Panduan Lengkap & Contoh Surat Pengambilan Ijazah: Mudah, Cepat, Anti Ribet!

Daftar Isi

Surat pengambilan ijazah adalah dokumen penting yang kamu butuhkan ketika ingin mengambil ijazahmu setelah lulus dari sekolah, perguruan tinggi, atau lembaga pendidikan lainnya. Mungkin terdengar sepele, tapi surat ini sangat krusial sebagai bukti bahwa kamu berhak mengambil ijazah tersebut. Tanpa surat ini, proses pengambilan ijazah bisa jadi rumit atau bahkan ditolak.

Apa itu Surat Pengambilan Ijazah?¶

Image just for illustration

Secara sederhana, surat pengambilan ijazah adalah surat resmi yang kamu buat untuk ditujukan kepada pihak sekolah atau kampus. Isinya adalah permohonan resmi untuk mengambil ijazah yang telah diterbitkan atas nama kamu. Surat ini menjadi bukti tertulis bahwa kamu memang alumni dan berhak atas ijazah tersebut. Biasanya, surat ini diperlukan jika kamu tidak bisa mengambil ijazah secara langsung dan mewakilkannya kepada orang lain, atau jika memang prosedur dari institusi pendidikan tersebut mengharuskan adanya surat permohonan.

Bayangkan ijazah itu seperti kunci kesuksesanmu di masa depan. Ijazah adalah bukti resmi pencapaian pendidikanmu, dan seringkali menjadi syarat penting untuk melamar pekerjaan, melanjutkan pendidikan ke jenjang yang lebih tinggi, atau bahkan untuk keperluan administrasi lainnya. Oleh karena itu, memiliki dan menyimpan ijazah dengan baik adalah hal yang sangat penting. Surat pengambilan ijazah menjadi langkah awal untuk mendapatkan “kunci” tersebut.

Kapan dan Mengapa Surat Ini Dibutuhkan?¶

Image just for illustration

Kapan sih surat pengambilan ijazah ini biasanya dibutuhkan? Ada beberapa situasi umum yang mengharuskan kamu membuat surat ini:

• Pengambilan Ijazah Diwakilkan: Situasi paling umum adalah ketika kamu tidak bisa mengambil ijazah secara langsung. Mungkin kamu sudah bekerja di luar kota, sedang sakit, atau ada halangan lainnya. Dalam kasus ini, kamu perlu membuat surat kuasa pengambilan ijazah yang ditujukan kepada pihak sekolah atau kampus, dan memberikan wewenang kepada orang lain (biasanya orang tua, saudara, atau teman) untuk mengambil ijazah atas namamu. Surat ini seringkali digabung dengan surat permohonan pengambilan ijazah.

• Prosedur Institusi: Beberapa institusi pendidikan memiliki prosedur yang mengharuskan setiap alumni untuk mengajukan surat permohonan pengambilan ijazah, bahkan jika diambil sendiri. Ini mungkin bagian dari sistem administrasi mereka untuk memastikan pendataan yang rapi dan menghindari kesalahan dalam penyerahan ijazah. Jadi, meskipun kamu datang langsung ke kampus, kamu tetap perlu membawa surat permohonan.

• Kehilangan Bukti Pengambilan: Dulu, mungkin ada sistem pengambilan ijazah yang kurang terstruktur. Jika tidak ada catatan resmi atau bukti pengambilan sebelumnya, surat pengambilan ijazah bisa menjadi dokumen pendukung untuk membuktikan bahwa kamu memang berhak mengambil ijazah tersebut, terutama jika ada jeda waktu yang lama antara kelulusan dan pengambilan ijazah.

Mengapa surat ini begitu penting? Alasannya cukup jelas:

• Dokumentasi Resmi: Surat ini adalah bentuk dokumentasi resmi yang mencatat permohonanmu. Pihak sekolah atau kampus memiliki arsip tertulis bahwa mereka telah menerima permintaan pengambilan ijazah dari alumni yang bersangkutan. Ini penting untuk keperluan administrasi dan akuntabilitas.

• Mencegah Penyalahgunaan: Dengan adanya surat resmi, risiko penyalahgunaan atau pengambilan ijazah oleh pihak yang tidak berhak bisa diminimalisir. Terutama jika pengambilan diwakilkan, surat kuasa dan surat permohonan menjadi jaminan bahwa orang yang mengambil ijazah memang memiliki wewenang.

