Panduan Lengkap Membuat Perihal Surat Dinas: Contoh & Tips Jitu!

Table of Contents

Dalam dunia surat menyurat resmi, khususnya surat dinas, perihal atau subjek surat memegang peranan yang sangat penting. Perihal ini adalah inti dari surat, bagian yang pertama kali dibaca dan memberikan gambaran singkat kepada penerima mengenai isi keseluruhan surat. Bayangkan kalau perihal suratnya nggak jelas, pasti penerima jadi bingung dan mungkin suratnya malah terabaikan. Makanya, membuat perihal surat dinas yang efektif itu penting banget, biar surat kita langsung to the point dan pesannya tersampaikan dengan baik.

Apa Itu Perihal Surat Dinas?¶

Perihal surat dinas, atau sering juga disebut sebagai subjek surat, adalah intisari atau pokok bahasan utama dari surat yang ingin disampaikan. Letaknya biasanya di bagian atas surat, di bawah salam pembuka dan sebelum isi surat. Fungsi utama perihal adalah untuk memberikan informasi singkat dan jelas kepada penerima surat mengenai tujuan atau topik yang dibahas dalam surat tersebut. Dengan membaca perihal, penerima surat bisa langsung memahami urgensi dan relevansi surat tersebut bagi mereka.

Image just for illustration

Perihal yang baik itu seperti headline berita, ringkas, padat, dan menarik perhatian. Dia harus bisa menjawab pertanyaan “Surat ini tentang apa sih?”. Kalau perihalnya efektif, penerima surat akan lebih mudah memprioritaskan surat mana yang perlu segera ditangani dan surat mana yang bisa dibaca nanti. Selain itu, perihal juga memudahkan proses pengarsipan dan pencarian surat di kemudian hari. Coba bayangkan kalau semua surat dinas perihalnya cuma “Surat Dinas”, pasti repot banget nyarinya kan?

Mengapa Perihal Surat Dinas Penting?¶

Pentingnya perihal surat dinas seringkali disepelekan, padahal dampaknya besar lho. Berikut beberapa alasan mengapa perihal surat dinas itu krusial:

1. Memudahkan Penerima Memahami Isi Surat dengan Cepat¶

Di era informasi yang serba cepat ini, orang cenderung scrolling dan scanning informasi. Perihal surat dinas yang jelas memungkinkan penerima surat untuk dengan cepat memahami inti dari surat tanpa harus membaca keseluruhan isi surat terlebih dahulu. Ini sangat membantu terutama bagi para pimpinan atau pejabat yang menerima banyak surat setiap harinya. Mereka bisa langsung tahu surat mana yang prioritas untuk dibaca dan ditindaklanjuti.

2. Meningkatkan Efisiensi Komunikasi¶

Perihal yang efektif membantu mempercepat proses komunikasi. Penerima surat yang sudah paham inti surat dari perihalnya akan lebih mudah merespon atau mengambil tindakan yang diperlukan. Misalnya, kalau perihalnya “Permohonan Persetujuan Anggaran Kegiatan…”, penerima surat yang berwenang langsung tahu bahwa surat ini memerlukan persetujuan anggaran dan bisa segera diproses. Tanpa perihal yang jelas, proses komunikasi bisa jadi lambat dan bertele-tele.

3. Memudahkan Pengarsipan dan Pencarian Surat¶

Perihal surat dinas sangat membantu dalam sistem pengarsipan surat. Dengan perihal yang baik, surat-surat bisa dikelompokkan dan diarsipkan berdasarkan topik atau subjeknya. Ketika dibutuhkan kembali, proses pencarian surat juga jadi lebih mudah dan cepat. Bayangkan kalau arsip surat dinas tanpa perihal yang jelas, pasti kayak nyari jarum di tumpukan jerami, susah banget!

4. Mencerminkan Profesionalisme Instansi¶

Perihal surat dinas yang dibuat dengan baik dan profesional juga mencerminkan citra instansi atau organisasi pengirim surat. Surat dinas adalah dokumen resmi yang mewakili instansi. Perihal yang jelas, ringkas, dan informatif menunjukkan bahwa instansi tersebut memiliki sistem administrasi yang baik dan profesional. Sebaliknya, perihal yang asal-asalan atau tidak jelas bisa memberikan kesan kurang profesional.

