Contoh Surat Serah Terima Barang Simple? Ini Panduan Lengkap + Download Gratis!

Table of Contents

Apa Itu Surat Serah Terima Barang?¶

Surat serah terima barang, atau sering disingkat SSTB, adalah dokumen penting yang mencatat proses perpindahan kepemilikan atau tanggung jawab atas suatu barang dari satu pihak ke pihak lain. Dokumen ini berfungsi sebagai bukti legal bahwa proses serah terima telah terjadi, lengkap dengan detail barang, waktu, dan kondisi saat barang tersebut diserahkan. Bayangkan kamu lagi jual barang online, atau minjemin barang ke temen, nah surat ini tuh kayak pegangan biar sama-sama enak dan jelas.

Image just for illustration

Surat ini nggak cuma buat transaksi jual beli aja lho. Banyak situasi lain yang butuh SSTB, misalnya saat serah terima inventaris kantor, pengiriman barang dari gudang ke toko, atau bahkan saat kamu minjemin buku ke perpustakaan. Intinya, setiap kali ada perpindahan barang dan kamu pengen ada bukti tertulis, SSTB ini solusinya. Dokumen ini sederhana tapi sangat krusial untuk menghindari kesalahpahaman atau masalah di kemudian hari.

Mengapa Surat Serah Terima Barang Penting?¶

Penting banget! Kenapa? Karena surat serah terima barang ini punya banyak fungsi dan manfaat, baik untuk pihak yang menyerahkan maupun pihak yang menerima. Pertama, sebagai bukti sah bahwa barang telah berpindah tangan. Ini penting banget kalau misalnya terjadi sengketa atau masalah di kemudian hari. Misalnya, barangnya rusak setelah diterima, nah dengan SSTB, bisa jelas dilihat kondisi barang saat diserahkan.

Image just for illustration

Kedua, SSTB membantu menciptakan transparansi dalam transaksi. Semua detail barang, kondisi, dan waktu serah terima tercatat dengan jelas. Ini bikin kedua belah pihak merasa aman dan percaya. Ketiga, untuk keperluan administrasi dan inventaris. Di perusahaan atau organisasi, SSTB sangat penting untuk mencatat keluar masuknya barang, jadi stok barang selalu akurat dan terkelola dengan baik. Bayangkan kalau nggak ada SSTB, pasti ribet banget ngurusin inventaris kantor.

Selain itu, dalam beberapa kasus, SSTB juga bisa menjadi dokumen pendukung untuk klaim asuransi atau garansi. Misalnya, kalau barang yang diasuransikan hilang atau rusak saat pengiriman, SSTB bisa jadi bukti kuat untuk mengajukan klaim. Jadi, jangan pernah remehin kekuatan selembar surat serah terima barang ya!

Komponen Utama Surat Serah Terima Barang Simple¶

Bikin surat serah terima barang itu nggak ribet kok. Yang penting ada beberapa komponen utama yang wajib ada biar suratnya lengkap dan sah. Komponen-komponen ini sebenarnya cukup sederhana dan mudah dipahami. Yuk, kita bahas satu per satu:

Image just for illustration

Judul Surat¶

Paling atas, wajib ada judul surat. Judulnya jelas dan ringkas, biasanya sih “SURAT SERAH TERIMA BARANG”. Bisa juga ditambahkan keterangan lain biar lebih spesifik, misalnya “SURAT SERAH TERIMA BARANG INVENTARIS KANTOR” atau “SURAT SERAH TERIMA BARANG ELEKTRONIK”. Judul ini penting untuk langsung mengidentifikasi jenis dokumennya.

Nomor Surat¶

Nomor surat ini opsional, tapi sangat dianjurkan, terutama untuk keperluan administrasi di perusahaan atau organisasi. Nomor surat ini membantu dalam pengarsipan dan pencarian dokumen di kemudian hari. Format nomor surat bisa disesuaikan dengan kebijakan perusahaan, yang penting unik dan mudah dilacak.

Identitas Pihak yang Menyerahkan dan Menerima¶

Ini bagian paling penting! Harus jelas siapa yang menyerahkan barang (Pihak Pertama) dan siapa yang menerima barang (Pihak Kedua). Identitas ini minimal mencakup:

• Nama lengkap: Jangan cuma nama panggilan ya, harus nama lengkap sesuai KTP atau identitas resmi lainnya.
• Jabatan (jika ada): Kalau serah terimanya dalam konteks pekerjaan atau organisasi, jabatan juga perlu dicantumkan.
• Alamat: Alamat lengkap juga penting, terutama kalau melibatkan transaksi jual beli atau pengiriman barang.
• Nomor kontak: Nomor telepon atau alamat email yang bisa dihubungi.

Identitas yang lengkap dan jelas ini penting untuk memastikan keabsahan surat dan memudahkan komunikasi jika diperlukan.

