Panduan Lengkap Penulisan Contact Person dalam Surat: Anti Salah Kirim!

Table of Contents

Menulis surat, baik itu surat lamaran kerja, surat penawaran, atau surat undangan resmi, memang terlihat sederhana. Tapi, ada satu elemen penting yang seringkali terlewat atau ditulis kurang tepat: contact person. Padahal, keberadaan contact person ini krusial banget lho! Ibaratnya, contact person adalah jembatan penghubung antara pengirim dan penerima surat. Tanpa jembatan yang jelas, komunikasi bisa jadi macet dan tujuan surat jadi nggak efektif.

Kenapa Contact Person Penting Banget dalam Surat?¶

Image just for illustration

Coba bayangin, kamu nerima surat penawaran kerja yang menarik banget. Tapi, di surat itu nggak ada informasi contact person sama sekali. Gimana kamu mau tanya-tanya lebih lanjut atau konfirmasi penerimaan tawaran itu? Pasti bingung kan? Nah, di sinilah pentingnya contact person!

Fungsi utama contact person dalam surat adalah:

• Memudahkan Komunikasi: Contact person menyediakan jalur komunikasi yang jelas bagi penerima surat untuk menghubungi pihak pengirim jika ada pertanyaan, klarifikasi, atau tindak lanjut yang diperlukan. Ini penting banget terutama untuk surat-surat bisnis atau surat resmi lainnya.
• Meningkatkan Profesionalitas: Mencantumkan contact person menunjukkan bahwa pengirim surat adalah pihak yang bertanggung jawab dan terbuka untuk berkomunikasi. Ini memberikan kesan profesional dan kredibel di mata penerima surat. Bayangkan kalau surat resmi dari perusahaan besar nggak ada contact person-nya, pasti jadi pertanyaan kan?
• Mempercepat Proses Tindak Lanjut: Dengan adanya contact person, proses tindak lanjut surat bisa berjalan lebih cepat dan efisien. Penerima surat nggak perlu lagi mencari-cari informasi kontak atau menebak-nebak siapa yang harus dihubungi. Semua informasi sudah tersedia dengan jelas di surat.
• Menghindari Kesalahpahaman: Terkadang, isi surat bisa menimbulkan pertanyaan atau interpretasi yang berbeda. Contact person hadir sebagai solusi untuk menjernihkan potensi kesalahpahaman ini. Penerima surat bisa langsung bertanya kepada orang yang tepat untuk mendapatkan penjelasan lebih lanjut.

Fakta menarik: Dalam dunia bisnis modern yang serba cepat, keberadaan contact person dalam surat atau email bisnis menjadi semakin krusial. Survei menunjukkan bahwa surat atau email bisnis yang mencantumkan contact person memiliki tingkat respons yang lebih tinggi dibandingkan yang tidak. Ini karena penerima merasa lebih nyaman dan percaya diri untuk berinteraksi jika ada orang yang bisa mereka hubungi secara langsung.

Dimana Sebaiknya Contact Person Ditempatkan dalam Surat?¶

Image just for illustration

Lokasi penempatan contact person dalam surat sebenarnya nggak ada aturan baku yang saklek. Tapi, ada beberapa tempat yang umum dan dianggap paling efektif, tergantung jenis surat dan preferensi pengirim.

Berikut beberapa opsi penempatan contact person yang lazim digunakan:

1. Di Bagian Kepala Surat (Kop Surat)¶

Ini adalah lokasi yang paling umum dan ideal, terutama untuk surat-surat bisnis atau surat resmi dari organisasi/perusahaan. Contact person biasanya diletakkan di bagian bawah kop surat, setelah informasi alamat dan kontak umum perusahaan.

Keuntungan menempatkan contact person di kop surat:

• Mudah Ditemukan: Lokasi ini sangat mudah dilihat dan diakses oleh penerima surat karena berada di bagian awal surat.
• Terlihat Profesional: Penempatan di kop surat memberikan kesan formal dan profesional, seolah contact person adalah bagian integral dari identitas perusahaan.
• Konsisten: Jika perusahaan punya format kop surat standar, penempatan contact person di sini akan menjaga konsistensi format dan memudahkan pembuatan surat-surat berikutnya.