Contoh-Contoh Perihal Surat Dinas Berdasarkan Jenisnya¶

Perihal surat dinas bisa sangat beragam tergantung pada jenis dan tujuan surat tersebut. Berikut beberapa contoh perihal surat dinas yang umum digunakan, dikelompokkan berdasarkan jenisnya:

1. Surat Permohonan¶

Surat permohonan adalah surat yang berisi permintaan atau permohonan kepada pihak lain untuk melakukan sesuatu atau memberikan sesuatu. Contoh perihal surat permohonan:

• Perihal: Permohonan Izin Penggunaan Aula
• Perihal: Permohonan Bantuan Dana Kegiatan Bakti Sosial
• Perihal: Permohonan Data Pegawai
• Perihal: Permohonan Narasumber Seminar
• Perihal: Permohonan Cuti Tahunan

Image just for illustration

Dalam perihal surat permohonan, penting untuk menyebutkan secara spesifik apa yang dimohonkan. Misalnya, bukan hanya “Permohonan Izin”, tapi “Permohonan Izin Penggunaan Aula”. Dengan begitu, penerima surat langsung tahu izin apa yang dimohonkan.

2. Surat Pemberitahuan¶

Surat pemberitahuan adalah surat yang berisi informasi atau pemberitahuan mengenai suatu hal kepada pihak lain. Contoh perihal surat pemberitahuan:

• Perihal: Pemberitahuan Perubahan Jadwal Rapat
• Perihal: Pemberitahuan Kegiatan Sosialisasi Program Baru
• Perihal: Pemberitahuan Libur Hari Raya Idul Fitri
• Perihal: Pemberitahuan Hasil Seleksi Calon Pegawai
• Perihal: Pemberitahuan Pembayaran Gaji Bulan Agustus 2024

Dalam perihal surat pemberitahuan, informasi utama yang ingin disampaikan harus jelas tercantum. Misalnya, “Pemberitahuan Perubahan Jadwal Rapat” langsung memberitahu penerima bahwa ada perubahan jadwal rapat.

3. Surat Undangan¶

Surat undangan adalah surat yang berisi ajakan atau undangan kepada pihak lain untuk menghadiri suatu acara atau kegiatan. Contoh perihal surat undangan:

• Perihal: Undangan Rapat Koordinasi Persiapan HUT RI ke-79
• Perihal: Undangan Pembukaan Kantor Cabang Baru
• Perihal: Undangan Seminar Nasional Pendidikan
• Perihal: Undangan Upacara Bendera Hari Senin
• Perihal: Undangan Halal Bihalal Keluarga Besar [Nama Instansi]

Image just for illustration

Perihal surat undangan sebaiknya menyebutkan jenis acara atau kegiatan yang diundang. Misalnya, “Undangan Rapat Koordinasi” atau “Undangan Seminar Nasional”. Ini memberikan gambaran kepada penerima surat mengenai acara yang akan dihadiri.

4. Surat Keputusan¶

Surat keputusan adalah surat resmi yang berisi penetapan atau keputusan mengenai suatu hal yang bersifat mengikat dan harus dilaksanakan. Contoh perihal surat keputusan:

• Perihal: Keputusan Pengangkatan Kepala Bagian Keuangan
• Perihal: Keputusan Pembentukan Tim Satuan Tugas Covid-19
• Perihal: Keputusan Pemberlakuan Peraturan Disiplin Pegawai
• Perihal: Keputusan Penetapan Standar Operasional Prosedur (SOP)
• Perihal: Keputusan Pemberian Sanksi Administratif

Perihal surat keputusan harus secara jelas menyebutkan jenis keputusan yang ditetapkan. Misalnya, “Keputusan Pengangkatan Kepala Bagian Keuangan” atau “Keputusan Pembentukan Tim Satuan Tugas Covid-19”.

