Panduan Lengkap Membuat Surat Permintaan Pembelian: Contoh & Template Gratis!
Memahami apa itu surat permintaan pembelian atau yang sering disebut Purchase Requisition (PR) itu penting banget lho, apalagi kalau Anda bekerja di bagian pengadaan, logistik, atau keuangan sebuah perusahaan. Surat ini bukan sekadar kertas atau dokumen digital biasa, tapi merupakan langkah awal yang krusial dalam proses pengadaan barang atau jasa di suatu organisasi. Bisa dibilang, ini adalah “permintaan resmi” dari satu departemen ke departemen lain (biasanya ke departemen pengadaan) untuk membeli sesuatu yang mereka butuhkan.
Kenapa Surat Permintaan Pembelian Itu Penting?
Surat permintaan pembelian ini punya peran sentral dalam menjaga alur pengadaan tetap terorganisir dan efisien. Tanpa dokumen ini, pembelian bisa jadi kacau balau, pengeluaran sulit dilacak, dan bisa saja terjadi pembelian yang tidak perlu atau bahkan penyalahgunaan wewenang. Dokumen ini menjadi bukti tertulis bahwa ada kebutuhan yang valid dan sudah disetujui oleh pihak berwenang sebelum proses pembelian dimulai.
Fungsinya macam-macam. Pertama, dia jadi otorisasi awal. Permintaan dari satu departemen harus disetujui dulu oleh manajernya sebelum diteruskan ke bagian pengadaan. Kedua, dia membantu bagian pengadaan memahami apa yang dibutuhkan, berapa banyak, kapan dibutuhkan, dan untuk apa barang/jasa tersebut. Informasi ini krusial buat mereka mencari vendor terbaik, negosiasi harga, dan mengatur logistiknya.
Ketiga, PR ini juga penting untuk kontrol anggaran. Setiap permintaan biasanya terkait dengan anggaran departemen tertentu. Dengan adanya PR, pengeluaran bisa dicek apakah sesuai dengan budget yang sudah ditetapkan. Ini membantu manajemen memantau pengeluaran dan menghindari pembelian yang melampaui alokasi dana. Jadi, surat permintaan pembelian ini bukan cuma formalitas, tapi tulang punggung dari proses pengadaan yang terstruktur.
Image just for illustration
Komponen Kunci dalam Surat Permintaan Pembelian
Sebuah surat permintaan pembelian yang baik itu harus memuat informasi yang lengkap dan jelas agar tidak menimbulkan kebingungan di bagian pengadaan. Ada beberapa elemen penting yang wajib ada dalam dokumen ini. Kelengkapan informasi ini akan sangat mempercepat proses dan mengurangi risiko kesalahan pembelian.
Detail Penting yang Wajib Ada¶
Nomor Dokumen atau Nomor PR¶
Setiap surat permintaan pembelian idealnya punya nomor unik. Nomor ini berfungsi sebagai identifikasi dokumen, memudahkan pelacakan, pengarsipan, dan referensi di kemudian hari. Sistem penomoran ini biasanya sudah diatur oleh perusahaan, bisa berdasarkan urutan, kombinasi tanggal dan kode departemen, atau format lainnya.
Penomoran yang sistematis sangat membantu dalam audit internal maupun eksternal. Jika ada pertanyaan atau masalah terkait pembelian, nomor PR ini bisa langsung dijadikan acuan untuk melihat riwayatnya. Jadi, jangan sepelekan nomor dokumen ini ya.
Tanggal Pembuatan¶
Jelas, kapan dokumen ini dibuat itu informasi yang fundamental. Tanggal ini menunjukkan kapan permintaan diajukan. Ini penting untuk melacak lead time atau waktu tunggu dari mulai permintaan diajukan sampai barang diterima.
Tanggal ini juga bisa jadi acuan validitas permintaan. Beberapa perusahaan mungkin punya aturan bahwa PR hanya berlaku dalam rentang waktu tertentu.
Nama atau Kode Departemen Pemohon¶
Siapa yang butuh barang atau jasa ini? Informasi departemen pemohon ini sangat penting. Bagian pengadaan perlu tahu siapa yang mengajukan permintaan agar bisa berkoordinasi dengan tepat.
Ini juga terkait dengan alokasi biaya. Pembelian yang disetujui akan dibebankan ke anggaran departemen yang mengajukan permintaan. Mencantumkan nama departemen (misalnya, Departemen Pemasaran, Departemen IT, Departemen Operasional) atau kodenya adalah keharusan.
