Panduan Lengkap: Contoh Struktur Surat Dinas Biar Nggak Bingung!

Updated: 18 Mei, 2025 • 0 • min read

Table of Contents

Memahami struktur surat dinas itu penting banget, lho. Kenapa? Karena surat dinas bukan cuma kertas biasa, tapi dokumen resmi yang mewakili sebuah instansi atau lembaga. Salah sedikit saja strukturnya, bisa mengurangi kredibilitas atau bahkan membuat surat tersebut dianggap tidak sah secara administrasi. Jadi, yuk kita bedah satu per satu bagiannya biar kamu makin paham dan bisa bikin surat dinas yang perfect.

Surat dinas sendiri adalah surat yang dikeluarkan oleh suatu instansi, lembaga, atau organisasi resmi untuk keperluan tugas atau urusan resmi. Bahasa yang digunakan harus baku, formal, dan sesuai dengan kaidah Bahasa Indonesia yang baik dan benar. Tujuannya bisa bermacam-macam, mulai dari pemberitahuan, permohonan izin, undangan, sampai pengambilan keputusan penting.

Bagian-bagian Penting dalam Struktur Surat Dinas¶

Setiap bagian dalam surat dinas punya fungsi dan aturan penulisannya sendiri. Nggak bisa asal taruh atau lewati begitu saja. Masing-masing elemen ini bekerja sama untuk memastikan surat jelas, akurat, dan resmi. Mari kita lihat apa saja bagian-bagian krusial itu.

Kepala Surat (Kop Surat)¶

Ini adalah bagian paling atas dari surat dinas, yang identik dengan identitas instansi atau organisasi yang mengirim surat. Kepala surat ini berfungsi sebagai ‘kartu nama’ resmi pengirim. Isinya mencakup nama lengkap instansi atau organisasi, alamat lengkap, nomor telepon, nomor faksimile (jika ada), alamat email, dan seringkali juga website resmi.

Tidak lupa, di sisi kiri kepala surat biasanya ada logo instansi atau organisasi yang bersangkutan. Logo ini harus terlihat jelas dan tidak pecah, mencerminkan identitas visual yang kuat. Keberadaan kop surat yang lengkap dan profesional langsung memberikan kesan pertama yang baik dan menunjukkan bahwa surat ini memang berasal dari sumber yang sah.

Contoh Kepala Surat Dinas
Image just for illustration

Tips: Pastikan semua informasi kontak di kop surat itu akurat dan terkini. Nomor telepon atau email yang salah bisa menghambat komunikasi yang seharusnya terjalin. Gunakan desain kop surat yang konsisten untuk semua surat yang dikeluarkan instansi.

Nomor Surat¶

Nomor surat adalah kode unik yang diberikan untuk setiap surat keluar. Fungsinya vital untuk pengarsipan dan pelacakan dokumen. Formatnya biasanya mengikuti standar tertentu, seperti nomor urut surat, kode klasifikasi surat, bulan, dan tahun.

Contoh format nomor surat bisa seperti: 123/SK/IX/2023. Angka ‘123’ adalah nomor urut, ‘SK’ adalah kode klasifikasi surat (misalnya: Surat Keputusan), ‘IX’ menunjukkan bulan September (bulan ke-9), dan ‘2023’ adalah tahun pembuatan surat. Penomoran ini harus dibuat secara kronologis dan dicatat dalam buku agenda surat keluar.

Contoh Nomor Surat Dinas
Image just for illustration

Fakta menarik: Sistem penomoran surat sudah ada sejak zaman dulu lho, bahkan sebelum era digital. Fungsinya tetap sama, yaitu untuk mempermudah pengelolaan dan pencarian dokumen. Dengan sistem penomoran yang baik, kita bisa tahu sudah berapa surat yang keluar dalam periode tertentu.

Tanggal Surat¶

Bagian ini menunjukkan kapan surat tersebut dibuat dan ditandatangani secara resmi. Penulisannya biasanya berada di bawah nomor surat atau di sebelah kanan atas sejajar dengan nomor surat, tergantung standar instansi. Format tanggal yang umum digunakan adalah: Kota, tanggal, bulan, tahun.

Contoh: Jakarta, 27 September 2023. Nama kota tempat surat dikeluarkan wajib dicantumkan. Hindari penggunaan singkatan bulan atau angka saja untuk bulan agar tidak terjadi ambiguitas.

Contoh Tanggal Surat Dinas
Image just for illustration

Tips: Tanggal yang dicantumkan di surat harus sesuai dengan tanggal penandatanganan surat oleh pejabat berwenang. Jangan sampai tanggal surat lebih awal dari tanggal penandatanganan, itu tidak logis dan bisa menimbulkan masalah administrasi.

