Panduan Lengkap Membuat Contoh Surat Penjelasan Bertulis: Praktis & Ampuh!

Daftar Isi

Surat penjelasan bertulis, atau yang sering disebut juga surat keterangan, adalah dokumen penting dalam berbagai situasi. Dokumen ini berfungsi untuk memberikan klarifikasi atau informasi tambahan secara resmi dan tertulis mengenai suatu hal. Baik itu dalam konteks pekerjaan, pendidikan, maupun urusan pribadi, kemampuan membuat surat penjelasan yang baik dan efektif sangatlah berguna.

Apa Itu Surat Penjelasan Bertulis?¶

Surat penjelasan bertulis pada dasarnya adalah surat resmi yang dibuat untuk menjelaskan suatu kejadian, situasi, kebijakan, atau tindakan. Tujuannya adalah untuk memberikan pemahaman yang lebih mendalam kepada penerima surat mengenai hal yang dijelaskan. Surat ini berbeda dengan surat biasa karena fokus utamanya adalah memberikan klarifikasi atau justifikasi atas suatu hal, bukan sekadar menyampaikan informasi umum.

Image just for illustration

Dalam dunia kerja, surat penjelasan sering digunakan untuk menjelaskan keterlambatan kerja, kesalahan yang tidak disengaja, atau ketidaksesuaian dengan prosedur. Di lingkungan pendidikan, surat ini bisa digunakan siswa atau mahasiswa untuk menjelaskan alasan ketidakhadiran, keterlambatan tugas, atau permasalahan akademis lainnya. Bahkan dalam urusan pribadi, surat penjelasan bisa berguna untuk mengklarifikasi kesalahpahaman atau memberikan informasi penting kepada pihak lain secara formal.

Penting untuk diingat bahwa surat penjelasan bertulis memiliki kekuatan hukum dan etika. Oleh karena itu, informasi yang disampaikan dalam surat harus akurat, jujur, dan dapat dipertanggungjawabkan. Menulis surat penjelasan dengan asal-asalan atau memberikan informasi yang tidak benar dapat menimbulkan masalah yang lebih besar di kemudian hari.

Kapan Surat Penjelasan Bertulis Dibutuhkan?¶

Ada berbagai situasi yang mengharuskan seseorang untuk membuat surat penjelasan bertulis. Memahami kapan surat ini diperlukan akan membantu Anda merespons situasi dengan tepat dan profesional. Berikut beberapa contoh situasi umum yang membutuhkan surat penjelasan:

1. Keterlambatan atau Ketidakhadiran¶

Dalam dunia kerja atau pendidikan, keterlambatan atau ketidakhadiran seringkali membutuhkan penjelasan resmi. Surat penjelasan dibutuhkan untuk memberikan alasan yang valid dan terdokumentasi mengapa seseorang tidak dapat hadir atau terlambat. Misalnya, seorang karyawan mungkin perlu membuat surat penjelasan karena sakit mendadak atau urusan keluarga yang mendesak. Seorang siswa atau mahasiswa juga mungkin perlu membuat surat penjelasan jika tidak dapat mengikuti kelas atau mengumpulkan tugas tepat waktu karena alasan yang sah.

Image just for illustration

Surat penjelasan untuk keterlambatan atau ketidakhadiran sebaiknya dibuat sesegera mungkin setelah kejadian. Semakin cepat Anda memberikan penjelasan, semakin baik kesan yang Anda berikan kepada pihak yang berwenang. Dalam surat tersebut, jelaskan alasan keterlambatan atau ketidakhadiran secara ringkas, jelas, dan jujur. Sertakan juga bukti pendukung jika ada, seperti surat dokter atau dokumen lain yang relevan.

2. Kesalahan atau Pelanggaran¶

Tidak ada manusia yang sempurna, dan kesalahan atau pelanggaran bisa saja terjadi di mana pun. Ketika Anda melakukan kesalahan atau melanggar aturan, membuat surat penjelasan bertulis adalah langkah yang tepat untuk menunjukkan tanggung jawab dan itikad baik Anda untuk memperbaiki situasi. Surat penjelasan dalam kasus ini bukan hanya sekadar pengakuan kesalahan, tetapi juga kesempatan untuk menjelaskan konteks kejadian dan langkah-langkah yang akan Anda ambil untuk mencegah kesalahan serupa terulang di masa depan.

