Panduan Lengkap Contoh Surat Penerimaan Karyawan Baru + Template Siap Pakai!

Table of Contents

Image just for illustration

Proses rekrutmen di sebuah perusahaan pasti melalui beberapa tahap, mulai dari seleksi berkas, wawancara, sampai negosiasi gaji. Nah, setelah semua tahap itu dilewati dan perusahaan memutuskan untuk merekrutmu, ada satu dokumen penting yang akan kamu terima. Namanya surat penerimaan karyawan baru, atau sering juga disebut offer letter. Dokumen ini bukan sekadar formalitas, lho. Isinya krusial banget dan jadi landasan awal hubungan kerja antara kamu dan perusahaan.

Surat ini mengkonfirmasi tawaran kerja resmi dari perusahaan. Di dalamnya, perusahaan menjelaskan secara detail posisi yang ditawarkan, gaji, tunjangan, tanggal mulai kerja, dan berbagai informasi penting lainnya. Bagi calon karyawan, surat ini memberikan kepastian dan gambaran jelas mengenai tawaran yang diberikan. Sementara bagi perusahaan, surat ini berfungsi sebagai dokumen hukum awal yang mengikat calon karyawan jika ia menerima tawaran tersebut.

Apa Itu Surat Penerimaan Karyawan Baru?¶

Secara sederhana, surat penerimaan karyawan baru adalah surat resmi dari perusahaan yang ditujukan kepada calon karyawan yang telah lulus semua tahapan seleksi. Surat ini berisi pernyataan bahwa perusahaan bersedia merekrut individu tersebut untuk mengisi posisi tertentu. Dokumen ini menjadi bukti tertulis atas kesepakatan awal antara perusahaan dan calon karyawan sebelum penandatanganan kontrak kerja (jika ada).

Fungsinya macam-macam, mulai dari mengkonfirmasi tawaran kerja secara formal, menjelaskan detail job offer, sampai memberikan dasar hukum awal jika terjadi perselisihan di kemudian hari. Surat ini ibarat “jabat tangan” pertama dalam bentuk tertulis setelah proses rekrutmen yang panjang. Penting banget bagi kedua belah pihak untuk memahami setiap poin di dalamnya sebelum melangkah lebih jauh ke tahap selanjutnya.

Kenapa Surat Ini Penting?¶

Surat penerimaan karyawan baru itu penting banget, baik buat perusahaan maupun buat calon karyawan. Bagi perusahaan, surat ini memastikan bahwa calon karyawan yang dipilih benar-benar serius dan menerima tawaran yang diberikan. Ini membantu perusahaan merencanakan langkah selanjutnya dalam proses onboarding dan integrasi karyawan baru ke dalam tim. Surat ini juga menjadi catatan resmi internal bahwa proses rekrutmen untuk posisi tersebut sudah selesai.

Buat calon karyawan, surat ini memberikan kepastian yang konkret setelah sekian lama menunggu hasil seleksi. Kamu jadi tahu dengan jelas berapa gaji yang akan diterima, posisi pastinya apa, dan kapan mulai bekerja. Semua detail penting ada di sana, jadi kamu bisa membuat keputusan yang tepat apakah tawaran itu sesuai dengan harapan dan rencanamu. Surat ini juga bisa jadi bukti kalau kamu sudah diterima kerja, berguna untuk berbagai keperluan administratif.

Status Hukum Surat Penerimaan¶

Nah, ini yang sering jadi pertanyaan: apakah surat penerimaan karyawan baru itu sudah termasuk kontrak kerja? Jawabannya: tergantung isinya. Umumnya, offer letter bukan kontrak kerja yang final. Ia lebih kepada tawaran resmi untuk membuat kontrak kerja di kemudian hari. Namun, jika isi suratnya sudah sangat detail mencakup hak dan kewajiban kedua belah pihak seperti dalam kontrak, dan sudah ditandatangani oleh kedua belah pihak, maka ia bisa dianggap sebagai dokumen yang mengikat secara hukum awal.

