Panduan Lengkap Contoh Surat Pengunduran Diri Apoteker Penanggung Jawab + Alasan!

Table of Contents

Jabatan Apoteker Penanggung Jawab (APJ) itu bukan main-main, lho. Kita pegang izin (SIA) dan bertanggung jawab penuh terhadap semua kegiatan kefarmasian di tempat praktik, entah itu apotek, rumah sakit, atau sarana pelayanan kefarmasian lainnya. Jadi, kalau mau resign atau mengundurkan diri, prosesnya nggak bisa cuma sekadar bilang “saya berhenti kerja”. Ada prosedur dan dokumen penting, salah satunya adalah surat pengunduran diri.

Surat ini bukan hanya formalitas, tapi juga dokumen legal yang menunjukkan niat Anda untuk melepaskan tanggung jawab sebagai APJ per tanggal tertentu. Penting banget nih, biar proses serah terima berjalan lancar dan nggak menimbulkan masalah hukum di kemudian hari. Apalagi menyangkut Surat Izin Praktik Apoteker (SIPA) yang terikat dengan sarana tersebut.

Mengapa Surat Pengunduran Diri APJ Sangat Krusial?¶

Sebagai APJ, Anda punya ikatan hukum dengan sarana tempat Anda praktik melalui Surat Izin Apotek (SIA) atau izin sarana lainnya, serta Surat Izin Praktik Apoteker (SIPA) Anda. Ketika Anda memutuskan untuk berhenti, ikatan ini harus diputus secara formal dan tertulis. Surat pengunduran diri adalah bukti resminya.

Fungsinya beragam. Pertama, ini adalah pemberitahuan resmi kepada pemilik sarana. Kedua, menjadi dasar untuk proses serah terima tanggung jawab kepada apoteker pengganti. Ketiga, sebagai dokumen pendukung saat melaporkan perubahan APJ ke dinas kesehatan atau organisasi profesi. Bayangin kalau nggak ada surat resmi, bisa-bisa nama Anda masih tertera sebagai APJ padahal sudah tidak praktik di sana, ini bahaya banget kan?

Anatomi Surat Pengunduran Diri APJ yang Benar¶

Surat pengunduran diri APJ punya elemen-elemen standar layaknya surat formal lainnya, tapi ada beberapa poin khusus yang wajib ada. Berikut adalah bagian-bagian pentingnya:

Kop Surat (Opsional, tapi Disarankan)¶

Kalau Anda mewakili sarana dalam kapasitas tertentu (misalnya APJ sekaligus pengelola), bisa pakai kop surat sarana. Tapi kalau hanya sebatas APJ yang resign, cukup gunakan format surat pribadi formal.

Tanggal Surat¶

Cantumkan tanggal surat dibuat dengan jelas. Ini penting sebagai penanda kapan surat ini secara resmi Anda tulis dan sampaikan.

Pihak yang Dituju¶

Sebutkan dengan jelas kepada siapa surat ini ditujukan. Biasanya adalah pemilik sarana atau pimpinan tertinggi di sarana pelayanan kefarmasian tersebut. Sebutkan nama dan jabatannya (jika tahu).

Perihal¶

Isi perihal harus singkat, padat, dan jelas. Contoh: “Surat Pengunduran Diri sebagai Apoteker Penanggung Jawab”.

Salam Pembuka¶

Gunakan salam pembuka yang formal dan profesional, seperti “Dengan hormat,” atau “Assalamu’alaikum Warahmatullahi Wabarakatuh,” (jika relevan).

Isi Surat¶

Ini adalah inti dari surat Anda. Sampaikan dengan jelas dan lugas niat Anda untuk mengundurkan diri dari posisi APJ. Sebutkan nama lengkap, nomor SIPA, dan di sarana mana Anda berpraktik.