Contohnya, seorang karyawan yang tidak sengaja melakukan kesalahan dalam pekerjaan administrasi mungkin perlu membuat surat penjelasan kepada atasannya. Surat ini akan menjelaskan bagaimana kesalahan itu terjadi, mengapa terjadi, dan apa yang akan dilakukan karyawan tersebut untuk memperbaiki kesalahan dan memastikan tidak terulang kembali. Dalam surat penjelasan untuk kesalahan atau pelanggaran, penting untuk mengakui kesalahan secara terbuka, menyesal, dan berkomitmen untuk memperbaiki diri.

3. Klarifikasi Kebijakan atau Prosedur¶

Terkadang, kebijakan atau prosedur yang berlaku di suatu organisasi atau institusi mungkin kurang jelas atau menimbulkan kebingungan. Dalam situasi seperti ini, surat penjelasan bertulis dari pihak yang berwenang (misalnya, manajemen perusahaan atau pihak sekolah) dapat membantu memberikan klarifikasi dan pemahaman yang lebih baik kepada semua pihak yang terlibat. Surat penjelasan ini akan menjelaskan secara rinci maksud dan tujuan kebijakan atau prosedur tersebut, serta bagaimana cara melaksanakannya dengan benar.

Image just for illustration

Surat penjelasan untuk klarifikasi kebijakan atau prosedur biasanya bersifat informatif dan edukatif. Tujuannya adalah untuk memastikan bahwa semua orang memiliki pemahaman yang sama dan menghindari interpretasi yang salah yang dapat menyebabkan masalah di kemudian hari. Surat ini sebaiknya ditulis dengan bahasa yang mudah dipahami, logis, dan terstruktur.

4. Menanggapi Komplain atau Keluhan¶

Jika Anda menerima komplain atau keluhan, baik itu dari pelanggan, rekan kerja, atau pihak lain, membuat surat penjelasan bertulis adalah cara yang profesional dan efektif untuk merespons. Surat penjelasan ini menunjukkan bahwa Anda menanggapi komplain tersebut dengan serius dan bersedia untuk memberikan penjelasan serta mencari solusi. Dalam surat penjelasan untuk menanggapi komplain, penting untuk menunjukkan empati, mendengarkan keluhan dengan seksama, dan memberikan respons yang konstruktif.

Surat penjelasan ini sebaiknya berisi pengakuan atas komplain tersebut, permintaan maaf jika memang ada kesalahan dari pihak Anda, penjelasan mengenai situasi yang sebenarnya, dan solusi atau langkah-langkah yang akan Anda ambil untuk menyelesaikan masalah tersebut. Menanggapi komplain dengan surat penjelasan yang baik dapat membantu meredakan ketegangan, membangun kembali kepercayaan, dan menjaga hubungan baik dengan pihak yang mengajukan komplain.

5. Permintaan Informasi Tambahan¶

Dalam beberapa kasus, Anda mungkin perlu meminta informasi tambahan dari pihak lain untuk melengkapi data atau menyelesaikan suatu urusan. Surat penjelasan bertulis dapat digunakan untuk meminta informasi tersebut secara resmi dan sopan. Surat ini akan menjelaskan mengapa informasi tersebut dibutuhkan, bagaimana informasi tersebut akan digunakan, dan batas waktu untuk memberikan informasi tersebut.

Image just for illustration

Surat penjelasan untuk permintaan informasi tambahan sebaiknya ditulis dengan bahasa yang sopan dan profesional. Jelaskan kebutuhan Anda akan informasi tersebut secara jelas dan ringkas. Sertakan juga informasi kontak Anda agar pihak yang menerima surat dapat menghubungi Anda jika ada pertanyaan atau kesulitan dalam memberikan informasi yang diminta.

