Panduan Lengkap: Contoh Surat Perjanjian Kerja Perusahaan yang Anti Ribet!

Table of Contents

Surat Perjanjian Kerja (SPK) adalah dokumen penting banget yang jadi dasar hubungan antara perusahaan dan karyawan. Ibaratnya, ini tuh “kitab suci” yang mengatur hak dan kewajiban kedua belah pihak selama masa kerja. Adanya SPK ini bikin semuanya jelas, nggak ada lagi yang namanya “katanya” atau “kayaknya”, karena semua sudah tertulis dan disepakati bersama.

SPK bukan cuma formalitas, tapi juga bukti legal yang diakui negara lho. Kalau ada masalah atau perselisihan di kemudian hari, SPK inilah yang akan jadi acuan utama penyelesaiannya. Makanya, penting banget bagi perusahaan maupun calon karyawan untuk memahami isinya sebelum tanda tangan.

Kenapa SPK Sepenting Itu?

SPK memberikan kepastian hukum baik bagi perusahaan maupun karyawan. Bagi perusahaan, SPK melindungi hak mereka terkait kinerja karyawan, kerahasiaan data, hingga durasi kerja. Sementara bagi karyawan, SPK menjamin hak-hak mereka seperti gaji, tunjangan, jam kerja yang jelas, cuti, dan perlindungan lainnya sesuai undang-undang.

Selain itu, SPK juga jadi alat komunikasi yang efektif. Semua ekspektasi, aturan, dan detail pekerjaan dicantumkan di sana. Ini meminimalisir potensi salah paham yang bisa timbul selama bekerja. Ibaratnya, sebelum “menikah” secara profesional, perusahaan dan karyawan melakukan “akad” yang mengikat.

Image just for illustration

Dasar Hukum SPK di Indonesia

Penyusunan SPK di Indonesia diatur dalam undang-undang ketenagakerjaan. Undang-Undang Nomor 13 Tahun 2003 tentang Ketenagakerjaan (UU Ketenagakerjaan) adalah payung hukum utamanya. Namun, ada perubahan signifikan terkait perjanjian kerja setelah lahirnya Undang-Undang Nomor 11 Tahun 2020 tentang Cipta Kerja (UU Cipta Kerja) dan peraturan pelaksanaannya, yaitu Peraturan Pemerintah Nomor 35 Tahun 2021 (PP 35/2021).

Perubahan paling mencolok ada pada aturan terkait Perjanjian Kerja Waktu Tertentu (PKWT), termasuk soal jangka waktu dan kompensasi bagi karyawan PKWT. Jadi, kalau dulu ada aturan spesifik soal perpanjangan dan pembaharuan PKWT yang cukup rigid, sekarang aturannya lebih fleksibel dengan total jangka waktu maksimal 5 tahun, termasuk perpanjangan. Aturan mengenai pesangon atau uang kompensasi bagi karyawan PKWT juga jadi hal baru yang wajib dicantumkan atau setidaknya dipatuhi perusahaan.

Jenis-Jenis Surat Perjanjian Kerja¶

Di Indonesia, SPK dibagi jadi dua jenis utama berdasarkan jangka waktu kerjanya:

Perjanjian Kerja Waktu Tertentu (PKWT)¶

PKWT ini sering disebut juga dengan “kontrak kerja”. Sesuai namanya, perjanjian ini dibuat untuk jangka waktu tertentu atau untuk pekerjaan yang sifatnya sementara, musiman, atau proyek tertentu yang akan selesai. Jadi, ada tanggal mulai dan tanggal berakhir yang jelas.

Menurut PP 35/2021, PKWT hanya boleh dibuat untuk jenis pekerjaan yang:
1. Pekerjaan yang sekali selesai atau yang sifatnya sementara.
2. Pekerjaan yang diperkirakan penyelesaiannya dalam waktu tidak terlalu lama.
3. Pekerjaan yang bersifat musiman.
4. Pekerjaan yang berhubungan dengan produk baru, kegiatan baru, atau produk tambahan yang masih dalam masa percobaan atau penjajakan.

