Panduan Lengkap: Contoh Format Surat Jalan yang Benar + Template Gratis!
Surat jalan, atau sering juga disebut delivery order (DO), adalah dokumen penting dalam proses pengiriman barang. Dokumen ini berfungsi sebagai bukti serah terima barang dari penjual atau pengirim kepada pembeli atau penerima. Tanpa surat jalan yang tepat, proses logistik bisa jadi kacau balau, bahkan bisa menimbulkan masalah hukum atau finansial di kemudian hari. Jadi, memahami format surat jalan itu krusial banget buat kelancaran bisnis, terutama yang melibatkan perpindahan barang fisik.
Intinya, surat jalan ini seperti paspornya barang selama perjalanan. Dia yang ‘memberitahu’ siapa yang mengirim, siapa yang menerima, barangnya apa saja, jumlahnya berapa, dan ke mana tujuannya. Ini bukan cuma soal administrasi, tapi juga soal akuntabilitas dan transparansi dalam setiap transaksi pengiriman. Makanya, meskipun formatnya bisa beda-beda tergantung perusahaan, ada komponen-komponen mandatory yang wajib banget ada di dalamnya.
Image just for illustration
Apa Itu Surat Jalan?¶
Secara sederhana, surat jalan adalah dokumen yang mendampingi barang selama proses pengiriman dari satu lokasi ke lokasi lain. Dokumen ini dikeluarkan oleh pihak pengirim (penjual, pemasok, gudang) dan diserahkan kepada pihak penerima (pembeli, klien, gudang lain) bersamaan dengan pengiriman barang. Surat jalan berisi detail lengkap mengenai barang yang dikirim, informasi pengirim, informasi penerima, dan informasi terkait pengiriman itu sendiri.
Fungsinya bukan cuma sebagai ‘teman perjalanan’ barang lho. Surat jalan juga jadi dasar bagi penerima untuk melakukan pengecekan fisik barang. Apakah jumlahnya sesuai? Apakah jenisnya tepat? Jika ada ketidaksesuaian, surat jalan inilah yang jadi referensi utama untuk proses klaim atau koreksi. Jadi, bisa dibilang surat jalan itu adalah bukti sah atas terjadinya pengiriman barang tertentu.
Dalam praktiknya, surat jalan seringkali dibuat rangkap. Satu rangkap untuk pengirim (sebagai arsip dan bukti telah mengirim), satu rangkap untuk penerima (sebagai bukti telah menerima), dan terkadang satu rangkap lagi untuk sopir atau pihak ketiga yang melakukan pengiriman. Ini memastikan semua pihak yang terlibat punya catatan yang sama mengenai pengiriman tersebut. Makanya, keakuratan data dalam surat jalan itu penting banget.
Komponen Wajib Surat Jalan¶
Meskipun tidak ada format baku yang diatur oleh undang-undang secara spesifik untuk semua jenis pengiriman (kecuali mungkin untuk barang tertentu yang diawasi), ada beberapa elemen kunci yang pasti akan kamu temukan di hampir semua surat jalan. Komponen-komponen ini memastikan dokumen tersebut berfungsi sebagaimana mestinya dan bisa dipertanggungjawabkan. Mari kita bedah satu per satu komponen tersebut.
Header¶
Bagian header ini biasanya terletak di paling atas dokumen. Di sini kamu akan menemukan judul dokumen, yaitu “SURAT JALAN” atau “DELIVERY ORDER”. Selain itu, di header juga biasanya tercantum nomor dokumen unik. Nomor surat jalan ini penting untuk identifikasi dan pelacakan.
Setiap perusahaan punya sistem penomoran surat jalan sendiri, bisa berdasarkan tanggal, kode pelanggan, atau kombinasi lainnya. Yang jelas, nomor ini harus unik untuk setiap pengiriman agar tidak tertukar dan mudah dicari kembali dalam catatan administrasi. Terkadang, di header juga ada logo perusahaan pengirim, lho, untuk memberikan kesan profesional dan branding.
