Panduan Lengkap Surat Keterangan Kerja Paklaring: Syarat, Contoh & Cara Membuat

Table of Contents

Pernah dengar istilah paklaring? Atau mungkin lebih familiar dengan sebutan Surat Keterangan Kerja (SKK)? Nah, sebenarnya dua istilah ini merujuk pada dokumen yang sama pentingnya bagi seorang karyawan yang sudah berhenti bekerja dari perusahaan sebelumnya. Dokumen ini jadi semacam “bukti sah” kalau kamu memang pernah bekerja di perusahaan tersebut, lengkap dengan detail posisimu dan berapa lama mengabdi.

Meskipun sering disebut paklaring, nama resminya ya Surat Keterangan Kerja. Istilah “paklaring” sendiri konon berasal dari bahasa Belanda “verklaring” yang artinya pernyataan atau keterangan. Dokumen ini punya peran krusial lho, terutama saat kamu mau melangkah ke tahap selanjutnya dalam karier atau urusan administratif lainnya. Makanya, penting banget buat tahu seluk-beluk dokumen yang satu ini.

Apa Itu Surat Keterangan Kerja (Paklaring)?¶

Surat Keterangan Kerja, atau yang populernya disebut paklaring, adalah sebuah dokumen tertulis yang dikeluarkan oleh perusahaan atau instansi tempat seseorang pernah bekerja. Dokumen ini berfungsi sebagai bukti formal bahwa individu tersebut benar-benar pernah menjadi karyawan di sana. Di dalamnya biasanya tercantum identitas karyawan, posisi atau jabatan terakhir, durasi masa kerja, dan terkadang juga performance singkat karyawan selama bekerja.

Fungsi utamanya memang untuk memberikan gambaran kepada pihak ketiga (misalnya perusahaan baru, bank, atau lembaga lain) mengenai pengalaman kerja seseorang. Jadi, ibaratnya paklaring itu adalah track record tertulis kariermu di sebuah perusahaan. Tanpa dokumen ini, mungkin akan sulit membuktikan riwayat pekerjaanmu secara resmi.

Image just for illustration

Mengapa Paklaring Sangat Penting?¶

Kamu mungkin berpikir, “Ah, kan cuma surat biasa?” Eits, jangan salah. Paklaring punya banyak kegunaan yang bisa sangat membantumu di masa depan. Ini bukan sekadar kenang-kenangan dari mantan kantor, tapi kunci untuk membuka beberapa pintu kesempatan.

Misalnya, saat melamar pekerjaan baru, paklaring seringkali jadi salah satu dokumen wajib yang harus dilampirkan. Ini membuktikan bahwa kamu punya pengalaman di bidang terkait dan pernah bekerja di lingkungan profesional. Perusahaan calon pemberi kerja bisa memverifikasi background dan durasi kerjamu dari surat ini.

Komponen Wajib dalam Sebuah Paklaring¶

Supaya sebuah Surat Keterangan Kerja itu sah dan bisa digunakan, ada beberapa informasi penting yang wajib ada di dalamnya. Kalau ada salah satu komponen ini yang terlewat, bisa-bisa paklaringmu dianggap kurang valid atau bahkan ditolak saat digunakan. Jadi, pastikan semua detail ini tercantum ya saat menerima atau membuat paklaring.

Pertama, identitas perusahaan yang menerbitkan surat. Ini mencakup nama lengkap perusahaan, alamat, dan nomor telepon yang bisa dihubungi. Logo perusahaan dan kop surat resmi biasanya juga disertakan untuk memperkuat legalitas dokumen.

Kedua, data diri karyawan yang bersangkutan. Ini meliputi nama lengkap, nomor identitas (biasanya NIK KTP), dan kadang nomor induk karyawan jika ada. Pastikan nama dan NIK-mu tertulis dengan benar, sesuai dengan dokumen identitasmu.