Kontrak kerja yang sesungguhnya (baik PKWT - Perjanjian Kerja Waktu Tertentu, maupun PKWTT - Perjanjian Kerja Waktu Tidak Tertentu) biasanya ditandatangani setelah calon karyawan menerima tawaran di surat penerimaan. Jadi, surat penerimaan adalah tahap pra-kontrak yang penting. Meskipun bukan kontrak final, isinya tetap harus akurat dan jelas karena menjadi dasar bagi kontrak kerja nanti.

Isi Wajib dalam Surat Penerimaan¶

Sebuah surat penerimaan yang baik dan informatif harus mencakup beberapa elemen kunci. Detail ini memastikan tidak ada kebingungan di kemudian hari dan kedua belah pihak memahami apa yang disepakati. Kurangnya salah satu elemen ini bisa menimbulkan masalah di masa depan.

Berikut adalah isi wajib yang biasanya ada dalam surat penerimaan karyawan baru:

• Identitas Perusahaan: Nama lengkap perusahaan, alamat, dan detail kontak yang jelas. Ini penting untuk memberikan kesan profesional dan legalitas dokumen. Surat harus dicetak di atas kop surat resmi perusahaan jika memungkinkan.
• Identitas Calon Karyawan: Nama lengkap calon karyawan, alamat, dan detail kontak. Pastikan nama ditulis dengan benar sesuai identitas resminya. Ini untuk menghindari salah orang dan memastikan surat diterima oleh orang yang tepat.
• Posisi/Jabatan yang Ditawarkan: Menyebutkan dengan spesifik posisi atau jabatan yang akan diisi oleh calon karyawan. Termasuk departemen tempatnya akan bekerja dan kepada siapa dia akan melapor (reporting line). Kejelasan posisi ini penting agar calon karyawan tahu persis apa peran dan tanggung jawab awalnya.
• Gaji dan Kompensasi Lain: Bagian ini paling ditunggu-tunggu! Rincian gaji pokok, tunjangan tetap (misal: tunjangan jabatan, tunjangan transportasi), tunjangan tidak tetap (misal: bonus performa, insentif), serta jadwal pembayaran gaji. Jika ada fasilitas lain seperti asuransi kesehatan, BPJS Ketenagakerjaan & Kesehatan, dana pensiun, atau fasilitas kendaraan/lainnya, sebaiknya disebutkan di sini atau minimal ada penjelasan bahwa detailnya akan diberikan saat onboarding.
• Tanggal Mulai Bekerja: Tanggal spesifik kapan calon karyawan diharapkan mulai aktif bekerja. Penting untuk mencantumkan tanggal ini agar calon karyawan bisa mempersiapkan diri dan memberi tahu perusahaan lamanya jika masih terikat kontrak. Jika ada masa orientasi atau training awal, bisa juga disebutkan.
• Durasi Kontrak (Jika PKWT): Jika status kepegawaiannya adalah PKWT (Perjanjian Kerja Waktu Tertentu), durasi kontrak harus disebutkan dengan jelas, misalnya 1 tahun, 2 tahun, dan sebagainya. Untuk PKWTT (Perjanjian Kerja Waktu Tidak Tertentu), bagian ini biasanya menyebutkan status kepegawaian sebagai karyawan tetap setelah melewati masa percobaan.
• Lokasi Kerja: Alamat lengkap tempat kerja utama karyawan baru. Ini penting terutama jika perusahaan punya beberapa cabang atau kantor. Jika sifat kerjanya remote atau hybrid, perlu dijelaskan juga mekanismenya.
• Kondisi Lain: Bisa mencakup berbagai hal seperti masa percobaan (probation period), jam kerja standar, kebijakan cuti tahunan, atau referensi ke dokumen lain seperti peraturan perusahaan yang akan dijelaskan saat onboarding. Masa percobaan untuk PKWTT di Indonesia sesuai UU Ketenagakerjaan maksimal 3 bulan.
• Informasi Kontak Personalia: Siapa yang bisa dihubungi jika calon karyawan punya pertanyaan terkait surat ini atau proses selanjutnya. Biasanya dari departemen HRD atau Personalia.
• Ruang Tanda Tangan: Ruang untuk tanda tangan perwakilan perusahaan (biasanya HR Manager atau Direktur) dan calon karyawan sebagai tanda persetujuan dan penerimaan tawaran. Mencantumkan batas waktu kapan calon karyawan harus memberikan konfirmasi persetujuan juga penting.