Data Pengirim/Penjual¶
Bagian ini berisi informasi lengkap mengenai pihak yang mengirimkan barang. Ini mencakup nama perusahaan pengirim, alamat lengkap, nomor telepon, dan terkadang juga nomor NPWP. Data ini memastikan bahwa asal barang jelas dan teridentifikasi dengan baik.
Kelengkapan data pengirim ini penting untuk administrasi internal maupun eksternal. Pihak penerima jadi tahu siapa yang bertanggung jawab atas pengiriman barang tersebut. Jika ada pertanyaan atau masalah terkait pengiriman, mereka tahu harus menghubungi siapa.
Data Penerima/Pembeli¶
Sama pentingnya dengan data pengirim, bagian ini memuat informasi detail mengenai pihak yang akan menerima barang. Informasi yang dicantumkan biasanya adalah nama perusahaan penerima, alamat lengkap tujuan pengiriman, nama kontak person, dan nomor telepon yang bisa dihubungi. Alamat tujuan harus super akurat ya, jangan sampai salah kirim!
Informasi penerima ini vital untuk memastikan barang sampai di tempat yang benar dan diterima oleh orang yang berhak. Jika pengiriman ditujukan ke alamat yang berbeda dengan alamat kantor pusat penerima (misalnya ke gudang atau cabang), pastikan alamat tujuan pengiriman yang tercantum adalah alamat yang tepat di mana barang seharusnya diturunkan. Kesalahan di sini bisa berakibat fatal, mulai dari keterlambatan hingga barang hilang.
Rincian Barang¶
Nah, ini dia jeroan dari surat jalan. Bagian ini berisi daftar lengkap barang yang dikirim. Biasanya disajikan dalam bentuk tabel dengan kolom-kolom seperti: Nomor Urut, Kode Barang (jika ada), Nama Barang/Deskripsi, Satuan (pcs, unit, karton, meter, dll.), dan Kuantitas/Jumlah yang Dikirim. Terkadang juga ada kolom untuk berat barang atau volume.
Detail barang ini harus sangat akurat dan sesuai dengan barang fisik yang dikirim. Ini adalah bagian yang paling sering dicek silang oleh penerima saat barang tiba. Ketidaksesuaian antara rincian di surat jalan dan fisik barang bisa menyebabkan proses penerimaan jadi pending atau bahkan barang ditolak.
Informasi Pengiriman¶
Bagian ini memberikan konteks mengenai proses pengiriman itu sendiri. Informasi yang umumnya ada di sini meliputi: Tanggal Pengiriman (tanggal surat jalan dibuat atau barang diberangkatkan), Tanggal Estimasi Tiba (ETD - Estimated Time of Arrival), Nama Sopir, Nomor Kendaraan yang digunakan untuk pengiriman, dan rute pengiriman jika relevan. Terkadang, ada juga kolom untuk mencatat kondisi kemasan atau catatan khusus terkait pengiriman.
Informasi ini membantu penerima dan pengirim untuk melacak status pengiriman. Nama sopir dan nomor kendaraan penting untuk identifikasi saat barang tiba di lokasi penerima, terutama di area gudang yang ramai. Tanggal pengiriman juga jadi patokan waktu yang krusial.
Keterangan Tambahan¶
Bagian ini bersifat opsional, namun seringkali sangat membantu. Di sini bisa dicantumkan catatan-catatan khusus terkait pengiriman, misalnya: Urgent, Fragile, Handle with care, instruksi penurunan barang, atau informasi terkait pembayaran jika relevan. Apapun informasi penting yang tidak tercakup di bagian lain bisa ditulis di sini.
Misalnya, jika barang memerlukan penanganan khusus karena mudah pecah atau rusak, instruksi ini harus jelas tercantum. Atau jika ada kesepakatan khusus dengan penerima terkait waktu pengiriman, bisa juga dicantumkan di sini. Bagian ini berfungsi sebagai pengingat dan panduan bagi pihak yang terlibat dalam proses pengiriman.
