Beranda download panduan surat template

Panduan Lengkap: Contoh Surat dengan Lampiran yang Benar + Template Gratis!

Diperbarui: • 0 • menit membaca
Daftar Isi

Surat menyurat adalah kegiatan yang sudah lama dilakukan manusia untuk berkomunikasi secara tertulis. Di era digital ini, meskipun komunikasi elektronik semakin populer, surat masih tetap relevan, terutama dalam konteks formal. Salah satu elemen penting dalam surat formal adalah lampiran. Yuk, kita bahas lebih dalam tentang surat beserta lampirannya!

Apa Itu Surat dan Lampiran?

Surat, secara sederhana, adalah media komunikasi tertulis yang digunakan untuk menyampaikan pesan dari satu pihak ke pihak lain. Surat bisa bermacam-macam tujuannya, mulai dari urusan bisnis, pekerjaan, pendidikan, hingga urusan pribadi yang lebih formal. Dalam konteks formal, surat biasanya dibuat dengan struktur yang baku dan bahasa yang sopan.

Ilustrasi surat
Image just for illustration

Nah, kalau lampiran itu apa? Lampiran adalah dokumen tambahan yang disertakan bersama surat utama. Fungsi lampiran adalah untuk memberikan informasi lebih detail atau dokumen pendukung yang relevan dengan isi surat. Bayangkan surat itu seperti ringkasan, dan lampiran adalah detail lengkapnya. Misalnya, dalam surat lamaran kerja, surat lamarannya sendiri adalah ‘surat utama’, sementara Curriculum Vitae (CV), portofolio, atau dokumen pendukung lainnya adalah ‘lampiran’.

Kapan Lampiran Diperlukan?

Kapan sih kita perlu menyertakan lampiran dalam surat? Ada beberapa situasi umum yang mengharuskan kita menggunakan lampiran:

  1. Informasi Terlalu Panjang atau Rinci: Jika informasi yang ingin disampaikan terlalu panjang atau terlalu detail untuk dimasukkan dalam badan surat, maka lebih baik dipindahkan ke lampiran. Ini membuat surat utama tetap ringkas dan fokus pada poin penting, sementara detailnya bisa dibaca di lampiran. Contohnya, daftar harga produk, rincian anggaran, atau laporan keuangan.

  2. Dokumen Pendukung: Seringkali, surat perlu didukung oleh dokumen lain sebagai bukti atau penjelasan tambahan. Dokumen-dokumen seperti CV, sertifikat, foto, salinan akta, atau dokumen legal lainnya biasanya dilampirkan bersama surat. Lampiran ini memperkuat informasi yang disampaikan dalam surat.

  3. Data atau Informasi Tambahan: Lampiran juga berguna untuk menyertakan data, grafik, tabel, atau informasi tambahan yang relevan tapi tidak esensial untuk inti pesan surat. Misalnya, dalam surat penawaran, kita bisa melampirkan brosur produk atau studi kasus sebagai informasi tambahan.

  4. Format Dokumen yang Berbeda: Terkadang, informasi lebih baik disajikan dalam format dokumen yang berbeda dari surat. Contohnya, presentasi, spreadsheet, atau gambar. Dalam kasus ini, dokumen-dokumen tersebut dilampirkan sebagai lampiran.

Singkatnya, lampiran diperlukan ketika kita ingin memberikan informasi tambahan, dokumen pendukung, atau detail yang lebih rinci tanpa membuat surat utama menjadi terlalu panjang dan bertele-tele.

Jenis-Jenis Lampiran Surat

Lampiran surat bisa bermacam-macam jenisnya, tergantung pada kebutuhan dan isi surat. Berikut beberapa jenis lampiran yang umum digunakan:

  1. Dokumen Teks (Documents): Ini adalah jenis lampiran yang paling umum. Contohnya:

    • Curriculum Vitae (CV): Biasanya dilampirkan pada surat lamaran kerja.
    • Proposal: Dilampirkan pada surat penawaran kerjasama atau proyek.
    • Laporan: Dilampirkan pada surat pemberitahuan hasil kegiatan atau penelitian.
    • Daftar Harga: Dilampirkan pada surat penawaran harga.
    • Surat Perjanjian: Meskipun kadang menjadi bagian dari surat utama, surat perjanjian yang panjang bisa juga dijadikan lampiran.
    • Transkrip Nilai: Dilampirkan pada surat lamaran beasiswa atau pekerjaan.