5. Surat Balasan¶

Surat balasan adalah surat yang dibuat sebagai jawaban atas surat sebelumnya. Contoh perihal surat balasan:

• Perihal: Balasan Surat Permohonan Izin Penggunaan Aula Nomor: …
• Perihal: Balasan Surat Undangan Rapat Koordinasi
• Perihal: Balasan Konfirmasi Kehadiran Seminar Nasional
• Perihal: Jawaban atas Pertanyaan Mengenai [Topik Pertanyaan]
• Perihal: Tanggapan terhadap Laporan Kegiatan

Image just for illustration

Dalam perihal surat balasan, penting untuk menyebutkan surat yang dibalas dan nomor suratnya (jika ada). Ini membantu penerima surat untuk mengidentifikasi konteks surat balasan tersebut. Misalnya, “Balasan Surat Permohonan Izin Penggunaan Aula Nomor: …” menyebutkan surat permohonan izin penggunaan aula dengan nomor tertentu sebagai surat yang dibalas.

6. Surat Tugas¶

Surat tugas adalah surat yang berisi penugasan kepada seseorang atau tim untuk melaksanakan suatu tugas atau pekerjaan tertentu. Contoh perihal surat tugas:

• Perihal: Surat Tugas Melaksanakan Dinas Luar Kota
• Perihal: Surat Tugas Menghadiri Pelatihan [Nama Pelatihan]
• Perihal: Surat Tugas Melakukan Investigasi Kasus [Nama Kasus]
• Perihal: Surat Tugas Pendampingan Kegiatan [Nama Kegiatan]
• Perihal: Surat Tugas Penyusunan Laporan Keuangan

Perihal surat tugas sebaiknya menyebutkan secara spesifik tugas atau pekerjaan yang diberikan. Misalnya, “Surat Tugas Melaksanakan Dinas Luar Kota” atau “Surat Tugas Menghadiri Pelatihan [Nama Pelatihan]”.

Tips Membuat Perihal Surat Dinas yang Efektif¶

Membuat perihal surat dinas yang efektif itu sebenarnya nggak susah kok. Asalkan kita perhatikan beberapa hal penting, perihal surat kita pasti jadi lebih jelas dan informatif. Berikut beberapa tips yang bisa kamu ikuti:

1. Ringkas dan Padat¶

Perihal surat dinas harus ringkas dan padat. Usahakan perihal tidak lebih dari satu baris kalimat. Hindari penggunaan kalimat yang terlalu panjang dan bertele-tele. Langsung to the point pada inti pesan yang ingin disampaikan. Gunakan bahasa yang efektif dan efisien.

2. Jelas dan Spesifik¶

Perihal harus jelas dan spesifik. Penerima surat harus bisa langsung memahami isi surat hanya dengan membaca perihalnya. Hindari perihal yang ambigu atau terlalu umum. Sebutkan secara spesifik topik atau tujuan surat. Misalnya, jangan hanya menulis “Undangan”, tapi tulis “Undangan Rapat Koordinasi Persiapan HUT RI ke-79”.

3. Menggunakan Kata Kunci yang Relevan¶

Gunakan kata kunci yang relevan dengan isi surat dalam perihal. Kata kunci ini akan membantu penerima surat untuk dengan cepat mengidentifikasi topik surat dan juga memudahkan proses pencarian surat di kemudian hari. Pikirkan kata kunci apa yang paling menggambarkan isi suratmu.

4. Hindari Singkatan yang Tidak Umum¶

Sebaiknya hindari penggunaan singkatan yang tidak umum dalam perihal surat dinas. Singkatan yang tidak umum bisa membuat penerima surat bingung dan salah paham. Kecuali singkatan tersebut sudah sangat umum dan dikenal luas di kalangan penerima surat, sebaiknya tuliskan secara lengkap.

5. Gunakan Huruf Kapital di Awal Kata¶

Dalam penulisan perihal surat dinas, biasanya digunakan huruf kapital di awal setiap kata. Misalnya: “Perihal: Undangan Rapat Koordinasi”. Format ini membantu perihal terlihat lebih rapi dan formal. Namun, ada juga beberapa instansi yang menggunakan format huruf kapital hanya di awal kalimat saja, tergantung pada pedoman penulisan surat dinas masing-masing instansi.

