Panduan Lengkap Kata Pembuka Surat Dinas: Biar Gak Kaku dan Lebih Profesional!

Daftar Isi

Surat dinas itu ibarat jembatan komunikasi antarlembaga, atau antara kamu dengan pihak lain dalam urusan formal. Nah, salah satu elemen krusial yang sering dianggap sepele padahal dampaknya besar adalah kata pembuka. Bagian ini bukan cuma basa-basi lho, tapi penentu kesan pertama suratmu di mata penerima. Salah pilih kata pembuka, bisa-bisa suratmu langsung dicap kurang profesional atau bahkan disalahpahami tujuannya.

Image just for illustration

Kata pembuka ini letaknya strategis banget, pas di awal badan surat, setelah kop surat, nomor, lampiran, perihal, dan alamat tujuan. Fungsinya tuh macam-macam, mulai dari memberi salam hormat, memperkenalkan maksud surat secara garis besar, sampai menentukan tone atau nuansa surat itu sendiri. Mau surat yang terkesan sangat formal dan kaku, atau sedikit lebih luwes tapi tetap sopan? Kata pembuka yang memilih.

Kenapa Kata Pembuka Penting Banget di Surat Dinas?¶

Kamu bayangin deh, pas dapet surat (atau email dinas), apa sih yang pertama kali kamu baca di badannya? Pasti bagian awalnya kan? Nah, di situlah kata pembuka berperan. Ini dia beberapa alasan kenapa kata pembuka itu vital:

1. Memberi Kesan Pertama yang Kuat¶

Ini mirip kayak ketemu orang baru. Lima detik pertama itu krusial banget buat membentuk kesan. Dalam surat, kesan pertama itu dibentuk salah satunya oleh kata pembuka. Kata pembuka yang tepat menunjukkan bahwa kamu atau institusimu paham etiket berkomunikasi secara formal. Sebaliknya, kata pembuka yang asal-asalan bisa bikin penerima meragukan profesionalitas pengirim.

2. Menunjukkan Rasa Hormat dan Sopan Santun¶

Komunikasi formal, apalagi surat dinas, selalu menjunjung tinggi sopan santun. Kata pembuka adalah cara paling langsung untuk menunjukkan rasa hormat kepada penerima surat, terlepas dari siapapun dia atau jabatannya. Frasa seperti “Dengan hormat” sudah jadi standar baku untuk ini, menunjukkan bahwa kamu menghargai waktu dan posisi penerima.

3. Memandu Penerima Memahami Isi Surat¶

Beberapa kata pembuka nggak cuma sekadar salam, tapi juga bisa memberikan sedikit gambaran tentang topik atau tujuan surat secara umum. Contohnya, kata pembuka seperti “Sehubungan dengan surat Saudara nomor…” langsung memberitahu penerima bahwa surat ini adalah balasan atau tindak lanjut dari komunikasi sebelumnya. Atau “Bersama ini kami beritahukan…” yang jelas mengindikasikan surat ini berisi pemberitahuan. Ini membantu penerima untuk siap secara mental sebelum masuk ke detail isi surat.

4. Menentukan Tingkat Formalitas Surat¶

Ada lho kata pembuka yang sangat formal, ada juga yang sedikit lebih luwes (tapi tetap dalam koridor formal ya). Pilihan ini disesuaikan dengan siapa penerimanya dan bagaimana hubunganmu dengan institusi tersebut. Misalnya, surat ke instansi pemerintah yang sangat formal akan beda kata pembukanya dengan surat ke mitra kerja yang sudah punya hubungan cukup dekat (tapi tetap dalam konteks dinas).

Image just for illustration

Macam-Macam Kata Pembuka Surat Dinas (Yang Sering Dipakai!)¶

Oke, sekarang kita bedah apa aja sih kata pembuka yang umum digunakan dalam surat dinas di Indonesia. Ada yang klasik, ada yang situasional.

