Panduan Lengkap Penulisan Hal Surat Dinas: Biar Gak Salah Lagi!

Daftar Isi

Menulis surat dinas itu gampang-gampang susah. Salah satu bagian penting tapi seringkali disepelekan adalah penulisan Hal atau perihal surat. Padahal, bagian ini krusial banget lho! Ibaratnya, Hal itu headline berita di surat kabar. Kalau headline-nya nggak menarik atau nggak jelas, pembaca jadi malas lanjut baca. Sama kayak surat dinas, kalau Hal-nya amburadul, penerima surat bisa bingung dan akhirnya suratmu jadi nggak efektif.

Image just for illustration

Apa itu Surat Dinas dan Mengapa ‘Hal’ Itu Penting?¶

Sebelum kita bahas lebih dalam soal penulisan Hal, kitaRefresh dulu yuk soal surat dinas. Surat dinas, atau sering juga disebut surat resmi, adalah surat yang dibuat oleh suatu instansi atau lembaga pemerintah untuk keperluan kedinasan. Biasanya, surat ini dipakai buat komunikasi formal antar instansi, atau dari instansi ke pihak luar. Isinya bisa macem-macem, mulai dari pemberitahuan, undangan, permohonan, laporan, sampai keputusan penting.

Nah, terus kenapa sih Hal itu penting banget? Coba bayangin kamu lagi sibuk banget di kantor, terus meja kamu numpuk surat-surat. Pasti yang pertama kamu lirik itu bagian Hal kan? Hal ini fungsinya sebagai preview singkat isi surat. Dengan membaca Hal, penerima surat bisa langsung tahu:

• Topik utama surat: Surat ini tentang apa sih?
• Urgensi surat: Perlu ditindaklanjuti segera atau bisa nanti-nanti?
• Tujuan surat: Apa yang diharapkan pengirim dari surat ini?

Kalau Hal-nya ditulis dengan baik dan benar, penerima surat jadi lebih mudah memprioritaskan dan memproses suratmu. Sebaliknya, kalau Hal-nya ngawur, suratmu bisa jadi malah terabaikan atau salah paham. Nggak mau kan surat pentingmu malah jadi nggak efektif cuma gara-gara Hal-nya kurang jelas?

Komponen Penting dalam ‘Hal’ Surat Dinas¶

Biar Hal surat dinas kamu efektif, ada beberapa komponen penting yang perlu diperhatikan. Komponen ini kayak bahan-bahan dasar dalam resep masakan. Kalau bahan-bahannya lengkap dan berkualitas, masakanmu pasti enak. Begitu juga dengan Hal surat dinas.

Berikut ini komponen-komponen penting yang wajib ada dalam Hal surat dinas:

1. Ringkas dan Padat: Hal itu bukan ringkasan isi surat secara keseluruhan. Cukup tulis inti atau pokok permasalahan surat dalam beberapa kata saja. Hindari kalimat yang panjang dan bertele-tele. Ingat, less is more!

2. Jelas dan Spesifik: Hal harus langsung to the the point dan nggak ambigu. Gunakan kata-kata yang jelas dan mudah dipahami. Hindari penggunaan istilah-istilah yang terlalu teknis atau singkatan yang nggak umum. Penerima surat harus bisa langsung ngeh isi suratmu itu tentang apa.

3. Informatif: Walaupun ringkas, Hal tetap harus informatif. Artinya, Hal harus memberikan informasi yang cukup bagi penerima surat untuk memahami konteks surat. Informasi ini minimal mencakup topik utama dan tujuan surat.

4. Relevan: Hal harus benar-benar relevan dengan isi surat. Jangan sampai Hal-nya ngomongin A, tapi isi suratnya malah ngomongin Z. Ini bisa bikin penerima surat bingung dan merasa tertipu.

