Surat Block Style: Panduan Lengkap, Contoh, dan Template Mudah!

Table of Contents

Surat block style atau gaya blok adalah salah satu format surat resmi yang paling umum digunakan dalam dunia bisnis dan profesional. Format ini dikenal karena tampilannya yang rapi, efisien, dan mudah dibaca. Kalau kamu sering berurusan dengan surat-menyurat kantor, pasti familiar banget sama format yang satu ini. Yuk, kita bahas lebih dalam tentang surat block style!

Apa Itu Surat Block Style?¶

Surat block style adalah format surat di mana semua elemen surat, mulai dari tanggal, alamat pengirim dan penerima, salam pembuka, isi surat, hingga salam penutup dan tanda tangan, diletakkan di sisi kiri halaman. Ini berbeda dengan format surat lain yang mungkin menggunakan indentasi atau penempatan elemen di tengah atau kanan halaman. Tampilan yang serba kiri ini memberikan kesan clean dan modern, makanya banyak perusahaan dan organisasi memilih format ini untuk korespondensi resmi mereka.

Image just for illustration

Dalam surat block style, tidak ada indentasi atau lekukan paragraf. Setiap paragraf dimulai langsung dari margin kiri. Antar paragraf biasanya dipisahkan dengan spasi ganda untuk memudahkan pembaca membedakan satu paragraf dengan paragraf lainnya. Format ini menekankan pada kejelasan dan efisiensi, sehingga informasi penting dalam surat bisa langsung tersampaikan dengan cepat.

Ciri-Ciri Utama Surat Block Style¶

Supaya kamu lebih paham, ini dia ciri-ciri utama surat block style yang perlu kamu ketahui:

1. Semua Elemen Rata Kiri¶

Ini adalah ciri paling khas dari surat block style. Semua bagian surat, dari kepala surat (kop surat jika ada), tanggal, alamat penerima, salam pembuka, isi surat, salam penutup, hingga tanda tangan, rata kiri semua. Tidak ada satu pun elemen yang diletakkan di tengah atau kanan halaman, kecuali mungkin logo perusahaan yang biasanya ada di kop surat.

2. Tidak Ada Indentasi Paragraf¶

Berbeda dengan gaya surat lain yang mungkin menggunakan indentasi di awal paragraf, surat block style tidak menggunakan indentasi sama sekali. Setiap paragraf dimulai langsung dari margin kiri. Pemisahan antar paragraf dilakukan dengan memberikan spasi ganda atau satu setengah spasi setelah baris terakhir paragraf sebelumnya.

3. Spasi Tunggal dalam Paragraf, Spasi Ganda Antar Paragraf¶

Dalam satu paragraf, biasanya digunakan spasi tunggal. Ini membantu menghemat ruang dan membuat surat terlihat lebih ringkas. Namun, untuk membedakan antar paragraf, digunakan spasi ganda atau satu setengah spasi setelah paragraf berakhir dan sebelum paragraf baru dimulai. Ini memberikan visual break yang jelas antar ide atau poin yang disampaikan.

4. Tanggal Diletakkan di Atas Alamat Penerima¶

Dalam surat block style, tanggal biasanya diletakkan di atas alamat penerima, setelah kop surat (jika ada) atau alamat pengirim. Penempatan tanggal di atas ini adalah standar dalam format block style dan membantu penerima surat untuk segera mengetahui kapan surat tersebut dibuat.

5. Salam Pembuka dan Salam Penutup Formal¶

Karena surat block style umumnya digunakan untuk korespondensi resmi, salam pembuka dan salam penutup yang digunakan juga bersifat formal. Contoh salam pembuka yang umum digunakan adalah “Dengan hormat,” atau “Kepada Yth.”. Untuk salam penutup, contohnya adalah “Hormat kami,” atau “Salam hormat,”.

6. Nama Jabatan dan Tanda Tangan di Bawah Salam Penutup¶

Setelah salam penutup, biasanya diikuti dengan nama jabatan pengirim (jika ada), kemudian tanda tangan, dan di bawah tanda tangan diketik nama lengkap pengirim. Semua elemen ini juga rata kiri, mengikuti format block style.

Kelebihan dan Kekurangan Surat Block Style¶

Setiap format surat pasti punya kelebihan dan kekurangannya masing-masing. Begitu juga dengan surat block style. Mari kita lihat apa saja plus minusnya:

Kelebihan Surat Block Style¶

• Rapi dan Profesional: Tampilan surat block style yang serba rata kiri memberikan kesan rapi, bersih, dan profesional. Ini sangat penting untuk korespondensi bisnis dan resmi karena mencerminkan citra perusahaan atau organisasi yang baik.
• Mudah Dibaca: Format yang jelas dengan spasi antar paragraf memudahkan pembaca untuk mengikuti isi surat. Tidak ada indentasi yang membingungkan, dan tata letak yang konsisten membuat mata tidak cepat lelah saat membaca.
• Efisien: Karena semua elemen rata kiri, penulisan surat menjadi lebih cepat dan efisien. Tidak perlu repot mengatur indentasi atau posisi elemen di tengah atau kanan halaman.
• Universal: Surat block style adalah format yang umum digunakan secara internasional. Jadi, jika kamu sering berkomunikasi dengan kolega atau klien dari luar negeri, format ini sangat familiar dan mudah diterima.
• Menghemat Waktu: Format yang sederhana dan langsung ini memungkinkan penulis untuk fokus pada isi surat, bukan pada format yang rumit. Ini tentu saja menghemat waktu dalam proses penulisan surat.

