Beranda administrasi pendidikan surat kuasa tips

Panduan Lengkap Surat Kuasa Pengambilan Ijazah: Contoh & Tips Mudah!

Diperbarui: • 0 • menit membaca
Daftar Isi

Mengurus dokumen penting kadang butuh perjuangan ekstra. Apalagi kalau dokumennya itu ijasah, bukti kelulusan yang sudah susah payah didapat! Nah, seringkali ada kondisi yang bikin kita nggak bisa datang langsung mengambil ijasah di kampus atau sekolah. Entah karena lagi di luar kota, sakit, atau ada urusan lain yang nggak bisa ditinggal. Jangan panik! Ada solusi legal dan sah, yaitu pakai surat kuasa.

Surat kuasa pengambilan ijasah ini adalah dokumen resmi yang ngasih wewenang ke orang lain (penerima kuasa) buat ngambil ijasah kita (pemberi kuasa) atas nama kita. Jadi, ijasah tetap aman dan bisa diambil tepat waktu tanpa harus kita sendiri yang datang. Penting banget kan dokumen ini? Makanya, bikin surat kuasa nggak boleh asal-asalan, harus jelas dan lengkap biar nggak ditolak pihak institusi pendidikan.

contoh surat kuasa pengambilan ijasah
Image just for illustration

Kenapa Sih Perlu Surat Kuasa Pengambilan Ijasah?

Ada banyak alasan logis kenapa seseorang butuh surat kuasa untuk mengambil ijasahnya. Ini bukan karena malas, tapi lebih ke kondisi yang urgent atau nggak memungkinkan.

  • Lagi Sakit atau Pemulihan: Kalau kondisi badan lagi nggak fit atau baru aja sembuh dari sakit, perjalanan ke kampus/sekolah bisa jadi memberatkan.
  • Tinggal di Kota atau Negara Berbeda: Setelah lulus, banyak yang langsung pindah kerja atau ikut keluarga di kota lain, bahkan luar negeri. Jauh banget kan kalau harus bolak-balik cuma buat ambil ijasah.
  • Jadwal Bentrok: Pas jadwal pengambilan ijasah, ternyata kita ada urusan kerja penting, pelatihan, atau acara keluarga yang nggak bisa ditinggal.
  • Jarak Tempuh: Mungkin institusi pendidikan kita jaraknya lumayan jauh dari rumah, dan biaya transport atau waktu tempuh jadi kendala.
  • Ada Urusan Mendesak Lain: Kadang hidup penuh kejutan, ada aja urusan mendesak lain yang muncul tiba-tiba dan harus diselesaikan di waktu yang bersamaan dengan jadwal pengambilan ijasah.

Intinya, surat kuasa ini jadi “jalan ninja” biar hak kita buat dapetin ijasah tetap terpenuhi meskipun kita nggak bisa hadir secara fisik. Makanya, bikinnya harus bener biar prosesnya lancar jaya.

Komponen Penting dalam Surat Kuasa

Surat kuasa, meskipun terkesan simpel, punya struktur baku yang harus diikuti. Ini penting banget biar dokumen ini punya kekuatan hukum dan diterima oleh pihak yang berwenang (dalam hal ini, pihak kampus atau sekolah). Apa aja sih yang wajib ada?