Image just for illustration

Aturan Baku Penulisan ‘Hal’ Surat Dinas¶

Nah, sekarang kita masuk ke aturan baku penulisan Hal surat dinas. Aturan ini penting banget buat diperhatikan, biar surat dinas kamu sesuai standar dan terlihat profesional. Aturan ini sebenarnya nggak terlalu rumit kok, asal kamu teliti dan hati-hati.

Berikut ini beberapa aturan baku yang perlu kamu ingat:

1. Penulisan di Bagian Atas Surat: Hal selalu ditulis di bagian atas surat, tepatnya di bawah nomor surat dan lampiran (jika ada). Posisinya biasanya sejajar dengan tanggal surat, tapi di sisi kiri surat.

2. Didahului Kata “Hal”: Wajib hukumnya untuk menuliskan kata “Hal” di depan perihal surat. Kata “Hal” ini berfungsi sebagai penanda bahwa bagian selanjutnya adalah perihal surat. Biasanya ditulis dengan huruf kapital di awal kata dan diikuti tanda titik dua (:). Contoh: Hal: Undangan Rapat Koordinasi.

3. Huruf Kapital di Awal Kata: Setiap awal kata dalam perihal surat (kecuali kata tugas seperti di, ke, dari, dan, yang, kepada, tentang) ditulis dengan huruf kapital. Aturan ini penting untuk kerapian dan keseragaman format surat dinas. Contoh: Hal: Permohonan Izin Penggunaan Aula.

4. Singkat dan Padat (Maksimal Beberapa Kata): Seperti yang sudah dibahas sebelumnya, Hal harus ringkas dan padat. Usahakan perihal surat hanya terdiri dari beberapa kata saja, maksimal mungkin satu frasa pendek. Hindari membuat kalimat panjang dalam perihal surat.

5. Tidak Diakhiri Tanda Baca: Perihal surat tidak perlu diakhiri dengan tanda baca apapun, seperti titik (.) atau koma (,). Cukup tulis perihal surat secara langsung setelah kata “Hal:” tanpa tanda baca di akhir.

6. Gunakan Bahasa Indonesia yang Baku: Surat dinas adalah surat resmi, jadi bahasa yang digunakan juga harus bahasa Indonesia yang baku. Hindari penggunaan bahasa gaul, bahasa daerah, atau bahasa asing yang tidak perlu.

7. Hindari Singkatan yang Tidak Umum: Kalau memang perlu menggunakan singkatan, pastikan singkatan tersebut umum dan mudah dipahami oleh penerima surat. Sebaiknya hindari penggunaan singkatan yang terlalu teknis atau hanya dimengerti oleh kalangan tertentu.

Aturan Penulisan ‘Hal’ Surat Dinas	Penjelasan	Contoh
Didahului Kata “Hal”	Wajib menggunakan kata “Hal” sebagai penanda perihal surat.	Hal: Permohonan Data Pegawai
Huruf Kapital di Awal Kata	Setiap awal kata (kecuali kata tugas) ditulis dengan huruf kapital.	Hal: Undangan Sosialisasi Program Kerja
Singkat dan Padat	Perihal surat harus ringkas dan padat, maksimal beberapa kata.	Hal: Laporan Keuangan Triwulan II
Tidak Diakhiri Tanda Baca	Perihal surat tidak diakhiri dengan tanda baca apapun.	Hal: Pemberitahuan Jadwal Kegiatan (bukan Hal: Pemberitahuan Jadwal Kegiatan.)
Bahasa Indonesia Baku	Gunakan bahasa Indonesia yang baku dan formal.	Hal: Permintaan Penjelasan (bukan Hal: Minta Dijelasin)
Hindari Singkatan Tidak Umum	Gunakan singkatan yang umum dan mudah dipahami. Jika perlu, tulis lengkap.	Hal: Permohonan Izin Cuti Tahunan (lebih baik daripada Hal: Permohonan Izin CUTAH)