Masa berlaku PKWT itu maksimal 5 tahun. Ini bisa dalam satu kali kontrak panjang atau melalui perpanjangan berkali-kali asalkan totalnya nggak melebihi 5 tahun. Penting dicatat, PKWT tidak boleh mencantumkan masa percobaan (probation). Kalau ada masa percobaan di PKWT, klausul itu batal demi hukum dan karyawan otomatis dianggap PKWT tanpa masa percobaan.

Pengusaha wajib memberikan uang kompensasi kepada pekerja/buruh yang dipekerjakan berdasarkan PKWT apabila jangka waktu PKWT berakhir. Besaran uang kompensasi dihitung berdasarkan masa kerja. Aturan ini adalah salah satu poin penting yang dibawa oleh UU Cipta Kerja dan PP 35/2021.

Perjanjian Kerja Waktu Tidak Tertentu (PKWTT)¶

Nah, kalau PKWTT ini adalah perjanjian untuk karyawan tetap. Nggak ada batasan waktu selesainya, kecuali jika ada kondisi tertentu yang menyebabkan hubungan kerja berakhir sesuai undang-undang (misalnya, karyawan mengundurkan diri, meninggal dunia, melakukan pelanggaran berat, atau pensiun).

PKWTT bisa diawali dengan masa percobaan (probation) selama maksimal 3 bulan. Selama masa percobaan ini, perusahaan dan karyawan bisa saling menilai kecocokan. Perlu diingat, upah selama masa percobaan tidak boleh kurang dari upah minimum. Setelah masa percobaan selesai dan kedua pihak sepakat lanjut, karyawan otomatis menjadi karyawan tetap.

Berbeda dengan PKWT yang berakhir otomatis saat masa kontrak habis, pengakhiran PKWTT butuh proses dan alasan sesuai undang-undang. Karyawan PKWTT yang di-PHK (Pemutusan Hubungan Kerja) berhak atas uang pesangon, uang penghargaan masa kerja, dan uang penggantian hak sesuai perhitungan yang diatur dalam PP 35/2021.

Memilih antara PKWT atau PKWTT harus disesuaikan dengan sifat pekerjaan dan kebutuhan perusahaan. Memahami perbedaan keduanya ini krusial banget sebelum menyusun atau menandatangani SPK.

Bagian-Bagian Penting dalam Contoh SPK Perusahaan¶

SPK yang baik dan benar harus mencakup beberapa komponen inti agar sah dan mengikat secara hukum serta jelas bagi kedua pihak. Berikut adalah bagian-bagian yang umum ada dalam contoh surat perjanjian kerja perusahaan:

1. Judul Perjanjian¶

Ini bagian paling atas. Judulnya harus jelas, misalnya “SURAT PERJANJIAN KERJA WAKTU TERTENTU” atau “SURAT PERJANJIAN KERJA WAKTU TIDAK TERTENTU”. Cantumkan juga nomor dokumen (jika ada sistem penomoran di perusahaan) dan tanggal pembuatan perjanjian.

2. Identitas Para Pihak¶

Bagian ini mencantumkan data lengkap dari kedua belah pihak yang melakukan perjanjian.
* Pihak Pertama (Perusahaan): Nama perusahaan, bentuk badan hukum (PT, CV, dll.), alamat lengkap, nomor telepon, dan nama serta jabatan perwakilan perusahaan yang berwenang menandatangani perjanjian (misalnya Direktur, Manajer HRD).
* Pihak Kedua (Karyawan): Nama lengkap, nomor induk kependudukan (NIK), tempat dan tanggal lahir, alamat lengkap sesuai KTP, nomor telepon, dan informasi kontak lainnya yang relevan. Pastikan data ini akurat dan sesuai identitas resmi.

3. Tanggal Mulai Kerja¶

Jelas mencantumkan kapan hubungan kerja ini efektif berlaku. Untuk PKWT, tanggal ini sangat penting sebagai titik awal perhitungan durasi kontrak.