Tanda Tangan dan Stempel¶
Ini adalah bagian final yang memberikan legalitas dan validitas pada surat jalan. Biasanya ada kolom untuk tanda tangan dari pihak Pengirim (yang menyerahkan barang), Pihak yang Mengangkut (sopir atau kurir), dan Pihak Penerima (yang menerima barang). Stempel perusahaan dari pengirim dan penerima juga seringkali dibubuhkan di sini.
Tanda tangan dan stempel ini menjadi bukti sah bahwa proses serah terima barang telah terjadi sesuai dengan rincian yang tertera di surat jalan. Ini adalah bukti kuat jika di kemudian hari muncul sengketa atau pertanyaan mengenai pengiriman tersebut. Pastikan semua pihak yang relevan membubuhkan tanda tangan dan stempel mereka di rangkap yang sesuai.
Struktur Umum Format Surat Jalan¶
Kalau dilihat dari komponen-komponen di atas, struktur umum format surat jalan biasanya mengalir dari informasi pengirim dan penerima di awal, disusul rincian barang, detail pengiriman, dan diakhiri dengan area tanda tangan. Ini adalah alur logis yang memudahkan pembaca untuk memahami isi dokumen.
Biasanya, bagian atas (header) berisi informasi umum seperti nama dokumen, nomor, dan tanggal. Kemudian di bawahnya ada blok informasi pengirim dan penerima yang diletakkan berdampingan atau berurutan. Setelah itu baru tabel rincian barang yang bisa memakan cukup banyak tempat tergantung jumlah item. Di bawah tabel, ada informasi pengiriman dan keterangan tambahan. Paling bawah adalah area untuk tanda tangan dan stempel.
Desain formatnya bisa berbeda-beda, ada yang simpel berupa tabel, ada yang menggunakan layout yang lebih kompleks dengan kolom-kolom yang rapi. Yang penting, semua komponen wajib ada dan informasinya mudah dibaca serta dipahami oleh semua pihak yang berkepentingan.
Contoh Format Surat Jalan Sederhana¶
Agar lebih jelas, mari kita lihat contoh sederhana format surat jalan dalam bentuk teks. Ini adalah gambaran umum saja ya, kamu bisa menyesuaikannya dengan kebutuhan spesifik bisnismu.
----------------------------------------------------------------------
[Logo Perusahaan Pengirim]
SURAT JALAN / DELIVERY ORDER
Nomor: SJ/PKU/01/2024/001
Tanggal: 26 Januari 2024
----------------------------------------------------------------------
PENGIRIM: PENERIMA:
Nama Perusahaan: PT Maju Jaya Nama Perusahaan: CV Sejahtera Bersama
Alamat: Jl. Merdeka No. 123, Jakarta Alamat: Jl. Damai No. 45, Bandung
Telp: (021) 1234567 Telp: (022) 7654321
NPWP: 01.234.567.8-910.000 Nama Kontak: Bapak Budi
----------------------------------------------------------------------
RINCIAN BARANG YANG DIKIRIM
----------------------------------------------------------------------
No. | Kode Barang | Nama Barang/Deskripsi | Satuan | Kuantitas
----------------------------------------------------------------------
1. | A001 | Kemeja Pria Lengan Pendek | Pcs | 50
2. | B005 | Celana Bahan Kain Wanita | Pcs | 30
3. | C100 | Sepatu Kets Unisex Ukuran 40 | Pasang | 15
----------------------------------------------------------------------
TOTAL KUANTITAS: 95
----------------------------------------------------------------------
INFORMASI PENGIRIMAN
----------------------------------------------------------------------
Tanggal Berangkat: 26 Januari 2024
Estimasi Tiba: 27 Januari 2024
Nama Sopir: Agung Prakoso
Nomor Kendaraan: B 1234 ABC
Keterangan Tambahan: Mohon diturunkan di gudang belakang.