• Mempermudah Proses: Meskipun terlihat menambah langkah, surat permohonan sebenarnya bisa mempermudah proses pengambilan ijazah. Dengan surat yang jelas, pihak administrasi akan lebih cepat memproses permintaanmu dan menyiapkan ijazah yang akan diambil.

Informasi Penting yang Harus Ada dalam Surat¶

Image just for illustration

Agar surat pengambilan ijazahmu efektif dan diterima, ada beberapa informasi penting yang wajib kamu cantumkan:

1. Identitas Diri Lengkap: Ini adalah informasi paling krusial. Pastikan kamu mencantumkan:

   • Nama Lengkap: Sesuai dengan nama yang tertera di ijazah dan dokumen resmi lainnya.
   • Nomor Induk Mahasiswa/Siswa (NIM/NIS): Nomor identitasmu selama menempuh pendidikan. Nomor ini sangat penting untuk memudahkan pihak sekolah atau kampus menemukan data dirimu.
   • Tempat dan Tanggal Lahir: Informasi tambahan untuk memperjelas identitasmu.
   • Program Studi/Jurusan: Program studi atau jurusan yang kamu ambil selama pendidikan.
   • Tahun Lulus: Tahun kamu dinyatakan lulus dan ijazah diterbitkan.
   • Alamat Lengkap: Alamat tempat tinggalmu saat ini.
   • Nomor Telepon/HP: Nomor telepon yang aktif dan bisa dihubungi jika ada pertanyaan atau konfirmasi.
   • Alamat Email: Alamat email yang aktif untuk komunikasi lebih lanjut.

2. Tujuan Surat: Nyatakan dengan jelas tujuan suratmu, yaitu “Permohonan Pengambilan Ijazah”.

3. Pihak yang Dituju: Tujukan surat kepada pihak yang berwenang di institusi pendidikanmu. Biasanya ditujukan kepada:

   • Rektor/Kepala Sekolah: Pejabat tertinggi institusi.
   • Dekan Fakultas/Wakil Kepala Sekolah Bidang Akademik: Jika ada struktur fakultas atau bidang akademik.
   • Bagian Tata Usaha/Administrasi Akademik: Bagian yang secara langsung menangani urusan ijazah.
   • Sebutkan nama jabatan dan institusi lengkapnya. Misalnya: “Yth. Bapak/Ibu Kepala Bagian Tata Usaha, Universitas Maju Jaya”.

4. Isi Permohonan: Dalam isi surat, sampaikan permohonanmu dengan sopan dan jelas. Contoh kalimat:

   • “Dengan hormat, melalui surat ini saya mengajukan permohonan untuk mengambil ijazah…”
   • “Saya yang bertanda tangan di bawah ini, bermaksud untuk mengajukan permohonan pengambilan ijazah…”

5. Informasi Tambahan (Jika Ada):

   • Jika diwakilkan: Sebutkan nama lengkap, alamat, dan nomor identitas (KTP) orang yang kamu wakilkan untuk mengambil ijazah. Lampirkan juga surat kuasa terpisah.
   • Alasan Pengambilan (Opsional): Kamu bisa menyebutkan alasan mengapa kamu baru mengambil ijazah sekarang atau mengapa diwakilkan, meskipun ini tidak wajib.

6. Tanggal dan Tanda Tangan: Cantumkan tanggal pembuatan surat dan tanda tanganmu di atas nama lengkap. Jika surat dikirim secara digital, tanda tangan bisa diganti dengan tanda tangan digital atau cukup nama lengkap saja, tergantung ketentuan institusi.

7. Materai (Jika Diperlukan): Beberapa institusi mungkin mensyaratkan penggunaan materai pada surat permohonan, terutama jika pengambilan ijazah diwakilkan. Pastikan kamu memeriksa persyaratan dari institusi terkait.

Contoh Surat Pengambilan Ijazah yang Bisa Kamu Gunakan¶

Image just for illustration

Berikut adalah contoh surat pengambilan ijazah yang bisa kamu jadikan referensi. Ingat, ini hanya contoh, kamu perlu menyesuaikannya dengan informasi pribadimu dan ketentuan dari institusi pendidikanmu.

