Panduan Lengkap Format Surat Jalan Barang XLS: Download Gratis & Mudah!

Table of Contents

Surat jalan barang, atau yang sering juga disebut delivery order (DO), adalah dokumen penting banget dalam proses pengiriman barang. Ibaratnya, ini tuh KTP-nya si barang selama di perjalanan. Dokumen ini jadi bukti sah kalau ada barang yang dikirim dari satu tempat ke tempat lain. Tanpa surat jalan, pengiriman bisa dianggap ilegal atau nggak jelas asal-usulnya.

Nah, sekarang banyak pelaku bisnis, dari skala kecil sampai besar, yang pilih bikin surat jalan ini dalam format file XLS atau Excel. Kenapa Excel? Simpel aja, karena pakai Excel itu fleksibel, mudah diatur, dan bisa diakses sama siapa aja yang punya program spreadsheet. Apalagi kalau butuh template yang bisa dipakai berulang-ulang, file XLS ini juaranya.

Image just for illustration

Apa Itu Surat Jalan Barang Sebenarnya?¶

Jadi gini, surat jalan barang itu intinya adalah dokumen yang menyertai pengiriman barang. Isinya detail lengkap tentang barang yang dikirim, siapa yang kirim, siapa yang terima, tanggal pengiriman, dan info penting lainnya. Tujuannya macem-macem, mulai dari memastikan barang yang dikirim itu sesuai pesanan, sebagai bukti serah terima barang antara pengirim dan penerima, sampai jadi dasar untuk penagihan atau pembuatan faktur nanti.

Fungsinya krusial banget dalam rantai pasok. Buat pengirim, surat jalan jadi bukti kalau mereka udah ngirim barangnya. Buat ekspedisi atau kurir, ini jadi panduan dan legitimasi mereka bawa barang di jalan. Nah, buat penerima, surat jalan ini bukti kalau mereka udah nerima barangnya dalam kondisi tertentu. Makanya, dokumen ini harus selalu ada pas pengiriman.

Kenapa Pilih Format XLS untuk Surat Jalan Barang?¶

Kenapa sih banyak yang prefer pakai format XLS buat surat jalan? Ada beberapa alasan kuat, guys! Pertama, editable. Kamu bisa gampang banget ngubah-ngubah data sesuai kebutuhan tanpa harus ngeprint ulang blanko kosong terus coret-coret. Kedua, calculative. Kalau surat jalanmu butuh hitung-hitungan sederhana, misalnya total jumlah barang per jenis atau total berat, Excel bisa ngelakuin itu otomatis pakai rumus.

Alasan lainnya adalah organisasi data. Di Excel, kamu bisa simpan ribuan data surat jalan dalam satu file atau sheet yang beda-beda. Nyari datanya juga gampang pakai fitur filter atau search. Terus, kompatibilitas-nya juga oke. File XLS bisa dibuka di berbagai program spreadsheet selain Microsoft Excel, kayak Google Sheets, LibreOffice Calc, atau software kantor lainnya. Nggak cuma itu, kamu juga bisa dengan mudah mengubah formatnya jadi PDF kalau butuh file yang nggak bisa diubah-ubah lagi buat dikirim via email atau arsip.

Komponen Penting dalam Format Surat Jalan Barang XLS¶

Nah, ini bagian paling penting nih kalau kamu mau bikin atau pakai template surat jalan barang dalam format XLS. Ada beberapa informasi yang wajib banget ada biar surat jalanmu sah dan informatif. Kalau ada yang ketinggalan, bisa-bisa nanti malah bikin masalah di jalan atau pas proses administrasi selanjutnya. Yuk, kita bedah satu per satu komponennya.

1. Header Dokumen¶

Bagian paling atas dokumen. Isinya biasanya:
* Nama Perusahaan Pengirim: Ini jelas harus ada dong, buat nunjukkin siapa yang ngeluarin surat jalan ini. Biasanya diikuti alamat lengkap dan nomor telepon/kontak yang bisa dihubungi.
* Judul Dokumen: Tulis aja “Surat Jalan Barang” atau “Delivery Order”. Kadang ditambahin nomor dokumen atau nomor urut pengiriman yang unik biar gampang dilacak. Nomor dokumen ini penting banget buat administrasi internal.
* Logo Perusahaan (Opsional tapi Disarankan): Bikin surat jalanmu kelihatan lebih profesional dan gampang dikenali. Kamu bisa insert gambar logo perusahaan di bagian header.

2. Detail Pihak yang Terlibat¶

Ini mencakup informasi tentang siapa yang mengirim dan siapa yang menerima barang.
* Detail Pengirim: Meskipun nama perusahaan pengirim udah ada di header, kadang perlu ditegaskan lagi di bagian ini, mungkin dengan detail kontak PIC (Person in Charge) pengiriman.
* Detail Penerima: Ini super duper penting. Harus jelas nama perusahaan atau perorangan yang menerima barang, alamat lengkap tujuan pengiriman (termasuk detail jalan, nomor, RT/RW, kelurahan, kecamatan, kota, provinsi), dan nomor telepon kontak penerima. Alamat yang nggak jelas bisa bikin kurir nyasar loh!

