Contoh Surat Berhenti Kerja 2 Bulan: Panduan Lengkap + Template Siap Pakai!

Daftar Isi

Mengajukan pengunduran diri atau resign dari pekerjaan adalah keputusan besar. Ada banyak alasan mengapa seseorang memilih untuk mengakhiri masa kerjanya di suatu perusahaan, mulai dari mendapatkan kesempatan baru yang lebih baik, perubahan rencana hidup, masalah kesehatan, hingga ketidakcocokan dengan lingkungan kerja. Apapun alasannya, proses pengunduran diri sebaiknya dilakukan secara profesional dan sesuai dengan prosedur yang berlaku, salah satunya adalah dengan memberikan surat pengunduran diri resmi.

Pemberitahuan pengunduran diri (notice period) adalah periode waktu antara saat karyawan mengajukan resign dan tanggal terakhir ia secara efektif bekerja. Durasi notice period ini bervariasi, seringkali ditentukan dalam kontrak kerja atau kebijakan perusahaan. Angka 2 bulan (atau 60 hari) adalah salah satu durasi yang cukup umum ditemui, terutama untuk posisi-posisi yang membutuhkan waktu lebih lama untuk proses handover (serah terima pekerjaan) atau mencari pengganti. Mematuhi notice period ini bukan hanya kewajiban kontraktual, tapi juga menunjukkan etika kerja yang baik.

Pentingnya Pemberitahuan 2 Bulan Sebelum Berhenti Kerja¶

Memberikan pemberitahuan 2 bulan sebelum efektif berhenti kerja memiliki keuntungan bagi kedua belah pihak, baik karyawan maupun perusahaan. Bagi perusahaan, waktu 2 bulan memberikan kesempatan yang cukup untuk melakukan beberapa hal krusial. Mereka bisa memulai proses rekrutmen untuk mencari pengganti Anda, melakukan handover pekerjaan dari Anda kepada rekan kerja atau pengganti baru secara menyeluruh, dan menyelesaikan segala urusan administrasi terkait pengunduran diri Anda. Ini meminimalkan disrupsi operasional perusahaan.

Bagi Anda sebagai karyawan, notice period 2 bulan juga bermanfaat. Anda punya waktu yang cukup untuk menyelesaikan semua tugas dan tanggung jawab yang tertunda atau sedang berjalan. Ini memungkinkan Anda meninggalkan pekerjaan dengan legasi yang baik dan tidak meninggalkan “PR” besar untuk rekan kerja atau pengganti Anda. Selain itu, Anda juga punya waktu untuk mempersiapkan diri secara mental dan logistik untuk transisi ke pekerjaan baru atau fase hidup selanjutnya, seperti mengurus berkas-berkas atau memastikan semua hak Anda terpenuhi sebelum benar-benar meninggalkan perusahaan. Mematuhi notice period yang disepakati dalam kontrak kerja juga menghindari potensi masalah hukum atau finansial di kemudian hari.

Mengapa Perlu Surat Resmi Saat Resign?¶

Meskipun Anda mungkin sudah berbicara secara lisan dengan atasan atau HRD tentang niat Anda untuk mengundurkan diri, surat resmi tetap krusial. Surat pengunduran diri berfungsi sebagai dokumen formal yang mencatat niat Anda untuk resign, tanggal efektif pengunduran diri Anda, dan sebagai bukti tertulis untuk arsip perusahaan dan Anda sendiri. Ini adalah cara profesional untuk mengkomunikasikan keputusan penting ini.

Surat ini juga menjadi dasar bagi Departemen HR untuk memulai proses administrasi pengunduran diri Anda, termasuk perhitungan gaji terakhir, sisa cuti yang belum diambil (jika bisa diuangkan), hingga pengurusan BPJS atau tunjangan lainnya. Tanpa surat resmi, proses ini bisa terhambat atau bahkan tidak bisa dimulai. Selain itu, menyerahkan surat resmi menunjukkan rasa hormat Anda terhadap perusahaan dan prosedur yang berlaku. Hal ini penting untuk menjaga hubungan baik, yang bisa sangat berguna di masa depan, misalnya jika Anda membutuhkan referensi dari perusahaan lama.