Lampiran¶

Bagian lampiran ini dicantumkan jika surat tersebut disertai dengan dokumen lain. Fungsinya memberitahukan kepada penerima bahwa ada dokumen pelengkap yang disertakan. Penulisannya cukup sederhana, biasanya hanya mencantumkan jumlah dokumen yang dilampirkan.

Contoh: Lampiran: 1 (satu) berkas atau Lampiran: 3 (tiga) lembar. Jika tidak ada dokumen yang dilampirkan, bagian ini bisa ditulis ‘Lampiran: -’ atau dikosongkan saja, tergantung kebiasaan instansi. Penting untuk menyebutkan secara spesifik jumlah lampiran agar penerima bisa memastikan semua dokumen diterima lengkap.

Contoh Lampiran Surat Dinas
Image just for illustration

Tips: Di dalam isi surat, sebaiknya sebutkan secara jelas dokumen apa saja yang menjadi lampiran tersebut. Misalnya, “Bersama ini kami lampirkan proposal kegiatan…” atau “Sebagai kelengkapan permohonan, terlampir dokumen persyaratan…”. Ini membantu penerima memahami konteks lampiran.

Hal (Perihal)¶

Bagian ‘Hal’ atau ‘Perihal’ ini sangat penting karena merangkum inti atau pokok masalah dari surat. Letaknya biasanya di bawah lampiran. Penulisannya harus singkat, padat, dan jelas sehingga penerima surat langsung tahu maksud dan tujuan surat tersebut hanya dengan membaca bagian ini.

Contoh: Perihal: Undangan Rapat Koordinasi atau Hal: Permohonan Bantuan Dana. Gunakan frasa yang spesifik dan langsung ke pokok bahasan. Hindari perihal yang terlalu umum atau multitafsir.

Contoh Hal Perihal Surat Dinas
Image just for illustration

Tips: Bagian ‘Hal’ ini sangat membantu petugas administrasi dalam menggolongkan dan mendistribusikan surat. Jadi, buatlah perihal yang informatif dan representatif sesuai isi surat.

Alamat Tujuan Surat¶

Bagian ini menunjukkan kepada siapa surat itu ditujukan. Penulisannya dimulai dengan ‘Kepada Yth.’ diikuti nama jabatan atau nama orang yang dituju, dan alamat lengkap penerima. Penting untuk memastikan nama jabatan atau nama orang yang dituju sudah benar dan tepat.

Contoh: Kepada Yth. Kepala Bagian Kepegawaian, Sekretariat Daerah Kota Bandung, Jalan Merdeka No. 12 Bandung. Jika ditujukan kepada perorangan dengan jabatan, jabatanlah yang utama ditulis. Hindari menulis alamat penerima di bagian kop surat, alamat penerima punya bagiannya sendiri.

Contoh Alamat Tujuan Surat Dinas
Image just for illustration

Tips: Gunakan gelar atau sapaan yang resmi dan benar jika ditujukan kepada perorangan yang memiliki gelar akademik atau jabatan struktural. Pastikan alamatnya lengkap agar surat sampai tepat waktu dan ke tempat yang benar.

Salam Pembuka¶

Salam pembuka adalah sapaan awal yang menunjukkan kesopanan dan formalitas dalam surat dinas. Salam pembuka yang paling umum dan baku digunakan adalah “Dengan hormat,”. Kata “Dengan hormat,” selalu diikuti koma.

Penggunaan salam pembuka ini adalah standar dalam korespondensi resmi. Meskipun terlihat sederhana, bagian ini adalah penanda bahwa surat ini ditulis dengan cara yang sopan dan resmi. Setelah salam pembuka, biasanya dilanjutkan dengan paragraf pembuka isi surat.

Contoh Salam Pembuka Surat Dinas
Image just for illustration

Tips: Pastikan konsisten menggunakan salam pembuka yang baku seperti “Dengan hormat,”. Hindari salam pembuka yang terlalu informal atau personal untuk surat dinas.

Isi Surat¶

Ini adalah bagian terpenting yang memuat maksud dan tujuan surat secara rinci. Isi surat biasanya terdiri dari tiga bagian utama: paragraf pembuka, inti surat, dan paragraf penutup. Bahasa yang digunakan harus baku, efektif, jelas, dan lugas.