Unsur-Unsur Penting dalam Surat Penjelasan Bertulis yang Baik¶

Agar surat penjelasan Anda efektif dan mencapai tujuannya, ada beberapa unsur penting yang perlu diperhatikan. Berikut adalah beberapa elemen kunci yang harus ada dalam surat penjelasan bertulis yang baik:

1. Kop Surat (Jika Relevan)¶

Jika surat penjelasan dibuat atas nama organisasi atau institusi, kop surat adalah elemen yang wajib ada. Kop surat biasanya berisi nama organisasi, alamat, nomor telepon, alamat email, dan logo organisasi. Kop surat memberikan identitas resmi pada surat dan memudahkan penerima untuk mengetahui asal surat tersebut. Untuk surat penjelasan pribadi, kop surat tidak diperlukan.

2. Tanggal Pembuatan Surat¶

Tanggal pembuatan surat sangat penting untuk menunjukkan kapan surat tersebut dibuat dan sebagai referensi waktu dalam urusan administrasi. Tanggal sebaiknya ditulis secara lengkap, termasuk hari, tanggal, bulan, dan tahun. Format tanggal yang umum digunakan adalah tanggal-bulan-tahun (contoh: 26 Oktober 2023).

3. Nomor Surat (Jika Relevan)¶

Nomor surat biasanya digunakan untuk keperluan pengarsipan dan pelacakan surat dalam sistem administrasi organisasi. Nomor surat biasanya terdiri dari kode organisasi, nomor urut surat, dan tahun pembuatan surat. Jika surat penjelasan dibuat atas nama organisasi, nomor surat sebaiknya dicantumkan. Untuk surat penjelasan pribadi, nomor surat tidak diperlukan.

4. Perihal atau Subjek Surat¶

Perihal atau subjek surat berfungsi untuk memberikan gambaran singkat mengenai isi surat kepada penerima. Perihal sebaiknya ditulis secara ringkas, jelas, dan spesifik. Contoh perihal surat penjelasan: “Penjelasan Keterlambatan Pengumpulan Tugas”, “Penjelasan Kesalahan Input Data”, atau “Klarifikasi Kebijakan Cuti Tahunan”.

5. Salam Pembuka¶

Salam pembuka adalah ungkapan sopan yang digunakan untuk memulai surat. Salam pembuka yang umum digunakan dalam surat resmi adalah “Dengan Hormat,”. Salam pembuka diikuti dengan tanda koma (,). Jika Anda mengetahui nama penerima surat, Anda bisa menggunakan salam pembuka yang lebih personal, seperti “Yth. Bapak/Ibu [Nama Penerima],”.

6. Isi Surat (Body Letter)¶

Isi surat adalah bagian terpenting dari surat penjelasan. Bagian ini berisi penjelasan rinci mengenai hal yang ingin disampaikan. Isi surat sebaiknya ditulis secara terstruktur, logis, dan mudah dipahami. Gunakan bahasa yang formal namun tetap jelas dan ringkas. Hindari penggunaan bahasa yang bertele-tele atau ambigu.

Isi surat biasanya dibagi menjadi beberapa paragraf. Paragraf pertama biasanya berisi pendahuluan atau latar belakang masalah. Paragraf selanjutnya berisi penjelasan rinci mengenai masalah tersebut, alasan mengapa masalah itu terjadi, dan dampaknya. Paragraf terakhir biasanya berisi solusi atau langkah-langkah yang akan diambil untuk menyelesaikan masalah tersebut, serta permohonan maaf jika diperlukan.

7. Salam Penutup¶

Salam penutup adalah ungkapan sopan yang digunakan untuk mengakhiri surat. Salam penutup yang umum digunakan dalam surat resmi adalah “Hormat saya,” atau “Hormat kami,” (jika surat dibuat atas nama organisasi). Salam penutup diikuti dengan tanda koma (,).

8. Tanda Tangan dan Nama Pengirim¶

Tanda tangan dan nama pengirim adalah identitas resmi dari pengirim surat. Tanda tangan dibubuhkan di atas nama pengirim. Nama pengirim sebaiknya ditulis secara lengkap dan jelas. Jika surat dibuat atas nama organisasi, nama pengirim sebaiknya disertai dengan jabatan atau posisi dalam organisasi.

9. Tembusan (Jika Perlu)¶

Tembusan adalah daftar pihak-pihak lain yang juga menerima salinan surat. Tembusan dicantumkan di bagian bawah surat, setelah tanda tangan dan nama pengirim. Tembusan digunakan jika surat perlu diketahui oleh pihak lain selain penerima utama. Misalnya, dalam surat penjelasan kepada atasan, tembusan mungkin ditujukan kepada departemen HRD.