Image just for illustration

Komponen Wajib dalam Surat Berhenti Kerja¶

Surat pengunduran diri, terutama yang melibatkan notice period 2 bulan, harus mencakup beberapa komponen penting agar jelas dan profesional. Ini memastikan bahwa semua pihak memahami keputusan Anda dan tanggal efektifnya. Berikut adalah bagian-bagian yang umumnya ada dalam surat berhenti kerja:

1. Tempat dan Tanggal Penulisan Surat: Menunjukkan kapan surat itu dibuat.
2. Penerima Surat: Tulis nama dan jabatan orang yang dituju (misalnya, Manajer HRD atau Atasan Langsung Anda), diikuti dengan nama perusahaan dan alamatnya.
3. Dari (Pengirim Surat): Tulis nama lengkap Anda, jabatan Anda saat ini, dan jika perlu, nomor identitas karyawan Anda.
4. Subjek Surat: Pastikan subjeknya jelas, misalnya “Surat Pengunduran Diri”.
5. Salam Pembuka: Gunakan salam formal, seperti “Dengan hormat,” atau “Yth. Bapak/Ibu [Nama Atasan/HRD],”.
6. Isi Surat: Ini adalah bagian utama.
   • Sebutkan niat Anda untuk mengundurkan diri dari jabatan Anda saat ini.
   • Sebutkan tanggal efektif pengunduran diri Anda. Ini sangat penting, terutama karena Anda memberikan notice period 2 bulan. Tuliskan tanggal yang jelas kapan hari terakhir Anda bekerja, hitungan 2 bulan dari tanggal surat diajukan atau tanggal kesepakatan.
   • (Opsional) Sebutkan alasan pengunduran diri secara singkat dan profesional (ini tidak selalu wajib, terkadang cukup menyatakan “karena alasan pribadi”).
   • (Opsional) Sampaikan ucapan terima kasih atas kesempatan dan pengalaman yang diberikan selama bekerja di perusahaan.
   • (Opsional) Nyatakan kesediaan Anda untuk membantu dalam proses handover pekerjaan selama notice period 2 bulan.
7. Salam Penutup: Gunakan salam formal, seperti “Hormat saya,” atau “Terima kasih,”.
8. Tanda Tangan dan Nama Lengkap: Tanda tangani surat tersebut dan tulis nama lengkap Anda di bawahnya.

Pastikan semua informasi ini akurat dan ditulis dengan bahasa yang lugas, sopan, dan profesional. Hindari menggunakan surat pengunduran diri sebagai ajang untuk mengeluh atau melampiaskan kekecewaan. Fokuslah pada fakta dan niat Anda untuk mengundurkan diri secara baik-baik.

Contoh Surat Berhenti Kerja dengan Pemberitahuan 2 Bulan¶

Berikut adalah beberapa contoh surat pengunduran diri dengan notice period 2 bulan yang bisa Anda adaptasi. Ingat, sesuaikan detail seperti nama, jabatan, perusahaan, dan tanggal sesuai dengan kondisi Anda.

Contoh 1: Format Umum¶

Contoh ini adalah format dasar yang mencakup semua elemen penting secara jelas.

[Tempat], [Tanggal Penulisan Surat]

Yth.
Bapak/Ibu [Nama Atasan Langsung atau HRD]
[Jabatan Atasan Langsung atau HRD]
[Nama Perusahaan]
[Alamat Perusahaan]

Perihal: Surat Pengunduran Diri

Dengan hormat,

Melalui surat ini, saya [Nama Lengkap Anda], dengan nomor identitas karyawan [Nomor ID Karyawan Anda - opsional], yang menjabat sebagai [Jabatan Anda Saat Ini], bermaksud untuk mengajukan pengunduran diri dari [Nama Perusahaan], terhitung efektif mulai tanggal [Tanggal Efektif Pengunduran Diri Anda].