  2. Gambar (Images): Gambar bisa digunakan sebagai lampiran untuk memberikan visualisasi atau bukti. Contohnya:

    • Foto Produk: Dilampirkan pada surat penawaran produk.
    • Denah Lokasi: Dilampirkan pada surat undangan acara.
    • Foto Kegiatan: Dilampirkan pada laporan kegiatan.
    • Scan Dokumen: Scan KTP, ijazah, atau dokumen penting lainnya.

  3. Spreadsheet: File spreadsheet seperti Excel atau Google Sheets berguna untuk menyajikan data dalam bentuk tabel dan perhitungan. Contohnya:

    • Rincian Anggaran: Dilampirkan pada proposal atau laporan keuangan.
    • Daftar Inventaris: Dilampirkan pada surat pemberitahuan inventaris.
    • Data Statistik: Dilampirkan sebagai pendukung analisis dalam surat.

  4. Presentasi: File presentasi seperti PowerPoint atau Google Slides bisa dilampirkan untuk memberikan penjelasan visual yang lebih menarik dan terstruktur. Contohnya:

    • Presentasi Produk: Dilampirkan pada surat penawaran produk.
    • Presentasi Rencana Proyek: Dilampirkan pada proposal proyek.

  5. File Audio atau Video: Meskipun lebih jarang, file audio atau video juga bisa dilampirkan jika relevan. Contohnya:

    • Rekaman Suara: Dilampirkan sebagai bukti percakapan (dengan catatan etika dan legalitas).
    • Video Tutorial: Dilampirkan sebagai panduan penggunaan produk.

Penting untuk memilih jenis lampiran yang paling sesuai dengan isi surat dan kebutuhan penerima. Pastikan format file lampiran bisa dibuka oleh penerima.

Cara Membuat Surat dengan Lampiran yang Benar

Membuat surat dengan lampiran sebenarnya cukup mudah. Berikut langkah-langkahnya:

  1. Tulis Surat Utama: Buat surat utama seperti biasa. Pastikan isi surat jelas, ringkas, dan sopan. Gunakan bahasa formal jika diperlukan.

  2. Siapkan Lampiran: Siapkan dokumen atau file yang akan dilampirkan. Pastikan dokumen lampiran sudah lengkap, rapi, dan relevan dengan isi surat. Beri nama file lampiran yang jelas dan mudah dikenali. Contoh: “CV_Nama_Anda.pdf”, “Proposal_Proyek_A.docx”, “Daftar_Harga_Terbaru.xlsx”.

  3. Sebutkan Lampiran dalam Surat: Penting untuk menyebutkan adanya lampiran dalam badan surat. Biasanya, penyebutan lampiran diletakkan setelah salam penutup dan sebelum tanda tangan. Ada beberapa cara untuk menyebutkan lampiran:

    • Cara 1 (Paling Umum):

      Hormat saya,

[Tanda Tangan]
[Nama Lengkap]

Lampiran: 1 (satu) berkas

      Atau, jika lampirannya lebih dari satu:
      Lampiran: 3 (tiga) berkas

    • Cara 2 (Lebih Detail):

      Hormat saya,

[Tanda Tangan]
[Nama Lengkap]

Lampiran:
1. Curriculum Vitae
2. Fotokopi Ijazah Terakhir
3. Portofolio

      Cara ini lebih detail dan informatif, terutama jika jenis lampirannya berbeda-beda.

    • Cara 3 (Menyebutkan di Badan Surat): Selain menyebutkan di bagian bawah, kita juga bisa menyebutkan lampiran di badan surat, terutama jika ingin menekankan keberadaan lampiran tersebut. Contoh: “Sebagai informasi lebih lanjut, terlampir proposal proyek yang berisi rincian lengkap mengenai kerjasama ini.”

  4. Cantumkan Jumlah Lampiran: Sebutkan jumlah lampiran secara jelas. Jika lampirannya lebih dari satu jenis, sebutkan jumlah berkas atau dokumen, bukan jumlah halaman. Misalnya, jika Anda melampirkan CV (5 halaman) dan surat lamaran (1 halaman), lampirannya tetap disebut 2 (dua) berkas, bukan 6 halaman.

  5. Periksa Kembali: Sebelum mengirim surat, periksa kembali apakah semua lampiran sudah terpasang dengan benar. Jika mengirim surat fisik, pastikan lampiran tidak tertinggal atau terlepas. Jika mengirim email, pastikan file lampiran sudah ter-attach dengan sempurna.