Variasi Surat Penerimaan¶

Surat penerimaan karyawan baru bisa bervariasi tergantung status kepegawaian dan kebijakan perusahaan. Perbedaan utama biasanya terletak pada detail terkait durasi kerja, masa percobaan, dan kompensasi. Memahami perbedaan ini membantu perusahaan menyusun surat yang tepat dan calon karyawan memahami statusnya.

Surat Penerimaan untuk Karyawan Tetap (PKWTT)¶

Untuk karyawan tetap, surat penerimaan biasanya menyebutkan status kepegawaian sebagai karyawan tetap (PKWTT) setelah berhasil melewati masa percobaan. Masa percobaan ini, sesuai hukum di Indonesia, maksimal adalah 3 bulan. Surat akan merinci gaji bulanan, tunjangan tetap, dan potensi tunjangan tidak tetap. Tidak ada durasi kontrak yang disebutkan secara spesifik karena statusnya tidak dibatasi waktu, kecuali jika ada perjanjian kerja bersama yang mengatur hal lain.

Surat Penerimaan untuk Karyawan Kontrak (PKWT)¶

Bagi karyawan kontrak (PKWT), surat penerimaan akan secara jelas menyebutkan durasi kontraknya, misalnya 1 tahun atau 2 tahun. Biasanya tidak ada masa percobaan dalam PKWT, namun beberapa perusahaan mungkin tetap mencantumkannya jika diatur dalam perjanjian, meski keabsahannya bisa diperdebatkan sesuai regulasi terkini. Rincian gaji dan kompensasi akan disesuaikan dengan durasi kontrak yang disepakati. Pengakhiran hubungan kerja juga akan merujuk pada berakhirnya durasi kontrak tersebut.

Surat Penerimaan untuk Karyawan Part-time/Magang¶

Untuk status part-time atau magang, surat penerimaan juga akan berbeda. Detail jam kerja per minggu/hari akan lebih ditekankan. Kompensasi mungkin berupa upah per jam, uang saku, atau tunjangan lainnya, bukan gaji bulanan penuh. Durasi juga akan disebutkan dengan jelas, misalnya beberapa bulan untuk magang atau tanpa batas waktu namun dengan jam kerja yang fleksibel untuk part-time. Tujuannya tetap sama: mengkonfirmasi tawaran dan menjelaskan detail kesepakatan.

Berikut tabel sederhana perbedaan penekanan dalam offer letter berdasarkan status kepegawaian:

Aspek Penting	Surat Penerimaan PKWTT (Tetap)	Surat Penerimaan PKWT (Kontrak)	Surat Penerimaan Part-time/Magang
Durasi Kontrak	Tidak Dibatasi Waktu (Indefinite)	Dibatasi Waktu (Fixed Term)	Dibatasi Waktu (Fixed Term/Hours)
Masa Percobaan	Wajib Ada (maks 3 bulan)	Boleh Ada / Tidak	Biasanya Tidak Ada
Gaji/Kompensasi	Gaji Bulanan + Tunjangan Tetap/Tidak Tetap	Gaji/Upah sesuai kesepakatan & durasi	Upah Per Jam/Uang Saku/Tunjangan
Jam Kerja Standar	Penuh (sesuai UU/kebijakan)	Penuh (sesuai UU/kebijakan)	Sesuai Perjanjian (lebih pendek)
Referensi UU	UU Ketenagakerjaan	UU Ketenagakerjaan (spesifik PKWT)	UU Ketenagakerjaan/Perjanjian Magang

Tips Menyusun Surat Penerimaan yang Efektif¶

Menyusun surat penerimaan yang baik itu penting banget buat citra perusahaan dan kelancaran proses rekrutmen. Surat yang jelas, profesional, dan hangat bisa meninggalkan kesan positif bagi calon karyawan. Sebaliknya, surat yang ambigu atau penuh typo bisa membuat calon karyawan ragu.