4. Jenis Perjanjian Kerja¶

Menyebutkan secara tegas apakah perjanjian ini bersifat PKWT atau PKWTT. Ini krusial karena implikasinya terhadap hak dan kewajiban, durasi, dan mekanisme pengakhiran hubungan kerja sangat berbeda antara keduanya. Jika PKWT, sebutkan juga durasi spesifiknya (misalnya, “selama 12 bulan terhitung sejak tanggal [tanggal mulai] sampai dengan tanggal [tanggal akhir]”).

5. Jabatan/Posisi dan Deskripsi Pekerjaan¶

Mencantumkan nama jabatan atau posisi karyawan di perusahaan (misalnya, “Staf Marketing”, “Supervisor Produksi”, “Akuntan”). Selain itu, penting juga memberikan deskripsi singkat tentang tugas dan tanggung jawab utama dari posisi tersebut. Ini membantu karyawan memahami apa yang diharapkan dari mereka. Perusahaan juga bisa mencantumkan bahwa karyawan wajib melaksanakan tugas lain yang relevan dan diberikan oleh atasan yang berwenang.

6. Lokasi Kerja¶

Menyebutkan di mana karyawan akan menjalankan tugasnya. Apakah di kantor pusat, cabang, pabrik, atau lokasi spesifik lainnya. Jika sifat pekerjaannya remote atau hybrid, klausul ini perlu disesuaikan untuk mencerminkan hal tersebut, misalnya menyebutkan bahwa karyawan akan bekerja dari lokasi yang disepakati atau dari rumah dengan sesekali reporting ke kantor.

Image just for illustration

7. Durasi Perjanjian (Khusus PKWT)¶

Untuk PKWT, bagian ini sangat penting. Jelaskan dengan detail masa berlakunya, mulai dari tanggal berapa sampai tanggal berapa. Cantumkan juga kemungkinan perpanjangan atau pembaharuan dan bagaimana mekanismenya, namun tetap pastikan tidak melebihi batas maksimal 5 tahun sesuai aturan terbaru.

8. Gaji dan Tunjangan¶

Ini adalah salah satu bagian yang paling ditunggu karyawan! Cantumkan detail mengenai komponen upah yang akan diterima karyawan. Ini bisa meliputi:
* Gaji pokok (jumlahnya)
* Tunjangan tetap (misalnya, tunjangan jabatan, tunjangan keluarga - jika ada dan bersifat tetap)
* Tunjangan tidak tetap (misalnya, tunjangan makan, tunjangan transport - jika dibayarkan berdasarkan kehadiran atau kondisi tertentu)
* Bonus atau insentif (mekanisme perhitungannya jika ada)
* Jadwal pembayaran gaji (misalnya, setiap tanggal 25, atau akhir bulan)
* Fasilitas lain (misalnya, BPJS Kesehatan, BPJS Ketenagakerjaan, asuransi tambahan, dana pensiun, fasilitas kendaraan, dll.). Pastikan kepesertaan BPJS ini sesuai dengan kewajiban perusahaan.

9. Jam Kerja dan Hari Kerja¶

Cantumkan berapa jam kerja dalam sehari atau seminggu sesuai aturan yang berlaku (misalnya, 7 jam sehari dan 40 jam seminggu untuk 6 hari kerja, atau 8 jam sehari dan 40 jam seminggu untuk 5 hari kerja). Sebutkan juga hari kerja dan hari libur mingguan. Jika ada potensi kerja lembur, sebutkan bahwa kerja lembur akan diatur sesuai peraturan perundang-undangan atau peraturan perusahaan.

10. Tata Tertib Perusahaan¶

Biasanya, SPK akan merujuk pada peraturan perusahaan atau perjanjian kerja bersama (jika ada) yang sudah didaftarkan di dinas tenaga kerja. SPK bisa menyebutkan bahwa karyawan wajib mematuhi semua tata tertib, peraturan, prosedur, dan kebijakan perusahaan yang berlaku atau yang akan dikeluarkan di kemudian hari. Ini penting agar perusahaan punya dasar untuk menindak jika karyawan melanggar aturan internal.