1. Kata Pembuka Klasik Paling Formal¶

Ini dia rajanya kata pembuka formal yang paling sering ditemui:

• Dengan hormat,

  Ini adalah kata pembuka paling standar, netral, dan sopan. Bisa dipakai untuk hampir semua jenis surat dinas dan ditujukan kepada siapapun, dari pejabat tinggi sampai staf biasa. Aman banget deh pakai ini kalau kamu ragu mau pakai yang mana. Frasa ini menunjukkan bahwa pengirim menghargai penerima surat.

• Assalamu’alaikum Warahmatullahi Wabarakatuh, (Jika sesuai dengan konteks dan penerima beragama Islam)

  Dalam surat dinas antar lembaga atau kepada individu yang mayoritas Muslim, penggunaan salam ini lumrah dilakukan, terutama jika ada unsur keagamaan dalam acara atau kegiatan yang terkait surat. Namun, pastikan penerimanya memang sesuai ya. Setelah salam ini, biasanya diikuti dengan “Dengan hormat,” atau langsung masuk ke maksud surat.

2. Kata Pembuka yang Merujuk pada Sesuatu¶

Kata pembuka jenis ini digunakan kalau suratmu itu terkait dengan surat sebelumnya, pengumuman, peraturan, atau peristiwa tertentu. Tujuannya biar penerima langsung tahu konteks suratmu.

• Sehubungan dengan surat Saudara nomor… tanggal… perihal…

  Ini dipakai kalau kamu membalas surat dari penerima. Frasa ini langsung menunjuk ke referensi komunikasi sebelumnya. Sangat efisien dan jelas. Kamu bisa mengganti “Saudara” dengan “Bapak/Ibu”, “Bapak”, “Ibu”, atau nama jabatan/institusi jika dirasa lebih pas.

• Menunjuk surat Saudara nomor… tanggal… perihal…

  Maknanya mirip dengan “Sehubungan dengan”, cuma pilihan katanya sedikit berbeda. Sama-sama digunakan untuk merujuk surat balasan.

• Merujuk pada Peraturan Menteri… Nomor… Tahun… tentang…

  Dipakai jika suratmu dibuat berdasarkan atau mengacu pada sebuah peraturan resmi. Menunjukkan dasar hukum atau landasan kebijakan dari isi suratmu.

• Sehubungan dengan rencana pelaksanaan kegiatan… pada tanggal…

  Digunakan jika suratmu terkait dengan sebuah rencana acara atau kegiatan yang sudah diketahui sebelumnya oleh penerima. Langsung ke inti konteks.

• Menindaklanjuti hasil pertemuan pada tanggal… di…

  Jika suratmu adalah hasil atau tindak lanjut dari sebuah rapat atau pertemuan. Ini membantu penerima mengingat kembali konteks pertemuan tersebut.

3. Kata Pembuka yang Langsung ke Maksud Surat¶

Kata pembuka ini biasanya digabung dengan maksud surat secara singkat, atau langsung menyatakan tujuannya.

• Bersama ini kami beritahukan bahwa…

  Sangat umum dipakai untuk surat pemberitahuan. Jelas, ringkas, dan langsung pada intinya bahwa surat ini berisi informasi yang perlu diketahui penerima.

• Bersama ini kami sampaikan dengan hormat bahwa…

  Sama seperti di atas, tapi ditambah “dengan hormat” untuk menjaga nuansa sopan. Bisa untuk pemberitahuan atau penyampaian dokumen/informasi.

• Dengan ini kami mengajukan permohonan…

  Khusus untuk surat permohonan. Langsung menyatakan bahwa surat ini berisi permintaan.

• Dengan ini kami mengundang Saudara untuk…

  Jelas sekali ini untuk surat undangan. Langsung memberitahu penerima bahwa dia diundang untuk menghadiri sesuatu.

Image just for illustration

Kesalahan Umum Saat Menulis Kata Pembuka Surat Dinas¶

Meskipun terlihat simpel, ada saja lho kesalahan yang sering terjadi. Jangan sampai kamu melakukannya ya!