Berikut beberapa tips untuk menyusun surat penerimaan karyawan baru yang efektif:

• Gunakan Bahasa yang Jelas dan Positif: Tulis dengan bahasa yang mudah dipahami, langsung ke poin, dan hindari jargon yang tidak perlu. Nada surat sebaiknya formal tapi tetap ramah dan antusias menyambut calon karyawan. Ini menunjukkan bahwa perusahaan senang merekrutnya.
• Pastikan Detailnya Akurat: Cek ulang semua detail seperti nama calon karyawan, posisi, gaji, tanggal mulai, dan durasi kontrak (jika ada). Kesalahan kecil bisa menimbulkan masalah besar di kemudian hari. Libatkan HR dan manajer perekrutan untuk validasi detail.
• Sertakan Dokumen Pendukung (Jika Perlu): Kadang surat penerimaan juga menyertakan lampiran, seperti rincian tunjangan, gambaran singkat struktur organisasi, atau ringkasan manfaat karyawan. Ini bisa memberikan gambaran lebih lengkap kepada calon karyawan. Namun, hindari terlalu banyak dokumen di tahap ini agar tidak membingungkan.
• Perhatikan Batas Waktu Penerimaan Tawaran: Cantumkan tanggal batas waktu yang jelas bagi calon karyawan untuk memberikan konfirmasi penerimaan tawaran. Ini membantu perusahaan merencanakan langkah selanjutnya dan memberikan waktu yang wajar bagi calon karyawan untuk mempertimbangkan tawarannya. Beri waktu yang cukup, biasanya antara 3-7 hari kerja.
• Tanda Tangan dari Pihak Berwenang: Surat harus ditandatangani oleh perwakilan perusahaan yang berwenang, seperti Manajer HRD, Direktur, atau manajer perekrutan. Ini menambah kekuatan hukum dan profesionalitas surat.

Contoh Surat Penerimaan Karyawan Baru¶

Berikut adalah dua contoh surat penerimaan karyawan baru. Contoh pertama adalah format umum untuk karyawan tetap, dan contoh kedua untuk karyawan kontrak. Kamu bisa adaptasi contoh ini sesuai kebutuhan perusahaanmu ya.

Contoh 1: Format Umum (PKWTT Sederhana)¶

Ini contoh surat penerimaan untuk karyawan tetap (PKWTT) dengan detail yang cukup standar.

[Kop Surat Perusahaan]

Nomor: [Nomor Surat]
Lampiran: -
Perihal: Penawaran Kerja & Penerimaan Karyawan

[Tanggal Surat]

Kepada Yth.
Sdr./i. [Nama Lengkap Calon Karyawan]
[Alamat Calon Karyawan]

Dengan hormat,

Kami merujuk pada proses seleksi yang telah Saudara/i ikuti untuk posisi [Nama Posisi] di [Nama Perusahaan]. Kami mengucapkan terima kasih atas waktu dan minat Saudara/i terhadap perusahaan kami.

Dengan gembira, kami ingin memberitahukan bahwa [Nama Perusahaan] dengan ini secara resmi menawarkan posisi [Nama Posisi] kepada Saudara/i di Departemen [Nama Departemen]. Saudara/i akan melapor kepada [Nama Atasan Langsung/Jabatan Atasan].

Status kepegawaian Saudara/i adalah Karyawan Tetap (PKWTT) setelah berhasil melewati masa percobaan (probation period) selama 3 (tiga) bulan sejak tanggal mulai bekerja. Selama masa percobaan, evaluasi akan dilakukan untuk memastikan kesesuaian Saudara/i dengan posisi dan lingkungan kerja.