Contoh Penulisan ‘Hal’ Surat Dinas yang Baik dan Benar¶

Biar kamu makin paham, ini beberapa contoh penulisan Hal surat dinas yang baik dan benar untuk berbagai keperluan:

• Untuk Undangan Rapat:

  • Hal: Undangan Rapat Koordinasi Persiapan HUT RI
  • Hal: Undangan Rapat Evaluasi Kinerja Bulanan
  • Hal: Undangan Rapat Pembentukan Panitia Seminar

• Untuk Permohonan Izin:

  • Hal: Permohonan Izin Penggunaan Gedung Serbaguna
  • Hal: Permohonan Izin Melaksanakan Kegiatan Bakti Sosial
  • Hal: Permohonan Izin Cuti Tahunan

• Untuk Pemberitahuan:

  • Hal: Pemberitahuan Perubahan Jadwal Pelatihan
  • Hal: Pemberitahuan Kenaikan Tarif Listrik
  • Hal: Pemberitahuan Libur Hari Raya Idul Fitri

• Untuk Laporan:

  • Hal: Laporan Pertanggungjawaban Kegiatan Workshop
  • Hal: Laporan Keuangan Bulanan
  • Hal: Laporan Progres Proyek Pembangunan

• Untuk Surat Keputusan:

  • Hal: Keputusan Pengangkatan Pegawai Baru
  • Hal: Keputusan Pemberhentian Pegawai
  • Hal: Keputusan Pembentukan Tim Kerja

Perhatikan dalam contoh-contoh di atas, penulisan Hal selalu ringkas, jelas, informatif, dan mengikuti aturan baku yang sudah kita bahas.

Image just for illustration

Kesalahan Umum dalam Penulisan ‘Hal’ Surat Dinas¶

Meskipun terlihat sederhana, masih banyak lho kesalahan yang sering terjadi dalam penulisan Hal surat dinas. Kesalahan-kesalahan ini bisa bikin surat dinas jadi kurang profesional dan bahkan bisa menimbulkan kesalahpahaman.

Berikut ini beberapa kesalahan umum yang perlu kamu hindari:

1. Terlalu Panjang dan Bertele-tele: Ini kesalahan yang paling sering terjadi. Banyak orang yang membuat Hal surat dinas terlalu panjang, bahkan sampai jadi kalimat lengkap. Padahal, Hal itu seharusnya ringkas dan padat. Contoh kesalahan: Hal: Pemberitahuan tentang adanya perubahan jadwal pelaksanaan kegiatan pelatihan peningkatan kapasitas sumber daya manusia di lingkungan pemerintah daerah tahun anggaran 2024. Seharusnya cukup: Hal: Pemberitahuan Perubahan Jadwal Pelatihan.

2. Terlalu Singkat dan Tidak Jelas: Kebalikan dari kesalahan pertama, ada juga yang membuat Hal terlalu singkat sampai jadi nggak jelas maksudnya. Contoh kesalahan: Hal: Kegiatan. Ini terlalu umum dan nggak informatif. Seharusnya lebih spesifik, misalnya: Hal: Laporan Kegiatan Bakti Sosial.

3. Menggunakan Singkatan yang Tidak Dimengerti: Penggunaan singkatan memang kadang diperlukan untuk meringkas Hal. Tapi, pastikan singkatan yang kamu gunakan umum dan dimengerti oleh penerima surat. Hindari singkatan yang terlalu teknis atau hanya dimengerti oleh kalangan internal instansi kamu. Contoh kesalahan: Hal: Permohonan Izin CUTAH. Seharusnya: Hal: Permohonan Izin Cuti Tahunan.

4. Tidak Menggunakan Huruf Kapital yang Tepat: Kesalahan lain yang sering terjadi adalah tidak konsisten dalam penggunaan huruf kapital. Kadang ada yang lupa menggunakan huruf kapital di awal kata, atau malah menggunakan huruf kapital di semua kata. Ingat aturan baku: huruf kapital hanya di awal kata (kecuali kata tugas).