Deskripsi Barang atau Jasa yang Diminta¶
Ini adalah inti dari surat permintaan. Harus dijelaskan sejelas-jelasnya apa yang diminta. Jika barang, sebutkan nama barangnya, spesifikasi teknis (merk, model, ukuran, warna, dll.), dan fitur khusus lainnya jika ada.
Untuk jasa, jelaskan jenis jasanya, ruang lingkup pekerjaannya, durasi, dan hasil akhir yang diharapkan. Semakin detail deskripsinya, semakin kecil kemungkinan terjadi kesalahan interpretasi atau pembelian barang yang salah. Hindari deskripsi yang ambigu.
Kuantitas¶
Berapa banyak barang yang dibutuhkan? Atau berapa lama jasa diperlukan? Kuantitas harus disebutkan secara spesifik. Jika barang, sebutkan jumlah unitnya. Jika jasa, sebutkan durasi (misalnya, jam, hari, bulan) atau jumlah output yang diinginkan.
Memastikan kuantitas yang tepat sejak awal penting untuk menghindari kelebihan atau kekurangan stok. Jangan lupa sebutkan satuannya (pcs, unit, pack, liter, meter, jam kerja, dll.).
Perkiraan Harga (jika diketahui)¶
Meskipun bagian pengadaan yang akan mencari harga terbaik, seringkali departemen pemohon punya perkiraan harga atau informasi dari vendor langganan. Mencantumkan perkiraan harga ini bisa membantu bagian pengadaan memiliki gambaran awal anggaran yang dibutuhkan.
Ini juga bisa menjadi referensi saat mengevaluasi penawaran dari vendor. Jika ada sumber referensi harga (misalnya, penawaran vendor A, harga di website tertentu), sebaiknya dicantumkan juga.
Tujuan Penggunaan¶
Untuk apa barang atau jasa ini dibeli? Informasi ini sangat membantu bagian pengadaan memahami urgensi dan pentingnya permintaan tersebut. Apakah untuk mengganti peralatan yang rusak, untuk proyek baru, untuk stok rutin, atau untuk keperluan mendesak lainnya?
Menjelaskan tujuan penggunaan juga bisa membantu bagian pengadaan menyarankan alternatif yang mungkin lebih efisien atau hemat biaya jika mereka memiliki pengetahuan pasar yang lebih luas.
Prioritas atau Urgensi¶
Apakah permintaan ini butuh segera (urgent) atau bisa menunggu (standar)? Menentukan prioritas penting agar bagian pengadaan bisa mengatur jadwal pembelian mereka. Permintaan yang urgent biasanya membutuhkan proses yang dipercepat.
Jika ada tenggat waktu spesifik kapan barang atau jasa ini harus tersedia, cantumkan juga. Misalnya, “dibutuhkan paling lambat tanggal 15 Mei 2024 untuk acara peluncuran produk”.
Nama Pemohon dan Tanda Tangan¶
Siapa yang mengajukan permintaan ini? Nama lengkap dan jabatan pemohon harus jelas. Tanda tangan pemohon (atau persetujuan digital) menunjukkan bahwa permintaan ini memang benar-benar datang dari departemen yang bersangkutan.
Ini adalah bagian dari akuntabilitas. Jika ada pertanyaan lebih lanjut mengenai permintaan, bagian pengadaan tahu siapa yang harus dihubungi.
Persetujuan Manajer Departemen¶
Sebelum permintaan ini sampai ke bagian pengadaan, biasanya harus disetujui dulu oleh manajer departemen yang mengajukan. Tanda tangan atau persetujuan elektronik dari manajer ini menunjukkan bahwa permintaan tersebut sudah divalidasi dan disetujui di tingkat departemen.
Persetujuan ini krusial sebagai otorisasi internal pertama. Tanpa persetujuan manajer, bagian pengadaan tidak akan memproses permintaan tersebut.
Persetujuan dari Pihak Terkait Lainnya (jika perlu)¶
Tergantung kebijakan perusahaan dan jenis barang/jasa yang diminta, mungkin diperlukan persetujuan dari pihak lain. Contohnya, pembelian software mungkin butuh persetujuan dari Departemen IT. Pembelian alat berat mungkin butuh persetujuan dari Departemen Engineering atau K3 (Keselamatan dan Kesehatan Kerja).