Contoh 1: Surat Pengambilan Ijazah Sendiri

[Tempat, Tanggal Pembuatan Surat]

Yth. Bapak/Ibu [Jabatan Pihak yang Dituju]
[Nama Bagian/Institusi]
[Nama Institusi Pendidikan]
[Alamat Institusi Pendidikan]

Dengan hormat,

Saya yang bertanda tangan di bawah ini:

Nama Lengkap : [Nama Lengkap Kamu]
Nomor Induk Mahasiswa : [NIM/NIS Kamu]
Tempat, Tanggal Lahir : [Tempat, Tanggal Lahir Kamu]
Program Studi : [Program Studi/Jurusan Kamu]
Tahun Lulus : [Tahun Lulus Kamu]
Alamat Lengkap : [Alamat Lengkap Kamu]
Nomor Telepon/HP : [Nomor Telepon Kamu]
Alamat Email : [Alamat Email Kamu]

Dengan ini mengajukan permohonan untuk mengambil ijazah [Jenjang Pendidikan, contoh: Sarjana, Diploma, SMA, SMK] atas nama saya yang telah diterbitkan oleh [Nama Institusi Pendidikan].

Sebagai informasi, saya adalah alumni [Nama Institusi Pendidikan] tahun [Tahun Lulus] dari Program Studi [Program Studi/Jurusan Kamu].

Demikian surat permohonan ini saya sampaikan. Atas perhatian dan bantuan Bapak/Ibu, saya ucapkan terima kasih.

Hormat saya,

[Tanda Tangan Kamu]

[Nama Lengkap Kamu]

Contoh 2: Surat Pengambilan Ijazah Diwakilkan

[Tempat, Tanggal Pembuatan Surat]

Yth. Bapak/Ibu [Jabatan Pihak yang Dituju]
[Nama Bagian/Institusi]
[Nama Institusi Pendidikan]
[Alamat Institusi Pendidikan]

Dengan hormat,

Saya yang bertanda tangan di bawah ini:

Nama Lengkap : [Nama Lengkap Kamu]
Nomor Induk Mahasiswa : [NIM/NIS Kamu]
Tempat, Tanggal Lahir : [Tempat, Tanggal Lahir Kamu]
Program Studi : [Program Studi/Jurusan Kamu]
Tahun Lulus : [Tahun Lulus Kamu]
Alamat Lengkap : [Alamat Lengkap Kamu]
Nomor Telepon/HP : [Nomor Telepon Kamu]
Alamat Email : [Alamat Email Kamu]

Dengan ini mengajukan permohonan untuk mengambil ijazah [Jenjang Pendidikan, contoh: Sarjana, Diploma, SMA, SMK] atas nama saya yang telah diterbitkan oleh [Nama Institusi Pendidikan].

Dikarenakan kesibukan pekerjaan/berada di luar kota/alasan lainnya, saya tidak dapat mengambil ijazah tersebut secara langsung. Oleh karena itu, saya mewakilkan pengambilan ijazah ini kepada:

Nama Lengkap : [Nama Lengkap Orang yang Diwakilkan]
Nomor Identitas (KTP): [Nomor KTP Orang yang Diwakilkan]
Alamat Lengkap : [Alamat Lengkap Orang yang Diwakilkan]
Nomor Telepon/HP : [Nomor Telepon Orang yang Diwakilkan]
Hubungan dengan Saya : [Hubungan dengan Kamu, contoh: Orang Tua, Saudara, Teman]

Bersama surat ini, saya lampirkan surat kuasa pengambilan ijazah yang telah saya tanda tangani dan materai.

Sebagai informasi, saya adalah alumni [Nama Institusi Pendidikan] tahun [Tahun Lulus] dari Program Studi [Program Studi/Jurusan Kamu].

Demikian surat permohonan ini saya sampaikan. Atas perhatian dan bantuan Bapak/Ibu, saya ucapkan terima kasih.

Hormat saya,

[Tanda Tangan Kamu]

[Nama Lengkap Kamu]

Catatan Penting:

• Sesuaikan Contoh: Contoh surat di atas adalah format umum. Beberapa institusi mungkin memiliki format surat pengambilan ijazah sendiri. Selalu cek website atau hubungi bagian administrasi institusi pendidikanmu untuk mengetahui format dan persyaratan yang berlaku.
• Surat Kuasa Terpisah: Jika pengambilan diwakilkan, buat surat kuasa terpisah yang lebih detail mengenai pemberian kuasa pengambilan ijazah. Surat kuasa ini biasanya perlu materai dan tanda tangan pemberi kuasa dan penerima kuasa. Format surat kuasa bisa kamu cari contohnya secara online atau tanyakan ke institusi pendidikanmu.
• Lampiran Dokumen: Selain surat permohonan dan surat kuasa (jika diwakilkan), biasanya kamu juga perlu melampirkan dokumen pendukung seperti:
  • Fotokopi Kartu Identitas (KTP/SIM) Kamu.
  • Fotokopi Kartu Keluarga (KK).
  • Fotokopi Kartu Identitas (KTP/SIM) Orang yang Diwakilkan (jika diwakilkan).
  • Fotokopi Surat Kuasa (jika diwakilkan).
  • Bukti Pembayaran (jika ada biaya pengambilan ijazah).
  • Dokumen lain yang mungkin dipersyaratkan oleh institusi.