Berikut adalah rincian penawaran gaji dan kompensasi untuk Saudara/i:
- Gaji Pokok: Rp [Nominal Gaji Pokok] per bulan
- Tunjangan Jabatan: Rp [Nominal Tunjangan Jabatan] per bulan (jika ada)
- Tunjangan Transportasi: Rp [Nominal Tunjangan Transportasi] per bulan (jika ada, atau disesuaikan kebijakan)
- Lain-lain: [Sebutkan tunjangan/fasilitas lain jika ada, misal: BPJS Kesehatan & Ketenagakerjaan, Asuransi Swasta]

Jadwal pembayaran gaji akan dilakukan setiap tanggal [Tanggal] di akhir bulan, atau sesuai kebijakan penggajian perusahaan. Saudara/i akan berhak atas cuti tahunan sebanyak 12 hari kerja setelah melewati masa kerja 1 (satu) tahun.

Saudara/i diharapkan dapat mulai bekerja efektif pada tanggal [Tanggal Mulai Bekerja]. Jam kerja standar perusahaan adalah [Sebutkan Jam Kerja Standar, misal: Senin-Jumat, Pukul 08:00 - 17:00]. Lokasi kerja utama Saudara/i adalah di [Alamat Lokasi Kerja].

Kami mohon agar Saudara/i dapat memberikan konfirmasi penerimaan atau penolakan tawaran ini paling lambat pada tanggal [Batas Waktu Konfirmasi]. Mohon kirimkan balasan melalui email ke [Email HRD] atau hubungi [Nama HRD] di nomor [Nomor Telepon HRD].

Apabila Saudara/i menerima tawaran ini, mohon untuk menandatangani surat ini di tempat yang telah disediakan dan mengembalikannya kepada kami sebelum batas waktu yang ditentukan.

Kami sangat antusias untuk menyambut Saudara/i di tim kami dan berharap dapat segera bekerja sama. Jika ada pertanyaan lebih lanjut, jangan ragu untuk menghubungi kami.

Hormat kami,

[Nama Lengkap Perwakilan Perusahaan/HR Manager]
[Jabatan]
[Nama Perusahaan]

-------------------------------------------------------------------------------------

PERNYATAAN PENERIMAAN TAWARAN KERJA

Saya, [Nama Lengkap Calon Karyawan], dengan ini menyatakan [menerima / menolak] tawaran kerja dari [Nama Perusahaan] untuk posisi [Nama Posisi] sesuai dengan rincian yang disebutkan dalam surat ini.

[Jika Menerima:] Saya mengerti dan setuju dengan semua persyaratan dan ketentuan yang tercantum dalam surat ini.

[Jika Menolak:] (Opsional: Sebutkan alasan penolakan secara singkat jika diinginkan)

Ditandatangani di [Kota], pada tanggal [Tanggal Tanda Tangan Calon Karyawan]

(Tanda Tangan Calon Karyawan)

[Nama Lengkap Calon Karyawan]

Penjelasan Contoh 1:

• Kop Surat & Detail Awal: Bagian ini memberikan identitas resmi perusahaan. Nomor surat dan tanggal penting untuk administrasi. Perihal menjelaskan inti surat.
• Pembukaan: Ucapan terima kasih dan pemberitahuan hasil seleksi. Kata-kata harus ramah dan profesional.
• Detail Pekerjaan: Menyebutkan posisi, departemen, dan reporting line. Ini sangat krusial agar calon karyawan tahu persis penempatannya.
• Status Kepegawaian & Masa Percobaan: Menjelaskan status PKWTT dan adanya masa percobaan 3 bulan (sesuai UU). Penting untuk ditegaskan.
• Gaji dan Kompensasi: Rincian yang paling ditunggu. Harus jelas dan spesifik per bulan. Sebutkan tunjangan-tunjangan yang melekat. Informasi BPJS dan asuransi lain juga penting.
• Tanggal Mulai & Lokasi: Menetapkan kapan dan di mana pekerjaan akan dilakukan.
• Konfirmasi & Batas Waktu: Memberi tahu calon karyawan apa yang harus dilakukan selanjutnya dan kapan paling lambat. Ini mendorong respons yang cepat.
• Penutup & Tanda Tangan Perusahaan: Penutup yang profesional dan ruang tanda tangan perwakilan perusahaan.
• Bagian Penerimaan Calon Karyawan: Ini adalah bagian yang harus diisi dan ditandatangani oleh calon karyawan sebagai bukti penerimaan tawaran. Ada pilihan untuk menerima atau menolak.