Ketiga, informasi terkait masa kerja. Ini adalah bagian paling krusial. Harus jelas kapan tanggal mulai bekerja dan tanggal berakhirnya masa kerja. Durasi total masa kerja juga biasanya disebutkan, misalnya “telah bekerja selama X tahun Y bulan”.

Keempat, posisi atau jabatan terakhir karyawan. Jelaskan posisi terakhir yang diemban karyawan saat masih aktif bekerja. Ini penting untuk menggambarkan level tanggung jawab dan jenis pekerjaan yang pernah dilakukan.

Kelima, pernyataan bahwa karyawan tersebut telah berhenti bekerja dengan baik-baik atau atas permintaan sendiri. Bahasa yang digunakan biasanya sopan dan menghindari kesan negatif, kecuali jika memang ada kasus khusus yang perlu dicantumkan (meskipun ini jarang terjadi di paklaring standar).

Terakhir, tanggal pembuatan surat, nama terang dan jabatan pihak yang berwenang menandatangani (biasanya HRD Manager, Direktur, atau Pimpinan Perusahaan), serta tanda tangan dan stempel resmi perusahaan. Tanda tangan dan stempel ini yang mengesahkan dokumen tersebut.

Berikut gambaran komponennya dalam bentuk sederhana:

Komponen	Keterangan	Contoh
Identitas Perusahaan	Nama, Alamat, Kontak, Logo	PT Jaya Selalu, Jl. Merdeka No.1
Data Karyawan	Nama Lengkap, NIK, (NIK Karyawan)	Budi Santoso, 32xxxxxxxxxxxxxxx
Masa Kerja	Tanggal Mulai, Tanggal Berakhir, Durasi Total	01 Januari 2020 - 31 Desember 2023 (4 Thn)
Posisi Terakhir	Jabatan terakhir yang diemban	Marketing Executive
Pernyataan Keluar	Karyawan berhenti/mengundurkan diri	Mengundurkan diri dengan baik
Pengesahan	Tanggal Surat, Tanda Tangan & Stempel, Nama & Jabatan Pejabat	05 Jan 2024, Ttd, Stempel, [Nama] HRD Mgr

Memeriksa kelengkapan komponen ini adalah langkah pertama dan terpenting saat kamu menerima paklaring. Jangan ragu meminta revisi jika ada data yang salah atau kurang lengkap.

Berbagai Manfaat dan Kegunaan Paklaring¶

Seperti yang sudah disinggung sedikit, paklaring ini multifungsi. Selain untuk melamar kerja, ada beberapa keperluan lain yang seringkali membutuhkan dokumen ini. Mengetahui kegunaannya bisa memotivasi kamu untuk segera mengurusnya setelah berhenti kerja.

1. Melamar Pekerjaan Baru¶

Ini adalah fungsi paklaring yang paling umum. Saat apply ke perusahaan baru, HRD seringkali meminta paklaring dari perusahaan sebelumnya sebagai bukti riwayat kerjamu. Ini membantu mereka memverifikasi pengalaman, durasi kerja, dan posisi terakhirmu. Paklaring bisa meningkatkan kredibilitasmu di mata calon employer.

2. Pengajuan Pinjaman atau KPR¶

Lembaga keuangan seperti bank seringkali menjadikan paklaring sebagai salah satu syarat pengajuan pinjaman, KPR (Kredit Kepemilikan Rumah), atau KKB (Kredit Kepemilikan Kendaraan Bermotor). Dokumen ini digunakan untuk menilai stabilitas karir dan kemampuan finansial calon peminjam berdasarkan pengalaman kerjanya. Semakin lama masa kerja yang tertera di paklaring, semakin baik penilaian bank terhadap profil risiko pinjamanmu.