Kekurangan Surat Block Style¶

• Terlalu Formal: Karena tampilannya yang sangat rapi dan formal, surat block style mungkin terasa terlalu kaku untuk beberapa jenis komunikasi yang lebih santai atau personal.
• Kurang Kreatif: Format yang sangat standar ini mungkin kurang memberikan ruang untuk kreativitas atau sentuhan personal dalam desain surat.
• Monoton: Bagi sebagian orang, tampilan surat block style yang serba rata kiri bisa terasa monoton atau kurang menarik secara visual dibandingkan format surat lain yang lebih variatif.
• Membutuhkan Ruang Vertikal Lebih Banyak: Karena tidak ada indentasi dan menggunakan spasi ganda antar paragraf, surat block style cenderung membutuhkan ruang vertikal yang lebih banyak dibandingkan format surat lain yang lebih padat. Ini mungkin jadi masalah jika suratnya panjang dan halaman terbatas.
• Mungkin Terlalu Sederhana untuk Beberapa Keperluan: Untuk keperluan tertentu yang membutuhkan kesan lebih mewah atau eksklusif, format block style yang terlalu sederhana mungkin kurang cocok. Misalnya untuk surat undangan acara formal yang sangat penting.

Kapan Sebaiknya Menggunakan Surat Block Style?¶

Surat block style sangat cocok digunakan dalam berbagai situasi korespondensi bisnis dan profesional. Berikut beberapa contohnya:

• Surat Lamaran Kerja: Format block style sangat ideal untuk surat lamaran kerja karena memberikan kesan profesional dan serius kepada calon работодатель.
• Surat Bisnis Formal: Untuk surat-surat bisnis resmi seperti surat penawaran, surat perjanjian, surat permintaan informasi, atau surat korespondensi antar perusahaan, block style adalah pilihan yang tepat.
• Surat Resmi Pemerintah atau Organisasi: Instansi pemerintah, organisasi non-profit, dan lembaga pendidikan sering menggunakan block style untuk surat-surat resmi mereka.
• Surat Rekomendasi: Surat rekomendasi dari dosen, atasan, atau kolega sebaiknya ditulis dalam format block style untuk menunjukkan profesionalitas.
• Surat Pemberitahuan atau Pengumuman Resmi: Untuk surat pemberitahuan penting kepada karyawan, pelanggan, atau pihak terkait lainnya, block style memberikan kesan formal dan serius.
• Surat Tagihan atau Invoice: Meskipun terkesan formal, format block style juga sering digunakan untuk surat tagihan atau invoice karena tampilannya yang jelas dan mudah dibaca.

Secara umum, surat block style adalah pilihan yang aman dan tepat untuk hampir semua jenis korespondensi resmi. Kecuali jika situasinya sangat informal atau membutuhkan sentuhan personal yang lebih kuat, format ini selalu bisa diandalkan.

Cara Menulis Surat Block Style yang Benar (Panduan Langkah demi Langkah)¶

Menulis surat block style sebenarnya cukup mudah. Ikuti langkah-langkah berikut ini:

Langkah 1: Siapkan Kop Surat (Jika Ada)¶

Jika kamu menulis surat atas nama perusahaan atau organisasi, kop surat adalah elemen penting. Kop surat biasanya berisi nama perusahaan, alamat, nomor telepon, alamat email, dan logo perusahaan. Letakkan kop surat di bagian paling atas halaman, rata tengah atau rata kiri. Jika tidak ada kop surat, kamu bisa langsung menuliskan alamat pengirim di bagian atas kiri halaman.

Langkah 2: Tulis Tanggal¶

Setelah kop surat (atau alamat pengirim), tulis tanggal surat. Letakkan tanggal di bawah kop surat atau alamat pengirim, rata kiri. Format tanggal yang umum digunakan adalah format lengkap, misalnya “27 Oktober 2023”. Hindari format tanggal yang ambigu seperti “10/27/23” karena format tanggal berbeda di berbagai negara.

Langkah 3: Tulis Alamat Penerima¶

Selanjutnya, tulis alamat penerima surat. Letakkan alamat penerima di bawah tanggal, rata kiri. Pastikan alamat penerima ditulis lengkap dan benar, termasuk nama lengkap penerima, jabatan (jika ada), nama perusahaan atau organisasi, alamat lengkap, kode pos, dan negara (jika perlu).