Contoh 2: Format Lain (PKWT dengan Detail Tambahan)¶

Contoh ini untuk karyawan kontrak (PKWT), menyoroti perbedaan pada durasi kontrak dan masa percobaan (jika ada).

[Kop Surat Perusahaan]

Nomor: [Nomor Surat]
Lampiran: -
Perihal: Penawaran Kerja Waktu Tertentu

[Tanggal Surat]

Kepada Yth.
Sdr./i. [Nama Lengkap Calon Karyawan]
[Alamat Calon Karyawan]

Dengan hormat,

Bersama surat ini, kami mengucapkan selamat kepada Saudara/i atas kelulusan dalam proses seleksi untuk mengisi posisi [Nama Posisi] di [Nama Perusahaan]. Kami sangat menghargai antusiasme Saudara/i selama proses rekrutmen.

Melalui surat ini, kami dengan resmi menawarkan posisi [Nama Posisi] di Departemen [Nama Departemen] kepada Saudara/i. Saudara/i akan melaksanakan tugas dan tanggung jawab yang diatur dalam deskripsi pekerjaan untuk posisi tersebut, di bawah arahan langsung dari [Nama Atasan Langsung/Jabatan Atasan].

Hubungan kerja antara Saudara/i dengan [Nama Perusahaan] akan didasarkan pada Perjanjian Kerja Waktu Tertentu (PKWT). Durasi perjanjian kerja ini adalah selama [Durasi Kontrak, misal: 1 (satu) tahun] terhitung sejak tanggal mulai bekerja efektif, yaitu [Tanggal Mulai Bekerja].

[Jika ada masa percobaan, tambahkan: Sebagai bagian dari PKWT ini, akan ada masa percobaan selama [Durasi Masa Percobaan, maksimal 3 bulan] terhitung sejak tanggal mulai bekerja. Evaluasi akan dilakukan pada akhir masa percobaan.]

Kompensasi yang ditawarkan untuk posisi ini adalah sebagai berikut:
- Upah Pokok: Rp [Nominal Upah Pokok] per bulan
- Tunjangan [Nama Tunjangan Lain]: Rp [Nominal Tunjangan] per bulan (jika ada)
- Rincian lebih lanjut mengenai kompensasi dan fasilitas lainnya (seperti BPJS) akan dijelaskan saat penandatanganan Perjanjian Kerja Waktu Tertentu.

Saudara/i diharapkan dapat mulai bekerja efektif pada tanggal [Tanggal Mulai Bekerja]. Jam kerja dan lokasi kerja Saudara/i adalah [Sebutkan Jam Kerja dan Lokasi Kerja, misal: Senin-Jumat, 08:00-17:00, di Kantor Pusat [Nama Perusahaan]].

Mohon agar Saudara/i dapat memberikan konfirmasi penerimaan atau penolakan tawaran ini paling lambat pada tanggal [Batas Waktu Konfirmasi], pukul [Waktu]. Mohon kirimkan balasan konfirmasi melalui email ke [Email HRD] atau hubungi [Nama HRD] di nomor [Nomor Telepon HRD].

Apabila Saudara/i menerima tawaran ini, mohon untuk menandatangani surat ini di tempat yang disediakan dan mengembalikannya kepada kami sebelum batas waktu yang ditentukan. Selanjutnya, kami akan mengundang Saudara/i untuk proses penandatanganan Perjanjian Kerja Waktu Tertentu.

Kami sangat senang dengan potensi kontribusi Saudara/i dan berharap dapat segera menyambut Saudara/i dalam tim kami. Jika Saudara/i memiliki pertanyaan, jangan ragu untuk menghubungi kami.