Tips Membuat Surat Pengambilan Ijazah yang Efektif¶

Image just for illustration

Agar surat pengambilan ijazahmu diterima dan proses pengambilan berjalan lancar, perhatikan beberapa tips berikut:

1. Bahasa Formal dan Sopan: Gunakan bahasa Indonesia yang formal dan sopan. Hindari bahasa gaul atau bahasa informal. Surat ini adalah dokumen resmi, jadi gunakan gaya bahasa yang sesuai.

2. Informasi Lengkap dan Akurat: Pastikan semua informasi yang kamu cantumkan lengkap dan akurat. Kesalahan informasi bisa memperlambat proses atau bahkan menyebabkan suratmu ditolak. Periksa kembali semua data sebelum mengirimkan surat.

3. Format Rapi dan Jelas: Buat surat dengan format yang rapi dan jelas. Gunakan font yang mudah dibaca, ukuran font yang proporsional, dan tata letak yang terstruktur. Surat yang rapi akan lebih mudah dibaca dan diproses.

4. Tujukan Kepada Pihak yang Tepat: Pastikan kamu menujukan surat kepada pihak yang benar-benar berwenang menangani urusan ijazah di institusi pendidikanmu. Jika ragu, hubungi bagian administrasi untuk menanyakan kepada siapa surat tersebut sebaiknya ditujukan.

5. Lampirkan Dokumen Pendukung Lengkap: Siapkan dan lampirkan semua dokumen pendukung yang dipersyaratkan. Kekurangan dokumen bisa menghambat proses pengambilan ijazah. Cek kembali daftar dokumen yang dibutuhkan sebelum mengirimkan surat.

6. Simpan Salinan Surat: Setelah mengirimkan surat, simpan salinan surat tersebut untuk arsip pribadi. Ini bisa berguna jika ada kendala atau pertanyaan di kemudian hari.

7. Kirimkan Tepat Waktu: Jika ada batas waktu pengambilan ijazah atau proses administrasi tertentu, kirimkan surat permohonanmu jauh-jauh hari sebelum batas waktu tersebut. Jangan menunda-nunda pengiriman surat.

8. Follow-up (Jika Perlu): Setelah mengirimkan surat, kamu bisa melakukan follow-up ke pihak institusi pendidikan untuk memastikan suratmu sudah diterima dan diproses. Kamu bisa menghubungi melalui telepon atau email.

Hal-hal yang Perlu Diperhatikan Saat Mengambil Ijazah¶

Image just for illustration

Selain membuat surat pengambilan ijazah, ada beberapa hal lain yang perlu kamu perhatikan saat proses pengambilan ijazah:

• Persyaratan Tambahan: Selain surat permohonan, institusi pendidikan mungkin memiliki persyaratan tambahan lain untuk pengambilan ijazah. Misalnya, melunasi semua biaya administrasi, mengembalikan buku perpustakaan, atau mengisi formulir tertentu. Pastikan kamu mengetahui semua persyaratan lengkap sebelum datang mengambil ijazah.

• Waktu dan Tempat Pengambilan: Cari tahu kapan dan di mana ijazah bisa diambil. Biasanya ada jam kerja dan lokasi tertentu untuk pengambilan ijazah. Jangan sampai datang di waktu atau tempat yang salah.

• Bawa Dokumen Asli dan Fotokopi: Saat datang mengambil ijazah, bawa dokumen asli dan fotokopi sesuai dengan persyaratan. Dokumen asli biasanya diperlukan untuk verifikasi identitas, sementara fotokopi untuk arsip pihak institusi. Dokumen yang sering dibutuhkan adalah KTP/SIM asli dan fotokopi, surat kuasa asli (jika diwakilkan), dan fotokopi KK.

• Cek Kondisi Ijazah: Setelah menerima ijazah, periksa kondisinya dengan teliti. Pastikan tidak ada kerusakan, kesalahan penulisan nama, tanggal lahir, atau informasi penting lainnya. Jika ada kesalahan, segera laporkan kepada pihak administrasi untuk diperbaiki.