Menambahkan kolom persetujuan dari pihak terkait memastikan bahwa semua aspek (teknis, keamanan, operasional) sudah dipertimbangkan sebelum pembelian dilakukan.
Image just for illustration
Struktur Umum Surat Permintaan Pembelian
Meskipun formatnya bisa beda-beda antar perusahaan (ada yang pakai form baku, ada yang pakai sistem elektronik), struktur informasinya kurang lebih sama. Ini dia gambaran struktur umumnya:
mermaid
graph TD
A[Pemohon Identifies Need] --> B(Creates Purchase Requisition)
B --> C{Include Key Information?}
C -- Yes --> D[Submit to Department Manager]
D --> E{Manager Approves?}
E -- Yes --> F[Submit to Procurement Department]
E -- No --> G[Reject/Revise]
F --> H(Procurement Processes Requisition)
H --> I(Issue Purchase Order)
G --> B
Diagram: Simple Flow of Purchase Requisition Process
Nah, kalau dalam format dokumen atau formulir, strukturnya biasanya begini:
- Judul Dokumen: Surat Permintaan Pembelian / Purchase Requisition Form
- Header:
- Nama Perusahaan
- Logo Perusahaan (opsional)
- Nomor Dokumen PR
- Tanggal Pembuatan
- Bagian Detail Permintaan:
- Departemen Pemohon
- Nama/Kode Proyek (jika terkait proyek)
- Daftar Item yang Diminta (dalam format tabel biasanya):
- No. Urut
- Kode Barang/Jasa (jika ada)
- Deskripsi Lengkap Barang/Jasa
- Kuantitas
- Satuan
- Perkiraan Harga Satuan (opsional)
- Perkiraan Jumlah Harga (opsional)
- Tujuan Penggunaan per Item (opsional, bisa juga di bagian bawah)
- Prioritas
- Tenggat Waktu (jika ada)
- Total Perkiraan Biaya (jika diisi perkiraan harga)
- Bagian Persetujuan:
- Diajukan Oleh: (Nama, Jabatan, Tanda Tangan/Tanggal)
- Disetujui Oleh Manajer Departemen: (Nama, Jabatan, Tanda Tangan/Tanggal)
- Disetujui Oleh Pihak Terkait (jika ada): (Nama, Jabatan, Tanda Tangan/Tanggal)
- Disetujui Oleh Departemen Pengadaan/Keuangan (setelah diverifikasi): (Nama, Jabatan, Tanda Tangan/Tanggal)
- Catatan atau Keterangan Tambahan: Ruang untuk catatan khusus, misalnya vendor yang disarankan, alasan mendesak, lokasi pengiriman, dll.
Struktur ini memastikan semua informasi penting tercakup dan alur persetujuan diikuti dengan benar.
Contoh Surat Permintaan Pembelian Berbagai Skenario
Sekarang kita masuk ke bagian yang paling ditunggu: contoh surat permintaan pembelian! Karena kebutuhan tiap departemen beda, contohnya pun bisa beragam. Mari kita lihat beberapa skenario umum.
Contoh 1: Permintaan Pembelian Alat Tulis Kantor (ATK)¶
Permintaan ATK ini paling umum ya. Biasanya diajukan secara rutin oleh departemen atau admin kantor.
**SURAT PERMINTAAN PEMBELIAN (PURCHASE REQUISITION)**
**PT MAJU JAYA BERSAMA**
No. PR: PR-OPS-2024-05-001
Tanggal: 15 Mei 2024
Departemen Pemohon: Operasional
Tujuan Penggunaan: Kebutuhan rutin bulanan staf operasional
| No. | Kode Barang | Deskripsi Barang | Kuantitas | Satuan | Perkiraan Harga Satuan (Rp) | Total Perkiraan Harga (Rp) | Prioritas | Catatan |
|-----|-------------|-----------------------------|-----------|--------|-----------------------------|----------------------------|-----------|--------------------------|
| 1 | ATK-P001 | Pulpen Gel Hitam (Merk A) | 20 | pcs | 5.000 | 100.000 | Standar | |
| 2 | ATK-B002 | Buku Catatan Ukuran A5 | 15 | buah | 10.000 | 150.000 | Standar | Garis |
| 3 | ATK-K003 | Kertas HVS F4 80gsm | 5 | rim | 45.000 | 225.000 | Standar | |
| 4 | ATK-S004 | Spidol Whiteboard (warna campur) | 10 | pcs | 8.000 | 80.000 | Standar | |
| 5 | ATK-LK005 | Lakban Bening 2 inch | 3 | roll | 12.000 | 36.000 | Standar | Untuk packing dokumen |
**Total Perkiraan Biaya: Rp 591.000**
Diajukan Oleh:
(Tanda Tangan)
Nama: Budi Santoso
Jabatan: Admin Operasional
Tanggal: 15 Mei 2024
Disetujui Oleh Manajer Departemen:
(Tanda Tangan)
Nama: Siti Aminah
Jabatan: Manajer Operasional
Tanggal: 15 Mei 2024
Catatan Tambahan: Stok ATK sudah menipis, mohon dapat diproses dalam minggu ini.