Sesuai dengan ketentuan dalam kontrak kerja/kebijakan perusahaan mengenai pemberitahuan pengunduran diri, saya mengajukan surat ini [Tanggal Surat Diajukan], sehingga memberikan pemberitahuan selama dua bulan sebelum tanggal efektif pengunduran diri saya pada [Tanggal Efektif Pengunduran Diri Anda].

Saya mengucapkan terima kasih yang sebesar-besarnya atas kesempatan dan pengalaman yang telah diberikan kepada saya selama bergabung dengan [Nama Perusahaan] sejak [Tanggal Anda Mulai Bekerja]. Saya banyak belajar dan berkembang selama bekerja di sini.

Saya memohon maaf apabila terdapat kesalahan atau kekurangan yang saya lakukan selama masa kerja saya di [Nama Perusahaan]. Saya berharap [Nama Perusahaan] terus berkembang dan mencapai kesuksesan di masa mendatang.

Hormat saya,

(Tanda Tangan)

[Nama Lengkap Anda]
[Jabatan Anda Saat Ini]

Penjelasan:
* Tanggal Efektif Pengunduran Diri Anda dihitung 2 bulan setelah tanggal surat diajukan atau tanggal kesepakatan awal dengan atasan. Misalnya, jika Anda menyerahkan surat tanggal 15 Oktober 2023, maka tanggal efektifnya adalah 15 Desember 2023. Pastikan hitungannya benar.
* Sertakan nomor ID karyawan jika itu standar di perusahaan Anda.

Contoh 2: Lebih Detail (termasuk handover)¶

Contoh ini sedikit lebih rinci, menekankan kesediaan untuk membantu proses transisi atau handover.

[Tempat], [Tanggal Penulisan Surat]

Kepada Yth.
Bapak/Ibu [Nama Atasan Langsung atau HRD]
[Jabatan Atasan Langsung atau HRD]
[Nama Perusahaan]
[Alamat Perusahaan]

Subjek: Pemberitahuan Pengunduran Diri

Dengan hormat,

Saya yang bertanda tangan di bawah ini:
Nama Lengkap : [Nama Lengkap Anda]
Jabatan Saat Ini : [Jabatan Anda Saat Ini]
Nomor Karyawan : [Nomor ID Karyawan Anda - opsional]

Dengan ini, saya memberitahukan pengunduran diri saya dari posisi [Jabatan Anda Saat Ini] di [Nama Perusahaan]. Pengunduran diri ini saya ajukan berdasarkan alasan [Sebutkan Alasan Singkat & Umum, contoh: alasan pribadi/kesempatan lain].

Sesuai dengan ketentuan yang tercantum dalam kontrak kerja/peraturan perusahaan, saya memberitahukan pengunduran diri ini dua bulan sebelumnya, terhitung mulai tanggal [Tanggal Surat Diajukan]. Dengan demikian, hari kerja terakhir saya secara resmi adalah pada tanggal [Tanggal Efektif Pengunduran Diri Anda], yaitu dua bulan setelah tanggal surat ini.

Saya sangat menghargai kesempatan yang diberikan oleh [Nama Perusahaan] untuk menjadi bagian dari tim selama [Durasi Anda Bekerja, contoh: 3 tahun]. Saya telah mendapatkan pengalaman dan pelajaran berharga yang akan sangat berguna bagi perkembangan karir saya di masa depan.

Selama periode pemberitahuan dua bulan ini, saya berkomitmen penuh untuk menyelesaikan semua tanggung jawab yang masih ada dan bersedia untuk membantu sepenuhnya dalam proses serah terima pekerjaan (handover) kepada rekan kerja atau pengganti saya, guna memastikan transisi yang mulus bagi tim.