Contoh penempatan di kop surat:

[Nama Perusahaan]
[Alamat Perusahaan]
[Nomor Telepon Perusahaan]
[Website Perusahaan (jika ada)]

Contact Person:
[Nama Contact Person]
[Jabatan Contact Person]
[Nomor Telepon Contact Person]
[Email Contact Person]

2. Di Bagian Bawah Surat (Setelah Tanda Tangan)¶

Opsi ini juga cukup umum, terutama untuk surat-surat yang sifatnya lebih personal atau semi-formal. Contact person diletakkan di bawah tanda tangan pengirim surat, biasanya sejajar dengan nama pengirim yang diketik.

Keuntungan menempatkan contact person setelah tanda tangan:

• Personal: Lokasi ini memberikan kesan lebih personal karena contact person terasosiasi langsung dengan pengirim surat secara individu.
• Fleksibel: Cocok untuk surat-surat yang tidak menggunakan kop surat formal, seperti surat lamaran kerja atau surat pribadi yang bersifat bisnis.
• Ringkas: Bisa lebih ringkas dibandingkan menempatkan di kop surat, terutama jika informasi kop surat sudah cukup panjang.

Contoh penempatan setelah tanda tangan:

Hormat saya,

[Tanda Tangan]

[Nama Pengirim Surat]
[Jabatan Pengirim Surat (jika relevan)]

Contact Person:
[Nama Contact Person]
[Nomor Telepon Contact Person]
[Email Contact Person]

3. Di Bagian Isi Surat (Jika Dibutuhkan Konteks Khusus)¶

Dalam beberapa kasus, contact person bisa juga diletakkan di bagian isi surat, terutama jika contact person tersebut spesifik untuk topik atau bagian tertentu dari surat. Misalnya, dalam surat penawaran proyek yang kompleks, contact person untuk aspek teknis bisa berbeda dengan contact person untuk aspek komersial.

Keuntungan menempatkan contact person di isi surat:

• Spesifik: Memungkinkan penunjukan contact person yang berbeda untuk aspek-aspek yang berbeda dalam surat.
• Konteksual: Memberikan konteks yang jelas mengapa contact person tersebut ditunjuk, sesuai dengan bagian surat di mana ia ditempatkan.
• Efektif untuk Surat Kompleks: Sangat berguna untuk surat-surat yang panjang dan kompleks dengan banyak aspek yang perlu ditangani oleh orang yang berbeda.

Contoh penempatan di isi surat:

... Untuk informasi lebih lanjut mengenai aspek teknis proyek ini, Anda dapat menghubungi **Bapak [Nama Contact Person Teknis]** di nomor telepon [Nomor Telepon Contact Person Teknis] atau email [Email Contact Person Teknis].  Untuk pertanyaan terkait aspek komersial, silakan hubungi **Ibu [Nama Contact Person Komersial]** di nomor telepon [Nomor Telepon Contact Person Komersial] atau email [Email Contact Person Komersial]. ...

Tips memilih lokasi contact person:

• Jenis Surat: Surat resmi dan bisnis lebih cocok dengan penempatan di kop surat. Surat semi-formal atau personal bisa di bagian bawah setelah tanda tangan. Surat kompleks mungkin memerlukan penempatan di isi surat.
• Ketersediaan Kop Surat: Jika surat menggunakan kop surat formal, manfaatkan kop surat untuk menempatkan contact person. Jika tidak, opsi setelah tanda tangan lebih praktis.
• Tujuan Surat: Pertimbangkan tujuan surat. Jika respons cepat dan mudah sangat penting, penempatan di kop surat lebih dianjurkan karena lebih mudah dilihat.

Bagaimana Cara Menulis Contact Person yang Benar dan Efektif?¶

Image just for illustration

Menulis contact person itu nggak cuma sekadar nulis nama dan nomor telepon. Ada beberapa detail penting yang perlu diperhatikan supaya contact person yang kamu tulis efektif dan profesional.

Elemen-elemen penting dalam penulisan contact person:

1. Nama Lengkap Contact Person¶

Pentingnya nama lengkap: Gunakan nama lengkap contact person, jangan hanya nama panggilan atau inisial. Nama lengkap memberikan kesan lebih formal dan profesional. Selain itu, nama lengkap juga menghindari potensi kebingungan jika ada beberapa orang dengan nama panggilan yang sama di perusahaan.

