Panduan Lengkap Contoh Surat Pengunduran Diri Kerja: Simple & Profesional!

Daftar Isi

Mengundurkan diri dari pekerjaan adalah keputusan besar yang seringkali melibatkan banyak pertimbangan. Salah satu tahapan penting dalam proses ini adalah menyusun surat pengunduran diri. Surat ini bukan cuma formalitas, tapi juga cerminan profesionalisme kamu lho. Fungsinya jelas: memberi tahu perusahaan secara resmi tentang niatmu untuk berhenti bekerja.

Selain itu, surat ini juga menjadi dokumen legal dan administratif yang dibutuhkan oleh departemen HRD. Dengan adanya surat pengunduran diri, perusahaan bisa memproses hak-hak kamu seperti gaji terakhir, sisa cuti, atau pesangon (jika ada), dan mulai mencari pengganti. Jadi, membuatnya dengan benar itu krusial banget.

Image just for illustration

Kenapa Surat Pengunduran Diri Itu Penting?¶

Mungkin kamu berpikir, kenapa sih harus repot-repot bikin surat? Kan bisa langsung bilang ke atasan aja. Nah, ini dia pentingnya surat pengunduran diri. Pertama, ini adalah cara resmi dan terhormat untuk mengakhiri masa kerja. Kamu menunjukkan penghargaan terhadap waktu dan kesempatan yang sudah diberikan perusahaan.

Kedua, surat ini berfungsi sebagai dokumen tertulis yang memastikan tidak ada kesalahpahaman mengenai tanggal efektif pengunduran diri. Ini melindungi kedua belah pihak: kamu dan perusahaan. Perusahaan jadi punya bukti formal untuk proses administrasi, dan kamu punya bukti bahwa kamu sudah memberitahukan niatmu sesuai prosedur.

Ketiga, ini membantu menjaga hubungan baik dengan mantan perusahaan. Siapa tahu suatu saat nanti kamu butuh referensi kerja dari mereka? Meninggalkan perusahaan dengan cara yang baik, termasuk dengan surat pengunduran diri yang sopan dan profesional, akan meninggalkan kesan positif yang bisa sangat bermanfaat di masa depan. Ini menunjukkan bahwa kamu adalah karyawan yang bertanggung jawab sampai akhir.

Terakhir, beberapa perusahaan memang mensyaratkan surat pengunduran diri sebagai bagian dari prosedur standar mereka. Jadi, kalau kamu nggak menyerahkan surat ini, proses pengunduran dirimu mungkin nggak bisa diproses sepenuhnya, atau bahkan bisa jadi ganjalan. Makanya, jangan pernah mengabaikan keberadaan surat ini.

Komponen Penting dalam Surat Pengunduran Diri¶

Membuat surat pengunduran diri itu sebenarnya nggak sulit kok, asalkan kamu tahu komponen-komponen apa saja yang wajib ada di dalamnya. Ada beberapa bagian standar yang selalu muncul dalam surat resmi semacam ini. Memasukkan semua komponen ini akan membuat suratmu terlihat lengkap dan profesional di mata HRD dan atasan.

Berikut adalah bagian-bagian penting yang harus ada dalam surat pengunduran diri:

Kepala Surat¶

Bagian ini biasanya terletak di paling atas. Isinya adalah informasi dasar tentang surat itu sendiri.

• Tempat dan Tanggal Pembuatan Surat: Tulis kota tempat surat dibuat dan tanggal surat itu ditulis. Contoh: Jakarta, 26 Oktober 2023.
• Kepada Yth.: Tuliskan nama dan/atau jabatan orang yang dituju. Umumnya, ini adalah Manajer HRD, Direktur, atau atasan langsungmu. Pastikan nama dan jabatannya benar. Contoh: Yth. Bapak/Ibu [Nama Atasan/HRD], [Jabatan Beliau].
• Perihal: Jelaskan inti dari suratmu. Cukup tulis “Pengunduran Diri” atau “Surat Pengunduran Diri”. Ini memudahkan penerima surat mengenali tujuan suratmu sekilas.

