Panduan Lengkap: Cara Membuat Surat Perjanjian Kontrak Kerja yang Sah & Aman

Table of Contents

Membuat surat perjanjian kontrak kerja itu penting banget, lho! Kenapa? Karena ini adalah dokumen legal yang jadi “pegangan” atau kesepakatan tertulis antara pihak perusahaan (pemberi kerja) dan calon karyawan (pekerja/buruh). Ibaratnya, ini adalah fondasi hubungan kerja biar jelas hak dan kewajiban masing-masing, menghindari salah paham di kemudian hari.

Surat kontrak kerja ini diatur lho dalam undang-undang di Indonesia. Dasar hukum utamanya ada di Undang-Undang Nomor 13 Tahun 2003 tentang Ketenagakerjaan, yang kemudian banyak diubah oleh Undang-Undang Nomor 11 Tahun 2020 tentang Cipta Kerja. Makanya, saat bikin kontrak, isinya nggak boleh asal-asalan dan harus sesuai sama aturan yang berlaku biar punya kekuatan hukum yang sah.

Dokumen ini bukan cuma formalitas. Bagi karyawan, kontrak kerja melindungi hak-hak mereka, mulai dari gaji, jam kerja, cuti, sampai prosedur pemutusan hubungan kerja (PHK). Buat perusahaan, kontrak ini memastikan karyawan memahami tugas, tanggung jawab, dan aturan perusahaan, serta memberikan kepastian hukum dalam hubungan kerja. Jadi, win-win solution gitu!

Image just for illustration

Elemen Penting yang Wajib Ada dalam Surat Perjanjian Kontrak Kerja¶

Sebelum mulai menyusun draf, kita perlu tahu apa aja sih komponen utama yang nggak boleh ketinggalan dalam sebuah surat perjanjian kontrak kerja yang baik dan benar sesuai hukum. Ini dia daftarnya:

1. Identitas Pihak yang Bersepakat¶

Ini bagian paling dasar. Harus jelas siapa yang bikin perjanjian ini. Cantumkan nama lengkap, alamat, dan detail identitas kedua belah pihak:
* Pihak Pertama (Perusahaan/Pemberi Kerja): Nama perusahaan, alamat lengkap kantor, dan nama serta jabatan perwakilan perusahaan yang berhak menandatangani kontrak (misalnya, Direktur atau Manajer HRD). Pastikan nama perusahaan sesuai dengan akta pendiriannya ya.
* Pihak Kedua (Karyawan/Pekerja): Nama lengkap karyawan, nomor identitas (KTP/Paspor), alamat lengkap, tempat dan tanggal lahir. Pastikan data ini sesuai dengan kartu identitas yang berlaku.

Mencantumkan identitas secara lengkap dan akurat itu krusial. Ini menentukan siapa subjek hukum dalam perjanjian tersebut. Kesalahan di bagian ini bisa bikin kontrak jadi lemah atau bahkan nggak sah di mata hukum.

2. Jabatan dan Deskripsi Pekerjaan¶

Bagian ini menjelaskan posisi atau jabatan apa yang akan diemban oleh karyawan dan apa saja tugas serta tanggung jawab utamanya.
* Jabatan: Sebutkan nama jabatan secara spesifik (misalnya, “Staf Marketing Digital”, “Akuntan Junior”, “Manajer Proyek”).
* Deskripsi Pekerjaan: Uraikan secara jelas ruang lingkup kerja, tugas-tugas utama, dan tanggung jawab yang diharapkan dari posisi tersebut. Makin detail, makin bagus, biar nggak ada kerancuan soal apa yang harus dikerjakan.

Deskripsi pekerjaan yang jelas membantu karyawan memahami ekspektasi perusahaan dan fokus pada tugas-tugas yang relevan. Ini juga bisa jadi dasar penilaian kinerja nantinya.