3. Informasi Pengiriman¶

Detail terkait waktu dan cara pengiriman.
* Tanggal Surat Jalan Dibuat: Tanggal dokumen ini diterbitkan.
* Tanggal Pengiriman: Tanggal kapan barang benar-benar dikirim atau berangkat dari gudang. Bisa sama atau beda dengan tanggal surat jalan dibuat.
* Nomor Kendaraan/Armada: Kalau pengiriman pakai kendaraan khusus perusahaan atau pihak ketiga, nomor polisinya perlu dicantumkan. Ini memudahkan pelacakan dan identifikasi.
* Nama Pengemudi/Kurir: Siapa yang bertanggung jawab membawa barang? Namanya perlu dicantumkan.
* Nomor Pesanan (Opsional tapi Berguna): Kalau pengiriman ini terkait dengan nomor pesanan atau order tertentu dari pelanggan, mencantumkannya akan sangat membantu proses rekonsiliasi data.

4. Detail Barang yang Dikirim¶

Ini adalah inti dari surat jalan. Bagian ini biasanya berbentuk tabel di Excel. Kolom-kolom yang umum ada di sini antara lain:
* Nomor Urut: Untuk penomoran item barang.
* Kode Barang (Opsional): Jika ada sistem kode untuk setiap jenis barang.
* Nama/Deskripsi Barang: Penjelasan jelas mengenai barang apa yang dikirim. Sebisa mungkin detail dan tidak ambigu.
* Jumlah/Kuantitas: Berapa banyak unit barang tersebut yang dikirim.
* Satuan: Satuan unit barang (misalnya: pcs, box, karton, kg, meter, liter, dll.). Ini penting biar nggak ada salah paham soal jumlah.
* Keterangan Tambahan (Opsional): Jika ada informasi khusus mengenai barang tersebut, misalnya kondisi barang (baru, bekas), warna, ukuran, atau catatan lain yang relevan.

Bagian detail barang ini harus dibuat serapi mungkin di Excel. Setiap baris mewakili satu jenis barang atau satu item jika barangnya unik.

Image just for illustration

5. Ringkasan atau Total¶

Biasanya ada di bagian bawah tabel detail barang.
* Total Kuantitas: Jumlah total dari semua kuantitas barang yang dikirim. Ini bisa dihitung otomatis di Excel pakai rumus SUM().
* Total Jenis Barang: Berapa macam jenis barang yang dikirim.

6. Catatan atau Keterangan Lain¶

Bagian ini bisa diisi dengan:
* Instruksi khusus untuk pengiriman atau penerima.
* Kondisi barang secara umum saat diserahkan.
* Informasi tambahan yang relevan tapi nggak masuk ke kolom detail barang.

7. Tanda Tangan¶

Ini bagian yang sangat penting sebagai bukti legalitas dan serah terima. Biasanya ada kolom untuk:
* Dibuat Oleh: Nama dan tanda tangan pihak pengirim yang membuat surat jalan.
* Dikirim Oleh: Nama dan tanda tangan pengemudi/kurir.
* Diterima Oleh: Nama dan tanda tangan pihak penerima. Ini bukti fisik kalau barang sudah sampai dan diterima. Biasanya juga disertai tanggal dan waktu penerimaan.

Struktur tabel di Excel untuk bagian detail barang kira-kira bisa digambarkan gini:

Nomor Urut	Kode Barang	Nama/Deskripsi Barang	Jumlah	Satuan	Keterangan Tambahan
1	EL-101	Lampu LED 10 Watt	50	Pcs	Warna Putih
2	AC-205	Kabel Roll 5 Meter	10	Unit
3	TN-303	Tang Kombinasi 7”	20	Pcs	Merk ABC
…	…	…	…	…	…
		Total Kuantitas	[SUM]

Format XLS memungkinkan kamu untuk menyusun tabel ini dengan rapi, mengatur lebar kolom, jenis huruf, bahkan menambah warna biar lebih menarik atau mudah dibaca.