Saya mohon maaf atas segala kesalahan atau kekurangan selama saya bekerja di sini. Saya berharap [Nama Perusahaan] dapat terus bertumbuh dan sukses.

Atas perhatian dan pengertian Bapak/Ibu, saya mengucapkan terima kasih.

Hormat saya,

(Tanda Tangan)

[Nama Lengkap Anda]

Penjelasan:
* Bagian informasi diri dibuat lebih terstruktur.
* Secara eksplisit menyatakan alasan (meskipun bisa umum).
* Menyebutkan handover menunjukkan niat baik dan tanggung jawab Anda.

Contoh 3: Singkat dan Jelas¶

Jika Anda suka gaya yang lebih ringkas, contoh ini bisa jadi pilihan, asalkan semua informasi penting tetap ada.

[Tempat], [Tanggal Penulisan Surat]

Kepada Yth.
Manajer HRD
[Nama Perusahaan]
[Alamat Perusahaan]

Perihal: Pengunduran Diri - [Nama Lengkap Anda]

Dengan hormat,

Saya yang bernama [Nama Lengkap Anda], pemegang jabatan [Jabatan Anda Saat Ini] di [Nama Perusahaan], dengan ini mengajukan pengunduran diri saya.

Mengacu pada ketentuan *notice period*, saya mengajukan pengunduran diri ini dua bulan sebelum tanggal efektif. Hari kerja terakhir saya di [Nama Perusahaan] akan jatuh pada tanggal [Tanggal Efektif Pengunduran Diri Anda].

Saya mengucapkan terima kasih atas kesempatan bekerja dan segala dukungan yang saya terima selama berada di [Nama Perusahaan].

Saya berharap [Nama Perusahaan] senantiasa maju.

Hormat saya,

(Tanda Tangan)

[Nama Lengkap Anda]

Penjelasan:
* Sangat ringkas, langsung ke poin utama: niat resign, identitas, notice period, tanggal efektif.
* Tetap menyertakan ucapan terima kasih dan harapan baik.

Pilih salah satu contoh di atas dan sesuaikan dengan gaya bahasa Anda serta kebijakan perusahaan jika ada format baku tertentu. Yang terpenting, pastikan tanggal efektif dan lamanya pemberitahuan (2 bulan) disebutkan dengan jelas.

Tips Menulis Surat Berhenti Kerja yang Profesional¶

Menulis surat pengunduran diri mungkin terasa mudah, tapi ada beberapa tips yang bisa membantu Anda melakukannya dengan profesional dan meninggalkan kesan yang baik:

• Jaga Nada Tetap Positif atau Netral: Sekalipun alasan Anda resign adalah karena masalah internal, hindari mengeluh atau menyalahkan dalam surat. Pertahankan nada yang profesional, berterima kasih atas pengalaman, dan fokus pada transisi yang mulus.
• Sampaikan Secara Langsung Terlebih Dahulu: Sebelum menyerahkan surat resmi, sebaiknya bicarakan terlebih dahulu niat Anda untuk resign dengan atasan langsung Anda. Ini menunjukkan rasa hormat dan profesionalisme.
• Pastikan Tanggal Efektif Tepat: Hitung tanggal efektif pengunduran diri Anda dengan benar, 2 bulan setelah tanggal surat diserahkan atau disepakati. Tuliskan tanggal ini dengan jelas dalam surat.
• Tawarkan Bantuan untuk Handover: Seperti contoh kedua, menyatakan kesediaan membantu handover sangat dihargai oleh perusahaan dan menunjukkan tanggung jawab Anda.
• Periksa Ulang (Proofread): Sebelum mencetak atau mengirimkan surat, baca kembali dengan teliti. Pastikan tidak ada kesalahan pengetikan atau tata bahasa. Surat yang rapi mencerminkan profesionalisme Anda.
• Cetak dan Tanda Tangan: Jika memungkinkan, serahkan surat fisik yang sudah dicetak dan ditandatangani. Ini terasa lebih formal dan serius dibandingkan hanya mengirim email, meskipun beberapa perusahaan menerima soft copy.
• Kirimkan ke Pihak yang Tepat: Alamatkan surat ke atasan langsung Anda atau Departemen HRD, sesuai dengan prosedur di perusahaan Anda. Kadang-kadang, Anda perlu memberikan salinan ke keduanya.