Penjelasan Contoh 1:
Contoh ini cukup standar. Menggunakan format tabel memudahkan bagian pengadaan melihat daftar item secara ringkas. Mencantumkan perkiraan harga membantu mereka membandingkan penawaran vendor nantinya. Tujuan penggunaan dicantumkan secara umum. Prioritasnya ‘Standar’ karena untuk kebutuhan rutin.
Contoh 2: Permintaan Pembelian Peralatan IT¶
Permintaan ini biasanya diajukan oleh departemen IT atau departemen lain yang butuh hardware atau software baru. Detail teknis di sini seringkali lebih penting.
**SURAT PERMINTAAN PEMBELIAN (PURCHASE REQUISITION)**
**PT MAJU JAYA BERSAMA**
No. PR: PR-IT-2024-05-002
Tanggal: 16 Mei 2024
Departemen Pemohon: IT (Internal)
Tujuan Penggunaan: Penggantian unit laptop lama untuk staf baru
| No. | Kode Barang | Deskripsi Barang | Kuantitas | Satuan | Perkiraan Harga Satuan (Rp) | Total Perkiraan Harga (Rp) | Prioritas | Tenggat Waktu |
|-----|-------------|---------------------------------------------------|-----------|--------|-----------------------------|----------------------------|-----------|---------------|
| 1 | IT-LAP-005 | Laptop Kerja (Spesifikasi terlampir) | 2 | unit | 15.000.000 | 30.000.000 | Urgent | 31 Mei 2024 |
| 2 | IT-MON-010 | Monitor Eksternal 24 inch (Spesifikasi terlampir) | 2 | unit | 2.500.000 | 5.000.000 | Urgent | 31 Mei 2024 |
| 3 | IT-KB-015 | Keyboard dan Mouse Wireless Combo | 2 | set | 500.000 | 1.000.000 | Urgent | 31 Mei 2024 |
**Total Perkiraan Biaya: Rp 36.000.000**
Diajukan Oleh:
(Tanda Tangan)
Nama: Joko Susilo
Jabatan: Staf IT Support
Tanggal: 16 Mei 2024
Disetujui Oleh Manajer Departemen:
(Tanda Tangan)
Nama: Rina Wijaya
Jabatan: Manajer IT
Tanggal: 16 Mei 2024
Disetujui Oleh Pihak Terkait: (Contoh: Jika pembelian besar butuh persetujuan Direktur)
(Tanda Tangan)
Nama: Achmad Fadilah
Jabatan: Direktur Keuangan
Tanggal: 17 Mei 2024
Catatan Tambahan: Spesifikasi detail untuk Laptop dan Monitor dilampirkan dalam dokumen terpisah. Unit dibutuhkan segera karena staf baru mulai bekerja awal Juni.
Penjelasan Contoh 2:
Di sini, spesifikasi teknis sangat penting. Karena detailnya mungkin panjang, bisa dicantumkan “Spesifikasi terlampir” dan dilampirkan dokumen terpisah. Permintaan ini diberi prioritas ‘Urgent’ dan ada tenggat waktu spesifik karena terkait dengan staf baru. Ada persetujuan tambahan dari Direktur Keuangan, menunjukkan bahwa pembelian dengan nilai besar mungkin butuh level persetujuan lebih tinggi.
Contoh 3: Permintaan Pembelian Bahan Baku Produksi¶
Ini contoh untuk perusahaan manufaktur. Permintaan bahan baku biasanya diinisiasi oleh departemen produksi berdasarkan jadwal produksi atau tingkat stok.