  • Judul yang Jelas: Harus ditulis “SURAT KUASA” dan di bawahnya ada keterangan singkat tujuannya, misalnya “PENGAMBILAN IJASAH”.
  • Identitas Pemberi Kuasa (Yang Memberi Wewenang): Ini data diri kamu yang punya ijasah. Cantumkan nama lengkap, Nomor Induk Kependudukan (NIK), tempat dan tanggal lahir, alamat lengkap, nomor telepon (kalau perlu).
  • Identitas Penerima Kuasa (Yang Diberi Wewenang): Ini data diri orang yang kamu percaya buat ngambil ijasahmu. Sama seperti pemberi kuasa, cantumkan nama lengkap, NIK, tempat dan tanggal lahir, alamat lengkap, dan nomor telepon. Pastikan NIK-nya benar karena ini data kunci.
  • Penjelasan Pemberian Kuasa: Jelasin kalau kamu (pemberi kuasa) dengan ini memberikan kuasa kepada orang tersebut (penerima kuasa). Sebutkan bahwa kuasanya ini khusus untuk tujuan tertentu, yaitu mengambil ijasah.
  • Tujuan Kuasa yang Spesifik: Nah, ini intinya. Sebutkan dengan gamblang bahwa kuasanya adalah “untuk mengambil ijasah [Jenjang Pendidikan, misal: Sarjana/SMA/SMP] atas nama [Nama Lengkap Kamu] di [Nama Lengkap Institusi Pendidikan, misal: Universitas Maju Jaya Fakultas Ilmu Komputer]”. Cantumkan juga detail ijasahnya kalau memungkinkan, seperti Nomor Induk Mahasiswa (NIM) atau Nomor Induk Siswa (NIS), program studi/jurusan, tahun kelulusan. Makin spesifik makin bagus.
  • Klausul Tambahan (Opsional tapi Disarankan): Kamu bisa tambahkan bahwa penerima kuasa berhak melakukan segala tindakan yang diperlukan terkait pengambilan ijasah tersebut (misalnya, mengisi formulir pengambilan, menandatangani tanda terima, dll.).
  • Tempat dan Tanggal Pembuatan Surat: Tulis nama kota tempat surat dibuat dan tanggal surat dibuat. Ini penting untuk menentukan kapan surat kuasa itu mulai berlaku.
  • Tanda Tangan Pemberi Kuasa: Kamu harus tanda tangan di atas namamu.
  • Tanda Tangan Penerima Kuasa: Orang yang kamu beri kuasa juga harus tanda tangan sebagai bukti menerima wewenang tersebut.
  • Materai: Surat kuasa pengambilan ijasah termasuk dokumen perdata yang memerlukan pengenaan bea meterai agar dapat digunakan sebagai alat bukti di pengadilan. Meskipun tujuannya bukan ke pengadilan, penggunaan meterai menambah kekuatan pembuktian surat tersebut dan menunjukkan keseriusan para pihak. Gunakan meterai tempel yang berlaku (saat ini Rp 10.000) di sebelah tanda tangan pemberi kuasa atau di antara tanda tangan pemberi dan penerima kuasa. Beri tanda tangan di atas meterai (dibubuhi sebagian tanda tangan di meterai dan sebagian di kertas). Ini namanya membubuhkan meterai.
  • Saksi (Opsional tapi Boleh): Beberapa institusi mungkin meminta saksi. Kalaupun tidak diminta, ada saksi bisa menambah kekuatan surat tersebut. Saksi bisa siapa saja yang melihat kamu dan penerima kuasa menandatangani surat tersebut.

Mengabaikan salah satu komponen di atas bisa berakibat surat kuasamu ditolak lho. Jadi, teliti banget pas bikin ya!

Langkah-Langkah Membuat Surat Kuasa Sendiri

Bikin surat kuasa itu nggak sulit kok, apalagi kalau sudah tahu komponen-komponennya. Ikuti langkah-langkah simpel ini:

  1. Siapkan Data Diri: Kumpulkan semua data diri kamu (pemberi kuasa) dan orang yang kamu beri kuasa (penerima kuasa) yang dibutuhkan: nama lengkap, NIK, alamat, tempat/tanggal lahir, nomor telepon.
  2. Ketahui Detail Ijasah: Pastikan kamu tahu persis nama lengkapmu seperti di ijasah, NIM/NIS, nama lengkap institusi, fakultas/jurusan, dan tahun kelulusan.
  3. Tentukan Format: Kamu bisa mengetik surat kuasa ini di komputer atau menuliskannya tangan (asal rapi dan jelas). Mengetik lebih disarankan karena lebih mudah dibaca.
  4. Mulai Menulis: Susun surat berdasarkan komponen-komponen penting yang sudah dijelaskan di atas. Mulai dari judul, identitas pemberi kuasa, identitas penerima kuasa, penjelasan pemberian kuasa, tujuan spesifik (ambil ijasah lengkap dengan detailnya), klausul tambahan (jika ada), tempat dan tanggal, sampai ruang untuk tanda tangan.
  5. Cek Ulang: Baca lagi dengan teliti semua data yang kamu tulis. Pastikan tidak ada salah ketik, salah nama, salah NIK, atau salah detail ijasah. Ini krusial!
  6. Cetak: Kalau kamu ketik, cetak surat kuasa tersebut di kertas putih yang bersih.
  7. Bubuhkan Tanda Tangan dan Materai: Kamu dan penerima kuasa menandatangani surat kuasa tersebut. Jangan lupa tempelkan materai Rp 10.000 (sesuai aturan terbaru) dan bubuhkan tanda tanganmu di atas meterai sebagian. Penerima kuasa tanda tangan di tempat yang sudah disediakan tanpa meterai.
  8. Lampirkan Dokumen Pendukung: Biasanya, surat kuasa ini perlu dilampiri fotokopi KTP/Identitas pemberi kuasa dan penerima kuasa. Pastikan fotokopinya jelas dan masih berlaku. Beberapa institusi mungkin juga meminta fotokopi kartu mahasiswa/kartu pelajar atau dokumen lain. Penting: Sebaiknya penerima kuasa membawa juga KTP/identitas aslinya saat pengambilan ijasah.