Tanggal Efektif Pengunduran Diri¶

Wajib mencantumkan tanggal kapan pengunduran diri Anda efektif berlaku. Biasanya ini mempertimbangkan masa notice (pemberitahuan), misalnya dua minggu atau satu bulan ke depan, untuk memberikan waktu bagi pemilik sarana mencari pengganti dan melakukan proses serah terima. Jangan sampai terkesan mendadak.

Pernyataan Serah Terima Tanggung Jawab¶

Ini poin krusial bagi APJ. Anda harus menyatakan kesediaan atau rencana untuk melakukan proses serah terima tanggung jawab. Ini menunjukkan profesionalisme dan kepatuhan Anda terhadap prosedur. Anda bisa menyebutkan akan melakukan serah terima inventaris, dokumen, dan tanggung jawab kefarmasian lainnya.

Alasan Pengunduran Diri (Opsional)¶

Anda tidak diwajibkan untuk mencantumkan alasan rinci pengunduran diri. Cukup sebutkan secara umum jika memang ingin (misalnya, “untuk mencari tantangan baru”, “alasan pribadi”, “kesempatan lain”). Hindari menulis hal-hal negatif atau keluhan dalam surat resmi ini.

Penutup¶

Sampaikan permohonan maaf jika ada kesalahan selama menjabat dan ucapan terima kasih atas kesempatan yang diberikan. Gunakan kalimat penutup yang sopan.

Salam Penutup¶

Contoh: “Hormat saya,” atau “Wassalamu’alaikum Warahmatullahi Wabarakatuh,”.

Tanda Tangan dan Nama Jelas¶

Bubuhkan tanda tangan Anda di atas nama lengkap Anda.

Nomor SIPA¶

Sangat penting untuk mencantumkan nomor SIPA Anda di bawah nama Anda. Ini menegaskan identitas Anda sebagai apoteker yang berizin dan sedang mengundurkan diri dari tanggung jawab APJ di sarana tersebut.

Contoh Surat Pengunduran Diri Apoteker Penanggung Jawab¶

Oke, mari kita lihat contoh template-nya. Anda bisa copy dan modifikasi sesuai kebutuhan dan data diri Anda.

[KOP SURAT SARANA PELAYANAN KEFARMASIAN - Jika Menggunakan]

[Tanggal Surat dibuat], [Lokasi dibuat surat]

Perihal: Pengunduran Diri sebagai Apoteker Penanggung Jawab

Kepada Yth.
[Nama Pemilik Sarana/Pimpinan Sarana]
[Jabatan Pemilik Sarana/Pimpinan Sarana]
di
[Alamat Sarana Pelayanan Kefarmasian]

Dengan hormat,

Saya yang bertanda tangan di bawah ini:
Nama Lengkap : [Nama Lengkap Anda]
Nomor SIPA : [Nomor SIPA Anda yang Aktif]
Jabatan : Apoteker Penanggung Jawab
Sarana Praktik : [Nama Sarana Pelayanan Kefarmasian, contoh: Apotek Sehat Selalu]
Alamat Sarana : [Alamat Lengkap Sarana Pelayanan Kefarmasian]

Dengan surat ini, saya menyampaikan permohonan pengunduran diri saya dari jabatan Apoteker Penanggung Jawab di [Nama Sarana Pelayanan Kefarmasian].

Pengunduran diri ini saya ajukan terhitung efektif mulai tanggal [Tanggal Efektif Pengunduran Diri Anda]. Saya telah mempertimbangkan keputusan ini dengan matang, [Opsional: sebutkan alasan singkat jika ingin, contoh: “sehubungan dengan adanya kesempatan pengembangan karir di bidang lain” atau “karena alasan pribadi”].

Saya menyadari sepenuhnya tanggung jawab yang melekat pada posisi Apoteker Penanggung Jawab. Oleh karena itu, saya siap dan berkomitmen untuk menjalankan proses serah terima tanggung jawab, wewenang, serta inventaris dan dokumen terkait kefarmasian kepada apoteker pengganti atau pihak yang ditunjuk oleh [Nama Pemilik Sarana/Pimpinan Sarana]. Saya akan memastikan semua tugas dan tanggung jawab saya sebagai APJ terselesaikan dengan baik sampai tanggal efektif pengunduran diri saya.