----------------------------------------------------------------------
Yang Menyerahkan, Yang Mengangkut, Yang Menerima,
[Tanda Tangan & Nama Jelas] [Tanda Tangan & Nama Jelas] [Tanda Tangan & Nama Jelas]
[Stempel Perusahaan Pengirim] [Stempel Perusahaan Penerima]
----------------------------------------------------------------------
Penjelasan dari contoh di atas:
* Header: Ada judul, nomor surat jalan yang unik (SJ/PKU/01/2024/001 - mungkin artinya Surat Jalan/Pekanbaru/Bulan 01/Tahun 2024/Nomor Urut 001), dan tanggal pembuatan.
* Pengirim & Penerima: Data lengkap kedua belah pihak.
* Rincian Barang: Tabel yang menjelaskan item apa saja yang dikirim, lengkap dengan kode, deskripsi, satuan, dan jumlah. Total kuantitas juga dicantumkan untuk memudahkan rekapitulasi.
* Informasi Pengiriman: Detail tanggal, estimasi waktu, sopir, kendaraan, dan catatan penting.
* Tanda Tangan: Area untuk tanda tangan dan stempel sebagai bukti serah terima. Tiga pihak yang relevan di sini adalah pengirim (yang mengeluarkan barang), pengangkut (yang membawa barang), dan penerima (yang menerima barang).
Format ini cukup standar dan mencakup semua komponen wajib yang sudah kita bahas sebelumnya. Kamu bisa menambahkan kolom lain di rincian barang jika diperlukan, misalnya berat per item atau harga satuan (meskipun harga jarang dicantumkan di surat jalan, biasanya di faktur).
Jenis Surat Jalan Berdasarkan Kebutuhan¶
Tahukah kamu, surat jalan itu ternyata punya beberapa ‘spesialisasi’ lho, tergantung konteks pengirimannya. Yang paling umum tentu saja surat jalan untuk pengiriman barang dagangan antar perusahaan. Tapi ada juga jenis lain:
- Surat Jalan Barang Dagangan: Ini yang paling sering kita bahas, dipakai untuk pengiriman produk dari penjual ke pembeli. Tujuannya ya untuk mendokumentasikan serah terima barang yang diperjualbelikan.
- Surat Jalan Barang Internal: Dipakai untuk memindahkan barang antar lokasi internal dalam satu perusahaan, misalnya dari gudang pusat ke gudang cabang, atau dari gudang ke toko. Fungsinya untuk mengontrol pergerakan stok antar lokasi internal. Meskipun tidak melibatkan pihak eksternal, dokumentasi ini penting untuk akurasi catatan inventori.
- Surat Jalan Kendaraan: Nah, ini beda lagi. Surat jalan kendaraan ini biasanya digunakan untuk pergerakan kendaraan (mobil, motor, alat berat) yang tidak sedang mengangkut barang dagangan, misalnya untuk test drive, perbaikan, atau pemindahan aset. Isinya lebih fokus ke detail kendaraan itu sendiri (merk, tipe, nomor plat, nomor rangka, nomor mesin) dan tujuan pergerakannya.
- Surat Jalan Dinas: Dikeluarkan oleh instansi atau perusahaan untuk staf yang melakukan perjalanan dinas. Isinya mencakup nama staf, tujuan dinas, tanggal, dan keterangan lainnya. Meskipun bukan untuk pengiriman barang fisik, konsepnya sama yaitu dokumen yang mendampingi pergerakan seseorang atau sesuatu. Namun, dalam konteks logistik barang, yang paling relevan adalah surat jalan barang.
Memahami jenis-jenis ini membantu kamu memastikan bahwa format yang kamu gunakan sesuai dengan tujuan pengirimanmu. Untuk pengiriman barang dagangan, format yang mencantumkan rincian barang secara detail seperti contoh di atas adalah yang paling tepat.