Langkah 4: Tulis Salam Pembuka¶

Setelah alamat penerima, tulis salam pembuka. Letakkan salam pembuka di bawah alamat penerima, rata kiri. Gunakan salam pembuka yang formal seperti “Dengan hormat,” atau “Kepada Yth.”. Jika kamu tahu nama penerima, kamu bisa menggunakan “Kepada Yth. Bapak/Ibu [Nama Penerima],”. Setelah salam pembuka, biasanya diikuti tanda koma (,).

Langkah 5: Tulis Isi Surat (Body Letter)¶

Ini adalah bagian isi surat atau pesan utama yang ingin kamu sampaikan. Mulai paragraf pertama dari margin kiri, tanpa indentasi. Tulis isi surat dengan bahasa yang jelas, ringkas, dan sopan. Pastikan setiap paragraf fokus pada satu ide atau poin utama. Pisahkan antar paragraf dengan spasi ganda atau satu setengah spasi.

Langkah 6: Tulis Salam Penutup¶

Setelah isi surat selesai, tulis salam penutup. Letakkan salam penutup di bawah paragraf terakhir isi surat, rata kiri. Gunakan salam penutup yang formal seperti “Hormat kami,” atau “Salam hormat,”. Setelah salam penutup, biasanya diikuti tanda koma (,).

Langkah 7: Tulis Nama Jabatan, Tanda Tangan, dan Nama Lengkap Pengirim¶

Di bawah salam penutup, tulis nama jabatan pengirim (jika ada), rata kiri. Kemudian, berikan ruang untuk tanda tangan di atas nama lengkap pengirim. Terakhir, ketik nama lengkap pengirim di bawah ruang tanda tangan, rata kiri. Jika ada lampiran, tuliskan “Lampiran:” di bawah nama lengkap pengirim, rata kiri, dan sebutkan jumlah lampiran.

Langkah 8: Periksa Kembali dan Koreksi¶

Sebelum mengirim surat, periksa kembali seluruh isi surat dan formatnya. Pastikan tidak ada kesalahan ketik, kesalahan tata bahasa, atau informasi yang kurang tepat. Pastikan juga format surat sudah sesuai dengan block style, semua elemen rata kiri, spasi sudah benar, dan semua informasi penting sudah tercantum.

Tips Tambahan untuk Menulis Surat Block Style yang Efektif¶

Selain mengikuti langkah-langkah di atas, ada beberapa tips tambahan yang bisa kamu terapkan agar surat block style kamu lebih efektif:

• Gunakan Bahasa yang Jelas dan Ringkas: Hindari penggunaan bahasa yang berbelit-belit atau ambigu. Sampaikan pesanmu dengan jelas, ringkas, dan langsung ke poin utama.
• Perhatikan Tata Bahasa dan Ejaan: Kesalahan tata bahasa dan ejaan bisa mengurangi kesan profesional suratmu. Selalu periksa kembali tata bahasa dan ejaan sebelum mengirim surat.
• Sesuaikan Nada dengan Tujuan Surat: Nada surat harus disesuaikan dengan tujuan surat dan hubunganmu dengan penerima. Untuk surat lamaran kerja atau surat resmi kepada atasan, gunakan nada yang formal dan sopan. Untuk surat kepada kolega atau partner bisnis yang sudah akrab, nada bisa sedikit lebih santai namun tetap profesional.
• Gunakan Kertas dan Amplop Berkualitas: Untuk surat-surat penting, gunakan kertas dan amplop berkualitas baik. Ini akan memberikan kesan yang lebih profesional dan serius.
• Simpan Salinan Surat: Selalu simpan salinan surat yang kamu kirim. Ini berguna untuk referensi di masa mendatang atau jika terjadi masalah dengan pengiriman surat.
• Manfaatkan Fitur Mail Merge (Jika Perlu): Jika kamu perlu mengirim surat yang sama ke banyak penerima dengan hanya sedikit perbedaan (misalnya nama dan alamat), manfaatkan fitur mail merge yang ada di software pengolah kata. Ini akan menghemat waktu dan tenaga.

Kesimpulan¶

Surat block style adalah format surat resmi yang efektif, efisien, dan profesional. Dengan tampilannya yang rapi dan mudah dibaca, format ini sangat cocok untuk berbagai jenis korespondensi bisnis dan resmi. Dengan memahami ciri-ciri dan cara penulisannya, kamu bisa membuat surat block style yang efektif dan memberikan kesan positif kepada penerima. Jangan ragu untuk mencoba dan mempraktikkan format ini dalam kegiatan surat-menyuratmu sehari-hari.

Gimana, sudah lebih paham kan tentang surat block style? Kalau ada pertanyaan atau pengalaman menarik seputar surat menyurat, jangan sungkan untuk berbagi di kolom komentar ya!