Saya mengucapkan terima kasih yang tulus atas kesempatan dan kepercayaan yang telah diberikan kepada saya selama menjabat sebagai Apoteker Penanggung Jawab di [Nama Sarana Pelayanan Kefarmasian]. Saya memohon maaf apabila selama saya menjalankan tugas, terdapat kesalahan atau kekurangan.

Besar harapan saya agar proses pengunduran diri dan serah terima ini dapat berjalan dengan lancar tanpa hambatan.

Atas perhatian dan pengertian Bapak/Ibu, saya ucapkan terima kasih.

Hormat saya,

[Tanda Tangan Anda]

[Nama Lengkap Anda]
SIPA. [Nomor SIPA Anda]

Tembusan (Opsional, jika ada pihak lain yang perlu segera tahu):
1. Dinas Kesehatan [Nama Kabupaten/Kota]
2. Pengurus Cabang Ikatan Apoteker Indonesia (IAI) [Nama Cabang]

Gambar hanya untuk ilustrasi proses administratif.

Image just for illustration

Catatan:
* Ganti bagian yang berada di dalam tanda kurung siku [ ] dengan informasi yang sesuai.
* Pastikan tanggal efektif pengunduran diri memberikan waktu notice yang wajar (minimal 2 minggu, idealnya 1 bulan sesuai etika profesional).
* Bagian tembusan sifatnya opsional dalam surat pengunduran diri kepada pemilik sarana, namun Anda wajib memberitahukan pengunduran diri Anda ke Dinkes dan IAI secara terpisah dengan surat pemberitahuan resmi yang berbeda dan mengikuti prosedur yang berlaku di masing-masing instansi. Surat ini hanya langkah awal untuk internal sarana.

Bedah Detail Contoh Surat: Memahami Setiap Bagian¶

Setiap elemen dalam surat tadi punya makna dan fungsi penting lho, terutama bagi seorang APJ. Mari kita kupas satu per satu:

Identitas Diri dan SIPA¶

Mencantumkan Nama Lengkap dan Nomor SIPA Anda secara eksplisit itu esensial banget. Ini bukan cuma formalitas. Nomor SIPA adalah bukti legalitas Anda sebagai apoteker yang berhak praktik. Dengan mencantumkannya di surat pengunduran diri APJ, Anda secara tidak langsung menghubungkan status legal praktik Anda dengan sarana tersebut, dan bahwa status itu akan berubah (dalam hal tanggung jawab sebagai APJ di sana) per tanggal efektif yang Anda sebutkan. Ini dokumen awal yang penting untuk proses perubahan data APJ di Dinkes nantinya.

Menyatakan Niat Pengunduran Diri dengan Jelas¶

Frasa seperti “menyampaikan permohonan pengunduran diri saya dari jabatan Apoteker Penanggung Jawab” harus lugas dan tidak ambigu. Hindari bahasa yang bertele-tele atau terkesan ragu. Pastikan jabatan yang disebutkan adalah “Apoteker Penanggung Jawab” dan sebutkan nama sarana praktiknya.

Pentingnya Tanggal Efektif¶

Kenapa tanggal efektif ini vital? Karena tanggung jawab legal Anda sebagai APJ masih melekat sampai tanggal tersebut. Jika terjadi sesuatu di sarana (misalnya inspeksi mendadak, ada temuan kasus, dll.) sebelum tanggal efektif pengunduran diri Anda, Anda masih bisa dimintai pertanggungjawaban sebagai APJ. Tanggal ini memberikan batasan waktu yang jelas kapan tanggung jawab itu secara resmi Anda lepaskan (secara internal sarana, menunggu proses formal di Dinkes). Memberikan notice yang cukup (misalnya 1 bulan) juga menunjukkan profesionalisme dan etika yang baik, memberikan waktu bagi pemilik sarana untuk mencari dan memproses apoteker pengganti.