11. Masa Percobaan (Khusus PKWTT)¶

Jika karyawan PKWTT akan menjalani masa percobaan, cantumkan durasinya (maksimal 3 bulan). Sebutkan juga bahwa selama masa percobaan, perjanjian dapat diakhiri oleh salah satu pihak kapan saja tanpa pesangon (namun upah tetap harus dibayar sesuai masa kerja). Ingat, masa percobaan TIDAK berlaku untuk PKWT.

12. Pengembangan Diri dan Pelatihan¶

Jika perusahaan memiliki program pelatihan atau pengembangan diri bagi karyawan, klausul ini bisa dicantumkan. Ini bisa berupa hak karyawan untuk mengikuti pelatihan internal/eksternal atau kewajiban karyawan untuk berpartisipasi dalam program tersebut.

13. Kerahasiaan (Confidentiality)¶

Klausul ini sangat penting bagi banyak perusahaan, terutama yang bergerak di industri kompetitif atau memiliki data sensitif. Karyawan diwajibkan untuk menjaga kerahasiaan informasi perusahaan, data klien, strategi bisnis, atau informasi proprietary lainnya baik selama maupun setelah masa kerja berakhir. Konsekuensi jika melanggar juga bisa disebutkan.

14. Penyelesaian Perselisihan¶

Menyebutkan mekanisme penyelesaian sengketa atau perselisihan yang mungkin timbul dari perjanjian kerja. Biasanya diawali dengan musyawarah mufakat, bipartite antara perusahaan dan karyawan, mediasi melalui dinas tenaga kerja, hingga penyelesaian melalui Pengadilan Hubungan Industrial (PHI) jika tidak tercapai kesepakatan.

15. Pengakhiran Perjanjian Kerja¶

Ini bagian krusial yang menjelaskan bagaimana perjanjian kerja bisa berakhir.
* Untuk PKWT: Berakhir otomatis pada tanggal yang ditentukan, atau jika proyek/pekerjaan selesai. Jelaskan juga mengenai kompensasi yang wajib dibayar.
* Untuk PKWTT: Jelaskan sebab-sebab PHK sesuai UU (mengundurkan diri, pelanggar berat, efisiensi, pensiun, meninggal dunia, dll.). Sebutkan juga mengenai kewajiban pemberitahuan (surat peringatan jika karena pelanggaran, atau surat PHK) dan hak-hak karyawan yang di-PHK (pesangon, uang penghargaan masa kerja, uang penggantian hak) sesuai perhitungan undang-undang.

16. Klausul Tambahan (Jika Ada)¶

Ini bisa mencakup hal-hal spesifik lain yang relevan dengan pekerjaan atau perusahaan, seperti:
* Klausul non-compete (larangan bekerja di perusahaan pesaing dalam jangka waktu tertentu setelah keluar). Perhatikan bahwa klausul ini harus wajar dan tidak memberatkan karyawan secara berlebihan.
* Hak Kekayaan Intelektual (HKI) jika pekerjaan karyawan melibatkan penciptaan HKI.
* Aturan penggunaan aset perusahaan (laptop, mobil, dll.).

17. Penutup dan Tanda Tangan¶

Menyatakan bahwa perjanjian ini dibuat dengan sadar, tanpa paksaan, dan memiliki kekuatan hukum. Kemudian diikuti dengan tempat dan tanggal penandatanganan, nama jelas, dan tanda tangan dari Pihak Pertama (perwakilan perusahaan) dan Pihak Kedua (karyawan), serta saksi jika diperlukan. Dokumen dibuat rangkap dua dan memiliki kekuatan hukum yang sama, satu untuk perusahaan dan satu untuk karyawan.

Contoh Struktur SPK Sederhana (Kerangka)¶

Ini adalah gambaran umum bagaimana struktur SPK terlihat:

SURAT PERJANJIAN KERJA [WAKTU TERTENTU/WAKTU TIDAK TERTENTU]
Nomor: [Nomor Dokumen]

Pada hari ini, [Tanggal], bertempat di [Lokasi Pembuatan SPK], yang bertanda tangan di bawah ini:

I. NAMA PERUSAHAAN, yang diwakili oleh [Nama Perwakilan], Jabatan [Jabatan], beralamat di [Alamat Perusahaan], selanjutnya disebut PIHAK PERTAMA (Perusahaan).