Image just for illustration

3. Pencairan Dana JHT (Jaminan Hari Tua) BPJS Ketenagakerjaan¶

Nah, ini salah satu fungsi paklaring yang paling sering dicari karyawan setelah resign. Untuk mencairkan dana Jaminan Hari Tua (JHT) di BPJS Ketenagakerjaan, salah satu syarat mutlaknya adalah melampirkan paklaring dari perusahaan terakhir tempat kamu bekerja. Paklaring ini membuktikan bahwa kamu sudah tidak lagi aktif bekerja dan berhak mencairkan dana JHT-mu sesuai ketentuan yang berlaku. Proses pencairan dana JHT ini bisa sangat membantu di masa transisi mencari pekerjaan baru.

4. Pengajuan Beasiswa¶

Beberapa program beasiswa, terutama yang ditujukan untuk profesional atau mereka yang ingin melanjutkan studi setelah punya pengalaman kerja, mungkin mensyaratkan paklaring. Ini untuk memvalidasi bahwa kamu punya pengalaman profesional yang relevan dengan bidang studi yang akan diambil atau memenuhi kriteria pengalaman kerja yang ditetapkan pemberi beasiswa.

5. Membuat Rekening Bank atau Kartu Kredit Tertentu¶

Meski tidak semua bank mensyaratkan ini, beberapa produk keuangan seperti rekening prioritas atau kartu kredit dengan limit tertentu mungkin meminta paklaring sebagai salah satu dokumen pendukung. Ini lagi-lagi untuk memverifikasi status pekerjaan dan estimasi penghasilanmu berdasarkan posisi dan masa kerja yang tertera.

6. Persyaratan Migrasi atau Visa Kerja ke Luar Negeri¶

Jika kamu berencana untuk bekerja atau bahkan pindah ke luar negeri, paklaring dari perusahaan sebelumnya di Indonesia seringkali jadi dokumen penting yang harus dilampirkan saat mengurus visa kerja atau proses imigrasi. Otoritas negara tujuan perlu mengetahui riwayat pekerjaanmu di negara asal.

Seperti yang bisa kamu lihat, paklaring itu ibarat golden ticket atau setidaknya essential document yang punya banyak manfaat. Mengurusnya segera setelah tidak lagi bekerja adalah langkah yang sangat bijak.

Siapa yang Berhak Menerima Paklaring?¶

Secara umum, setiap karyawan yang mengakhiri masa kerjanya di sebuah perusahaan berhak untuk meminta dan menerima Surat Keterangan Kerja atau paklaring. Ini berlaku baik untuk karyawan tetap maupun karyawan kontrak. Yang penting adalah adanya ikatan kerja resmi antara karyawan dan perusahaan, serta karyawan tersebut berhenti bekerja dengan status yang jelas (mengundurkan diri, kontrak berakhir, pensiun, atau bahkan terkena PHK).

Beberapa perusahaan mungkin memiliki kebijakan internal mengenai masa kerja minimum untuk bisa mendapatkan paklaring, misalnya minimal 3 bulan atau 6 bulan. Namun, kebijakan ini tidak mengikat secara hukum secara universal, dan pada dasarnya, selama ada bukti hubungan kerja, karyawan berhak meminta keterangan mengenai riwayat kerjanya. Permintaan ini adalah hak karyawan.

Bagaimana jika karyawan diberhentikan karena pelanggaran berat? Dalam kasus ini, perusahaan mungkin enggan atau bahkan menolak memberikan paklaring yang “bersih”. Namun, karyawan tetap berhak mendapatkan surat keterangan bahwa ia pernah bekerja di sana, meskipun mungkin dengan catatan mengenai alasan pemberhentian. Walaupun begitu, paklaring standar yang sering digunakan untuk keperluan umum biasanya hanya mencantumkan informasi positif atau netral.

Prosedur Mendapatkan Paklaring dari Perusahaan¶

Mengurus paklaring umumnya tidak sulit, tapi prosedurnya bisa berbeda di setiap perusahaan. Namun, ada langkah-langkah umum yang bisa kamu ikuti.