Detail Barang¶

Bagian ini berisi informasi lengkap tentang barang yang diserahterimakan. Semakin detail, semakin bagus. Informasi yang perlu dicantumkan antara lain:

• Nama barang: Sebutkan nama barangnya secara spesifik. Misalnya, jangan cuma bilang “laptop”, tapi “Laptop merek XYZ tipe ABC”.
• Jumlah: Kalau barangnya lebih dari satu, sebutkan jumlahnya dengan jelas.
• Spesifikasi (jika perlu): Untuk barang-barang tertentu, spesifikasi juga penting dicantumkan. Misalnya, untuk laptop, bisa disebutkan spesifikasi RAM, harddisk, dll. Untuk pakaian, bisa disebutkan ukuran dan warna.
• Kondisi barang: Ini juga krusial! Jelaskan kondisi barang saat diserahkan. Apakah barangnya baru, bekas, ada cacat atau tidak. Sebaiknya kondisi barang diperiksa bersama saat serah terima dan dicatat secara jujur di surat. Bisa juga ditambahkan foto kondisi barang sebagai lampiran.
• Nomor seri atau kode barang (jika ada): Untuk barang-barang elektronik atau inventaris kantor, nomor seri atau kode barang ini sangat penting untuk identifikasi unik.

Detail barang yang lengkap ini akan meminimalisir potensi sengketa di kemudian hari terkait kondisi atau spesifikasi barang.

Waktu dan Tempat Serah Terima¶

Kapan dan di mana serah terima barang dilakukan juga wajib dicantumkan. Tanggal, bulan, tahun, dan jam serah terima harus ditulis dengan jelas. Tempat serah terima juga harus spesifik, misalnya “di kantor PT. Maju Jaya, Jalan Merdeka No. 10, Jakarta Pusat”. Informasi waktu dan tempat ini penting untuk memastikan kejelasan kronologi kejadian.

Tanda Tangan dan Meterai (jika perlu)¶

Surat serah terima barang harus ditandatangani oleh kedua belah pihak, yaitu pihak yang menyerahkan dan pihak yang menerima. Tanda tangan ini sebagai bukti persetujuan dan pengesahan atas isi surat. Selain tanda tangan, meterai juga bisa ditambahkan, terutama jika serah terima barang ini bernilai ekonomis tinggi atau melibatkan aspek hukum yang kuat. Meterai akan memperkuat kekuatan hukum surat. Biasanya meterai ditempel di tanda tangan pihak pertama.

Contoh Situasi Penggunaan Surat Serah Terima Barang Simple¶

Surat serah terima barang simple ini fleksibel banget dan bisa dipakai di berbagai situasi. Berikut beberapa contoh situasi penggunaan yang umum:

Image just for illustration

• Jual Beli Online: Saat kamu jual barang online, apalagi barang yang harganya lumayan, bikin SSTB ini penting banget. Baik saat COD (Cash on Delivery) maupun saat barang dikirim lewat kurir. SSTB ini bisa jadi bukti kalau kamu sudah menyerahkan barang dan pembeli sudah menerima barang sesuai pesanan. Untuk transaksi online, SSTB digital juga bisa digunakan, yang penting ada bukti tanda tangan digital dari kedua belah pihak.

• Pinjam Meminjam Barang: Minjemin barang ke teman atau saudara juga sebaiknya pakai SSTB, apalagi kalau barangnya lumayan berharga atau penting. Misalnya, minjemin kamera, laptop, atau alat-alat pesta. SSTB ini buat jaga-jaga kalau barangnya rusak atau hilang saat dipinjam. Di SSTB bisa dicantumkan juga jangka waktu peminjaman.

• Serah Terima Inventaris Kantor: Di kantor, SSTB ini wajib banget untuk serah terima inventaris, misalnya laptop, komputer, printer, meja, kursi, dan lain-lain. Saat ada karyawan baru yang dikasih inventaris, atau saat karyawan pindah tugas dan inventarisnya diserahkan ke karyawan lain, SSTB ini penting untuk pertanggungjawaban aset perusahaan.

• Pengiriman Barang: Perusahaan logistik atau ekspedisi biasanya juga menggunakan SSTB sebagai bukti pengiriman dan penerimaan barang. SSTB ini jadi dokumen penting dalam rantai pasok untuk memastikan barang sampai ke tujuan dengan aman dan tercatat dengan baik.

• Serah Terima Proyek atau Pekerjaan: Meskipun namanya surat serah terima barang, konsepnya juga bisa diterapkan untuk serah terima hasil proyek atau pekerjaan. Misalnya, serah terima website yang sudah selesai dibuat, serah terima desain grafis, atau serah terima laporan penelitian. Dalam hal ini, yang diserahterimakan bukan barang fisik, tapi hasil pekerjaan atau deliverables.

Tips Membuat Surat Serah Terima Barang yang Efektif¶

Biar surat serah terima barang kamu efektif dan nggak bikin masalah di kemudian hari, perhatikan beberapa tips berikut ini:

Image just for illustration

• Jelas dan Ringkas: Gunakan bahasa yang jelas, lugas, dan mudah dipahami. Hindari kalimat yang bertele-tele atau ambigu. Langsung ke poinnya aja, yang penting semua informasi penting tercantum.