Pentingnya Surat Jalan dari Sisi Legalitas¶
Jangan anggap remeh surat jalan, karena dokumen ini punya bobot legal yang cukup signifikan. Surat jalan bukan sekadar kertas pengantar barang, tapi juga bisa berfungsi sebagai:
- Bukti Pengiriman dan Penerimaan: Ini fungsi utamanya. Tanda tangan di surat jalan menjadi bukti otentik bahwa barang telah dikirim oleh pihak A dan diterima oleh pihak B pada tanggal tertentu. Ini sangat berguna jika terjadi sengketa mengenai apakah barang sudah terkirim atau belum, atau kapan tepatnya barang diterima.
- Dasar Pembuatan Faktur Penjualan: Bagi penjual, surat jalan yang sudah ditandatangani penerima seringkali menjadi salah satu trigger untuk menerbitkan faktur penjualan. Tanggal di surat jalan bisa jadi patokan kapan piutang mulai dihitung (tergantung kesepakatan terms of payment).
- Alat Bantu Audit dan Kontrol Internal: Departemen keuangan atau logistik bisa menggunakan surat jalan untuk mencocokkan data stok, penjualan, dan piutang. Ini membantu mendeteksi potensi kehilangan barang atau ketidaksesuaian data.
- Dokumen Pendukung Saat Pemeriksaan: Dalam beberapa kasus, terutama untuk pengiriman barang dalam jumlah besar atau antar wilayah, surat jalan bisa jadi salah satu dokumen yang diminta oleh pihak berwenang (misalnya, petugas di jalan raya atau saat pemeriksaan pajak) untuk memastikan legalitas pergerakan barang tersebut. Pengiriman barang tanpa surat jalan yang jelas bisa menimbulkan pertanyaan atau bahkan denda.
- Dasar Klaim Asuransi (Jika Ada): Jika barang diasuransikan dan terjadi kerusakan atau kehilangan selama perjalanan, surat jalan seringkali menjadi salah satu dokumen yang diminta oleh pihak asuransi sebagai bukti adanya pengiriman yang sah.
Intinya, surat jalan yang lengkap dan akurat adalah aset berharga bagi bisnis. Dia tidak hanya melancarkan proses operasional sehari-hari, tetapi juga melindungi kepentingan bisnis dari potensi masalah hukum atau finansial. Membuat dan mengarsipkan surat jalan dengan baik adalah bagian dari praktik bisnis yang bertanggung jawab.
Tips Membuat Surat Jalan yang Efektif¶
Setelah tahu pentingnya dan komponennya, gimana caranya bikin surat jalan yang nggak cuma sekadar formalitas, tapi beneran efektif dan membantu? Nih, ada beberapa tips buat kamu:
- Gunakan Format Standar (Tapi Fleksibel): Buat format yang standar untuk semua pengirimanmu. Ini memudahkan staf kamu dalam mengisi dan memudahkan penerima dalam membaca. Tapi, siapkan ruang untuk keterangan tambahan agar bisa mencatat detail spesifik per pengiriman jika diperlukan.
- Informasi Harus Jelas dan Akurat: Jangan pernah menganggap remeh keakuratan data. Nama barang, jumlah, alamat tujuan—semuanya harus tepat. Kesalahan kecil bisa bikin proses penerimaan jadi lama atau bahkan barang ditolak. Gunakan font yang mudah dibaca dan hindari singkatan yang ambigu.
- Sistem Penomoran yang Rapi: Terapkan sistem penomoran surat jalan yang konsisten dan unik. Ini penting untuk pelacakan, pengarsipan, dan audit. Sistem penomoran yang baik juga membantu mencegah penggunaan nomor yang sama berulang kali.
- Cetak Rangkap yang Cukup: Tentukan berapa rangkap yang kamu butuhkan (untuk pengirim, penerima, sopir, arsip). Pastikan jumlah rangkap ini selalu tersedia setiap kali melakukan pengiriman. Gunakan kertas NCR (Non-Carbon Required) agar kamu tidak perlu pakai karbon lagi.