5. Menggunakan Bahasa Gaul atau Tidak Baku: Surat dinas itu dokumen resmi, jadi bahasa yang digunakan juga harus bahasa Indonesia yang baku dan formal. Hindari penggunaan bahasa gaul, bahasa sehari-hari, atau bahasa asing yang tidak perlu dalam Hal surat dinas. Contoh kesalahan: Hal: Ngasih tau jadwal rapat. Seharusnya: Hal: Pemberitahuan Jadwal Rapat.

Image just for illustration

Tips Ampuh Membuat ‘Hal’ Surat Dinas Lebih Efektif¶

Biar Hal surat dinas kamu nggak cuma benar secara aturan, tapi juga efektif dalam menyampaikan pesan, berikut ini beberapa tips ampuh yang bisa kamu terapkan:

1. Tentukan Tujuan Utama Surat: Sebelum menulis Hal, pastikan kamu sudah paham betul apa tujuan utama surat dinas yang akan kamu buat. Surat ini dibuat untuk apa sih? Apa yang ingin kamu sampaikan atau harapkan dari penerima surat? Dengan memahami tujuan utama surat, kamu akan lebih mudah menentukan inti pesan yang perlu ditulis di bagian Hal.

2. Gunakan Kata Kunci yang Relevan: Pilih kata kunci yang paling relevan dengan isi surat untuk dimasukkan ke dalam Hal. Kata kunci ini akan membantu penerima surat untuk dengan cepat memahami topik utama suratmu. Misalnya, kalau suratmu tentang permohonan izin cuti, kata kunci yang relevan adalah “Permohonan Izin Cuti”.

3. Bayangkan Pembaca: Coba posisikan diri kamu sebagai penerima surat. Kalau kamu menerima surat dengan Hal seperti yang kamu tulis, apakah kamu akan langsung paham maksudnya? Apakah Hal tersebut cukup informatif dan menarik perhatianmu? Dengan membayangkan perspektif pembaca, kamu bisa membuat Hal yang lebih efektif dan mudah dipahami.

4. Periksa Kembali Sebelum Dikirim: Sebelum mengirim surat dinas, selalu periksa kembali penulisan Hal. Pastikan Hal sudah sesuai dengan aturan baku, ringkas, jelas, informatif, dan bebas dari kesalahan ketik. Minta teman atau rekan kerja untuk membaca ulang Hal yang kamu buat, untuk memastikan tidak ada ambiguitas atau potensi kesalahpahaman.

5. Gunakan Template atau Contoh: Kalau kamu masih bingung atau ragu dalam menulis Hal surat dinas, jangan ragu untuk mencari template atau contoh Hal surat dinas yang baik dan benar. Banyak contoh yang bisa kamu temukan di internet atau buku panduan surat-menyurat resmi. Dengan melihat contoh, kamu bisa mendapatkan inspirasi dan panduan dalam menulis Hal yang efektif.

Image just for illustration

Studi Kasus: Dampak ‘Hal’ Surat Dinas yang Jelas¶

Untuk lebih menggambarkan pentingnya penulisan Hal surat dinas yang benar, mari kita lihat studi kasus sederhana berikut ini:

Kasus 1: Hal Surat Dinas Tidak Jelas

Sebuah instansi pemerintah mengirimkan surat undangan rapat kepada instansi lain. Hal surat tersebut ditulis: Hal: Undangan.

Penerima surat menerima banyak surat setiap harinya. Ketika melihat Hal surat yang hanya bertuliskan “Undangan”, mereka tidak langsung tahu undangan rapat tentang apa, siapa yang mengadakan, dan seberapa penting rapat tersebut. Akibatnya, surat undangan tersebut tertumpuk dan terlambat diproses. Ketika rapat akan dilaksanakan, pihak penerima surat baru menyadari undangan tersebut dan terpaksa terburu-buru mempersiapkan diri.