**SURAT PERMINTAAN PEMBELIAN (PURCHASE REQUISITION)**
**PT MAJU JAYA BERSAMA**
No. PR: PR-PROD-2024-05-003
Tanggal: 17 Mei 2024
Departemen Pemohon: Produksi
Tujuan Penggunaan: Kebutuhan produksi untuk Batch #202406A
| No. | Kode Barang | Deskripsi Barang | Kuantitas | Satuan | Perkiraan Harga Satuan (Rp) | Total Perkiraan Harga (Rp) | Prioritas | Tenggat Waktu | Lokasi Kirim |
|-----|-------------|---------------------------------|-----------|--------|-----------------------------|----------------------------|-----------|---------------|--------------|
| 1 | RM-A001 | Bahan Baku A (Spesifikasi terlampir)| 500 | kg | 50.000 | 25.000.000 | Standar | 10 Juni 2024 | Gudang Utama |
| 2 | RM-B002 | Bahan Baku B (Spesifikasi terlampir)| 100 | liter | 75.000 | 7.500.000 | Standar | 10 Juni 2024 | Gudang Utama |
| 3 | PKG-C003 | Bahan Kemasan C | 1000 | pcs | 2.000 | 2.000.000 | Standar | 10 Juni 2024 | Gudang Utama |
**Total Perkiraan Biaya: Rp 34.500.000**
Diajukan Oleh:
(Tanda Tangan)
Nama: Siti Lestari
Jabatan: Kepala Produksi
Tanggal: 17 Mei 2024
Disetujui Oleh Manajer Departemen:
(Tanda Tangan)
Nama: Arif Rahman
Jabatan: Manajer Produksi
Tanggal: 17 Mei 2024
Disetujui Oleh Pihak Terkait: (Contoh: Jika ada Dept. QC/QA)
(Tanda Tangan)
Nama: Dedi Saputra
Jabatan: Kepala QA/QC
Tanggal: 18 Mei 2024
Catatan Tambahan: Mohon pastikan bahan baku memenuhi standar kualitas yang sudah ditetapkan (dokumen spesifikasi terlampir). Pengiriman ke Gudang Utama, mohon konfirmasi jadwal pengiriman 1 hari sebelumnya.
Penjelasan Contoh 3:
Untuk bahan baku, detail spesifikasi teknis (terlampir) dan standar kualitas sangat penting. Mencantumkan lokasi pengiriman juga krusial. Prioritasnya standar tapi ada tenggat waktu spesifik agar produksi tidak terganggu. Persetujuan dari departemen QA/QC (Quality Assurance/Quality Control) seringkali dibutuhkan untuk memastikan kualitas bahan baku.
Contoh 4: Permintaan Pembelian Jasa Pemeliharaan¶
Ini contoh untuk permintaan jasa, misalnya perbaikan atau pemeliharaan peralatan.
**SURAT PERMINTAAN PEMBELIAN (PURCHASE REQUISITION)**
**PT MAJU JAYA BERSAMA**
No. PR: PR-ENG-2024-05-004
Tanggal: 20 Mei 2024
Departemen Pemohon: Engineering
Tujuan Penggunaan: Perbaikan AC Sentral di lantai 3 yang rusak
| No. | Kode Jasa | Deskripsi Jasa | Kuantitas | Satuan | Perkiraan Biaya (Rp) | Prioritas | Tenggat Waktu | Lokasi Pekerjaan |
|-----|-------------|------------------------------------------|-----------|--------|----------------------|-----------|---------------|------------------|
| 1 | SVC-AC-001 | Jasa Perbaikan AC Sentral Lantai 3 | 1 | unit | 7.500.000 | Urgent | 25 Mei 2024 | Gedung A, Lantai 3 |
| | | * Termasuk cek komponen, perbaikan kompresor (jika perlu), pengisian freon, dan garansi perbaikan. | | | | | | |
**Total Perkiraan Biaya: Rp 7.500.000**
Diajukan Oleh:
(Tanda Tangan)
Nama: Andi Pratama
Jabatan: Staf Engineering
Tanggal: 20 Mei 2024
Disetujui Oleh Manajer Departemen:
(Tanda Tangan)
Nama: Citra Dewi
Jabatan: Manajer Engineering
Tanggal: 20 Mei 2024
Catatan Tambahan: AC sudah tidak berfungsi, sangat mengganggu kenyamanan kerja staf. Mohon segera dicarikan vendor jasa perbaikan yang terpercaya. Diperlukan koordinasi dengan bagian keamanan untuk akses teknisi.