Isi Surat¶

Ini adalah bagian utama di mana kamu menyampaikan niatmu untuk mengundurkan diri. Tulis dengan jelas, ringkas, dan sopan.

• Salam Pembuka: Awali dengan salam yang formal dan sopan. Contoh: Dengan hormat, atau Bapak/Ibu yang terhormat.
• Pernyataan Pengunduran Diri: Nyatakan dengan jelas bahwa kamu mengundurkan diri dari posisi/jabatanmu saat ini di perusahaan tersebut. Sebutkan nama lengkapmu dan posisimu.
• Tanggal Efektif Pengunduran Diri: Ini SUPER penting. Tentukan tanggal terakhir kamu akan bekerja. Pastikan tanggal ini sesuai dengan kebijakan perusahaan terkait notice period (masa pemberitahuan), yang umumnya 2 minggu atau 1 bulan sebelum tanggal efektif berhenti.
• Ungkapan Terima Kasih: Sampaikan rasa terima kasihmu atas kesempatan yang telah diberikan selama bekerja di sana. Sebutkan pengalaman positif atau ilmu yang didapat (opsional, tapi sangat direkomendasikan). Contoh: “Saya mengucapkan terima kasih atas kesempatan dan pengalaman berharga yang telah diberikan kepada saya selama [jumlah] tahun/bulan bekerja di [Nama Perusahaan].”
• Permohonan Maaf: Ini menunjukkan sikap rendah hati dan profesional. Mintalah maaf apabila ada kesalahan yang pernah kamu lakukan selama bekerja.
• Penawaran Bantuan (Opsional): Jika kamu bersedia dan memungkinkan, tawarkan bantuan selama masa transisi untuk handover pekerjaan agar penggantimu tidak kesulitan. Ini sangat dihargai oleh perusahaan. Contoh: “Saya bersedia membantu dalam proses transisi dan handover pekerjaan saya agar pengganti saya dapat segera beradaptasi.”
• Alasan Pengunduran Diri (Opsional dan Hati-hati): Kamu tidak wajib mencantumkan alasan detail mengapa kamu resign. Cukup bilang “ingin mencari tantangan baru,” “mendapatkan kesempatan yang lebih baik,” atau “karena alasan pribadi” itu sudah cukup. Hindari menulis alasan negatif seperti tidak suka dengan atasan, rekan kerja, atau gaji yang kecil.

Penutup Surat¶

Bagian akhir untuk menutup surat dengan baik.

• Salam Penutup: Gunakan salam penutup yang formal dan sopan. Contoh: Hormat saya, atau Atas perhatian Bapak/Ibu, saya ucapkan terima kasih.
• Tanda Tangan: Bubuhkan tanda tanganmu di atas nama terang.
• Nama Terang: Tulis nama lengkapmu di bawah tanda tangan.

Memastikan semua komponen ini ada akan membuat suratmu terlihat rapi, jelas, dan profesional. Ini menunjukkan bahwa kamu serius dan mengikuti prosedur yang berlaku.

Tips Menulis Surat Pengunduran Diri yang Baik¶

Selain komponen di atas, ada beberapa tips tambahan yang bisa kamu ikuti agar surat pengunduran dirimu makin sempurna dan meninggalkan kesan baik.