Ilustrasi memeriksa surat dan lampiran
Image just for illustration

Penting: Dalam surat elektronik (email), pastikan ukuran total lampiran tidak terlalu besar agar email tidak ditolak oleh server penerima. Jika lampirannya berukuran besar, pertimbangkan untuk mengompres file atau menggunakan layanan cloud storage dan menyertakan link unduhan dalam surat.

Tips Membuat Lampiran yang Baik dan Profesional

Agar lampiran surat Anda efektif dan profesional, perhatikan beberapa tips berikut:

  1. Relevansi: Pastikan lampiran benar-benar relevan dengan isi surat. Jangan melampirkan dokumen yang tidak ada hubungannya dengan pesan yang ingin disampaikan. Lampiran yang tidak relevan hanya akan membuat penerima bingung dan surat terkesan tidak fokus.

  2. Kualitas: Lampiran harus berkualitas baik. Jika lampiran berupa dokumen teks, pastikan tulisannya rapi, bebas dari kesalahan ketik, dan mudah dibaca. Jika lampiran berupa gambar, pastikan resolusinya cukup baik dan tidak buram. Jika lampiran berupa spreadsheet atau presentasi, pastikan datanya akurat dan disajikan dengan jelas.

  3. Format yang Umum: Gunakan format file lampiran yang umum dan mudah dibuka oleh penerima. Format seperti PDF untuk dokumen teks, JPG atau PNG untuk gambar, dan XLSX atau CSV untuk spreadsheet adalah pilihan yang baik. Hindari menggunakan format file yang terlalu spesifik atau jarang digunakan, kecuali Anda yakin penerima memiliki software yang diperlukan untuk membukanya.

  4. Ukuran File: Perhatikan ukuran file lampiran, terutama jika mengirim surat elektronik. Usahakan ukuran file tidak terlalu besar agar tidak memberatkan penerima dan tidak memakan kuota internet mereka. Jika ukuran file terlalu besar, kompres file atau gunakan layanan cloud storage.

  5. Penamaan File: Beri nama file lampiran yang jelas dan deskriptif. Nama file yang baik akan memudahkan penerima untuk mengidentifikasi isi lampiran tanpa harus membukanya terlebih dahulu. Contoh nama file yang baik: “Proposal_Kerjasama_PT_Maju_Jaya.pdf”, “CV_Budi_Santoso_Terbaru.docx”, “Daftar_Harga_Produk_April_2024.xlsx”.

  6. Urutan Lampiran: Jika lampirannya lebih dari satu, urutkan lampiran secara logis. Misalnya, urutkan berdasarkan jenis dokumen, tingkat kepentingan, atau urutan penyebutan dalam surat. Jika menggunakan cara penyebutan lampiran yang detail (Cara 2 di atas), urutan lampiran di daftar harus sesuai dengan urutan dokumen yang dilampirkan.

  7. Referensi dalam Surat: Jika perlu, sebutkan lampiran secara spesifik di dalam badan surat. Contoh: “Untuk detail lebih lanjut mengenai spesifikasi produk, silakan lihat Lampiran 1 (Spesifikasi Produk).” Referensi ini membantu mengarahkan perhatian penerima ke lampiran yang relevan dengan bagian tertentu dari surat.

Dengan mengikuti tips ini, lampiran surat Anda akan menjadi lebih profesional, informatif, dan mudah dipahami oleh penerima.

Contoh-Contoh Surat dengan Lampiran

Berikut beberapa contoh sederhana surat dengan lampiran dalam berbagai konteks:

Contoh 1: Surat Lamaran Kerja

[Tempat, Tanggal]

Yth. Bapak/Ibu [Nama Manajer HRD atau Jabatan],
[Nama Perusahaan]
[Alamat Perusahaan]

Dengan hormat,

Berdasarkan informasi lowongan pekerjaan [Nama Jabatan] yang saya peroleh dari [Sumber Informasi], saya mengajukan diri untuk mengisi posisi tersebut di perusahaan yang Bapak/Ibu pimpin.

Saya [Nama Lengkap], lulusan [Nama Universitas] jurusan [Jurusan] dengan pengalaman kerja selama [Jumlah Tahun] tahun di bidang [Bidang Pekerjaan].  Pengalaman dan keterampilan yang saya miliki relevan dengan kualifikasi yang dibutuhkan untuk posisi [Nama Jabatan].