• Detail Barang Harus Lengkap: Seperti yang sudah dibahas sebelumnya, detail barang ini krusial. Semakin lengkap, semakin baik. Jangan lupa sebutkan kondisi barang saat diserahkan. Kalau perlu, lampirkan foto kondisi barang.

• Periksa Kembali Sebelum Ditandatangani: Sebelum surat ditandatangani, pastikan kedua belah pihak membaca dan memahami isinya dengan seksama. Cek semua detail, jangan sampai ada yang salah atau terlewat. Revisi dulu kalau ada yang perlu diperbaiki, baru tanda tangan.

• Simpan Dokumen dengan Baik: Setelah surat ditandatangani, masing-masing pihak sebaiknya menyimpan salinan surat tersebut sebagai arsip. Simpan di tempat yang aman dan mudah diakses jika diperlukan di kemudian hari. Kalau SSTB-nya digital, backup datanya dengan baik.

• Saksi (Jika Diperlukan): Untuk transaksi atau serah terima barang yang nilainya besar atau risikonya tinggi, ada baiknya melibatkan saksi. Saksi ini akan ikut menandatangani surat serah terima sebagai bukti tambahan. Kehadiran saksi bisa memperkuat kekuatan hukum surat.

Contoh Template Surat Serah Terima Barang Simple¶

Nah, biar kamu nggak bingung, ini contoh template surat serah terima barang simple yang bisa kamu pakai:

Image just for illustration

SURAT SERAH TERIMA BARANG
Nomor: [Nomor Surat (jika ada)]

Pada hari ini, [Hari], tanggal [Tanggal] [Bulan] [Tahun], bertempat di [Tempat Serah Terima], kami yang bertanda tangan di bawah ini:

Pihak Pertama (Pihak yang Menyerahkan)

Nama Lengkap: [Nama Lengkap Pihak Pertama]
Jabatan: [Jabatan Pihak Pertama (jika ada)]
Alamat: [Alamat Pihak Pertama]
Nomor Kontak: [Nomor Kontak Pihak Pertama]

Selanjutnya disebut sebagai Pihak Pertama.

Pihak Kedua (Pihak yang Menerima)

Nama Lengkap: [Nama Lengkap Pihak Kedua]
Jabatan: [Jabatan Pihak Kedua (jika ada)]
Alamat: [Alamat Pihak Kedua]
Nomor Kontak: [Nomor Kontak Pihak Kedua]

Selanjutnya disebut sebagai Pihak Kedua.

Dengan ini menyatakan bahwa Pihak Pertama telah menyerahkan dan Pihak Kedua telah menerima barang-barang sebagai berikut:

No.	Nama Barang	Jumlah	Spesifikasi	Kondisi Barang	Keterangan
1.	[Nama Barang 1]	[Jumlah Barang 1]	[Spesifikasi Barang 1 (jika ada)]	[Kondisi Barang 1]	[Keterangan Tambahan (jika ada)]
2.	[Nama Barang 2]	[Jumlah Barang 2]	[Spesifikasi Barang 2 (jika ada)]	[Kondisi Barang 2]	[Keterangan Tambahan (jika ada)]
…	…	…	…	…	…
[n]	[Nama Barang n]	[Jumlah Barang n]	[Spesifikasi Barang n (jika ada)]	[Kondisi Barang n]	[Keterangan Tambahan (jika ada)]

Demikian surat serah terima barang ini dibuat rangkap 2 (dua), masing-masing pihak memegang 1 (satu) rangkap dan mempunyai kekuatan hukum yang sama.

Pihak Pertama, Pihak Kedua,

[Tanda Tangan Pihak Pertama] [Tanda Tangan Pihak Kedua]

[Nama Lengkap Pihak Pertama] [Nama Lengkap Pihak Kedua]

[Meterai (jika diperlukan) ditempel di tanda tangan Pihak Pertama]

Catatan:

• Bagian yang bertanda kurung siku [...] harap diisi sesuai dengan data yang relevan.
• Tabel detail barang bisa disesuaikan dengan jumlah dan jenis barang yang diserahterimakan.
• Jika diperlukan, bisa ditambahkan klausul lain di bagian bawah surat, misalnya tentang garansi atau ketentuan lainnya.

Kesimpulan¶

Surat serah terima barang simple itu dokumen penting yang nggak boleh dianggap remeh. Meskipun kelihatan sederhana, tapi manfaatnya besar banget untuk keamanan dan kejelasan transaksi. Dengan SSTB, kamu bisa menghindari potensi masalah atau sengketa di kemudian hari. Bikinnya juga gampang kok, tinggal ikutin aja template di atas dan sesuaikan dengan kebutuhanmu. Jangan malas bikin SSTB ya, demi keamanan dan kenyamanan bersama!

Nah, gimana menurut kamu tentang surat serah terima barang ini? Punya pengalaman menarik atau pertanyaan seputar SSTB? Yuk, share di kolom komentar di bawah!