Paragraf pembuka biasanya berisi pengantar atau latar belakang singkat mengenai tujuan surat. Contoh: “Menindaklanjuti surat Saudara Nomor… tanggal…” atau “Dalam rangka pelaksanaan program…”. Inti surat memuat semua informasi detail, permintaan, atau pemberitahuan yang ingin disampaikan. Bagian ini bisa terdiri dari beberapa paragraf tergantung kompleksitas informasinya. Paragraf penutup berisi harapan, ucapan terima kasih, atau penegasan kembali tujuan surat. Contoh: “Atas perhatian dan kerja sama Bapak/Ibu, kami ucapkan terima kasih.”

Contoh Isi Surat Dinas
Image just for illustration

Tips: Hindari bahasa yang bertele-tele. Sampaikan informasi secara langsung ke pokok masalah. Jika ada poin-poin penting, gunakan penomoran atau bullet points agar lebih mudah dibaca. Pastikan alur isi surat runut dan logis.

Salam Penutup¶

Sama seperti salam pembuka, salam penutup juga menunjukkan kesopanan di akhir surat. Salam penutup yang paling umum digunakan dalam surat dinas adalah “Hormat kami,” atau “Atas perhatian Bapak/Ibu, kami ucapkan terima kasih.” (jika sudah digunakan di paragraf penutup isi surat, cukup akhiri dengan hormat kami). Salam penutup selalu diikuti koma.

Bagian ini berfungsi sebagai penutup resmi sebelum identitas pengirim. Pemilihan salam penutup seringkali mengikuti kebiasaan instansi, namun “Hormat kami,” adalah pilihan yang paling standar dan aman.

Contoh Salam Penutup Surat Dinas
Image just for illustration

Tips: Pastikan ada kesesuaian antara salam pembuka dan salam penutup. Gunakan yang baku dan formal.

Nama dan Jabatan Penanda Tangan¶

Di bawah salam penutup, tercantum nama lengkap dan jabatan resmi dari pejabat yang berwenang menandatangani surat tersebut. Tanda tangan asli pejabat akan dibubuhkan di atas nama lengkap ini. Nama ditulis dengan jelas dan tanpa gelar akademik kecuali gelar profesi yang relevan dengan jabatan.

Jika penanda tangan adalah PNS atau memiliki Nomor Induk Pegawai (NIP), NIP tersebut biasanya dicantumkan di bawah nama. Keberadaan nama dan jabatan penanda tangan menunjukkan otoritas dan pertanggungjawaban resmi atas isi surat tersebut. Bagian ini menegaskan siapa yang mewakili instansi untuk mengeluarkan surat ini.

Contoh Nama dan Jabatan Penanda Tangan Surat Dinas
Image just for illustration

Tips: Pastikan nama dan jabatan yang tercantum benar dan sesuai dengan pejabat yang sebenarnya menandatangani. Jika ada pelaksana tugas (Plt) atau pelaksana harian (Plh), penulisannya juga memiliki aturan tersendiri.

Tembusan (Opsional)¶

Bagian tembusan ini dicantumkan jika surat tersebut perlu diketahui atau dikirimkan salinannya kepada pihak lain selain penerima utama. Fungsinya untuk memberikan informasi atau tembusan kepada pihak-pihak terkait yang perlu mengetahui isi surat, meskipun bukan sebagai penerima utama yang diminta mengambil tindakan.

Penulisannya dimulai dengan kata “Tembusan:” diikuti daftar nama jabatan atau instansi yang menerima tembusan, biasanya diurutkan berdasarkan hierarki atau relevansi. Bagian ini bersifat opsional, artinya hanya dicantumkan jika memang ada pihak lain yang perlu diberikan tembusan.

Contoh Tembusan Surat Dinas
Image just for illustration

Tips: Jangan mencantumkan terlalu banyak pihak dalam tembusan jika memang tidak benar-benar perlu. Tembusan yang terlalu banyak bisa menimbulkan kebingungan mengenai siapa yang sebenarnya bertanggung jawab atas tindak lanjut surat.

Contoh Visual Struktur Surat Dinas¶

Untuk memberikan gambaran yang lebih jelas, bayangkan surat dinas itu seperti tata letak berikut (dari atas ke bawah):

No. Surat : ....................................
Lampiran : .................................... Kota, Tanggal Bulan Tahun
Hal : ....................................

Kepada Yth.
[Nama Jabatan/Orang yang Dituju]
[Alamat Lengkap Penerima]
di -
[Tempat]

Dengan hormat,

Hormat kami,

[Tanda Tangan Pejabat]

[Nama Lengkap Pejabat]
[Jabatan Pejabat]
[NIP/Nomor Induk - jika ada]

Tembusan:
1. [Pihak Pertama]
2. [Pihak Kedua]
… dst (jika ada)

Gambaran di atas menunjukkan penempatan umum setiap bagian. Tentu saja, ada sedikit variasi tergantung standar di masing-masing instansi, tapi struktur dasarnya kurang lebih seperti itu. Memahami tata letak ini membantu kita menempatkan informasi pada posisi yang tepat.