Komitmen untuk Serah Terima (Handover)¶

Ini adalah pembeda utama surat pengunduran diri APJ dengan karyawan biasa. Sebagai APJ, Anda memegang kunci operasional dan legal kefarmasian sarana. Ada banyak hal yang harus diserahterimakan:
* Dokumen Legal: SIPA Anda (yang akan dicabut/dinonaktifkan untuk sarana tsb), salinan SIA, izin edar obat/alat kesehatan (jika ada), bukti pelaporan narkotika/psikotropika, dll.
* Inventaris: Stok obat (terutama narkotika, psikotropika, prekursor), alkes, bahan medis habis pakai, aset lain terkait kefarmasian.
* Sistem dan Data: Catatan pasien, resep, sistem pencatatan stok/penjualan, data pelaporan online (e-Report Narkotika Psikotropika, SIPP).
* Kunci dan Akses: Kunci lemari/ruangan penyimpanan khusus (narkotika/psikotropika), password sistem, dll.

Menyatakan kesediaan untuk melakukan serah terima dalam surat ini menegaskan bahwa Anda memahami tanggung jawab ini dan bersedia memfasilitasi transisi yang mulus. Proses serah terima ini nantinya harus dibuat dalam bentuk Berita Acara Serah Terima (BAST) yang ditandatangani oleh Anda (APJ lama), APJ baru (jika sudah ada), dan pemilik sarana, serta disaksikan oleh perwakilan Dinkes atau organisasi profesi jika diperlukan. BAST ini adalah dokumen legal yang sangat penting sebagai bukti bahwa tanggung jawab sudah beralih.

Bahasa yang Digunakan¶

Meskipun gaya artikel ini kasual, surat resmi tetap harus menggunakan bahasa yang formal, sopan, dan profesional. Hindari singkatan, jargon yang tidak perlu, atau ungkapan emosional. Tujuannya adalah menyampaikan informasi pengunduran diri dengan jelas dan meninggalkan kesan baik.

Tips Penting Saat Menyampaikan Surat Pengunduran Diri APJ¶

Menyusun suratnya saja nggak cukup, ada beberapa langkah penting lain yang harus Anda perhatikan saat resign sebagai APJ:

1. Komunikasi Langsung: Sebelum atau saat menyerahkan surat resmi, alangkah baiknya Anda sudah berbicara langsung dengan pemilik sarana atau atasan Anda mengenai niat Anda untuk resign. Ini menunjukkan respek dan memberikan mereka warning awal.
2. Berikan Waktu Notice yang Cukup: Seperti disebut sebelumnya, minimal 2 minggu, idealnya 1 bulan. Profesi apoteker itu spesifik, mencari penggantinya butuh waktu dan proses birokrasi (pengurusan SIPA di tempat baru). Jangan sampai kepergian Anda mengganggu operasional sarana dan pelayanan pasien.
3. Siapkan Dokumen untuk Serah Terima: Mulailah mendata dan merapikan semua dokumen, catatan, dan inventaris yang akan diserahkan. Ini akan sangat membantu saat proses BAST nanti.
4. Pastikan Proses Serah Terima Berjalan Optimal: Jangan buru-buru cabut setelah surat diserahkan. Dedikasikan waktu untuk proses serah terima ini. Jelaskan sistem kerja, lokasi dokumen penting, kondisi stok, dan hal krusial lainnya kepada apoteker pengganti atau pemilik sarana. Ini adalah bagian dari etika profesi.