1. Gunakan Bahasa yang Sopan dan Formal: Meskipun gaya artikel ini casual, untuk surat resminya tetap harus pakai bahasa baku yang sopan ya. Hindari menggunakan bahasa gaul atau singkatan.
2. Jaga Nada Bicara Tetap Positif: Sekalipun kamu mungkin punya pengalaman kurang menyenangkan, tetap jaga nada suratmu positif. Hindari keluhan, kritik, atau nada menyalahkan. Fokus pada rasa terima kasih dan harapan baik.
3. Singkat, Padat, dan Jelas: Surat pengunduran diri tidak perlu panjang lebar seperti surat cinta. Cukup sampaikan intinya: kamu mengundurkan diri, tanggal efektifnya kapan, ucapkan terima kasih, dan mohon maaf.
4. Sebutkan Tanggal Efektif dengan Tepat: Pastikan tanggal ini sudah kamu hitung berdasarkan notice period perusahaanmu. Memberikan notice yang cukup (minimal 2 minggu atau 1 bulan) adalah standar profesionalisme.
5. Periksa Kembali (Proofread): Sebelum mencetak atau mengirim surat, baca kembali dengan teliti. Pastikan tidak ada typo, kesalahan tata bahasa, atau salah penulisan nama/jabatan penerima. Kesalahan kecil bisa mengurangi kesan profesional.
6. Cetak di Kertas yang Baik: Jika memungkinkan, cetak suratmu di kertas berkualitas baik. Ini memberikan kesan yang lebih serius dan rapi dibandingkan mencetak di kertas biasa yang lecek.
7. Sampaikan Langsung: Idealnya, serahkan surat ini langsung ke atasanmu setelah kamu memberitahukan beliau secara lisan, atau ke departemen HRD. Mengirim via email juga bisa, tapi menyerahkan hard copy seringkali dianggap lebih formal.

Dengan mengikuti tips ini, surat pengunduran dirimu akan efektif dalam menyampaikan maksudmu dan tetap menjaga reputasi profesionalmu. Ingat, dunia kerja itu kadang sempit, jadi menjaga hubungan baik itu penting!

Image just for illustration

Contoh-Contoh Surat Pengunduran Diri¶

Sekarang, mari kita lihat beberapa contoh surat pengunduran diri yang bisa kamu jadikan referensi. Kamu bisa memilih contoh yang paling sesuai dengan situasimu dan memodifikasinya sesuai kebutuhan.

Contoh 1: Surat Pengunduran Diri Sederhana¶

Contoh ini cocok jika kamu ingin surat yang sangat ringkas dan langsung ke intinya.

[Kota], [Tanggal]

Kepada Yth.
Bapak/Ibu [Nama Atasan atau HRD]
[Jabatan Beliau]
[Nama Perusahaan]
di Tempat

Perihal: Pengunduran Diri

Dengan hormat,

Melalui surat ini, saya yang bertanda tangan di bawah ini:
Nama: [Nama Lengkap Kamu]
Jabatan: [Jabatan Kamu]
Departemen: [Departemen Kamu]

Dengan berat hati saya memberitahukan niat saya untuk mengundurkan diri dari posisi [Jabatan Kamu] di [Nama Perusahaan], yang akan efektif berlaku mulai tanggal [Tanggal Efektif Pengunduran Diri].

Saya mengucapkan terima kasih yang sebesar-besarnya atas kesempatan dan pengalaman yang telah diberikan kepada saya selama bekerja di [Nama Perusahaan]. Saya memohon maaf apabila selama bergabung ada kesalahan yang saya lakukan baik yang disengaja maupun tidak disengaja.

Saya berharap [Nama Perusahaan] terus berkembang dan meraih kesuksesan di masa depan.

Atas perhatian Bapak/Ibu, saya ucapkan terima kasih.

Hormat saya,

(Tanda Tangan)

[Nama Lengkap Kamu]

Ini adalah format paling dasar dan sudah mencakup semua elemen penting. Cukup jelas dan lugas.

Contoh 2: Surat Pengunduran Diri Standar¶

Contoh ini sedikit lebih panjang dari yang sederhana, menambahkan sedikit detail dan ungkapan terima kasih.

[Kota], [Tanggal]

Kepada Yth.
Bapak/Ibu [Nama Atasan atau HRD]
[Jabatan Beliau]
[Nama Perusahaan]
di Tempat

Perihal: Permohonan Pengunduran Diri

Dengan hormat,

Saya yang bertanda tangan di bawah ini:
Nama Lengkap: [Nama Lengkap Kamu]
Jabatan: [Jabatan Kamu]
Nomor Karyawan: [Nomor Karyawan Kamu (Opsional)]

Melalui surat ini, saya ingin menyampaikan permohonan pengunduran diri saya dari jabatan [Jabatan Kamu] di [Nama Perusahaan], terhitung efektif mulai tanggal [Tanggal Efektif Pengunduran Diri].