Tips Menulis Surat Dinas yang Profesional¶

Selain memahami strukturnya, ada beberapa tips praktis yang bisa membuat surat dinasmu terlihat lebih profesional dan efektif:

Gunakan Bahasa Baku: Ini mutlak. Surat dinas harus menggunakan Bahasa Indonesia sesuai kaidah EYD (Ejaan yang Disempurnakan) atau PUEBI (Pedoman Umum Ejaan Bahasa Indonesia). Hindari bahasa gaul, singkatan yang tidak resmi, atau istilah yang tidak umum.
Perhatikan Ejaan dan Tanda Baca: Kesalahan ketik, salah eja, atau penggunaan tanda baca yang keliru bisa mengurangi kredibilitas surat. Selalu proofing kembali sebelum surat dicetak atau dikirim.
Format Rapi: Gunakan font yang standar dan mudah dibaca (seperti Times New Roman atau Arial) dengan ukuran yang sesuai. Atur spasi antar baris dan paragraf agar surat tidak terlalu padat dan enak dilihat. Margin kertas juga perlu diperhatikan agar tidak terlalu mepet.
Kualitas Kertas (Jika Fisik): Untuk surat dinas fisik, gunakan kertas yang berkualitas baik dan standar (biasanya HVS 80 gram ukuran A4 atau F4). Kertas yang tipis atau berkualitas rendah bisa memberikan kesan kurang profesional.
Informasi Kontak Akurat: Pastikan nomor telepon, email, dan alamat di kop surat benar dan aktif. Ini penting untuk memfasilitasi komunikasi lanjutan jika diperlukan oleh penerima surat.
File Arsip yang Baik: Setelah surat ditandatangani dan dikirim, penting untuk menyimpan salinan (baik fisik maupun digital) dengan sistem pengarsipan yang rapi. Cantumkan nomor surat dan tanggal pada folder atau sistem digitalmu agar mudah dicari kembali di kemudian hari. Sistem arsip yang baik adalah kunci administrasi yang efisien.

Fakta Menarik Seputar Surat Dinas¶

Surat dinas itu lebih dari sekadar formalitas lho, ada beberapa fakta menarik di baliknya:

Digitalisasi: Saat ini, banyak instansi pemerintah dan swasta sudah beralih ke sistem surat menyurat digital. Ini termasuk penggunaan tanda tangan elektronik dan sistem informasi manajemen surat (SIMRS). Digitalisasi membuat proses lebih cepat, efisien, dan ramah lingkungan.
Alat Bukti: Dalam banyak kasus, surat dinas bisa menjadi alat bukti resmi yang sah di mata hukum atau dalam proses administrasi. Ini menegaskan betapa pentingnya keakuratan dan keabsahan setiap elemen dalam surat tersebut.
Sejarah Panjang: Praktik surat menyurat resmi sudah ada sejak zaman kerajaan kuno sebagai alat komunikasi antar penguasa atau antar kerajaan. Strukturnya tentu berbeda, tapi fungsinya sebagai dokumen resmi tetap sama. Evolusi struktur surat dinas mencerminkan perkembangan administrasi dan birokrasi.
Standarisasi: Di Indonesia, penulisan surat dinas seringkali mengacu pada pedoman atau standar yang dikeluarkan oleh Arsip Nasional Republik Indonesia (ANRI) atau kementerian/lembaga terkait. Standarisasi ini bertujuan untuk keseragaman dan kemudahan dalam pengelolaan arsip nasional.

Memahami sejarah dan perkembangan surat dinas ini memberikan kita perspektif bahwa dokumen ini punya peran yang konsisten dalam tatanan administrasi, baik di masa lalu maupun di era digital ini.

Dengan memahami setiap bagian struktur dan memperhatikan tips-tips di atas, kamu akan lebih percaya diri dan mampu membuat surat dinas yang benar dan profesional. Ingat, surat dinas mencerminkan citra instansi atau dirimu sendiri (jika kamu yang mewakili).

Semoga penjelasan struktur surat dinas ini bermanfaat buat kamu yang sedang belajar atau sering berurusan dengan dokumen resmi ini!

Gimana, sekarang sudah lebih jelas kan tentang struktur surat dinas? Punya pertanyaan lain atau pengalaman menarik saat membuat surat dinas? Yuk, sharing di kolom komentar di bawah!

Info Jenis Surat