5. Laporan ke Pihak Berwenang: Ini WAJIB. Setelah surat pengunduran diri Anda diterima dan proses serah terima (atau setidaknya tanggal efektif) ditentukan, Anda harus segera melaporkan pengunduran diri Anda sebagai APJ di sarana tersebut ke:

   • Dinas Kesehatan (Dinkes) Kabupaten/Kota: Mereka yang mengeluarkan izin sarana (SIA) dan mungkin terlibat dalam validasi SIPA. Laporkan perubahan APJ ini. Biasanya perlu mengisi formulir, melampirkan surat pengunduran diri Anda, dan BAST jika sudah ada.
   • Ikatan Apoteker Indonesia (IAI) Pengurus Cabang setempat: Organisasi profesi Anda juga perlu tahu status praktik anggotanya. Laporkan perubahan status APJ Anda.
   • Persatuan Ahli Farmasi Indonesia (PAFI) - jika relevan: Jika sarana juga mempekerjakan Tenaga Teknis Kefarmasian (TTK) di bawah koordinasi Anda, mungkin perlu koordinasi atau pemberitahuan ke PAFI juga, meski fokus utamanya ke IAI dan Dinkes untuk APJ.

   Penting: Proses di Dinkes dan IAI ini bisa memakan waktu. Pastikan Anda menindaklanjutinya hingga ada bukti bahwa status Anda sebagai APJ di sarana tersebut resmi tidak aktif lagi dalam database mereka. Ini demi keamanan dan kepastian hukum Anda.

6. Simpan Bukti: Selalu simpan salinan surat pengunduran diri yang sudah Anda sampaikan, serta salinan BAST serah terima (jika ada). Ini bukti Anda sudah menjalankan prosedur dengan benar.

Proses Serah Terima Tanggung Jawab APJ: Lebih dari Sekadar Kunci¶

Seperti yang disinggung sebelumnya, serah terima atau handover adalah tahapan paling krusial saat APJ mengundurkan diri. Ini bukan hanya menyerahkan kunci atau daftar stok, tapi mengalihkan tanggung jawab legal dan profesional terhadap semua kegiatan kefarmasian di sarana tersebut.

Berikut adalah item-item penting yang biasanya harus diserahterimakan (dan dicantumkan dalam Berita Acara Serah Terima):

No.	Item yang Diserahterimakan	Keterangan	Status (Jumlah/Kondisi)
1.	SIPA Asli Apoteker Lama	Untuk proses non-aktif di sarana tersebut oleh Dinkes.	Terlampir/Telah diserahkan
2.	Salinan SIA (Surat Izin Apotek)	Dokumen legalitas sarana.	Tersedia
3.	Laporan Narkotika & Psikotropika (LPLPO/e-Report)	Laporan bulanan terakhir yang sudah/belum dikirim. Data histori pelaporan.	Lengkap/Perlu dilaporkan
4.	Stok Narkotika	Dicatat jenis, jumlah, dan nomor batch. Disegel jika perlu.	Sesuai data/Disegel
5.	Stok Psikotropika	Dicatat jenis, jumlah, dan nomor batch.	Sesuai data
6.	Stok Prekursor Farmasi	Dicatat jenis, jumlah, dan nomor batch.	Sesuai data
7.	Stok Obat Lain (OOT, reguler, dll.)	Data stok obat terkini.	Data tersedia
8.	Buku Defekta/Order Obat	Catatan kebutuhan obat.	Tersedia
9.	Catatan Mutu Obat/Alkes	Jika ada catatan penerimaan, penyimpanan, atau pemusnahan.	Tersedia
10.	Dokumen Pengadaan Obat	Faktur, SP (Surat Pesanan).	Tersedia
11.	Catatan Keuangan Terkait Kefarmasian	Omset, laba rugi (jika APJ juga mengelola).	Data tersedia
12.	Data Pasien	Riwayat resep, catatan konseling (jika ada sistem pencatatan).	Tersedia
13.	Prosedur Tetap (SOP) Sarana	SOP pelayanan, penerimaan, penyimpanan, pelaporan, dll.	Tersedia
14.	Data Karyawan Teknis Kefarmasian	Data TTK, jadwal (jika APJ bertanggung jawab thd SDM).	Data tersedia
15.	Kunci Akses	Kunci sarana, lemari narkotik/psikotropik, akses sistem.	Diserahkan
16.	Stempel/Paraf APJ	Dinyatakan tidak digunakan lagi / diserahkan jika relevan.	Dinyatakan tidak berlaku

Daftar ini bisa bervariasi tergantung jenis sarananya (apotek, RS, dll.) dan kesepakatan dengan pemilik sarana. Yang terpenting, BAST ini harus selengkap mungkin dan ditandatangani oleh pihak-pihak terkait sebagai bukti sah telah terjadi peralihan tanggung jawab.