Panduan Singkat Membuat Surat Jalan Barang di Excel¶

Bikin surat jalan di Excel itu nggak susah kok, guys. Bahkan kalau kamu nggak jago-jago banget pakai Excel, pasti bisa! Ini langkah-langkah dasarnya:

1. Buka Microsoft Excel atau Program Spreadsheet Lainnya: Buka lembar kerja kosong baru.
2. Buat Header: Di bagian paling atas (misalnya mulai dari baris 1 atau 2), ketik nama perusahaanmu, alamat, dan kontak. Di baris bawahnya, ketik “SURAT JALAN BARANG”. Kamu bisa merge beberapa sel biar tulisannya di tengah dan ukurannya lebih besar. Jangan lupa sisakan tempat buat logo kalau ada.
3. Buat Bagian Detail Pihak Terlibat: Turun beberapa baris, buat label seperti “Pengirim:” dan “Penerima:”. Di bawahnya, alokasikan beberapa baris untuk mengisi detail nama, alamat, dan kontak masing-masing.
4. Buat Bagian Info Pengiriman: Buat label seperti “Tanggal Surat Jalan:”, “Tanggal Kirim:”, “Nomor Kendaraan:”, “Pengemudi:”, “Nomor Pesanan:”. Sediakan sel kosong di sebelahnya untuk diisi nanti.
5. Susun Tabel Detail Barang: Ini bagian utama. Lewati beberapa baris setelah bagian info pengiriman, lalu buat judul kolom untuk tabelmu. Contoh judul kolomnya seperti yang dijelaskan di bagian “Komponen Penting” tadi: “Nomor Urut”, “Kode Barang”, “Nama/Deskripsi Barang”, “Jumlah”, “Satuan”, “Keterangan Tambahan”. Ketik judul-judul ini di sel-sel yang berurutan di satu baris (misalnya di baris 15).
6. Format Tabel: Atur lebar kolom biar cukup menampung tulisan. Kasih border (garis) di sekeliling sel-sel judul kolom dan sel-sel di bawahnya yang akan diisi data barang. Ini biar kelihatan kayak tabel beneran. Kamu bisa blok judul kolom, klik kanan, pilih “Format Cells”, lalu ke tab “Border”.
7. Sediakan Ruang untuk Data Barang: Di bawah judul kolom, alokasikan sejumlah baris kosong (misalnya 10-20 baris) di dalam border yang udah kamu buat. Baris-baris inilah yang nanti akan diisi detail setiap item barang.
8. Buat Bagian Total (Opsional): Di bawah baris-baris data barang, tambahkan baris baru. Di kolom “Nama/Deskripsi Barang”, ketik “Total Kuantitas”. Di kolom “Jumlah”, gunakan rumus SUM() untuk menjumlahkan semua angka di kolom “Jumlah” di atasnya. Misalnya, kalau data barang ada dari baris 16 sampai 35, rumusnya bisa =SUM(D16:D35) (asumsi kolom Jumlah ada di kolom D).
9. Buat Bagian Tanda Tangan: Di bagian paling bawah dokumen, buat label “Dibuat Oleh”, “Dikirim Oleh”, dan “Diterima Oleh”. Sediakan ruang kosong di bawah atau sebelahnya untuk nama dan tanda tangan. Kamu bisa pakai garis bawah (______) atau sel kosong yang dikasih bottom border.
10. Simpan File: Simpan dokumenmu dengan nama yang jelas (misalnya “Template_Surat_Jalan.xlsx”). Pilih format .xlsx atau .xls.

Setelah template-nya jadi, setiap kali ada pengiriman, kamu tinggal buka file template ini, isi data-datanya sesuai pengiriman saat itu, lalu Save As dengan nama baru (misalnya “Surat_Jalan_SJ001_Tgl_DDMMYYYY.xlsx”) biar template aslinya nggak ketimpa.

Tips Menggunakan Format Surat Jalan XLS Secara Efektif¶

Menggunakan Excel untuk surat jalan itu bukan cuma soal bikin template, tapi juga gimana mengoptimalkan pemakaiannya. Ini beberapa tipsnya:

• Buat Template yang Rapi: Luangkan waktu di awal buat bikin template yang bener-bener sesuai kebutuhan bisnismu. Tata letaknya jelas, kolomnya pas, ukurannya proporsional. Template yang bagus akan sangat menghemat waktu di kemudian hari.
• Gunakan Fitur Dropdown List (Validasi Data): Untuk kolom-kolom yang isinya sering berulang (misalnya satuan: Pcs, Box, Kg), kamu bisa pakai fitur “Data Validation” di Excel untuk membuat dropdown list. Jadi, saat mengisi, tinggal pilih dari daftar yang sudah ada. Ini mengurangi typo dan mempercepat pengisian.
• Manfaatkan Rumus Sederhana: Selain SUM untuk total kuantitas, kamu bisa pakai rumus kalau ada perhitungan lain, misalnya menghitung total berat berdasarkan jumlah unit dan berat per unit.
• Konsisten dalam Penamaan File: Setiap kali Save As untuk pengiriman baru, gunakan pola penamaan file yang konsisten (misalnya: SJ_NomorSurat_Tanggal_Tujuan.xlsx). Ini bikin kamu gampang banget nyari file surat jalan tertentu nanti.
• Backup File Secara Berkala: Jangan sampai file template atau file surat jalan yang sudah terisi hilang. Simpan salinannya di tempat aman, bisa di cloud storage (Google Drive, Dropbox) atau hard disk eksternal.
• Password Protect File (Opsional): Kalau data di surat jalanmu sangat sensitif, kamu bisa kasih password di file Excel-nya. Tapi hati-hati, jangan sampai lupa password-nya sendiri ya!
• Cetak dalam Format yang Jelas: Saat mau ngeprint surat jalan dari Excel, pastikan print preview -nya rapi. Atur print area dan page setup biar nggak kepotong dan semua informasi penting masuk dalam satu atau dua halaman.