Dengan mengikuti langkah-langkah ini, surat kuasa yang kamu buat akan sah dan valid.

Contoh Surat Kuasa Pengambilan Ijasah

Okay, sekarang kita masuk ke bagian yang paling ditunggu-tunggu: contoh-contoh surat kuasanya! Kamu bisa pilih salah satu format ini dan modifikasi sesuai data dan kebutuhanmu. Ingat, ini cuma contoh, jadi sesuaikan persis dengan data diri kamu, penerima kuasa, dan detail ijasahmu ya.

Contoh 1: Format Sederhana dan Langsung ke Inti

Ini adalah format yang paling basic, cocok kalau kamu butuh cepat dan pihak institusi nggak terlalu ribet soal format.

                     SURAT KUASA
                 PENGAMBILAN IJASAH

Yang bertanda tangan di bawah ini:

Nama Lengkap        : [Nama Lengkap Kamu]
NIK                 : [Nomor Induk Kependudukan Kamu]
Tempat, Tgl. Lahir  : [Tempat Lahir], [Tanggal Lahir Kamu]
Alamat Lengkap      : [Alamat Lengkap Kamu Sesuai KTP]
No. Telepon         : [Nomor Telepon Kamu]

Selanjutnya disebut sebagai **PEMBERI KUASA**.

Dengan ini memberikan kuasa penuh kepada:

Nama Lengkap        : [Nama Lengkap Penerima Kuasa]
NIK                 : [Nomor Induk Kependudukan Penerima Kuasa]
Tempat, Tgl. Lahir  : [Tempat Lahir Penerima Kuasa], [Tanggal Lahir Penerima Kuasa]
Alamat Lengkap      : [Alamat Lengkap Penerima Kuasa Sesuai KTP]
No. Telepon         : [Nomor Telepon Penerima Kuasa]

Selanjutnya disebut sebagai **PENERIMA KUASA**.

-------------------------------------------------------

**KHUSUS**

Untuk mewakili Pemberi Kuasa mengambil dokumen asli berupa Ijasah [Jenjang Pendidikan, misal: Sarjana/Diploma/SMA/SMP] dan Transkrip Nilai (jika ada) atas nama **[Nama Lengkap Kamu]** dengan Nomor Induk Mahasiswa (NIM) / Nomor Induk Siswa (NIS) **[Nomor NIM/NIS Kamu]** dari **[Nama Lengkap Institusi Pendidikan, misal: Universitas Maju Jaya Fakultas Ekonomi dan Bisnis]**.

Penerima Kuasa berhak penuh untuk melakukan segala tindakan yang diperlukan sehubungan dengan pengambilan ijasah tersebut, termasuk menandatangani bukti penerimaan ijasah atau dokumen terkait lainnya.

Demikian Surat Kuasa ini dibuat untuk dipergunakan sebagaimana mestinya.