3. Jangka Waktu Kontrak Kerja¶

Nah, ini salah satu bagian paling penting yang membedakan jenis kontrak kerja. Ada dua jenis utama kontrak kerja di Indonesia:
* PKWTT (Perjanjian Kerja Waktu Tidak Tertentu): Ini adalah kontrak kerja untuk karyawan tetap. Biasanya tidak mencantumkan jangka waktu berakhirnya perjanjian secara spesifik (atau bisa juga disebutkan “sampai usia pensiun” atau sejenisnya). Masa percobaan (probation) maksimal 3 bulan hanya berlaku untuk PKWTT.
* PKWT (Perjanjian Kerja Waktu Tertentu): Ini adalah kontrak kerja untuk karyawan kontrak. Di sini, wajib disebutkan tanggal mulai dan tanggal berakhirnya perjanjian secara spesifik. Ada aturan main ketat untuk PKWT, seperti durasi maksimal, kemungkinan perpanjangan, dan larangan masa percobaan.

Penentuan jenis dan jangka waktu kontrak ini punya implikasi hukum yang besar, terutama terkait pemutusan hubungan kerja dan hak-hak karyawan seperti pesangon (yang perhitungannya beda antara PKWT dan PKWTT). Pastikan durasi PKWT sesuai dengan aturan UU Cipta Kerja yang terbaru ya!

4. Gaji dan Tunjangan¶

Ini jelas jadi poin krusial bagi calon karyawan. Cantumkan dengan jelas:
* Besaran Gaji Pokok: Angka gaji pokok per bulan.
* Struktur Gaji: Rincian komponen gaji jika ada (gaji pokok, tunjangan tetap, tunjangan tidak tetap). Ini penting karena perhitungan pesangon salah satunya berdasarkan komponen gaji.
* Cara Pembayaran: Kapan gaji dibayarkan (tanggal berapa setiap bulan) dan melalui apa (transfer bank).
* Tunjangan dan Fasilitas Lainnya: Sebutkan tunjangan lain jika ada, seperti tunjangan makan, transport, kesehatan, tunjangan hari raya (THR), bonus (jika diatur dalam kontrak), fasilitas (asuransi, BPJS Ketenagakerjaan & Kesehatan, kendaraan dinas, dll).

Semua angka dan detail terkait kompensasi harus ditulis dengan jelas. Ini menghindari dispute di kemudian hari soal berapa sebenarnya yang berhak diterima karyawan.

5. Jam Kerja¶

Kontrak harus mengatur jam kerja karyawan. Biasanya mencantumkan:
* Jumlah Hari Kerja: Berapa hari dalam seminggu (misalnya, 5 hari kerja atau 6 hari kerja).
* Jam Kerja Per Hari: Jam berapa mulai dan jam berapa selesai, termasuk jam istirahat.
* Total Jam Kerja: Total jam kerja per minggu (misalnya, 40 jam per minggu untuk 5 hari kerja atau 35 jam per minggu untuk 6 hari kerja sesuai UU Cipta Kerja, meskipun detail jam kerja spesifik masih perlu merujuk PP terkait).

Pengaturan jam kerja ini penting untuk memastikan kepatuhan terhadap undang-undang dan menghindari eksploitasi. Jika ada potensi lembur, mekanisme dan kompensasi lembur juga sebaiknya diatur, merujuk pada aturan yang berlaku.

6. Hak dan Kewajiban¶

Bagian ini menjelaskan apa saja yang menjadi hak karyawan (selain gaji dan tunjangan) dan apa saja kewajiban karyawan terhadap perusahaan, begitu pula sebaliknya.
* Hak Karyawan: Cuti (tahunan, sakit, melahirkan, dll.), hak istirahat, keselamatan dan kesehatan kerja (K3), hak mendapatkan pelatihan (jika ada), dll.
* Kewajiban Karyawan: Mentaati peraturan perusahaan, melaksanakan tugas dengan baik, menjaga kerahasiaan informasi perusahaan (jika ada klausul kerahasiaan), menjaga nama baik perusahaan, dll.
* Hak Perusahaan: Mendapatkan kinerja yang baik dari karyawan, karyawan mematuhi peraturan, dll.
* Kewajiban Perusahaan: Membayar gaji tepat waktu, menyediakan lingkungan kerja yang aman dan sehat, memberikan hak-hak karyawan sesuai kontrak dan UU, dll.