• Legalisir Ijazah (Jika Perlu): Jika kamu membutuhkan legalisir ijazah untuk keperluan tertentu (misalnya melamar pekerjaan di instansi pemerintah atau melanjutkan studi ke luar negeri), urus legalisir ijazah sekaligus saat pengambilan. Proses legalisir biasanya dilakukan di bagian administrasi institusi pendidikan.

• Simpan Ijazah dengan Baik: Setelah ijazah berada di tanganmu, simpanlah dengan baik di tempat yang aman dan tidak lembap. Ijazah adalah dokumen penting yang akan kamu butuhkan sepanjang hidupmu. Lindungi ijazah dari kerusakan atau kehilangan. Kamu bisa menyimpan ijazah di map khusus dokumen penting atau dilaminating (meskipun laminating kadang kontroversial karena bisa merusak dokumen asli dalam jangka panjang, jadi pertimbangkan baik-baik).

FAQ tentang Pengambilan Ijazah¶

Image just for illustration

Berikut adalah beberapa pertanyaan yang sering diajukan seputar pengambilan ijazah:

Q: Apakah bisa mengambil ijazah setelah bertahun-tahun lulus?

A: Tentu saja bisa. Ijazah adalah hakmu sebagai alumni, dan institusi pendidikan wajib menyimpannya dan memberikannya kepadamu kapanpun kamu mengambilnya. Tidak ada batasan waktu pengambilan ijazah. Namun, semakin lama kamu menunda, mungkin proses administrasi menjadi lebih rumit karena perubahan sistem atau arsip yang sulit ditemukan. Sebaiknya ambil ijazah sesegera mungkin setelah lulus.

Q: Apakah ada biaya untuk mengambil ijazah?

A: Tergantung kebijakan institusi pendidikan. Beberapa institusi mungkin mengenakan biaya administrasi untuk pengambilan ijazah, terutama jika sudah lama lulus atau ada biaya cetak ulang jika ijazah hilang atau rusak. Sebagian besar institusi tidak mengenakan biaya jika pengambilan dilakukan dalam waktu yang wajar setelah lulus dan tidak ada masalah dengan ijazah. Tanyakan kepada pihak administrasi mengenai biaya pengambilan ijazah.

Q: Apa yang harus dilakukan jika ijazah hilang?

A: Jika ijazah hilang, kamu perlu mengajukan permohonan penerbitan surat keterangan pengganti ijazah (SKPI) atau duplikat ijazah. Prosesnya biasanya lebih rumit daripada pengambilan ijazah biasa dan mungkin memerlukan persyaratan tambahan seperti surat keterangan kehilangan dari kepolisian, surat pernyataan, dan biaya administrasi. Hubungi bagian administrasi institusi pendidikanmu untuk mengetahui prosedur lengkap penerbitan SKPI atau duplikat ijazah.

Q: Bisakah ijazah diambil secara online?

A: Umumnya tidak bisa. Ijazah adalah dokumen fisik yang harus diambil secara langsung atau diwakilkan. Namun, beberapa institusi pendidikan mungkin memiliki sistem online untuk pendaftaran pengambilan ijazah atau pengajuan surat permohonan secara online. Cek website atau hubungi institusi pendidikanmu untuk mengetahui apakah ada layanan online terkait pengambilan ijazah.

Q: Apa bedanya surat pengambilan ijazah dengan surat kuasa pengambilan ijazah?

A: Surat pengambilan ijazah adalah surat permohonan resmi dari alumni untuk mengambil ijazahnya. Surat ini dibuat oleh alumni dan ditujukan kepada institusi pendidikan. Surat kuasa pengambilan ijazah adalah surat yang memberikan wewenang kepada orang lain untuk mengambil ijazah atas nama alumni. Surat kuasa ini dibuat jika alumni tidak bisa mengambil ijazah secara langsung dan mewakilkannya kepada orang lain. Biasanya, jika pengambilan diwakilkan, dibutuhkan kedua surat ini: surat permohonan dari alumni dan surat kuasa yang memberikan wewenang kepada perwakilan.

Semoga informasi ini bermanfaat dan mempermudah proses pengambilan ijazahmu ya! Jangan ragu untuk bertanya jika ada hal lain yang ingin kamu ketahui.

Bagaimana? Apakah artikel ini membantumu memahami tentang surat pengambilan ijazah? Yuk, tinggalkan komentar di bawah jika kamu punya pertanyaan atau pengalaman menarik seputar pengambilan ijazah!