Hormat kami,

[Nama Lengkap Perwakilan Perusahaan/HR Manager]
[Jabatan]
[Nama Perusahaan]

-------------------------------------------------------------------------------------

PERNYATAAN PENERIMAAN TAWARAN KERJA WAKTU TERTENTU

Saya, [Nama Lengkap Calon Karyawan], dengan ini menyatakan [menerima / menolak] tawaran kerja waktu tertentu dari [Nama Perusahaan] untuk posisi [Nama Posisi] sesuai dengan rincian yang disebutkan dalam surat ini.

[Jika Menerima:] Saya mengerti dan setuju dengan semua persyaratan dan ketentuan awal yang tercantum dalam surat ini dan siap untuk melanjutkan ke tahap penandatanganan Perjanjian Kerja Waktu Tertentu.

[Jika Menolak:] (Opsional: Sebutkan alasan penolakan secara singkat jika diinginkan)

Ditandatangani di [Kota], pada tanggal [Tanggal Tanda Tangan Calon Karyawan]

(Tanda Tangan Calon Karyawan)

[Nama Lengkap Calon Karyawan]

Penjelasan Contoh 2:

• Perihal: Disesuaikan menjadi “Penawaran Kerja Waktu Tertentu” untuk memperjelas statusnya.
• Status Kepegawaian & Durasi: Secara spesifik menyebutkan PKWT dan durasi kontraknya (misal: 1 tahun). Ini adalah perbedaan paling mencolok dengan PKWTT.
• Masa Percobaan (Opsional): Mencantumkan atau tidaknya masa percobaan di PKWT bisa bervariasi antar perusahaan, meski legalitasnya perlu diperhatikan sesuai UU Cipta Kerja. Jika dicantumkan, durasinya tetap maksimal 3 bulan.
• Kompensasi: Rincian upah pokok dan tunjangan disesuaikan dengan kesepakatan PKWT. Bisa saja ada perbedaan struktur atau skema pembayaran dibandingkan PKWTT.
• Langkah Selanjutnya: Surat ini biasanya secara eksplisit menyebutkan bahwa tahap selanjutnya adalah penandatanganan Perjanjian Kerja Waktu Tertentu (PKWT).

Fakta Menarik Seputar Proses Rekrutmen dan Surat Penerimaan¶

Proses rekrutmen dan surat penerimaan ini punya beberapa aspek menarik lho, terutama dari sisi hukum dan psikologi.

• Aspek Hukum: Undang-Undang Ketenagakerjaan di Indonesia mengatur cukup detail mengenai jenis perjanjian kerja (PKWT & PKWTT), masa percobaan, upah, dan hak karyawan. Surat penerimaan harus sejalan dengan ketentuan undang-undang ini. Misalnya, masa percobaan hanya boleh diberlakukan untuk PKWTT dengan durasi maksimal 3 bulan. Jika dicantumkan untuk PKWT, klausul tersebut bisa dianggap batal demi hukum, namun status kontraknya tetap PKWT.
• Dampak Psikologis Offer Letter:** Menerima offer letter yang profesional dan hangat bisa memberikan boost moral yang signifikan bagi calon karyawan. Ini membuat mereka merasa dihargai dan antusias untuk segera bergabung. Sebaliknya, offer letter yang terkesan asal-asalan atau dingin bisa mengurangi excitement mereka. Kesan pertama itu penting!
• Tren Digitalisasi:** Banyak perusahaan modern kini mengirimkan surat penerimaan dalam bentuk digital (PDF). Bahkan ada platform onboarding digital di mana calon karyawan bisa mengakses offer letter, menandatanganinya secara elektronik, dan mulai melengkapi data diri serta pelatihan awal sebelum hari pertama masuk kantor. Ini lebih efisien dan ramah lingkungan.
• Negosiasi Gaji: Surat penerimaan biasanya dikeluarkan setelah negosiasi gaji selesai dan ada kesepakatan. Jadi, angka yang tertera di surat seharusnya adalah angka final yang disepakati kedua belah pihak. Namun, kadang masih ada ruang negosiasi minor setelah surat keluar, meski jarang terjadi dan tergantung kebijakan perusahaan.