[Kota Pembuatan Surat], [Tanggal Pembuatan Surat]

                [Materai Rp 10.000]

PEMBERI KUASA                     PENERIMA KUASA

[Tanda Tangan Kamu]               [Tanda Tangan Penerima Kuasa]
[Nama Lengkap Kamu]               [Nama Lengkap Penerima Kuasa]

Contoh 2: Format Lebih Rinci dengan Detail Institusi

Contoh ini sedikit lebih detail, mencantumkan informasi tambahan mengenai institusi seperti fakultas atau program studi, yang mungkin diminta oleh beberapa kampus besar.

                    SURAT KUASA
                 PENGAMBILAN IJASAH & TRANSKRIP NILAI

Yang bertanda tangan di bawah ini:

Nama Lengkap        : **[Nama Lengkap Kamu Sesuai Ijasah]**
NIK                 : [Nomor Induk Kependudukan Kamu]
Tempat, Tgl. Lahir  : [Tempat Lahir], [Tanggal Lahir Kamu]
Alamat Lengkap      : [Alamat Lengkap Kamu Sesuai KTP]
Nomor Telepon       : [Nomor Telepon Kamu yang Aktif]
Jenis Kelamin       : [Laki-laki/Perempuan]
Agama               : [Agama Kamu]

Selanjutnya disebut sebagai **PIHAK PERTAMA** (Pemberi Kuasa).

Dengan ini memberikan kuasa penuh dengan hak substitusi (jika diizinkan, tapi biasanya tidak untuk ijasah) kepada:

Nama Lengkap        : **[Nama Lengkap Penerima Kuasa]**
NIK                 : [Nomor Induk Kependudukan Penerima Kuasa]
Tempat, Tgl. Lahir  : [Tempat Lahir Penerima Kuasa], [Tanggal Lahir Penerima Kuasa]
Alamat Lengkap      : [Alamat Lengkap Penerima Kuasa Sesuai KTP]
Nomor Telepon       : [Nomor Telepon Penerima Kuasa yang Aktif]
Jenis Kelamin       : [Laki-laki/Perempuan]
Agama               : [Agama Penerima Kuasa]

Selanjutnya disebut sebagai **PIHAK KEDUA** (Penerima Kuasa).

-------------------------------------------------------

**KHUSUS**

Untuk dan atas nama PIHAK PERTAMA, PIHAK KEDUA diberikan wewenang khusus untuk mengambil dokumen-dokumen asli milik PIHAK PERTAMA, yaitu:

1.  Ijasah [Jenjang Pendidikan, misal: Sarjana/Diploma/SMA]
2.  Transkrip Nilai Akhir

Dokumen-dokumen tersebut diterbitkan oleh **[Nama Lengkap Institusi Pendidikan, misal: Universitas Maju Jaya]** untuk PIHAK PERTAMA yang telah menyelesaikan studi pada:

*   Jenjang             : [Jenjang Pendidikan, misal: Sarjana (S1)]
*   Fakultas            : [Nama Lengkap Fakultas, misal: Fakultas Teknik]
*   Program Studi/Jurusan : [Nama Lengkap Program Studi/Jurusan, misal: Teknik Sipil]
*   Nomor Induk         : [Nomor NIM/NIS Kamu]
*   Tahun Lulus         : [Tahun Kelulusan Kamu]

Sehubungan dengan pemberian kuasa ini, PIHAK KEDUA berhak melakukan segala tindakan yang diperlukan di lingkungan [Nama Lengkap Institusi Pendidikan], termasuk namun tidak terbatas pada: menemui petugas yang berwenang, mengisi formulir pengambilan, memeriksa kesesuaian data pada ijasah dan transkrip, serta menandatangani tanda bukti penerimaan dokumen tersebut.

Demikian Surat Kuasa ini dibuat dengan sebenarnya dan tanpa paksaan dari pihak manapun untuk dapat dipergunakan sebagaimana mestinya.

[Kota Pembuatan Surat], [Tanggal Pembuatan Surat]

                       [Materai Rp 10.000]

PEMBERI KUASA                              PENERIMA KUASA

[Tanda Tangan Kamu]                        [Tanda Tangan Penerima Kuasa]
[Nama Lengkap Kamu]                        [Nama Lengkap Penerima Kuasa]

Contoh 3: Menyebutkan Lampiran dan Saksi (Opsional)

Format ini menambahkan detail mengenai dokumen yang dilampirkan dan bisa ditambahkan saksi jika memang diperlukan atau diminta oleh institusi.