1. Terlalu Santai (Tidak Formal)¶

Menggunakan kata pembuka seperti “Hai,” “Kepada Yth.,” (ini bukan pembuka, tapi bagian alamat), atau bahkan langsung masuk ke isi tanpa salam hormat sama sekali. Ingat, ini surat dinas, bukan surat pribadi ke teman. Formalitas itu wajib!

2. Menggunakan Kata Pembuka yang Tidak Sesuai Konteks¶

Misalnya, surat balasan tapi kata pembukanya malah “Bersama ini kami beritahukan…” tanpa merujuk pada surat yang dibalas. Ini bikin surat jadi kurang koheren dan penerima harus berpikir keras mencari konteksnya.

3. Penulisan yang Salah¶

Yang paling sering: menggunakan titik dua (:) setelah kata pembuka. Aturan baku penulisan surat (setidaknya di Indonesia) menyatakan bahwa setelah kata pembuka seperti “Dengan hormat,”, “Sehubungan dengan,”, dst., itu pakai tanda koma (,) ya. Bukan titik dua, apalagi tanda seru (!).

4. Terlalu Panjang atau Bertele-tele¶

Kata pembuka sebaiknya ringkas dan langsung. Menambahkan kalimat-kalimat yang tidak perlu di bagian pembuka hanya akan membuat surat terkesan tidak efektif.

Tips Memilih Kata Pembuka yang Tepat¶

Supaya nggak salah pilih, ini dia beberapa tips praktis yang bisa kamu terapkan:

1. Identifikasi Tujuan Surat: Suratmu untuk apa? Pemberitahuan? Undangan? Permohonan? Balasan? Ini adalah penentu utama kata pembuka yang paling cocok.
2. Kenali Penerima Surat: Siapa yang akan membaca surat ini? Instansi pemerintah yang kaku? Mitra kerja yang sudah akrab (tapi tetap profesional)? Sesuaikan tingkat formalitasnya, meskipun kebanyakan surat dinas tetap membutuhkan tingkat formalitas yang tinggi.
3. Perhatikan Konteks Surat: Apakah surat ini berdiri sendiri atau merupakan kelanjutan dari komunikasi sebelumnya? Jika ada rujukan, pastikan kata pembukamu mencerminkan hal itu.
4. Gunakan “Dengan hormat,” Jika Ragu: Seperti yang disebutkan, ini adalah pilihan paling aman dan bisa digunakan di hampir semua situasi formal.
5. Konsisten dengan Kebiasaan Institusi: Beberapa institusi mungkin punya template atau kebiasaan penulisan surat yang sedikit berbeda. Kalau kamu menulis atas nama institusi, ikuti panduan internal mereka ya.
6. Cek Kembali Penulisan: Pastikan penggunaan tanda baca (koma, bukan titik dua!) dan ejaan sudah benar.

Image just for illustration

Contoh Penggunaan Kata Pembuka dalam Berbagai Situasi¶

Biar makin jelas, yuk kita lihat beberapa contoh kata pembuka dalam konteks kalimat atau paragraf pertama badan surat:

Contoh 1: Surat Undangan Resmi

Dengan hormat,
Dalam rangka memperingati Hari Ulang Tahun Kemerdekaan Republik Indonesia ke-79, kami akan menyelenggarakan acara…

Contoh 2: Surat Pemberitahuan Kegiatan

Bersama ini kami beritahukan bahwa Politeknik Negeri Jakarta akan melaksanakan kegiatan Orientasi Studi Mahasiswa Baru Tahun Akademik 2024/2025 pada tanggal…

Contoh 3: Surat Balasan Permohonan Izin

Sehubungan dengan surat Saudara nomor 123/ABC/VII/2024 tanggal 15 Juli 2024 perihal Permohonan Izin Kunjungan Industri, dengan ini kami sampaikan bahwa…

Contoh 4: Surat Permohonan Kerjasama

Dengan ini kami mengajukan permohonan kerjasama kepada Bapak/Ibu pimpinan terkait program Pengabdian kepada Masyarakat yang akan kami laksanakan di wilayah…

Contoh 5: Surat Yang Merujuk Peraturan

Merujuk pada Peraturan Daerah Provinsi DKI Jakarta Nomor 2 Tahun 2020 tentang Penanggulangan COVID-19, bersama ini kami sampaikan himbauan mengenai…

Contoh-contoh ini menunjukkan bagaimana kata pembuka berfungsi sebagai transisi dari identitas surat ke isi surat. Singkat, padat, dan relevan dengan apa yang akan dibahas selanjutnya.