II. NAMA KARYAWAN, NIK [Nomor KTP], Tempat/Tanggal Lahir [Tempat, Tanggal Lahir], beralamat di [Alamat Karyawan], selanjutnya disebut PIHAK KEDUA (Karyawan).

Kedua belah pihak dengan ini sepakat mengikatkan diri dalam Perjanjian Kerja dengan ketentuan sebagai berikut:

Pasal 1
JENIS PERJANJIAN KERJA
(Menjelaskan apakah PKWT atau PKWTT, durasi jika PKWT)

Pasal 2
JABATAN DAN DESKRIPSI PEKERJAAN
(Menjelaskan posisi dan ringkasan tugas)

Pasal 3
LOKASI KERJA
(Menjelaskan tempat bekerja)

Pasal 4
JANGKA WAKTU PERJANJIAN (Khusus PKWT)
(Detail tanggal mulai dan berakhir)

Pasal 5
MASA PERCOBAAN (Khusus PKWTT)
(Detail durasi masa percobaan, jika ada)

Pasal 6
UPAH DAN TUNJANGAN
(Detail komponen gaji, tunjangan, dan fasilitas lain)

Pasal 7
WAKTU KERJA DAN ISTIRAHAT
(Menjelaskan jam kerja, hari kerja, dan libur)

Pasal 8
TATA TERTIB PERUSAHAAN
(Menyatakan kewajiban mematuhi peraturan perusahaan)

Pasal 9
HAK DAN KEWAJIBAN
(Menjelaskan hak dan kewajiban umum kedua pihak)

Pasal 10
RAHASIA PERUSAHAAN
(Klausul kerahasiaan)

Pasal 11
PENYELESAIAN PERSELISIHAN
(Mekanisme penyelesaian sengketa)

Pasal 12
PENGAKHIRAN PERJANJIAN KERJA
(Menjelaskan sebab dan prosedur berakhirnya hubungan kerja serta hak-hak terkait)

Pasal 13
LAIN-LAIN (Klausul Tambahan jika ada)
(Misalnya non-compete, HKI, dll.)

Pasal 14
PENUTUP
(Pernyataan perjanjian dibuat sah dan ditandatangani)

Dibuat di [Tempat]
Pada tanggal [Tanggal]

PIHAK PERTAMA                      PIHAK KEDUA
(Nama Lengkap)                     (Nama Lengkap)
(Jabatan)                          (Karyawan)

SAKSI (jika ada)
(Nama Lengkap)
(Jabatan/Identitas)

Perlu diingat, ini hanya kerangka atau struktur dasar. Isi setiap pasal harus dijelaskan secara detail dan spesifik sesuai kondisi perusahaan dan kesepakatan dengan karyawan, serta tidak boleh bertentangan dengan peraturan perundang-undangan yang berlaku.

Tips Penting dalam Menyusun dan Memahami SPK¶

1. Jelas dan Spesifik: Gunakan bahasa yang lugas, jelas, dan mudah dipahami. Hindari kalimat yang multitafsir. Setiap klausul harus spesifik.
2. Sesuai Peraturan: Pastikan seluruh isi SPK tidak bertentangan dengan undang-undang ketenagakerjaan terbaru (UU Cipta Kerja dan PP 35/2021). Perusahaan harus update terus dengan perubahan regulasi.
3. Baca Teliti Sebelum Tanda Tangan: Ini berlaku untuk kedua pihak. Karyawan wajib membaca, memahami, dan jika ada yang kurang jelas, tanyakan dulu sebelum membubuhkan tanda tangan. Perusahaan juga harus memastikan draft SPK sudah benar dan sesuai kesepakatan.
4. Simpan Salinan: Kedua pihak harus memiliki salinan SPK yang sudah ditandatangani. Simpan di tempat yang aman dan mudah diakses jika sewaktu-waktu diperlukan.
5. Libatkan Profesional (Opsional): Jika perusahaan skala besar atau memiliki klausul kompleks, nggak ada salahnya melibatkan ahli hukum atau konsultan HR profesional untuk mereview atau menyusun SPK.
6. Diskusikan: Sebelum finalisasi, ajak calon karyawan berdiskusi jika ada poin-poin yang perlu diklarifikasi atau dinegosiasikan (misalnya, terkait gaji atau benefit tertentu, tentunya dalam koridor kebijakan perusahaan).