Image just for illustration

Variasi dan Kustomisasi Format XLS¶

Salah satu kelebihan utama pakai format XLS adalah kemudahan kustomisasinya. Setiap bisnis punya kebutuhan yang beda-beda. Surat jalan untuk pengiriman bahan pangan tentu beda detailnya sama surat jalan untuk pengiriman elektronik. Di Excel, kamu bisa dengan mudah menambah atau mengurangi kolom sesuai kebutuhanmu.

Misalnya, kalau kamu jualan makanan, mungkin perlu kolom tambahan untuk tanggal kadaluarsa. Kalau jualan barang elektronik, mungkin perlu kolom nomor seri. Kamu juga bisa menambahkan kolom untuk mencatat kondisi barang saat dikirim (misalnya: “Baik”, “Penyok”, “Pecah”).

Beberapa perusahaan bahkan bikin template yang lebih kompleks, pakai fitur macro di Excel biar otomatis bikin nomor surat jalan, ngambil data pelanggan dari database lain, atau otomatis ngitung sesuatu yang lebih rumit. Tapi untuk kebutuhan dasar, template sederhana dengan komponen yang udah dijelasin di atas itu udah lebih dari cukup kok. Yang penting informasinya lengkap dan jelas.

Fakta Menarik Seputar Surat Jalan dan Dokumen Logistik¶

• Tahukah kamu? Surat jalan itu punya kekuatan hukum loh. Di banyak negara, termasuk Indonesia, surat jalan bisa jadi bukti primer dalam sengketa terkait pengiriman barang. Tanda tangan penerima di surat jalan seringkali dianggap bukti sah barang sudah diterima dengan baik.
• Selain surat jalan, ada dokumen lain yang seringkali “sepaket” dalam proses pengiriman, seperti faktur (invoice) untuk penagihan, dan kadang surat muat (Bill of Lading) terutama untuk pengiriman barang dalam jumlah besar antar kota atau antar pulau. Surat jalan biasanya mendahului faktur. Barang sampai dulu (dibuktikan surat jalan), baru faktur ditagihkan.
• Seiring perkembangan teknologi, kini banyak perusahaan yang mulai beralih ke e-surat jalan atau surat jalan elektronik. Bentuknya bisa aplikasi mobile atau sistem berbasis web. Dokumennya digital, tanda tangan juga digital. Tapi format XLS masih tetep relevan kok, terutama buat bisnis yang sistemnya belum secanggih itu atau yang butuh fleksibilitas.

Pentingnya Akurasi dan Keamanan Data¶

Meskipun pakai Excel itu gampang, jangan remehkan pentingnya akurasi data yang diinput. Salah input jumlah barang atau salah alamat bisa berakibat fatal, mulai dari barang nyasar sampai kerugian finansial. Selalu double check setiap data yang kamu masukkan ke dalam template XLS sebelum surat jalan dicetak atau dikirim.

Soal keamanan, file Excel yang berisi data pengiriman mungkin nggak se-sensitif data keuangan atau pribadi banget, tapi tetap aja data bisnis. Pastikan file-file ini disimpan di lokasi yang aman dan hanya bisa diakses oleh orang yang berwenang. Kalau pakai password, pastikan orang yang perlu akses tahu password-nya tapi nggak disebar sembarangan.

Kesimpulan¶

Menggunakan format surat jalan barang dalam file XLS adalah pilihan cerdas buat banyak bisnis. Fleksibilitasnya, kemudahannya dalam mengorganisir data, dan kemampuannya untuk diotomatisasi (meskipun cuma sedikit) menjadikannya solusi yang praktis dan efektif. Dengan template yang rapi dan penggunaan yang konsisten, surat jalanmu akan jadi dokumen yang akurat, profesional, dan sangat membantu kelancaran operasional bisnismu. Ingat, detail itu penting dalam logistik, dan surat jalan adalah salah satu bukti nyata bahwa kamu memperhatikan setiap detail pengiriman.

Punya pengalaman pakai template surat jalan di Excel? Atau mungkin punya tips lain yang belum disebutin di sini? Yuk, bagikan di kolom komentar di bawah! Kita diskusi bareng biar sama-sama nambah wawasan.