Format penulisan nama: Tulis nama lengkap dengan jelas. Jika ada gelar akademik atau profesional (misalnya, S.Kom, M.Si, Dr.), boleh dicantumkan jika relevan dengan konteks surat dan memberikan nilai tambah profesionalitas. Tapi, hindari penggunaan gelar yang berlebihan atau tidak relevan.

Contoh:

• Benar: Bapak Muhammad Ali Akbar, S.Kom
• Kurang tepat: Ali Akbar
• Tidak tepat: Ali A.

2. Jabatan atau Posisi Contact Person¶

Mengapa jabatan penting: Jabatan atau posisi contact person memberikan konteks mengenai peran dan tanggung jawab contact person dalam organisasi. Ini membantu penerima surat memahami mengapa orang tersebut ditunjuk sebagai contact person dan bidang keahliannya.

Format penulisan jabatan: Tulis jabatan secara lengkap dan jelas. Hindari singkatan jabatan yang tidak umum atau ambigu. Jika jabatan terlalu panjang, bisa disingkat dengan tetap memperhatikan kejelasan dan profesionalitas.

Contoh:

• Benar: Manajer Pemasaran
• Benar (singkat): Manajer Marketing
• Kurang tepat: Mgr. Pemasaran (terlalu singkat dan kurang jelas)
• Tidak tepat: Staff Marketing (terlalu umum, kurang spesifik)

3. Nomor Telepon Contact Person¶

Pentingnya nomor telepon yang aktif: Pastikan nomor telepon yang dicantumkan adalah nomor yang aktif dan mudah dihubungi. Sebaiknya gunakan nomor telepon kantor atau nomor telepon seluler yang memang digunakan untuk keperluan pekerjaan. Hindari menggunakan nomor telepon rumah atau nomor telepon pribadi yang jarang diakses.

Format penulisan nomor telepon: Gunakan format penulisan nomor telepon yang standar dan mudah dibaca. Sertakan kode area atau kode negara jika surat ditujukan untuk penerima di luar kota atau luar negeri. Gunakan tanda hubung (-) atau spasi untuk memisahkan angka-angka dalam nomor telepon agar lebih mudah dibaca.

Contoh:

• Benar (Indonesia): 021-12345678 atau +62 21 1234 5678
• Benar (Internasional): +1 555-123-4567 (Amerika Serikat)
• Kurang tepat: 02112345678 (terlalu rapat, sulit dibaca)
• Tidak tepat: (123) 456-7890 (format Amerika, kurang umum di Indonesia)

4. Alamat Email Contact Person¶

Pentingnya alamat email profesional: Gunakan alamat email kantor atau alamat email profesional yang mencerminkan identitas perusahaan atau organisasi. Hindari menggunakan alamat email pribadi yang kurang profesional (misalnya, alamat email dengan nama samaran atau alamat email gratisan yang sudah ketinggalan zaman).

Format penulisan alamat email: Tulis alamat email dengan huruf kecil semua (lowercase) dan pastikan tidak ada kesalahan ketik. Periksa kembali alamat email sebelum surat dikirim untuk menghindari kesalahan pengiriman email dari penerima surat.

Contoh:

• Benar: nama.lengkap@namaperusahaan.com atau contact@namaperusahaan.co.id
• Kurang tepat: NamaLengkap@NamaPerusahaan.com (huruf kapital di awal nama)
• Tidak tepat: imut_maniez123@yahoo.com (alamat email pribadi yang tidak profesional)

Tambahan (Opsional):

• Nomor Faksimili (Fax): Jika masih relevan dengan konteks komunikasi, nomor faksimili bisa dicantumkan sebagai opsi tambahan. Tapi, di era digital ini, penggunaan faksimili sudah semakin jarang.
• Alamat Kantor (Jika Berbeda dengan Kop Surat): Jika alamat kantor contact person berbeda dengan alamat kantor pusat yang tercantum di kop surat, alamat kantor contact person bisa dicantumkan untuk memberikan kejelasan lokasi.
• Media Sosial (Jika Relevan): Dalam konteks tertentu, terutama untuk komunikasi pemasaran atau media sosial, akun media sosial perusahaan atau contact person (jika relevan) bisa dicantumkan sebagai opsi komunikasi tambahan.