Penjelasan Contoh 4:
Untuk jasa, deskripsi harus mencakup ruang lingkup pekerjaan yang jelas. Kuantitas bisa berupa ‘unit’ (untuk satu pekerjaan proyek) atau durasi (jika berbasis waktu). Prioritasnya ‘Urgent’ karena terkait kenyamanan kerja. Ada catatan tambahan yang relevan seperti koordinasi akses lokasi.
Image just for illustration
Tips Menulis Surat Permintaan Pembelian yang Efektif
Menulis PR yang baik itu penting agar prosesnya lancar. Berikut beberapa tips yang bisa Anda ikuti:
- Sangat Detail dan Spesifik: Jangan biarkan ada ruang untuk tebak-tebakan. Jelaskan item atau jasa dengan sangat detail. Daripada menulis “Laptop”, tulis “Laptop merk X model Y, RAM 16GB, SSD 512GB, layar 14 inch”.
- Gunakan Kode Barang (jika ada): Jika perusahaan Anda punya sistem kode barang/jasa, selalu gunakan kode tersebut. Ini mengurangi risiko kesalahan identifikasi dan memudahkan pencarian data.
- Cantumkan Vendor yang Disarankan (opsional tapi membantu): Jika Anda punya pengalaman dengan vendor tertentu untuk item tersebut atau sudah mendapatkan penawaran awal, cantumkan informasinya. Ini bisa mempercepat kerja bagian pengadaan, tapi ingat bahwa bagian pengadaan tetap berhak mencari vendor lain yang lebih baik.
- Jelaskan Alasan atau Konteks Permintaan: Kenapa item ini dibutuhkan? Untuk proyek apa? Pengganti apa? Konteks ini membantu bagian pengadaan memahami urgensi dan memilih opsi terbaik (misalnya, apakah perlu yang paling canggih atau cukup yang standar).
- Perhatikan Persetujuan: Pastikan semua pihak yang berwenang sudah memberikan persetujuan sebelum mengirim PR ke bagian pengadaan. PR tanpa persetujuan lengkap biasanya akan dikembalikan.
- Gunakan Format Baku (jika tersedia): Kalau perusahaan Anda sudah punya formulir PR standar (baik fisik maupun digital), selalu gunakan format tersebut. Ini memastikan tidak ada informasi penting yang terlewat.
- Periksa Kembali Sebelum Mengirim: Lakukan review singkat sebelum mengirim PR. Cek kembali semua detail: kuantitas, spesifikasi, tenggat waktu, dan kelengkapan persetujuan. Salah ketik kuantitas bisa berakibat fatal!
Fakta Menarik Seputar Proses Pengadaan
Tahukah Anda? Proses pengadaan, yang diawali dengan PR, itu punya sejarah panjang lho. Di masa lalu, catatan permintaan dan pembelian dilakukan secara manual pakai buku besar dan arsip fisik. Bayangkan betapa repotnya melacak ribuan transaksi! Sekarang, banyak perusahaan sudah beralih ke sistem elektronik atau e-procurement yang membuat proses PR ini jauh lebih cepat dan transparan.
Dalam skala global, pengadaan adalah industri yang sangat besar. Triliunan dolar dihabiskan setiap tahun oleh perusahaan di seluruh dunia untuk membeli barang dan jasa. Efisiensi dalam proses PR ini bisa berdampak signifikan pada penghematan biaya operasional perusahaan. Bahkan, penelitian menunjukkan bahwa perusahaan dengan proses pengadaan yang efisien bisa menghemat hingga 10% atau lebih dari total biaya pembelian mereka. Ini menunjukkan betapa pentingnya mengelola PR dengan baik.
Perbedaan Surat Permintaan Pembelian (PR) dan Surat Pesanan Pembelian (PO)
Seringkali tertukar, apa bedanya PR dan PO? Gampang kok:
- Surat Permintaan Pembelian (PR) / Purchase Requisition: Dokumen internal yang dibuat oleh departemen yang membutuhkan barang/jasa, diajukan ke departemen pengadaan. Ini adalah permintaan untuk memulai proses pembelian.