Sebagai bahan pertimbangan, terlampir Curriculum Vitae (CV) yang berisi informasi lebih detail mengenai latar belakang pendidikan, pengalaman kerja, dan keterampilan saya.

Besar harapan saya untuk dapat diberikan kesempatan wawancara agar dapat menjelaskan lebih lanjut potensi dan kontribusi yang dapat saya berikan untuk perusahaan Bapak/Ibu.

Atas perhatian dan waktu Bapak/Ibu, saya ucapkan terima kasih.

Hormat saya,

[Tanda Tangan]
[Nama Lengkap]

Lampiran: 1 (satu) berkas

Contoh 2: Surat Penawaran Harga

[Tempat, Tanggal]

Yth. Bapak/Ibu [Nama Penerima],
[Nama Perusahaan Penerima]
[Alamat Perusahaan Penerima]

Perihal: Penawaran Harga [Nama Produk/Jasa]

Dengan hormat,

Menindaklanjuti pembicaraan kita sebelumnya, bersama surat ini kami dari [Nama Perusahaan Anda] mengajukan penawaran harga untuk [Nama Produk/Jasa] sebagaimana terlampir.

[Nama Perusahaan Anda] adalah perusahaan yang bergerak di bidang [Bidang Perusahaan] dengan pengalaman lebih dari [Jumlah Tahun] tahun. Kami yakin dapat memenuhi kebutuhan [Nama Produk/Jasa] perusahaan Bapak/Ibu dengan kualitas terbaik dan harga yang kompetitif.

Untuk detail spesifikasi produk dan rincian harga, silakan merujuk pada lampiran daftar harga yang kami sertakan.

Kami berharap penawaran ini dapat menjadi awal kerjasama yang baik antara perusahaan kita.  Jangan ragu untuk menghubungi kami jika ada pertanyaan atau membutuhkan informasi lebih lanjut.

Atas perhatian dan waktu Bapak/Ibu, kami ucapkan terima kasih.

Hormat kami,

[Tanda Tangan]
[Nama Lengkap]
[Jabatan]
[Nama Perusahaan Anda]

Lampiran: 1 (satu) berkas

Contoh 3: Surat Pemberitahuan Kegiatan

[Tempat, Tanggal]

Yth. Bapak/Ibu [Nama Penerima],
[Jabatan Penerima]
[Instansi/Organisasi Penerima]

Perihal: Pemberitahuan Kegiatan [Nama Kegiatan]

Dengan hormat,

Bersama surat ini, kami [Nama Organisasi/Instansi Anda] memberitahukan bahwa kami akan menyelenggarakan kegiatan [Nama Kegiatan] yang akan dilaksanakan pada:

Hari/Tanggal: [Hari], [Tanggal]
Waktu: [Waktu]
Tempat: [Tempat]

Kegiatan ini bertujuan untuk [Tujuan Kegiatan].  Kami mengundang Bapak/Ibu untuk hadir dan berpartisipasi dalam kegiatan ini.

Untuk informasi lebih detail mengenai jadwal acara dan susunan kegiatan, terlampir *rundown* acara yang dapat Bapak/Ibu pelajari.

Atas perhatian dan dukungan Bapak/Ibu, kami ucapkan terima kasih.

Hormat kami,

[Tanda Tangan]
[Nama Lengkap]
[Jabatan]
[Nama Organisasi/Instansi Anda]

Lampiran: 1 (satu) berkas

Contoh-contoh di atas hanyalah ilustrasi sederhana. Anda bisa menyesuaikan format dan isi surat sesuai dengan kebutuhan dan konteks masing-masing. Yang terpenting, perhatikan penyebutan lampiran dan pastikan lampiran yang disertakan relevan dan berkualitas.

Kesimpulan

Surat beserta lampiran adalah kombinasi yang efektif dalam komunikasi tertulis, terutama dalam konteks formal. Lampiran memungkinkan kita untuk menyampaikan informasi yang lebih detail, dokumen pendukung, atau data tambahan tanpa membuat surat utama menjadi terlalu panjang. Dengan memahami cara membuat surat dengan lampiran yang baik dan profesional, kita dapat meningkatkan efektivitas komunikasi kita dan memastikan pesan yang disampaikan diterima dengan jelas dan lengkap.

Semoga artikel ini bermanfaat dan menambah wawasan Anda tentang surat beserta lampirannya. Jika ada pertanyaan atau pengalaman menarik terkait surat menyurat dan lampiran, jangan ragu untuk berbagi di kolom komentar di bawah ini!

Posting Komentar