaran: [tujuan pembayaran]

[Tanggal Pembayaran]

Panitia Acara [Nama Acara]

Ketua Panitia
a.n.

(tanda tangan Bendahara)

[Nama Lengkap Bendahara]
Bendahara Panitia

Dari contoh-contoh di atas, terlihat jelas bahwa a.n. diletakkan setelah nama/jabatan yang diwakili, lalu di bawahnya adalah detail lengkap orang yang sebenarnya bertanda tangan. Ini adalah format yang paling baku dan disarankan.

Image just for illustration

Mengapa Detail Penulisan Ini Penting?¶

Mungkin ada yang berpikir, “Ah, cuma soal singkatan, nggak penting banget kali?” Eits, jangan salah! Detail kecil seperti penulisan a.n. yang benar itu mencerminkan profesionalisme dan ketelitian dalam berkorespondensi.

1. Menjaga Keabsahan Dokumen: Surat yang ditandatangani dengan format a.n. yang benar menunjukkan adanya mandat atau delegasi. Ini penting jika suatu saat surat tersebut menjadi bukti hukum atau referensi penting lainnya. Tanda tangan tanpa a.n. (padahal yang menandatangani bukan pejabat yang seharusnya) bisa membuat keabsahan surat dipertanyakan.
2. Menghormati Hierarki Organisasi: Penggunaan a.n. mengakui bahwa ada pejabat yang memiliki wewenang asli, dan orang yang menandatangani hanya menjalankan wewenang tersebut atas nama pejabat yang lebih tinggi atau yang berhak. Ini menjaga tatanan organisasi.
3. Klarifikasi Komunikasi: Pembaca surat langsung tahu status penandatangan. Ini membantu dalam follow-up atau arsip. Siapa yang harus dihubungi jika ada pertanyaan terkait konten surat? Biasanya yang namanya tertera di bagian bawah (yang bertanda tangan).
4. Membangun Citra Profesional: Sebuah surat resmi yang rapi dan sesuai kaidah (termasuk detail penulisan a.n.) akan memberikan kesan positif tentang pengirimnya, baik itu individu maupun institusi. Ini menunjukkan bahwa pengirim memahami etiket bisnis dan administrasi.

Bayangkan kalau surat penting dari sebuah perusahaan tiba-tiba ditandatangani tanpa a.n., dan ternyata yang tanda tangan adalah staf biasa. Penerima surat mungkin bertanya-tanya, apakah surat ini benar-benar representatif dari perusahaan? Apakah isinya mengikat? Keraguan seperti ini bisa dihindari hanya dengan satu frasa kecil: a.n.

Kesalahan Umum dalam Penulisan “Atas Nama”¶

Meskipun terlihat sederhana, ada beberapa kesalahan yang sering terjadi:

• Salah Peletakan: Menulis a.n. di tempat yang salah, misalnya di samping nama perusahaan di kop surat (kecuali konteksnya berbeda, tapi untuk penandatanganan, letaknya di bawah).
• Menulis a.n. Lalu Menandatangani Menggunakan Nama Pejabat yang Diwakili: Ini fatal! Kamu menulis a.n. Direktur Utama, tapi lalu kamu meniru tanda tangan Direktur Utama dan menulis nama Direktur Utama di bawahnya. Ini pemalsuan! A.n. berarti kamu yang tanda tangan, bukan meniru tanda tangan orang lain.
• Tidak Mencantumkan Nama dan Jabatan yang Menandatangani: Setelah a.n. dan ruang tanda tangan, wajib mencantumkan nama lengkap dan jabatan orang yang sebenarnya menandatangani surat tersebut.
• Menggunakan a.n. Padahal Kamu Adalah Orang yang Berhak Menandatangani: Kalau kamu adalah Direktur Utama dan memang kamu yang tanda tangan, tidak perlu pakai a.n.. Gunakan saja format tanda tangan biasa.
• Penggunaan Singkatan yang Tidak Konsisten: Sekali memutuskan menggunakan a.n., gunakan format tersebut secara konsisten dalam seluruh dokumen atau korespondensi.

Tips Tambahan¶

• Cek Kebijakan Internal: Setiap perusahaan atau organisasi mungkin punya sedikit perbedaan dalam standar format surat-menyurat. Selalu cek panduan internal atau tanyakan kepada bagian administrasi/kesekretariatan.
• Pastikan Delegasi Resmi: Sebelum menandatangani surat a.n. orang lain, pastikan kamu memang sudah diberi wewenang untuk melakukan itu, idealnya secara tertulis (memo, surat tugas, dll.). Ini penting untuk menghindari masalah di kemudian hari.
• Tulisan Jelas: Pastikan nama lengkap dan jabatan yang menandatangani di bawah ruang tanda tangan tertulis dengan jelas (diketik). Tanda tangan seringkali tidak terbaca, jadi nama ketikan di bawahnya sangat membantu.
• Gunakan Tinta Biru atau Hitam: Ini standar umum untuk tanda tangan di dokumen resmi, membedakannya dari teks yang dicetak.

Menulis a.n. di surat itu bukan sekadar formalitas, tapi bagian dari proses administrasi yang sah dan profesional. Dengan memahami maknanya, kapan menggunakannya, dan bagaimana menuliskannya dengan benar, surat-suratmu akan terlihat lebih rapi, kredibel, dan yang terpenting, sah di mata aturan.

Jadi, buat kamu yang sering berurusan dengan surat-menyurat resmi, jangan anggap remeh detail ini ya! Ini menunjukkan kamu serius dan kompeten dalam pekerjaanmu.

Gimana? Ada pengalaman atau pertanyaan seputar penulisan “atas nama” di surat? Atau mungkin ada format lain yang biasa kamu gunakan di tempat kerjamu? Yuk, share di kolom komentar di bawah!