Langkah pertama, ajukan permohonan secara resmi. Setelah resign dan menyelesaikan semua proses exit clearance, segera hubungi departemen HRD atau bagian administrasi perusahaanmu yang lama. Sampaikan niatmu untuk meminta paklaring. Sebaiknya permohonan ini disampaikan secara tertulis, bisa melalui email resmi atau surat permohonan.

Kedua, lengkapi persyaratan jika ada. Beberapa perusahaan mungkin meminta fotokopi KTP, kartu identitas karyawan, atau surat resign yang sudah disetujui. Pastikan kamu menanyakan apakah ada dokumen yang perlu disiapkan.

Ketiga, tunggu proses pembuatan. Pihak HRD akan memproses permintaanmu, membuat draf paklaring, meminta tanda tangan pejabat yang berwenang, dan membubuhkan stempel perusahaan. Proses ini bisa memakan waktu beberapa hari kerja, tergantung kebijakan dan antrean di perusahaan tersebut.

Keempat, ambil paklaringmu. Setelah selesai, kamu akan diinformasikan untuk mengambilnya. Saat mengambil, periksa kembali semua detail yang tercantum dalam surat. Pastikan tidak ada kesalahan penulisan nama, tanggal, posisi, atau durasi kerja. Jika ada, segera minta revisi.

Image just for illustration

Idealnya, paklaring sudah bisa diurus bersamaan dengan proses exit clearance atau segera setelah kamu resmi tidak bekerja lagi di sana. Jangan menunda-nunda mengurusnya, karena kamu tidak akan pernah tahu kapan butuh dokumen ini.

Tantangan dan Isu Umum Seputar Paklaring¶

Dalam praktiknya, terkadang ada beberapa kendala atau pertanyaan umum yang muncul saat berurusan dengan paklaring.

Bagaimana jika Perusahaan Menolak Memberikan Paklaring?¶

Ini adalah situasi yang bisa membuat frustrasi. Meskipun memberikan paklaring bukan kewajiban yang secara eksplisit diatur berat dalam undang-undang perburuhan seperti UU Cipta Kerja, memberikan surat keterangan pengalaman kerja adalah praktik yang umum dan dianggap sebagai hak normatif karyawan serta etika bisnis yang baik. Jika perusahaan menolak tanpa alasan yang jelas, kamu bisa coba berkomunikasi lagi secara baik-baik, mengingatkan akan pentingnya dokumen ini bagi masa depanmu. Jika tetap sulit, konsultasikan dengan Dinas Tenaga Kerja setempat atau serikat pekerja (jika ada) untuk mencari solusi.

Perusahaan Lama Sudah Tutup, Bagaimana Mengurus Paklaring?¶

Jika perusahaan tempatmu bekerja sebelumnya sudah tidak beroperasi atau bangkrut, mengurus paklaring tentu jadi lebih sulit. Kamu bisa mencoba menghubungi pemilik perusahaan atau mantan manajer yang mungkin masih menyimpan arsip. Jika benar-benar tidak ada kontak atau jejak, kamu mungkin perlu mencari alternatif lain untuk membuktikan riwayat kerjamu, seperti slip gaji terakhir, surat pengangkatan, atau dokumen lain yang menunjukkan status karyawanmu.

Apakah Karyawan Kontrak Berhak Mendapat Paklaring?¶

Ya, tentu saja. Karyawan kontrak memiliki ikatan kerja resmi dengan perusahaan selama periode kontrak yang disepakati. Setelah masa kontrak berakhir atau diputus sesuai ketentuan, karyawan kontrak berhak meminta surat keterangan yang menyatakan bahwa ia pernah bekerja di perusahaan tersebut selama periode kontrak. Paklaring untuk karyawan kontrak akan mencantumkan tanggal mulai dan berakhirnya masa kontrak.