Fakta Menarik Seputar Kata Pembuka Surat Dinas¶

Pernah nggak sih kepikiran, kenapa ya kok standarnya pakai “Dengan hormat,”? Atau sejak kapan frasa-frasa ini mulai digunakan?

Sebenarnya, penggunaan frasa-frasa seperti “Dengan hormat,” ini punya akar panjang dalam tradisi korespondensi formal di berbagai budaya, yang kemudian diadopsi dan disesuaikan di Indonesia. Kata “hormat” sendiri mencerminkan nilai-nilai kesopanan yang kuat dalam budaya kita. Di era kolonial, gaya penulisan surat formal dipengaruhi oleh kebiasaan Belanda, yang juga punya bentuk salam pembuka standar dalam surat resmi mereka.

Frasa “Sehubungan dengan” atau “Merujuk pada” menunjukkan pengaruh gaya penulisan yang logis dan runut, di mana setiap komunikasi formal idealnya punya keterkaitan atau dasar yang jelas. Ini membantu arsiparis atau penerima melacak riwayat korespondensi. Dulu, sebelum era digital, pelacakan surat sangat bergantung pada nomor dan perihal yang dirujuk di awal surat.

Perkembangan zaman sedikit banyak memengaruhi, terutama dalam komunikasi dinas via email. Meskipun banyak prinsipnya sama, kadang ada penyesuaian minor. Subjek email sudah menggantikan beberapa fungsi perihal, tapi kata pembuka di badan email tetap penting untuk menjaga kesopanan dan profesionalitas.

Kata Pembuka di Era Digital: Email Dinas dan Pesan Instan¶

Bagaimana dengan komunikasi dinas yang nggak pakai kertas lagi, tapi pakai email atau bahkan pesan instan (WhatsApp, Telegram) antar kolega/atasan (meskipun pesan instan ini formalitasnya agak beda ya)?

Email Dinas¶

Di email dinas, kata pembuka juga tetap penting. Formatnya mirip surat konvensional. Setelah subjek email, kamu akan menyapa penerima (Yth. Bapak/Ibu Nama/Jabatan,) lalu masuk ke kata pembuka.

Contoh:

Subjek: Undangan Rapat Koordinasi Proyek ABC

Yth. Bapak Budi Santoso,

Dengan hormat,
Sehubungan dengan perkembangan proyek ABC, kami mengundang Bapak untuk menghadiri rapat koordinasi yang akan dilaksanakan pada…

Atau:

Yth. Tim Marketing,

Bersama ini kami sampaikan update terbaru terkait performa kampanye digital bulan ini…

Kata pembuka di email cenderung sedikit lebih fleksibel daripada surat fisik, tergantung budaya di kantor atau instansi kamu. Tapi prinsip sopan santun dan kejelasan tetap nomor satu.

Pesan Instan (Chat Dinas)¶

Nah, kalau chat dinas (misalnya di grup WhatsApp kantor atau chat langsung ke atasan/kolega urusan kerja), formalitasnya memang beda. Jarang sekali orang memulai chat dengan “Dengan hormat,”. Biasanya langsung ke sapaan yang lebih singkat (Selamat pagi Bapak/Ibu, Siang Pak/Bu) lalu dilanjutkan dengan intinya. Tapi, untuk memulai percakapan atau menyampaikan informasi penting pertama kali, tetap ada semacam “pembuka” meskipun tidak seformal di surat atau email.