Urutan penulisan informasi contact person:

Urutan penulisan informasi contact person biasanya adalah:

1. Nama Lengkap
2. Jabatan/Posisi
3. Nomor Telepon
4. Alamat Email
5. (Opsional: Fax, Alamat Kantor, Media Sosial)

Urutan ini adalah yang paling umum dan dianggap paling logis dan mudah dipahami oleh penerima surat.

Contoh Penulisan Contact Person yang Baik dan Benar¶

Image just for illustration

Contoh 1: Penempatan di Kop Surat (Surat Resmi Perusahaan)

PT. Maju Jaya Sentosa
Jl. Pahlawan No. 10, Surabaya
Telp: 031-12345678
Website: www.majujayasentosa.com

Contact Person:
Bapak Budi Santoso, S.E.
Manajer Penjualan
Telp: 0812-3456-7890
Email: budi.santoso@majujayasentosa.com

Contoh 2: Penempatan Setelah Tanda Tangan (Surat Lamaran Kerja)

Hormat saya,

[Tanda Tangan]

Rina Kumalasari
Calon Staff Administrasi

Contact Person:
Rina Kumalasari
Telp: 0856-9876-5432
Email: rina.kumalasari@email.com

Contoh 3: Penempatan di Isi Surat (Surat Penawaran Proyek Kompleks)

... Untuk pertanyaan lebih lanjut mengenai aspek teknis proyek ini, silakan menghubungi **Bapak Anton Wijaya, M.T.**, Kepala Divisi Teknik, di nomor telepon 021-98765432 atau email anton.wijaya@perusahaanxyz.co.id.  Untuk pertanyaan terkait aspek komersial dan administrasi, Anda dapat menghubungi **Ibu Siti Rahayu, Ak.**, Manajer Keuangan, di nomor telepon 0813-1234-5678 atau email siti.rahayu@perusahaanxyz.co.id. ...

Perhatikan:

• Penggunaan bold pada nama contact person di contoh 3 untuk menonjolkan informasi penting di dalam paragraf.
• Format penulisan yang rapi dan mudah dibaca di semua contoh.
• Informasi yang lengkap dan relevan (nama, jabatan, telepon, email).

Kesalahan Umum dalam Penulisan Contact Person yang Harus Dihindari¶

Image just for illustration

Meskipun terlihat sederhana, ada beberapa kesalahan umum yang sering terjadi dalam penulisan contact person. Menghindari kesalahan-kesalahan ini akan membuat surat kamu terlihat lebih profesional dan efektif.

Beberapa kesalahan umum yang perlu dihindari:

1. Tidak Mencantumkan Contact Person Sama Sekali: Ini adalah kesalahan paling fatal. Tanpa contact person, penerima surat akan kesulitan untuk menghubungi pengirim jika ada pertanyaan atau tindak lanjut.
2. Informasi Contact Person Tidak Lengkap: Hanya mencantumkan nama saja, atau hanya nomor telepon tanpa email, akan mempersulit komunikasi. Pastikan informasi yang diberikan lengkap (nama, jabatan, telepon, email).
3. Nomor Telepon atau Email Salah atau Tidak Aktif: Kesalahan ketik atau penggunaan informasi kontak yang sudah tidak aktif akan membuat upaya komunikasi penerima surat menjadi sia-sia. Selalu periksa kembali informasi kontak sebelum mengirim surat.
4. Menggunakan Alamat Email Pribadi yang Tidak Profesional: Penggunaan alamat email pribadi yang kurang profesional akan mengurangi kredibilitas pengirim surat, terutama dalam konteks bisnis atau resmi.
5. Format Penulisan yang Tidak Rapi dan Sulit Dibaca: Format yang berantakan, penggunaan huruf kapital yang tidak tepat, atau penulisan nomor telepon yang terlalu rapat akan membuat informasi contact person sulit dibaca dan dipahami.
6. Menunjuk Contact Person yang Tidak Tepat: Menunjuk contact person yang tidak memiliki pengetahuan atau wewenang untuk menangani pertanyaan atau tindak lanjut terkait isi surat akan membuat proses komunikasi menjadi tidak efektif.
7. Tidak Ada Konfirmasi Contact Person kepada yang Bersangkutan: Sebelum menunjuk seseorang sebagai contact person, pastikan orang tersebut sudah dikonfirmasi dan bersedia menjadi contact person untuk surat tersebut. Ini penting untuk memastikan contact person siap dan responsif terhadap pertanyaan atau permintaan dari penerima surat.