- Surat Pesanan Pembelian (PO) / Purchase Order: Dokumen eksternal yang dibuat oleh departemen pengadaan dan dikirimkan kepada vendor (pemasok) yang dipilih. Ini adalah kontrak resmi atau komitmen perusahaan untuk membeli barang/jasa dari vendor tersebut dengan harga dan persyaratan yang disepakati.
Jadi, alurnya itu biasanya: Kebutuhan -> PR (Internal) -> Proses Pengadaan -> PO (Eksternal ke Vendor) -> Pengiriman/Pemberian Jasa -> Penerimaan Barang/Jasa -> Pembayaran. PR adalah langkah pertama, PO adalah langkah berikutnya dalam alur pengadaan yang melibatkan pihak luar (vendor).
Kesalahan Umum Saat Membuat Surat Permintaan Pembelian
Beberapa kesalahan yang sering terjadi dan sebaiknya dihindari:
- Informasi Tidak Lengkap: Deskripsi barang/jasa kurang jelas, kuantitas salah, atau detail penting lainnya terlewat. Ini bikin bagian pengadaan harus bolak-balik bertanya, memperlambat proses.
- Tidak Ada Persetujuan: Mengirim PR tanpa tanda tangan atau persetujuan yang diperlukan. Ini langsung ditolak mentah-mentah.
- Nomor Dokumen Ganda atau Salah: Menggunakan nomor PR yang sudah ada atau format penomoran yang salah. Ini bikin sistem pelacakan kacau.
- Pengajuan Mendadak Tanpa Alasan Jelas: Mengajukan PR dengan prioritas ‘Urgent’ padahal kebutuhan sudah diketahui jauh hari. Ini menunjukkan kurangnya perencanaan.
- Perkiraan Harga Terlalu Jauh: Mencantumkan perkiraan harga yang jauh dari realitas pasar. Ini bisa bikin ekspektasi meleset dan menyulitkan bagian pengadaan.
- Tidak Ada Lampiran Spesifikasi (untuk item teknis): Untuk barang seperti peralatan IT atau bahan baku, spesifikasi detail itu wajib. Lupa melampirkannya akan menghambat proses.
Menghindari kesalahan-kesalahan ini akan membuat proses permintaan pembelian Anda jadi lebih mulus dan efisien.
Implementasi Sistem Elektronik untuk PR
Di era digital ini, banyak perusahaan sudah beralih dari formulir kertas ke sistem e-Procurement atau Procure-to-Pay (P2P). Sistem ini memungkinkan pembuatan, pengajuan, persetujuan, dan pelacakan PR dilakukan secara elektronik. Keuntungannya banyak lho:
- Lebih Cepat: Alur persetujuan bisa paralel dan notifikasi instan.
- Lebih Akurat: Mengurangi kesalahan input data manual.
- Lebih Transparan: Semua pihak bisa melihat status PR secara real-time.
- Lebih Terorganisir: Arsip digital mudah dicari dan dilacak.
- Kontrol Anggaran Lebih Baik: Sistem bisa otomatis mengecek ketersediaan anggaran saat PR dibuat.
Meskipun menggunakan sistem elektronik, prinsip-prinsip dasar dan informasi yang dibutuhkan dalam PR tetap sama. Hanya medianya saja yang berbeda.
Kesimpulan
Surat permintaan pembelian atau Purchase Requisition adalah dokumen fundamental dalam siklus pengadaan barang dan jasa di perusahaan. Dokumen ini berfungsi sebagai bukti otorisasi awal, alat komunikasi antara departemen pemohon dan pengadaan, serta elemen penting dalam kontrol anggaran. Sebuah PR yang baik harus memuat informasi yang lengkap dan spesifik, mulai dari nomor dokumen, tanggal, departemen pemohon, deskripsi item/jasa, kuantitas, hingga persetujuan dari pihak berwenang.
Dengan memahami komponen kunci, struktur umum, dan tips dalam membuatnya, proses permintaan pembelian di perusahaan Anda bisa berjalan lebih efektif dan efisien. Penggunaan sistem elektronik juga semakin memudahkan pengelolaan PR di era modern ini.
Bagaimana pengalaman Anda dalam membuat atau memproses surat permintaan pembelian? Apakah ada tantangan khusus yang pernah Anda hadapi? Yuk, share pengalaman dan pendapat Anda di kolom komentar di bawah!
Posting Komentar