Mengikuti tips ini akan membantu memastikan proses pengunduran diri Anda berjalan lancar dan meninggalkan kesan yang baik di perusahaan lama. Ingat, dunia kerja itu sempit, menjaga hubungan baik itu penting.

Proses Setelah Surat Diserahkan¶

Setelah Anda menyerahkan surat pengunduran diri resmi (dan mungkin sudah berbicara langsung dengan atasan), biasanya akan ada beberapa proses selanjutnya:

1. Diskusi dengan Atasan/HRD: Kemungkinan besar atasan atau perwakilan HRD akan menemui Anda untuk mendiskusikan pengunduran diri Anda. Mereka mungkin menanyakan alasan Anda lebih detail atau mencoba menegosiasikan kembali (counter offer), meskipun ini tidak selalu terjadi.
2. Perencanaan Handover: Mengingat Anda memiliki notice period 2 bulan, akan ada cukup waktu untuk merencanakan dan melaksanakan proses serah terima pekerjaan Anda. Diskusikan dengan atasan Anda siapa yang akan menerima tugas-tugas Anda dan bagaimana proses handover akan dilakukan. Buat dokumentasi yang jelas mengenai proyek, tugas, kontak penting, dan prosedur kerja Anda.
3. Exit Interview: Banyak perusahaan mengadakan exit interview dengan karyawan yang resign. Ini adalah kesempatan bagi perusahaan untuk mendapatkan umpan balik mengenai pengalaman Anda selama bekerja. Berikan umpan balik yang konstruktif dan profesional.
4. Penyelesaian Administrasi: HRD akan memproses pengunduran diri Anda, termasuk perhitungan gaji terakhir, sisa cuti yang bisa diuangkan (jika kebijakan memungkinkan), tunjangan, dan dokumen terkait lainnya seperti surat keterangan kerja.
5. Pengembalian Aset Perusahaan: Pastikan Anda mengembalikan semua aset perusahaan yang Anda gunakan, seperti laptop, ID card, kunci, ponsel perusahaan, dll., sebelum hari terakhir Anda bekerja.
6. Pamitan: Pada hari-hari terakhir Anda, pamitlah secara baik-baik kepada rekan kerja dan atasan Anda.

Diagram alur sederhana proses pengunduran diri bisa digambarkan seperti ini:

mermaid graph TD A[Karyawan Memutuskan Resign] --> B(Bicara dengan Atasan) B --> C{Ajukan Surat Resmi?} C -- Ya --> D[Serahkan Surat Pengunduran Diri] D --> E{Diskusi dengan Atasan/HRD?} E -- Ya --> F[Perencanaan Handover] F --> G{Exit Interview?} G -- Ya --> H[Selesaikan Administrasi & Kembalikan Aset] H --> I[Hari Kerja Terakhir & Pamitan] C -- Tidak --> J[Tidak Disarankan/Tidak Profesional] E -- Tidak --> F G -- Tidak --> H

Diagram di atas menunjukkan langkah-langkah umum dalam proses pengunduran diri yang profesional.

Hak dan Kewajiban Saat Resign dengan Pemberitahuan¶

Selama notice period 2 bulan, Anda tetap memiliki hak dan kewajiban sebagai karyawan perusahaan, kecuali jika ada kesepakatan lain yang dibuat secara tertulis.