Bagian ini seringkali mencantumkan referensi ke Peraturan Perusahaan (PP) atau Perjanjian Kerja Bersama (PKB) jika perusahaan memilikinya. Ini penting agar karyawan tahu di mana mereka bisa membaca detail peraturan lainnya.

7. Tata Tertib dan Peraturan Perusahaan¶

Meskipun mungkin sudah dirujuk di bagian Hak dan Kewajiban, kadang kala penting untuk menyebutkan bahwa karyawan terikat dan wajib mematuhi tata tertib dan peraturan yang berlaku di perusahaan. Sebutkan bahwa pelanggaran terhadap peraturan ini bisa berujung pada sanksi, termasuk PHK, sesuai dengan peraturan perundang-undangan.

8. Kerahasiaan Informasi (Confidentiality)¶

Untuk posisi-posisi tertentu yang berhubungan dengan data sensitif, informasi strategis, atau rahasia dagang perusahaan, klausul kerahasiaan ini jadi sangat penting. Klausul ini mewajibkan karyawan untuk menjaga kerahasiaan informasi yang diperoleh selama bekerja, bahkan setelah hubungan kerja berakhir untuk jangka waktu tertentu.

9. Penyelesaian Perselisihan¶

Bagian ini mengatur bagaimana jika terjadi sengketa atau perselisihan antara perusahaan dan karyawan terkait isi atau pelaksanaan kontrak kerja. Biasanya dicantumkan bahwa penyelesaian akan diupayakan melalui musyawarah untuk mufakat terlebih dahulu. Jika tidak tercapai mufakat, maka penyelesaian akan dilakukan sesuai dengan prosedur dan peraturan perundang-undangan yang berlaku di bidang ketenagakerjaan (misalnya melalui Mediasi/Konsiliasi di Dinas Ketenagakerjaan, atau melalui Pengadilan Hubungan Industrial).

10. Hukum yang Berlaku¶

Meskipun sudah jelas bahwa kontrak kerja di Indonesia tunduk pada hukum Indonesia, klausul ini seringkali tetap dicantumkan untuk mempertegas, yaitu bahwa perjanjian ini diatur dan ditafsirkan berdasarkan hukum negara Republik Indonesia.

11. Penutup dan Penandatanganan¶

Di bagian akhir, cantumkan tanggal dan tempat penandatanganan kontrak. Kemudian, sediakan kolom untuk tanda tangan kedua belah pihak (perwakilan perusahaan dan karyawan), lengkap dengan nama terang dan jabatan (untuk perwakilan perusahaan). Kontrak biasanya dibuat rangkap dua dan memiliki kekuatan hukum yang sama.

Pastikan kedua belah pihak membaca dan memahami sepenuhnya isi kontrak sebelum menandatanganinya. Kontrak kerja dianggap sah sejak ditandatangani oleh kedua belah pihak.

Image just for illustration

PKWT vs PKWTT: Memahami Perbedaannya¶

Seperti yang sudah disinggung, jenis kontrak ini fundamental. Yuk, kita lihat perbedaannya lebih detail dalam bentuk tabel biar gampang dipahami:

Fitur	PKWT (Perjanjian Kerja Waktu Tertentu)	PKWTT (Perjanjian Kerja Waktu Tidak Tertentu)
Status Karyawan	Karyawan Kontrak	Karyawan Tetap
Jangka Waktu	Ditentukan secara spesifik kapan dimulai & berakhir	Tidak ditentukan kapan berakhir (sampai pensiun/lainnya)
Masa Percobaan	Tidak Boleh Ada	Boleh Ada, maksimal 3 bulan
Perpanjangan	Ada aturan main & batasan durasi sesuai UU Cipta Kerja	Tidak ada konsep perpanjangan, statusnya terus menerus
Pemutusan Hubungan Kerja (PHK)	Berakhir otomatis sesuai jangka waktu. Jika diperpanjang atau diakhiri sebelum waktu, ada kompensasi.	Perlu alasan yang sah sesuai UU & prosedur. Ada kewajiban pembayaran pesangon, uang penghargaan masa kerja, & uang penggantian hak.
Kompensasi Berakhir Kontrak	Ada uang kompensasi sesuai UU Cipta Kerja jika memenuhi syarat.	Ada Pesangon, Uang Penghargaan Masa Kerja (UPMK), Uang Penggantian Hak (UPH) jika di-PHK dengan alasan tertentu.
Alasan PHK	Berakhir sesuai jangka waktu; atau karena alasan lain yang diatur di kontrak/UU.	Berakhir karena mengundurkan diri, pensiun, pelanggaran berat, efisiensi, dll. Harus sesuai UU.

Memahami perbedaan ini sangat penting, baik bagi perusahaan maupun karyawan, agar tidak ada kekeliruan dalam menentukan status dan hak-hak yang menyertainya.

Langkah-Langkah Praktis Membuat Surat Perjanjian Kontrak Kerja¶

Setelah tahu elemen-elemen pentingnya, gimana sih langkah praktis membuat drafnya?

1. Kumpulkan Informasi: Kumpulkan semua data yang dibutuhkan: identitas kedua pihak, posisi, deskripsi kerja, detail gaji dan benefit, serta kesepakatan lain terkait jam kerja, durasi kontrak, dll.
2. Tentukan Jenis Kontrak: Pastikan apakah ini akan menjadi PKWT atau PKWTT. Pertimbangkan kebutuhan perusahaan dan regulasi yang berlaku.
3. Buat Draf Awal: Susun draf kontrak berdasarkan elemen-elemen penting yang sudah dibahas sebelumnya. Gunakan bahasa yang jelas, lugas, dan mudah dipahami. Meskipun ini dokumen legal, hindari penggunaan bahasa hukum yang terlalu rumit jika bisa dijelaskan dengan lebih sederhana.
4. Cantumkan Detail Spesifik: Pastikan semua angka (gaji, tunjangan), tanggal (mulai, berakhir jika PKWT), dan detail lain (jam kerja, lokasi kerja jika perlu) ditulis dengan akurat.
5. Sertakan Klausul Khusus (Jika Perlu): Jika ada kebutuhan khusus, seperti klausul non-kompetisi (larangan bekerja di kompetitor setelah keluar), klausul kerahasiaan yang diperluas, atau klausul terkait hak cipta hasil kerja, masukkan dengan hati-hati dan pastikan tidak bertentangan dengan undang-undang.
6. Review Internal: Draf awal sebaiknya di-review oleh pihak yang kompeten di perusahaan, misalnya bagian HRD atau legal.
7. Diskusi dengan Calon Karyawan: Ini langkah yang seringkali terlupakan tapi penting. Berikan draf kontrak kepada calon karyawan untuk dibaca dan dipahami. Berikan kesempatan mereka untuk bertanya jika ada hal yang kurang jelas. Negosiasi (jika memang ada ruang negosiasi) dilakukan di tahap ini.
8. Finalisasi Draf: Setelah ada kesepakatan lisan atau hasil negosiasi, finalisasi draf kontrak. Pastikan isinya sudah mencerminkan kesepakatan akhir.
9. Cetak dan Tandatangani: Cetak kontrak dalam rangkap dua (atau lebih jika perlu) dan pastikan kedua belah pihak menandatanganinya di atas meterai yang cukup. Tanda tangan kedua belah pihak dan tanggal penandatanganan adalah penentu sahnya kontrak.
10. Dokumentasikan: Simpan satu rangkap kontrak yang sudah ditandatangani di arsip perusahaan dan berikan satu rangkap kepada karyawan. Ini bukti kepemilikan dokumen kontrak bagi masing-masing pihak.