- Instruksikan Sopir/Kurir: Pastikan pihak yang mengangkut barang paham betul pentingnya surat jalan. Mereka harus tahu di mana harus mendapatkan tanda tangan dan stempel dari penerima. Mereka adalah ‘agen’ kamu di lapangan, jadi pastikan mereka dilengkapi dengan baik.
- Verifikasi Saat Menerima: Jika kamu adalah pihak penerima, jangan terburu-buru menandatangani surat jalan. Lakukan pengecekan fisik barang sesuai dengan rincian di surat jalan. Jika ada perbedaan (kurang, lebih, rusak), catat langsung di surat jalan tersebut, minta sopir ikut menandatangani catatan tersebut, dan segera informasikan ke pihak pengirim.
- Arsipkan dengan Baik: Simpan salinan surat jalan yang sudah ditandatangani dengan rapi. Baik itu arsip fisik maupun digital. Sistem pengarsipan yang baik memudahkan kamu mencari kembali dokumen jika sewaktu-waktu dibutuhkan (misalnya untuk audit, klaim, atau pencocokan data).
Menerapkan tips-tips ini akan membuat proses pengiriman barangmu jadi lebih lancar, transparan, dan minim risiko. Surat jalan bukan cuma kewajiban administratif, tapi alat bantu operasional yang sangat powerful jika digunakan dengan benar.
Surat Jalan Digital: Tren Masa Kini¶
Di era digital ini, banyak perusahaan mulai beralih dari surat jalan fisik ke surat jalan digital. Ini bukan tanpa alasan. Surat jalan digital menawarkan berbagai keuntungan:
- Efisiensi: Pembuatan surat jalan digital bisa lebih cepat karena menggunakan template dan data yang sudah tersimpan. Pengiriman dokumennya pun instan via email atau aplikasi.
- Akurasi Data: Mengurangi risiko kesalahan penulisan tangan atau salah ketik karena data bisa diambil langsung dari sistem (misalnya sistem ERP atau SCM).
- Kemudahan Pelacakan: Surat jalan digital seringkali terintegrasi dengan sistem pelacakan. Kamu bisa tahu status pengiriman secara real-time.
- Pengarsipan Mudah: Tidak perlu pusing dengan tumpukan kertas. Dokumen digital tersimpan rapi di cloud atau server, mudah dicari, dan tidak mudah rusak atau hilang.
- Ramah Lingkungan: Mengurangi penggunaan kertas dan tinta, mendukung gerakan go green.
- Tanda Tangan Digital: Proses tanda tangan bisa dilakukan secara digital dengan validitas hukum yang kuat.
Meskipun begitu, transisi ke surat jalan digital memerlukan investasi di sistem atau aplikasi yang tepat. Penting juga untuk memastikan pihak penerima siap untuk menerima dokumen digital. Namun, tren ini diperkirakan akan terus meningkat seiring dengan digitalisasi proses bisnis. Mungkin di masa depan, surat jalan fisik akan menjadi sesuatu yang langka!
Memilih format surat jalan, baik fisik maupun digital, sebenarnya kembali ke skala bisnis dan kebutuhan operasionalmu. Yang terpenting, pastikan format tersebut mencakup semua informasi krusial dan proses penggunaannya dipahami dengan baik oleh semua pihak terkait. Surat jalan yang tertata rapi adalah cerminan dari operasional logistik yang profesional.
Gimana? Udah lebih paham kan pentingnya dan komponen format surat jalan? Dokumen kecil ini ternyata perannya besar banget dalam ekosistem bisnis. Jangan sampai deh proses pengiriman barangmu terhambat cuma gara-gara surat jalan yang nggak bener atau bahkan nggak ada. Mulai sekarang, yuk perhatikan lagi format surat jalan di bisnismu!
Punya pengalaman menarik soal surat jalan? Atau mungkin ada tips lain yang mau dibagi? Jangan ragu share di kolom komentar di bawah ya! Mari kita diskusi bareng biar makin banyak yang melek pentingnya dokumen ini.
Posting Komentar