Kasus 2: Hal Surat Dinas Jelas dan Informatif

Instansi pemerintah yang sama mengirimkan surat undangan rapat lagi, namun kali ini dengan Hal yang lebih jelas: Hal: Undangan Rapat Koordinasi Persiapan Program Kerja Tahun 2025.

Penerima surat langsung memahami bahwa surat tersebut adalah undangan rapat koordinasi terkait persiapan program kerja tahun depan. Mereka segera membuka dan membaca isi surat, mencatat tanggal dan waktu rapat, serta mempersiapkan materi yang diperlukan. Rapat koordinasi pun berjalan lancar dan efektif karena semua peserta hadir dan sudah mempersiapkan diri dengan baik.

Kesimpulan:

Dari studi kasus di atas, terlihat jelas bahwa penulisan Hal surat dinas yang jelas dan informatif sangat berpengaruh terhadap efektivitas komunikasi. Hal yang baik membantu penerima surat untuk segera memahami isi dan tujuan surat, sehingga surat dapat diproses dengan cepat dan tepat. Sebaliknya, Hal yang tidak jelas bisa menyebabkan keterlambatan, kesalahpahaman, dan bahkan gagalnya komunikasi.

Image just for illustration

FAQ Seputar Penulisan ‘Hal’ Surat Dinas¶

Masih ada pertanyaan seputar penulisan Hal surat dinas? Tenang, berikut ini beberapa pertanyaan yang sering diajukan beserta jawabannya:

1. Apakah boleh menggunakan singkatan dalam ‘Hal’ surat dinas?

Boleh, asalkan singkatan tersebut umum dan mudah dipahami oleh penerima surat. Sebaiknya hindari singkatan yang terlalu teknis atau hanya dimengerti oleh kalangan internal instansi pengirim. Kalau ragu, lebih baik tulis lengkap saja.

2. Bagaimana jika surat dinas membahas banyak topik? Topik mana yang harus ditulis di ‘Hal’?

Pilih topik utama atau yang paling penting untuk ditulis di Hal. Kalau memang ada beberapa topik yang sama-sama penting, coba cari common denominator atau inti pesan yang mencakup semua topik tersebut. Intinya, buat Hal seringkas dan sejelas mungkin.

3. Apakah ‘Hal’ surat dinas harus selalu ditulis di awal surat?

Ya, Hal surat dinas selalu ditulis di bagian awal surat, setelah nomor surat dan lampiran (jika ada). Posisinya baku dan tidak boleh diubah-ubah.

4. Apakah boleh menggunakan kata kerja dalam ‘Hal’ surat dinas?

Sebaiknya hindari penggunaan kata kerja aktif dalam Hal. Hal itu idealnya berupa frasa nomina atau frasa benda, bukan kalimat lengkap. Contoh yang baik: Hal: Undangan Rapat, bukan Hal: Mengundang Rapat.

5. Apakah ada perbedaan penulisan ‘Hal’ untuk surat dinas internal dan eksternal?

Pada dasarnya, aturan penulisan Hal untuk surat dinas internal dan eksternal sama. Yang terpenting adalah Hal tersebut ringkas, jelas, informatif, dan sesuai dengan aturan baku. Perbedaan mungkin hanya terletak pada tingkat keformalan bahasa, tapi untuk Hal tetap gunakan bahasa Indonesia yang baku.

Image just for illustration

Nah, itu dia panduan lengkap tentang penulisan Hal surat dinas yang benar dan efektif. Semoga artikel ini bermanfaat dan bisa membantu kamu dalam membuat surat dinas yang lebih profesional dan komunikatif. Ingat, Hal itu bagian penting yang nggak boleh disepelekan. Dengan Hal yang baik, surat dinas kamu jadi lebih mudah dipahami dan tujuan komunikasi pun tercapai!

Ayo bagikan pengalamanmu atau pertanyaanmu tentang penulisan ‘Hal’ surat dinas di kolom komentar di bawah ini!