Tips tambahan untuk menghindari kesalahan:

• Double-Check: Selalu lakukan double-check atau bahkan triple-check informasi contact person sebelum surat dikirim.
• Minta Bantuan Rekan: Mintalah rekan kerja untuk memeriksa kembali draf surat kamu, termasuk bagian contact person.
• Gunakan Template: Jika sering membuat surat dengan format yang sama, buatlah template surat yang sudah mencantumkan format contact person yang benar.
• Update Informasi Kontak Secara Berkala: Pastikan informasi kontak contact person selalu up-to-date, terutama jika ada perubahan nomor telepon, alamat email, atau jabatan.

Tips Tambahan Agar Contact Person Lebih Efektif¶

Image just for illustration

Selain menulis contact person dengan benar, ada beberapa tips tambahan yang bisa kamu terapkan agar contact person dalam surat kamu lebih efektif dan memberikan dampak positif bagi komunikasi.

Tips-tips tambahan:

1. Pilih Contact Person yang Tepat: Pastikan contact person yang ditunjuk adalah orang yang paling relevan dan kompeten untuk menangani pertanyaan atau tindak lanjut terkait isi surat. Pertimbangkan bidang keahlian, jabatan, dan ketersediaan contact person.
2. Berikan Informasi yang Jelas dan Lengkap: Selain informasi dasar (nama, jabatan, telepon, email), pertimbangkan untuk memberikan informasi tambahan yang relevan, seperti jam kerja contact person (jika terbatas), atau preferensi cara menghubungi (misalnya, “lebih disukai melalui email”).
3. Pastikan Contact Person Responsif: Komunikasikan kepada contact person bahwa mereka ditunjuk sebagai contact person untuk surat tertentu, dan harapkan mereka untuk responsif terhadap pertanyaan atau permintaan dari penerima surat.
4. Gunakan Bahasa yang Sopan dan Profesional: Pastikan contact person yang ditunjuk memiliki kemampuan komunikasi yang baik dan menggunakan bahasa yang sopan dan profesional dalam berinteraksi dengan penerima surat.
5. Pantau dan Evaluasi Efektivitas Contact Person: Secara berkala, pantau dan evaluasi efektivitas contact person yang ditunjuk. Apakah contact person responsif? Apakah informasi yang diberikan jelas dan memadai? Apakah proses komunikasi berjalan lancar? Evaluasi ini dapat membantu meningkatkan kualitas penunjukan contact person di masa mendatang.
6. Pertimbangkan Penggunaan Contact Person Alternatif: Untuk surat-surat yang penting atau kompleks, pertimbangkan untuk menunjuk contact person alternatif (misalnya, contact person utama dan contact person cadangan). Ini berguna jika contact person utama sedang tidak tersedia atau berhalangan.
7. Sesuaikan dengan Konteks dan Tujuan Surat: Penulisan contact person yang efektif juga perlu disesuaikan dengan konteks dan tujuan surat. Untuk surat lamaran kerja, contact person mungkin adalah diri sendiri. Untuk surat penawaran bisnis, contact person mungkin adalah manajer penjualan. Sesuaikan informasi dan gaya penulisan contact person dengan konteks surat.

Dengan menerapkan panduan dan tips di atas, kamu bisa memastikan penulisan contact person dalam surat kamu selalu benar, efektif, dan profesional. Ingat, contact person adalah representasi dari pengirim surat. Penulisan contact person yang baik akan memberikan kesan positif dan meningkatkan efektivitas komunikasi secara keseluruhan.

Gimana, sudah lebih paham kan tentang penulisan contact person dalam surat? Kalau ada pertanyaan atau pengalaman menarik terkait contact person dalam surat, jangan ragu untuk berbagi di kolom komentar ya!