Hak Anda:

• Gaji dan Tunjangan: Anda berhak menerima gaji dan tunjangan penuh selama notice period 2 bulan tersebut, seperti biasa.
• Cuti: Anda tetap berhak mengambil sisa cuti tahunan yang masih Anda miliki, sesuai dengan kebijakan perusahaan. Beberapa perusahaan mungkin mengizinkan Anda mengambil cuti tersebut, sementara yang lain mungkin akan menguangkan sisa cuti yang belum diambil pada gaji terakhir Anda.
• Pesangon/Uang Penghargaan (jika berlaku): Berdasarkan peraturan ketenagakerjaan di Indonesia (misalnya, sesuai UU Cipta Kerja atau peraturan turunannya), karyawan yang mengundurkan diri atas kemauan sendiri dan memenuhi syarat masa kerja tertentu (minimal 1 tahun) berhak atas Uang Penggantian Hak (UPH). Selain itu, kontrak kerja atau peraturan perusahaan bisa saja memberikan hak lain seperti Uang Pisah, meskipun ini bukan kewajiban hukum secara umum untuk resign atas kemauan sendiri. Penting untuk memeriksa kontrak kerja dan peraturan perusahaan Anda.
• Surat Keterangan Kerja: Anda berhak mendapatkan surat keterangan kerja dari perusahaan setelah resmi berhenti, yang menjelaskan masa kerja dan posisi terakhir Anda.

Kewajiban Anda:

• Menyelesaikan Pekerjaan: Anda wajib menyelesaikan semua tugas dan tanggung jawab Anda sebaik mungkin selama notice period 2 bulan. Ini termasuk menyelesaikan proyek yang sedang berjalan atau menyerahkannya dengan rapi.
• Membantu Proses Handover: Anda berkewajiban untuk membantu proses serah terima pekerjaan kepada rekan kerja atau pengganti Anda. Berikan semua informasi yang dibutuhkan, dokumen, dan akses yang relevan.
• Menjaga Kerahasiaan: Kewajiban untuk menjaga kerahasiaan informasi perusahaan (confidentiality) biasanya tetap berlaku bahkan setelah Anda tidak lagi bekerja.
• Mematuhi Peraturan Perusahaan: Selama masih berstatus karyawan, Anda tetap wajib mematuhi semua peraturan dan kebijakan perusahaan.

Memahami hak dan kewajiban ini akan membantu Anda menjalani proses resign dengan lancar dan menghindari kesalahpahaman di kemudian hari. Komunikasi yang baik dengan HRD dan atasan sangat penting terkait hal-hal ini.

Kesimpulan: Keluar Kerja dengan Baik¶

Mengundurkan diri dari pekerjaan adalah langkah profesional yang harus dilalui dengan proses yang benar. Surat pengunduran diri dengan pemberitahuan 2 bulan adalah dokumen kunci dalam proses ini, terutama jika notice period tersebut disyaratkan dalam kontrak kerja Anda. Menyusun surat yang jelas, profesional, dan mencantumkan tanggal efektif pengunduran diri dengan tepat akan membantu memastikan transisi yang mulus bagi Anda dan perusahaan.

Memberikan pemberitahuan yang cukup, seperti 2 bulan, menunjukkan etika kerja yang baik dan memberikan waktu bagi perusahaan untuk beradaptasi serta memungkinkan Anda menyelesaikan tugas dan handover pekerjaan dengan baik. Selalu jaga komunikasi yang sopan dan positif selama proses ini. Mengakhiri hubungan kerja dengan baik akan menjaga reputasi profesional Anda dan membuka pintu jika di kemudian hari Anda membutuhkan referensi atau berinteraksi kembali dengan kolega atau perusahaan lama.

Semoga panduan dan contoh surat ini bermanfaat bagi Anda yang sedang merencanakan pengunduran diri dengan notice period 2 bulan.

Punya pengalaman atau tips lain soal resign? Jangan ragu bagikan di kolom komentar di bawah ya!