Saya sangat menghargai kesempatan yang telah diberikan kepada saya untuk menjadi bagian dari [Nama Perusahaan] selama [jumlah] tahun/bulan. Pengalaman dan pengetahuan yang saya peroleh selama bekerja di sini sangat berharga bagi perkembangan karier saya. Saya berterima kasih atas bimbingan, dukungan, dan kepercayaan yang telah diberikan oleh Bapak/Ibu serta seluruh tim.

Saya memohon maaf yang sebesar-besarnya atas segala kesalahan dan kekurangan yang mungkin saya lakukan selama mengemban tugas dan tanggung jawab di [Nama Perusahaan]. Saya berharap pengunduran diri saya ini tidak menimbulkan kesulitan bagi perusahaan. Saya bersedia membantu dalam proses transisi dan serah terima pekerjaan selama masa pemberitahuan.

Saya mendoakan yang terbaik untuk kemajuan dan kesuksesan [Nama Perusahaan] di masa mendatang.

Atas perhatian dan pengertian Bapak/Ibu, saya ucapkan terima kasih.

Hormat saya,

(Tanda Tangan)

[Nama Lengkap Kamu]

Contoh ini menunjukkan profesionalisme yang lebih tinggi dengan menambahkan ucapan terima kasih yang lebih spesifik dan tawaran bantuan transisi.

Contoh 3: Surat Pengunduran Diri dengan Alasan (Ringkas)¶

Jika kamu merasa perlu menyampaikan alasan (tapi tetap positif dan ringkas), kamu bisa menambahkan satu atau dua kalimat.

[Kota], [Tanggal]

Kepada Yth.
Bapak/Ibu [Nama Atasan atau HRD]
[Jabatan Beliau]
[Nama Perusahaan]
di Tempat

Perihal: Pengunduran Diri

Dengan hormat,

Saya yang bertanda tangan di bawah ini:
Nama: [Nama Lengkap Kamu]
Jabatan: [Jabatan Kamu]

Dengan ini saya memberitahukan pengunduran diri saya dari posisi [Jabatan Kamu] di [Nama Perusahaan]. Keputusan ini saya ambil karena [sebutkan alasan secara ringkas dan positif, contoh: saya mendapatkan kesempatan baru yang lebih sesuai dengan rencana karier jangka panjang saya / alasan pribadi yang memerlukan perhatian penuh]. Tanggal efektif pengunduran diri saya adalah [Tanggal Efektif Pengunduran Diri].

Saya sangat berterima kasih atas semua pengalaman, ilmu, dan dukungan yang telah diberikan oleh [Nama Perusahaan] selama saya bekerja di sini sejak [Tanggal Mulai Bekerja]. Saya memohon maaf atas segala kesalahan atau kekurangan yang mungkin terjadi.

Saya berharap yang terbaik untuk perusahaan dan semua rekan kerja. Saya siap membantu kelancaran proses transisi pekerjaan selama masa pemberitahuan ini.

Atas perhatian Bapak/Ibu, saya ucapkan terima kasih.

Hormat saya,

(Tanda Tangan)

[Nama Lengkap Kamu]

Ingat, mencantumkan alasan itu opsional. Jika kamu tidak nyaman menyampaikannya, cukup gunakan contoh 1 atau 2. Alasan yang singkat, positif, atau umum seperti “alasan pribadi” atau “mendapatkan kesempatan lain” biasanya sudah diterima. Hindari menjelaskan alasan yang terlalu panjang atau bernada negatif.

Proses Mengajukan Pengunduran Diri (Lebih dari Sekadar Surat)¶

Menyerahkan surat pengunduran diri hanyalah salah satu bagian dari proses resign. Ada tahapan lain yang tak kalah penting untuk memastikan kepergianmu berjalan mulus dan profesional.