Berapa Lama Waktu yang Dibutuhkan untuk Menerbitkan Paklaring?¶

Standar waktu penerbitan paklaring bervariasi antar perusahaan. Ada yang bisa selesai dalam 1-2 hari kerja, ada juga yang butuh 5-7 hari kerja atau lebih, terutama di perusahaan besar dengan birokrasi yang panjang. Penting untuk menanyakan estimasi waktu penyelesaian saat mengajukan permohonan agar kamu bisa merencanakannya.

Tips Mengurus dan Menggunakan Paklaring¶

Supaya proses mengurus paklaring lancar dan paklaringmu bisa optimal fungsinya, ada beberapa tips yang bisa kamu terapkan.

Untuk Karyawan:

1. Ajukan Permohonan Secepatnya: Jangan tunda mengurus paklaring setelah resign. Segera ajukan permohonan begitu kamu menyelesaikan semua kewajiban exit clearance.
2. Komunikasi yang Baik: Jaga hubungan baik dengan HRD atau kontakmu di perusahaan lama. Komunikasi yang sopan dan jelas akan membantu proses.
3. Periksa Detail dengan Teliti: Saat menerima paklaring, luangkan waktu untuk memeriksa semua informasi. Salah ketik satu huruf saja bisa jadi masalah nanti.
4. Simpan dengan Baik: Fotokopi atau scan paklaringmu dan simpan di tempat yang aman. Dokumen fisik asli juga sebaiknya disimpan rapi karena seringkali yang diminta adalah dokumen asli atau salinan legalisir.
5. Pahami Kegunaannya: Ketahui untuk keperluan apa saja paklaring ini bisa digunakan agar kamu siap saat dibutuhkan.

Untuk Perusahaan:

1. Sediakan Prosedur yang Jelas: Miliki prosedur standar yang mudah diakses oleh karyawan yang ingin mengurus paklaring.
2. Penuhi Permintaan dengan Cepat: Sebisa mungkin, penuhi permintaan paklaring dari mantan karyawan dalam waktu yang wajar. Ini adalah bentuk apresiasi dan etika yang baik.
3. Pastikan Data Akurat: Periksa ulang semua data karyawan sebelum mencetak paklaring untuk menghindari kesalahan.
4. Gunakan Kop Surat Resmi: Selalu gunakan kop surat perusahaan dan stempel resmi untuk legalitas dokumen.
5. Simpan Arsip: Simpan salinan paklaring yang diterbitkan sebagai arsip perusahaan.

Paklaring: Lebih dari Sekadar Kertas¶

Melihat berbagai fungsi dan kepentingannya, jelas bahwa paklaring atau Surat Keterangan Kerja bukanlah sekadar selembar kertas formalitas. Dokumen ini adalah cerminan dari perjalanan kariermu di sebuah perusahaan. Ini membuktikan bahwa kamu punya pengalaman, pernah memegang posisi tertentu, dan mengakhiri masa kerja dengan cara yang profesional (dalam banyak kasus).

Di era digital seperti sekarang, beberapa perusahaan mungkin mulai menerbitkan paklaring dalam bentuk digital dengan tanda tangan elektronik. Ini sah-sah saja asalkan memenuhi ketentuan yang berlaku dan bisa diverifikasi keasliannya. Namun, paklaring bentuk fisik dengan tanda tangan basah dan stempel masih menjadi format yang paling umum dan paling diterima luas.

Image just for illustration

Sebagai penutup, jangan pernah meremehkan pentingnya paklaring. Jika kamu baru saja resign atau berencana resign, segera masukkan pengurusan paklaring ke dalam to-do list-mu. Dokumen kecil ini bisa sangat membantumu membuka pintu di masa depan, baik itu untuk pekerjaan baru, pinjaman, atau urusan administratif penting lainnya. Mengurusnya sekarang akan menghemat waktu dan potensi kerepotan di kemudian hari.

Sudah punya paklaring? Pernah kesulitan mengurusnya? Atau mungkin punya pengalaman menarik terkait penggunaan paklaring? Yuk, bagikan ceritamu di kolom komentar di bawah!