Tips Tambahan Agar Kontrak Kerja Lebih Kuat dan Jelas¶

• Konsultasi Hukum: Jika perusahaan Anda belum punya tim legal atau HRD yang berpengalaman, sangat disarankan untuk berkonsultasi dengan ahli hukum ketenagakerjaan saat pertama kali menyusun template kontrak, terutama jika ada klausul yang kompleks atau spesifik.
• Jelas dan Terperinci: Makin jelas dan terperinci isi kontrak, makin kecil potensi salah paham atau perselisihan di kemudian hari. Hindari kalimat yang multitafsir.
• Tidak Melanggar UU: Pastikan seluruh isi kontrak tidak bertentangan dengan Undang-Undang Ketenagakerjaan dan peraturan turunannya. Klausul yang bertentangan dengan UU akan batal demi hukum, dan ini bisa merugikan perusahaan.
• Sertakan Referensi: Jika perusahaan punya Peraturan Perusahaan (PP) atau Perjanjian Kerja Bersama (PKB), sebutkan dalam kontrak bahwa PP/PKB tersebut juga berlaku dan mengikat karyawan, dan karyawan wajib mematuhinya.
• Dokumentasikan Perubahan: Jika di kemudian hari ada perubahan pada isi kontrak (misalnya, perubahan jabatan atau gaji), lakukan amendemen atau adendum kontrak secara tertulis dan ditandatangani kedua belah pihak. Jangan hanya kesepakatan lisan.
• Meterai: Penandatanganan di atas meterai memberikan nilai pembuktian yang lebih kuat di pengadilan jika terjadi sengketa. Pastikan menggunakan meterai tempel atau elektronik yang sah dengan nilai yang sesuai (saat ini Rp 10.000).

Kesalahan Umum yang Perlu Dihindari¶

• Tidak Ada Kontrak Tertulis: Ini kesalahan fatal! Hubungan kerja tanpa kontrak tertulis rentan masalah dan lemah secara hukum.
• Isi Kontrak Melanggar UU: Misalnya, PKWT dengan masa percobaan, durasi PKWT melebihi batas maksimum, atau tidak membayar hak-hak karyawan sesuai UU.
• Kontrak Terlalu Singkat dan Tidak Jelas: Elemen-elemen penting tidak lengkap, deskripsi kerja atau gaji tidak jelas.
• Tidak Ditandatangani Kedua Pihak: Kontrak tidak sah jika tidak ditandatangani oleh kedua belah pihak.
• Tidak Memberikan Salinan Kontrak ke Karyawan: Karyawan berhak mendapatkan salinan kontrak yang sudah ditandatangani.
• Perubahan Kontrak Hanya Lisan: Setiap perubahan penting harus dibuat secara tertulis (adendum/amandemen) dan disetujui kedua belah pihak.

Membuat surat perjanjian kontrak kerja memang butuh ketelitian dan pemahaman tentang hukum ketenagakerjaan. Tapi, upaya ini sepadan dengan manfaatnya dalam menciptakan hubungan kerja yang harmonis, jelas, dan terlindungi secara hukum.

Semoga panduan lengkap ini bisa membantu kamu, baik dari sisi perusahaan yang ingin merekrut, maupun dari sisi calon karyawan yang akan menerima tawaran kerja. Jangan ragu untuk membaca kontrak dengan teliti sebelum tanda tangan ya!

Ada pertanyaan atau pengalaman menarik saat membuat atau menandatangani kontrak kerja? Yuk, share di kolom komentar di bawah!