                    SURAT KUASA
                 UNTUK PENGAMBILAN IJASAH

Saya yang bertanda tangan di bawah ini:

Nama Lengkap        : **[Nama Lengkap Kamu]**
NIK                 : [Nomor Induk Kependudukan Kamu]
Alamat              : [Alamat Lengkap Kamu]
Nomor HP            : [Nomor Telepon Kamu]
Pekerjaan           : [Pekerjaan Kamu]
Status              : Mahasiswa/Alumni [Nama Institusi]

Disebut selanjutnya sebagai PIHAK PERTAMA (Yang Memberi Kuasa).

Dengan ini memberikan kuasa penuh kepada:

Nama Lengkap        : **[Nama Lengkap Penerima Kuasa]**
NIK                 : [Nomor Induk Kependudukan Penerima Kuasa]
Alamat              : [Alamat Lengkap Penerima Kuasa]
Nomor HP            : [Nomor Telepon Penerima Kuasa]
Pekerjaan           : [Pekerjaan Penerima Kuasa]
Hubungan dengan Pemberi Kuasa: [Misal: Orang Tua/Kakak/Adik/Teman]

Disebut selanjutnya sebagai PIHAK KEDUA (Penerima Kuasa).

-------------------------------------------------------

**KHUSUS DAN TERBATAS**

Untuk dan atas nama PIHAK PERTAMA, PIHAK KEDUA diberi kuasa **khusus** untuk:

Mengambil ijasah asli dan dokumen terkait lainnya (seperti transkrip nilai) milik PIHAK PERTAMA yang telah diterbitkan oleh **[Nama Lengkap Institusi Pendidikan, misal: Sekolah Tinggi Ilmu Kesehatan Sehat Selalu]**.

Adapun data PIHAK PERTAMA yang terkait ijasah tersebut adalah:
*   Nama Lengkap       : [Nama Lengkap Kamu Sesuai Ijasah]
*   Nomor Induk        : [Nomor NIM/NIS Kamu]
*   Program Studi/Jurusan: [Nama Lengkap Program Studi/Jurusan]
*   Tahun Kelulusan    : [Tahun Kelulusan Kamu]

PIHAK KEDUA berhak penuh untuk mengurus proses administrasi yang diperlukan di bagian [Sebutkan Bagian/Departemen yang Menangani Pengambilan Ijasah, misal: Tata Usaha Akademik/Bagian Kemahasiswaan] [Nama Institusi], mengisi dan menandatangani formulir/buku penerimaan ijasah, serta menerima fisik ijasah tersebut.

Surat Kuasa ini dilampiri dengan:
1.  Fotokopi Kartu Tanda Penduduk (KTP) Pemberi Kuasa
2.  Fotokopi Kartu Tanda Penduduk (KTP) Penerima Kuasa
3.  [Sebutkan Lampiran Lain Jika Ada, misal: Fotokopi Kartu Mahasiswa]

Demikian Surat Kuasa ini dibuat dengan sebenar-benarnya dan dalam keadaan sadar tanpa paksaan. Surat Kuasa ini akan berakhir setelah ijasah tersebut diterima oleh Penerima Kuasa.

Dibuat di [Kota Pembuatan Surat], pada tanggal [Tanggal Pembuatan Surat]

PIHAK PERTAMA (Pemberi Kuasa)

                       [Materai Rp 10.000]

[Tanda Tangan Kamu]
[Nama Lengkap Kamu]

PIHAK KEDUA (Penerima Kuasa)

[Tanda Tangan Penerima Kuasa]
[Nama Lengkap Penerima Kuasa]

Saksi-saksi (Opsional, jika diperlukan):

1. [Nama Saksi 1]          [Tanda Tangan Saksi 1]
2. [Nama Saksi 2]          [Tanda Tangan Saksi 2]

Pilih salah satu contoh yang paling pas dengan kebutuhanmu dan pastikan kamu mengisi semua bagian yang kosong dengan data yang benar.