6. Perhatikan Tata Bahasa dan Ejaan¶

Meskipun perihal surat dinas singkat, tetap perhatikan tata bahasa dan ejaan yang benar. Hindari kesalahan penulisan atau tata bahasa yang kurang tepat. Perihal yang ditulis dengan baik dan benar akan memberikan kesan profesional. Sebelum mengirim surat, selalu periksa kembali perihal suratmu.

7. Sesuaikan dengan Jenis Surat¶

Perihal surat dinas harus disesuaikan dengan jenis suratnya. Seperti yang sudah dijelaskan sebelumnya, perihal surat permohonan akan berbeda dengan perihal surat pemberitahuan atau surat undangan. Pahami jenis surat yang kamu buat dan sesuaikan perihalnya agar sesuai dengan tujuan surat tersebut.

Kesalahan Umum dalam Membuat Perihal Surat Dinas¶

Meskipun terlihat sederhana, masih seringkali kita menemukan kesalahan dalam penulisan perihal surat dinas. Beberapa kesalahan umum yang sering terjadi antara lain:

1. Perihal Terlalu Umum dan Tidak Jelas¶

Kesalahan paling umum adalah perihal yang terlalu umum dan tidak jelas. Contohnya, perihal hanya ditulis “Surat Dinas” atau “Pemberitahuan”. Perihal seperti ini tidak memberikan informasi yang cukup kepada penerima surat mengenai isi suratnya. Usahakan perihal lebih spesifik dan informatif.

2. Perihal Terlalu Panjang dan Bertele-tele¶

Sebaliknya, ada juga kesalahan perihal yang terlalu panjang dan bertele-tele. Perihal seharusnya ringkas dan padat, bukan malah menjadi ringkasan isi surat. Hindari penggunaan kalimat yang terlalu panjang dan berbelit-belit. Langsung ke inti pesan.

3. Menggunakan Singkatan yang Tidak Dimengerti¶

Penggunaan singkatan yang tidak dimengerti juga sering menjadi masalah. Tidak semua orang familiar dengan singkatan yang sering kita gunakan di internal instansi kita. Sebaiknya hindari penggunaan singkatan yang tidak umum, atau jelaskan kepanjangannya jika memang perlu menggunakan singkatan.

4. Salah Ketik (Typo) dan Kesalahan Ejaan¶

Kesalahan salah ketik (typo) dan kesalahan ejaan juga sering terjadi pada perihal surat dinas. Meskipun hanya bagian kecil dari surat, kesalahan ini tetap bisa mengurangi kesan profesional. Selalu lakukan proofreading sebelum mengirim surat, termasuk periksa perihalnya.

5. Tidak Konsisten dalam Format Penulisan¶

Ketidak konsistenan dalam format penulisan perihal juga bisa menjadi masalah. Misalnya, kadang menggunakan huruf kapital di awal kata, kadang tidak. Kadang menggunakan singkatan, kadang tidak. Usahakan konsisten dalam format penulisan perihal surat dinas di instansimu. Jika ada pedoman penulisan surat dinas, ikuti pedoman tersebut.

Pentingnya Latihan dan Pembiasaan¶

Membuat perihal surat dinas yang efektif memang butuh latihan dan pembiasaan. Semakin sering kamu membuat surat dinas, semakin terbiasa kamu membuat perihal yang baik. Jangan ragu untuk melihat contoh-contoh perihal surat dinas yang baik dan mencoba menerapkannya dalam surat-surat dinas yang kamu buat. Bertanya kepada rekan kerja atau atasan yang lebih berpengalaman juga bisa membantu meningkatkan kemampuanmu dalam membuat perihal surat dinas yang efektif.

Image just for illustration

Ingat, perihal surat dinas adalah jendela pertama bagi penerima surat untuk memahami isi suratmu. Buatlah perihal yang jelas, ringkas, dan informatif agar surat dinasmu efektif dan profesional. Dengan perihal yang baik, komunikasi dalam organisasi atau instansimu pasti akan menjadi lebih lancar dan efisien.

Gimana? Sudah lebih paham kan tentang contoh perihal surat dinas yang efektif? Kalau ada pertanyaan atau pengalaman menarik tentang perihal surat dinas, yuk share di kolom komentar!