Kesalahan Umum dalam Surat Penerimaan¶

Menghindari kesalahan saat membuat surat penerimaan itu krusial. Kesalahan bisa merusak proses rekrutmen dan citra perusahaan.

Beberapa kesalahan umum yang sering terjadi antara lain:

• Detail Tidak Akurat: Salah nama, salah jumlah gaji, salah tanggal mulai, atau salah posisi. Ini bikin calon karyawan bingung dan meragukan profesionalisme perusahaan.
• Ambiguitas: Bahasa yang tidak jelas, rincian kompensasi yang tidak lengkap, atau tidak jelasnya status kepegawaian. Ini bisa menyebabkan kesalahpahaman di kemudian hari.
• Tidak Ada Batas Waktu: Tidak mencantumkan kapan calon karyawan harus merespons. Ini membuat proses jadi menggantung dan perusahaan sulit merencanakan langkah selanjutnya.
• Tone yang Tidak Profesional: Penggunaan bahasa yang terlalu santai (meski gaya artikel ini kasual, surat resmi tetap perlu profesional), banyak typo, atau format yang berantakan.
• Tidak Ditandatangani: Surat resmi yang tidak ditandatangani oleh pihak berwenang bisa dipertanyakan keabsahannya.
• Informasi Terlalu Sedikit atau Terlalu Banyak: Terlalu sedikit detail membuat calon karyawan tidak mendapat gambaran lengkap, terlalu banyak detail (misal: langsung memasukkan semua peraturan perusahaan) bisa membuat calon karyawan overwhelmed. Fokus pada poin-poin utama saja.

Proses Setelah Surat Diterima¶

Setelah calon karyawan menerima dan menandatangani surat penerimaan, proses rekrutmen formal biasanya sudah selesai. Tapi, perusahaan masih punya PR lho!

• Konfirmasi Penerimaan: HRD akan mencatat bahwa calon karyawan sudah menerima tawaran. Ini jadi dasar untuk melanjutkan ke tahap selanjutnya.
• Penyiapan Kontrak Kerja: Untuk PKWT, perusahaan akan menyiapkan draf kontrak kerja yang akan ditandatangani pada hari pertama atau sebelum mulai kerja. Untuk PKWTT, surat penerimaan ini seringkali sudah cukup sebagai dasar sebelum dibuatkan surat pengangkatan (jika ada) dan didaftarkan ke sistem perusahaan.
• Proses Onboarding Awal: Tim HRD atau departemen terkait akan mulai mempersiapkan proses onboarding. Ini bisa mencakup pembuatan ID card, penyiapan workspace, pengaturan akses email dan sistem, serta jadwal orientasi awal. Komunikasi dengan calon karyawan tentang apa saja yang perlu dibawa di hari pertama juga penting.

Intinya, surat penerimaan adalah jembatan penting antara selesainya proses rekrutmen dan dimulainya hubungan kerja. Makanya, penting banget untuk menyusunnya dengan cermat dan detail.

Surat penerimaan karyawan baru adalah dokumen krusial yang menandai kesepakatan awal antara perusahaan dan calon karyawan. Isinya harus jelas, detail, dan akurat mencakup semua aspek penting terkait tawaran kerja. Berbagai variasi surat ini ada tergantung status kepegawaian, namun tujuannya tetap sama: memberikan kepastian dan menjadi dasar formal sebelum memulai kerja.

Membuat surat penerimaan yang baik bukan hanya soal formalitas, tapi juga membangun kesan positif perusahaan dan memastikan proses onboarding berjalan lancar. Dengan memperhatikan tips dan contoh di atas, diharapkan perusahaan bisa menyusun surat penerimaan yang efektif dan profesional.

Nah, gimana pengalamanmu sendiri saat menerima atau membuat surat penerimaan karyawan baru? Ada tips atau cerita menarik? Yuk, share di kolom komentar di bawah!