Fakta Menarik Seputar Profesi APJ dan Pengunduran Diri¶

Profesi APJ ini unik lho. Tanggung jawabnya nggak cuma ke pemilik sarana, tapi juga ke pasien/masyarakat dan negara (melalui kepatuhan pada peraturan perundang-undangan). Makanya, proses resign-nya pun lebih kompleks.

• SIP & SIPA: Izin sarana (SIA) melekat pada lokasi dan pemilik, tapi operasional kefarmasiannya wajib di bawah supervisi APJ dengan SIPA yang aktif di lokasi tersebut. Kalau APJ resign dan belum ada pengganti, secara hukum sarana tersebut tidak boleh beroperasi melayani pasien resep karena tidak ada apoteker penanggung jawab di tempat.
• Proses Penggantian APJ Lama ke Baru: Proses ini melibatkan birokrasi di Dinas Kesehatan dan organisasi profesi. Mulai dari pengajuan permohonan pengaktifan SIPA apoteker baru di lokasi tersebut (dengan melampirkan surat pengunduran diri APJ lama dan BAST), sampai terbitnya SIPA baru yang aktif. Proses ini bisa memakan waktu mingguan bahkan bulanan, tergantung kelengkapan dokumen dan kecepatan layanan instansi terkait.
• Tanggung Jawab Berkelanjutan: Meskipun sudah resign dan tanggal efektif sudah lewat, seorang APJ bisa saja masih dimintai keterangan atau klarifikasi oleh pihak berwenang (misalnya Dinkes atau BPOM) terkait operasional pada masa jabatannya dulu, terutama jika ada temuan atau masalah yang muncul belakangan. Ini pentingnya dokumentasi dan serah terima yang sempurna.

Kesalahan Umum yang Sering Terjadi¶

Sebagai penutup, hindari beberapa kesalahan umum ini saat mengundurkan diri sebagai APJ:

1. Resign Mendadak: Tidak memberikan waktu notice yang cukup. Ini tidak profesional dan bisa menyulitkan sarana serta berpotensi mengganggu pelayanan kesehatan.
2. Tidak Melakukan Serah Terima dengan Benar: Meninggalkan sarana tanpa BAST yang jelas dan lengkap. Ini bisa jadi bumerang di kemudian hari terkait tanggung jawab stok, dokumen, dll.
3. Tidak Melaporkan ke Pihak Berwenang: Hanya memberitahu pemilik sarana tapi lupa lapor ke Dinkes dan IAI. Nama Anda bisa tetap terdaftar sebagai APJ secara legal, padahal sudah tidak bertugas. Ini paling berbahaya.
4. Menggunakan Bahasa yang Tidak Profesional: Menulis surat dengan nada marah, mengeluh, atau menyalahkan pihak lain. Surat pengunduran diri harus tetap formal dan profesional.
5. Tidak Menyimpan Salinan Dokumen: Penting untuk punya bukti Anda sudah menjalankan prosedur pengunduran diri dan serah terima.

Mengundurkan diri dari posisi APJ memang punya tanggung jawab tambahan dibanding pekerjaan biasa. Dengan memahami prosesnya, menyiapkan surat yang benar, dan menjalankan serah terima serta pelaporan ke pihak berwenang dengan baik, Anda bisa menyelesaikan transisi ini secara profesional dan aman secara hukum.

Apakah Anda punya pengalaman atau pertanyaan seputar pengunduran diri sebagai Apoteker Penanggung Jawab? Atau mungkin tips lain yang ingin dibagikan? Jangan ragu untuk berkomentar di bawah ya! Mari berbagi informasi untuk kebaikan bersama para sejawat apoteker.