Berbicara Langsung dengan Atasan¶

Ini adalah langkah pertama dan paling penting. Idealnya, kamu memberitahukan niatmu untuk resign kepada atasan langsungmu secara lisan terlebih dahulu, sebelum menyerahkan suratnya. Atur waktu khusus untuk berbicara empat mata. Sampaikan keputusanmu dengan sopan dan jelaskan (jika kamu mau) alasannya secara singkat.

Memberi tahu atasan secara langsung menunjukkan rasa hormat dan menghargai hubungan kerja yang sudah terjalin. Ini juga memberi kesempatan bagi atasanmu untuk memahami situasimu dan mulai merencanakan transisi. Menyerahkan surat tanpa pemberitahuan lisan bisa dianggap tidak sopan.

Mempersiapkan Transisi¶

Setelah menyampaikan niatmu, tawarkan bantuan untuk memastikan semua pekerjaanmu berjalan lancar setelah kamu pergi. Ini termasuk mendokumentasikan tugas-tugasmu, membuat panduan atau checklist, dan melakukan serah terima (handover) pekerjaan kepada rekan kerja atau penggantimu.

Masa notice period adalah waktu yang tepat untuk melakukan ini. Gunakan waktu yang tersisa untuk menyelesaikan project yang tertunda atau membantu rekan kerja memahami alur pekerjaanmu. Ini akan sangat membantu perusahaan dan meninggalkan kesan bahwa kamu bertanggung jawab sampai akhir.

Mengikuti Prosedur Perusahaan¶

Setiap perusahaan punya prosedur pengunduran diri yang mungkin sedikit berbeda. Pastikan kamu bertanya kepada HRD atau atasan tentang langkah-langkah apa lagi yang perlu diikuti. Ini mungkin termasuk:

• Mengisi formulir pengunduran diri internal.
• Melakukan exit interview dengan HRD.
• Mengembalikan aset perusahaan (laptop, ID card, kunci, dll.).
• Mengurus dokumen terkait gaji, BPJS, atau surat keterangan kerja.

Mengikuti semua prosedur ini dengan baik akan memastikan kamu meninggalkan perusahaan tanpa masalah administratif di kemudian hari.

Hal yang Perlu Diperhatikan (Dos and Don’ts)¶

Agar proses pengunduran diri berjalan lancar dan profesional, ada beberapa hal yang sebaiknya kamu lakukan dan hindari:

Yang Sebaiknya Dilakukan (Dos)¶

• Berpikir Matang: Pastikan keputusan resign sudah kamu pertimbangkan dengan matang, bukan karena emosi sesaat.
• Perhatikan Notice Period: Berikan waktu pemberitahuan yang cukup sesuai kebijakan perusahaan (minimal 2 minggu atau 1 bulan).
• Sampaikan Langsung ke Atasan: Beri tahu atasanmu secara lisan sebelum mengirim/menyerahkan surat resmi.
• Tulis Surat yang Jelas dan Sopan: Gunakan bahasa profesional dan positif.
• Tawarkan Bantuan Transisi: Bantu proses serah terima pekerjaan.
• Jaga Kinerja Sampai Hari Terakhir: Tetap bekerja dengan profesional hingga hari terakhirmu.
• Ikuti Prosedur Perusahaan: Selesaikan semua administrasi yang diperlukan.
• Ucapkan Terima Kasih: Sampaikan apresiasi kepada atasan dan rekan kerja.