Tips Penting Saat Menggunakan Surat Kuasa Pengambilan Ijasah

Bikin surat kuasa itu langkah pertama, tapi ada beberapa tips tambahan biar proses pengambilannya lancar jaya:

  • Konfirmasi ke Institusi: Sebelum bikin surat kuasa, coba hubungi bagian akademik atau tata usaha di kampus/sekolahmu. Tanyakan:
    • Apakah mereka menerima pengambilan ijasah dengan surat kuasa? (Seharusnya iya, tapi pastiin aja).
    • Apakah mereka punya format surat kuasa sendiri? (Kalau ada, lebih baik pakai format mereka).
    • Dokumen apa saja yang perlu dilampirkan selain surat kuasa dan fotokopi KTP? (Misal: Kartu Mahasiswa, bukti bebas pinjaman buku perpus, dll.).
  • Gunakan Bahasa yang Jelas: Hindari singkatan atau bahasa gaul. Pakai bahasa Indonesia yang baku, jelas, dan mudah dipahami.
  • Pastikan Data Akurat: Salah ketik satu huruf di nama atau satu angka di NIK/NIM bisa jadi masalah lho. Cek berulang kali!
  • Berikan Instruksi Jelas ke Penerima Kuasa: Beritahu orang yang kamu beri kuasa tentang lokasi pengambilan, jam operasional, siapa yang harus ditemui, dan dokumen apa saja yang dia bawa (surat kuasa asli bermeterai, KTP asli dia, fotokopi KTP kamu, dan lampiran lain jika ada).
  • Foto atau Scan Surat Kuasa: Sebelum diberikan ke penerima kuasa, foto atau scan dulu surat kuasa yang sudah ditandatangani dan bermeterai sebagai arsip pribadi kamu.
  • Materai Itu Penting: Seperti yang sudah disebut, materai memberikan kekuatan hukum tambahan. Berdasarkan UU No. 10 Tahun 2020 tentang Bea Meterai, dokumen yang dibuat dengan tujuan digunakan sebagai alat bukti mengenai perbuatan, kenyataan, atau keadaan yang bersifat perdata dikenakan bea meterai. Surat kuasa termasuk salah satunya. Jadi, jangan diabaikan ya.
  • Penerima Kuasa Harus Bisa Dipercaya: Pilih orang yang benar-benar kamu percaya dan bertanggung jawab. Mengurus dokumen penting itu butuh ketelitian.

Hal yang Perlu Diperhatikan

Selain tips di atas, ada beberapa hal penting lainnya:

  • Masa Berlaku: Umumnya, surat kuasa pengambilan ijasah bersifat khusus dan sekali pakai. Artinya, kuasanya hanya berlaku untuk tujuan pengambilan ijasah tersebut dan akan otomatis berakhir setelah ijasah berhasil diambil. Tidak ada masa berlaku spesifik seperti 3 bulan atau 6 bulan unless specified otherwise. Tapi biasanya, begitu tujuan tercapai, kuasanya selesai.
  • Tidak Bisa Diwakilkan Lagi (Substitusi): Pada surat kuasa khusus seperti ini, penerima kuasa umumnya tidak berhak menyerahkan wewenang ini ke orang lain lagi. Klausul “dengan hak substitusi” biasanya hanya ada pada surat kuasa umum dan harus disebutkan secara eksplisit, tapi untuk pengambilan ijasah jarang sekali ada.
  • Institusi Punya Aturan Sendiri: Beberapa kampus atau sekolah mungkin punya aturan atau formulir standar untuk surat kuasa. Selalu cek website mereka atau hubungi bagian terkait untuk informasi paling akurat. Mengikuti format mereka akan mempermudah proses.

Membuat surat kuasa pengambilan ijasah itu sebenarnya mudah kok, asalkan teliti dan memenuhi semua komponen yang dibutuhkan. Dokumen ini jadi solusi praktis saat kamu nggak bisa datang langsung.

Semoga panduan lengkap dan contoh-contoh surat kuasa ini bisa membantu kamu atau teman/keluargamu yang lagi butuh. Ijasah impian jadi bisa didapatkan deh!

Punya pengalaman pakai surat kuasa buat ambil ijasah? Atau mungkin ada pertanyaan lain seputar surat kuasa? Yuk, share di kolom komentar di bawah! Siapa tahu pengalaman atau pertanyaanmu bisa bantu yang lain.

Posting Komentar