Contoh:

“Selamat pagi Pak Budi. Mohon izin melaporkan, data penjualan hari ini sudah saya upload ke folder Shared Drive ya Pak.”

“Siang Bu Ani. Info dari tim lapangan, ada kendala teknis di lokasi X. Akan segera kami follow up.”

Meskipun nggak pakai kata pembuka surat klasik, tetap ada upaya memulai pesan dengan sopan sebelum masuk ke pokok bahasan. Ini menunjukkan bahwa prinsip di balik kata pembuka (memberi salam, menunjukkan respek, memberi konteks singkat) tetap relevan di berbagai medium komunikasi.

Image just for illustration

Mengapa Memahami Kata Pembuka Itu Penting untuk Karirmu?¶

Sebagai profesional, kemampuan berkomunikasi secara efektif itu penting banget. Dan salah satu aspek komunikasi formal yang sering diabaikan adalah kemampuan menulis surat dinas (atau email dinas) dengan baik. Memahami dan menggunakan kata pembuka yang tepat menunjukkan bahwa kamu:

• Teliti dan Detail: Kamu memperhatikan hal-hal kecil dalam penulisan formal.
• Profesional: Kamu tahu cara berkomunikasi dalam lingkungan kerja yang formal.
• Menghargai Penerima: Kamu menunjukkan sopan santun.
• Efektif dalam Berkomunikasi: Suratmu jelas dan mudah dipahami sejak awal.

Ini semua adalah kualitas yang dicari oleh perusahaan atau institusi. Jadi, meluangkan waktu untuk mempelajari hal “remeh” seperti kata pembuka surat dinas sebenarnya adalah investasi kecil untuk kredibilitas profesionalmu.

Tabel Ringkasan Kata Pembuka Populer¶

Kata Pembuka	Penggunaan Utama	Keterangan	Tingkat Formalitas
Dengan hormat,	Umum, netral	Paling standar, aman untuk semua situasi	Sangat Tinggi
Sehubungan dengan surat Saudara…	Merujuk pada surat balasan	Membutuhkan referensi nomor, tanggal, dan perihal surat yang dibalas	Sangat Tinggi
Menunjuk surat Saudara…	Merujuk pada surat balasan	Makna mirip “Sehubungan dengan”	Sangat Tinggi
Merujuk pada Peraturan…	Mengacu pada peraturan, kebijakan, dsb.	Menunjukkan dasar hukum/kebijakan	Sangat Tinggi
Sehubungan dengan rencana…	Terkait rencana kegiatan/acara	Memberi konteks topik surat	Tinggi
Menindaklanjuti hasil pertemuan…	Berdasarkan hasil rapat/pertemuan	Mengingatkan penerima pada konteks pertemuan sebelumnya	Tinggi
Bersama ini kami beritahukan…	Surat pemberitahuan	Langsung menyatakan tujuan surat adalah memberi informasi	Tinggi
Dengan ini kami mengajukan…	Surat permohonan	Langsung menyatakan tujuan surat adalah mengajukan permintaan	Sangat Tinggi
Dengan ini kami mengundang…	Surat undangan	Langsung menyatakan tujuan surat adalah mengundang penerima	Tinggi
Assalamu’alaikum Wr. Wb.,	Jika sesuai konteks dan penerima (Muslim)	Biasanya diikuti “Dengan hormat,” atau langsung isi; butuh kepekaan konteks	Sangat Tinggi

Tabel ini bisa jadi panduan singkat buat kamu saat mau menulis surat dinas. Pilih yang paling pas ya!

Image just for illustration

Menulis surat dinas itu seni sekaligus keterampilan teknis. Dan menguasai penggunaan kata pembuka adalah salah satu dasar penting dalam keterampilan itu. Jadi, jangan remehkan bagian kecil ini ya. Dampaknya ke profesionalitasmu besar lho.

Sekarang, setelah kita bahas panjang lebar soal kata pembuka surat dinas, gimana nih pendapatmu? Ada pengalaman menarik atau tips tambahan soal ini? Yuk, ceritain di kolom komentar di bawah!