Yang Sebaiknya Dihindari (Don’ts)¶

• Mengumumkan ke Semua Orang Sebelum Atasan Tahu: Ini bisa dianggap tidak etis dan membuat atasanmu terlihat buruk.
• Menulis Surat yang Negatif: Jangan mengeluh, mengkritik, atau menyalahkan siapapun di suratmu.
• Membakar Jembatan: Hindari konflik atau perkataan kasar saat proses pengunduran diri. Jaga hubungan baik.
• Langsung Berhenti Tanpa Notice: Kecuali ada alasan yang sangat mendesak dan sesuai hukum, meninggalkan pekerjaan tanpa pemberitahuan bisa merusak reputasi dan bahkan berimplikasi hukum jika ada perjanjian kerja.
• Menjadi Malas Setelah Resign Disetujui: Tetap tunjukkan kinerja terbaikmu sampai hari terakhir.
• Mengambil Aset Perusahaan: Pastikan semua aset perusahaan dikembalikan.
• Membuat Drama: Hadapi proses resign dengan tenang dan profesional.

Dengan mengikuti dos dan menghindari don’ts, kamu menunjukkan bahwa kamu adalah individu yang bertanggung jawab dan profesional, bahkan saat akan meninggalkan sebuah organisasi. Ini adalah nilai plus yang akan dibawa ke mana pun kamu melangkah.

Image just for illustration

Kesan Terakhir Itu Penting!¶

Proses pengunduran diri adalah kesempatan terakhirmu untuk meninggalkan kesan yang baik di perusahaan lamamu. Jangan remehkan kekuatan kesan terakhir ini. Mantan atasan atau rekan kerja bisa menjadi referensi penting untuk pekerjaanmu di masa depan. Mereka mungkin dihubungi oleh perusahaan baru yang ingin mengetahui rekam jejakmu.

Jika kamu pergi dengan cara yang baik, profesional, dan tanpa masalah, mereka kemungkinan besar akan memberikan rekomendasi yang positif. Sebaliknya, jika kamu meninggalkan kesan buruk (misalnya resign mendadak, malas-malasan di akhir masa kerja, atau menulis surat yang isinya keluhan), ini bisa merusak reputasimu dan menyulitkanmu mendapatkan pekerjaan di tempat lain.

Oleh karena itu, investasikan waktu dan tenaga untuk menyelesaikan proses pengunduran diri dengan baik, termasuk membuat surat pengunduran diri yang proper dan menjalani masa transisi dengan penuh tanggung jawab. Ini adalah bagian dari membangun merek pribadi atau personal branding kamu di dunia profesional.

Mengelola Emosi Saat Resign¶

Mengundurkan diri, apalagi dari pekerjaan yang sudah lama ditekuni, bisa memunculkan berbagai macam emosi. Mungkin ada rasa lega, tapi juga ada kecemasan tentang masa depan, atau bahkan kesedihan meninggalkan rekan kerja. Penting untuk mengenali dan mengelola emosi ini.

Hindari membuat keputusan atau menulis surat pengunduran diri saat sedang dalam kondisi emosi negatif (misalnya marah atau frustrasi). Beri diri waktu untuk tenang dan berpikir jernih. Saat berbicara dengan atasan atau HRD, usahakan tetap tenang dan profesional, meskipun kamu mungkin merasa tegang. Ingat, ini adalah proses bisnis, bukan personal.

Jika kamu merasa sedih atau cemas, bicaralah dengan orang terdekat yang kamu percaya. Fokus pada alasan positif mengapa kamu resign dan rencana masa depanmu. Mengelola emosi dengan baik akan membantumu melewati proses ini dengan lebih lancar dan menjaga kesehatan mentalmu.

Surat pengunduran diri adalah langkah awal yang penting dalam transisi kariermu. Dengan membuatnya secara profesional dan mengikuti prosedur yang benar, kamu bukan hanya menghormati perusahaan lama, tapi juga berinvestasi pada reputasi profesionalmu sendiri.

Semoga panduan dan contoh-contoh surat di atas bermanfaat buat kamu yang sedang berencana atau sedang dalam proses mengundurkan diri dari pekerjaan. Ingat, lakukan dengan kepala dingin dan profesional!

Bagaimana pengalamanmu saat membuat surat pengunduran diri? Atau mungkin ada tips lain yang ingin kamu bagikan? Yuk, share di kolom komentar di bawah!