Fakta Menarik Seputar SPK¶

• Di beberapa negara, perjanjian kerja lisan juga bisa dianggap sah, lho! Tapi di Indonesia, untuk sebagian besar jenis pekerjaan dan demi kepastian hukum, SPK sebaiknya dibuat tertulis.
• Sebelum UU Cipta Kerja, PKWT punya batasan durasi maksimal 3 tahun (2 tahun pokok + 1 tahun perpanjangan) dengan proses pembaharuan yang rumit. Aturan 5 tahun saat ini dianggap lebih fleksibel oleh pengusaha, namun juga membawa kewajiban baru berupa uang kompensasi.
• SPK bisa jadi bukti kuat di pengadilan jika terjadi perselisihan hubungan industrial. Hakim akan sangat merujuk pada isi SPK selama tidak bertentangan dengan undang-undang.

Menghindari Kesalahan Umum dalam SPK¶

Beberapa kesalahan yang sering terjadi saat membuat atau menggunakan SPK:

• Klausul Bertentangan dengan UU: Ini paling fatal. Misalnya, mencantumkan masa percobaan di PKWT atau memberikan kompensasi PKWT di bawah ketentuan minimum PP 35/2021. Klausul yang bertentangan ini bisa batal demi hukum.
• Bahasa Tidak Jelas: Menggunakan istilah yang ambigu atau struktur kalimat yang membingungkan bisa menimbulkan interpretasi berbeda dan memicu sengketa.
• Tidak Ada Deskripsi Pekerjaan: Karyawan jadi nggak tahu persis apa yang harus dilakukan, bisa berdampak pada kinerja dan penugasan.
• Gaji Tidak Rinci: Hanya menyebutkan angka total tanpa memerinci komponen (gaji pokok, tunjangan tetap, tidak tetap) bisa menyulitkan perhitungan hak lain seperti THR atau lembur yang kadang dihitung berdasarkan gaji pokok.
• Tidak Menyimpan Salinan: Kalau hilang, susah membuktikan isi perjanjian jika ada masalah.

SPK dalam Era Digital¶

Di era serba digital ini, SPK juga bisa dibuat dan ditandatangani secara elektronik. Tanda tangan elektronik yang sah dijamin oleh undang-undang (UU ITE) memiliki kekuatan hukum yang sama dengan tanda tangan basah. Ini tentu mempermudah proses rekrutmen, terutama jika karyawan berada di lokasi yang berbeda dengan kantor pusat. Namun, pastikan platform tanda tangan elektronik yang digunakan sudah tersertifikasi.

Akhir Masa Perjanjian¶

Ketika SPK berakhir, baik karena selesainya jangka waktu (PKWT) atau karena sebab-sebab lain (PKWTT), perusahaan dan karyawan perlu memastikan semua hak dan kewajiban terselesaikan. Untuk PKWT yang berakhir, karyawan berhak atas uang kompensasi sesuai masa kerjanya. Untuk PKWTT yang di-PHK, karyawan berhak atas pesangon, uang penghargaan masa kerja, dan uang penggantian hak (kecuali mengundurkan diri atau pelanggaran berat tertentu dengan aturan khusus). Penting untuk melakukan proses pengakhiran hubungan kerja sesuai prosedur hukum agar tidak timbul masalah di kemudian hari.

Memiliki SPK yang jelas, lengkap, dan sesuai hukum adalah investasi penting bagi perusahaan dan jaminan bagi karyawan. Ini menciptakan lingkungan kerja yang transparan dan profesional. Jangan pernah remehkan dokumen ini, ya!

Semoga penjelasan tentang contoh surat perjanjian kerja perusahaan ini bisa memberikan gambaran yang jelas. Apakah perusahaan Anda sudah punya SPK yang lengkap dan sesuai aturan terbaru? Atau mungkin Anda punya pengalaman menarik terkait SPK? Bagikan di kolom komentar yuk!