Tips Membuat Surat Penjelasan Bertulis yang Efektif¶

Membuat surat penjelasan yang efektif membutuhkan perhatian terhadap detail dan kemampuan untuk menyampaikan informasi secara jelas dan persuasif. Berikut adalah beberapa tips yang dapat membantu Anda membuat surat penjelasan yang baik:

1. Pahami Tujuan Surat Anda¶

Sebelum mulai menulis, pahami dengan jelas apa tujuan Anda membuat surat penjelasan. Apakah Anda ingin menjelaskan kesalahan, meminta maaf, mengklarifikasi kebijakan, atau memberikan informasi tambahan? Mengetahui tujuan surat akan membantu Anda fokus pada informasi yang relevan dan menyusun surat secara efektif.

2. Gunakan Bahasa yang Jelas dan Ringkas¶

Gunakan bahasa Indonesia yang baik dan benar, namun tetap mudah dipahami. Hindari penggunaan bahasa yang terlalu rumit, bertele-tele, atau ambigu. Sampaikan informasi secara langsung ke inti permasalahan. Gunakan kalimat yang pendek dan padat agar mudah dibaca dan dipahami.

3. Bersikap Jujur dan Objektif¶

Dalam surat penjelasan, kejujuran adalah kunci utama. Sampaikan fakta dan informasi apa adanya, tanpa melebih-lebihkan atau mengurangi. Bersikaplah objektif dalam menjelaskan situasi. Hindari menyalahkan orang lain atau mencari-cari alasan yang tidak relevan. Fokus pada fakta dan tanggung jawab Anda.

4. Sertakan Bukti Pendukung (Jika Ada)¶

Jika memungkinkan, sertakan bukti pendukung untuk memperkuat penjelasan Anda. Bukti pendukung bisa berupa dokumen, foto, video, atau saksi mata. Bukti pendukung akan membuat penjelasan Anda lebih kredibel dan meyakinkan. Namun, pastikan bukti pendukung yang Anda sertakan relevan dan valid.

5. Periksa Kembali Surat Anda Sebelum Dikirim¶

Sebelum mengirim surat penjelasan, periksa kembali seluruh isi surat dengan seksama. Baca ulang surat Anda untuk memastikan tidak ada kesalahan tata bahasa, ejaan, atau tanda baca. Pastikan surat Anda terstruktur dengan baik, logis, dan mudah dipahami. Jika perlu, minta bantuan orang lain untuk membaca dan memberikan feedback terhadap surat Anda sebelum dikirim.

Contoh Format Surat Penjelasan Sederhana¶

Berikut adalah contoh format surat penjelasan sederhana yang bisa Anda jadikan referensi:

[KOP SURAT (Jika Ada)]

[Tempat, Tanggal Pembuatan Surat]

Nomor Surat: [Nomor Surat (Jika Ada)]
Perihal: Penjelasan [Perihal Surat]

Yth. [Nama Penerima Surat]
[Jabatan Penerima Surat]
[Instansi/Organisasi Penerima Surat]
[Alamat Penerima Surat]

Dengan Hormat,

[Paragraf Pembuka: Menyatakan tujuan surat dan ringkasan masalah]
[Paragraf Isi: Penjelasan rinci mengenai masalah, alasan, dan dampak]
[Paragraf Solusi/Penutup: Langkah-langkah penyelesaian dan permohonan maaf (jika perlu)]

Hormat saya,

[Tanda Tangan]

[Nama Lengkap Pengirim]
[Jabatan Pengirim (Jika Ada)]

Tembusan: [Nama-nama Penerima Tembusan (Jika Ada)]

Catatan: Format di atas adalah contoh umum. Anda dapat menyesuaikannya sesuai dengan kebutuhan dan situasi Anda. Pastikan semua unsur penting dalam surat penjelasan tercantum dengan lengkap dan jelas.

Surat penjelasan bertulis adalah alat komunikasi yang penting dalam berbagai situasi. Dengan memahami tujuan, unsur-unsur penting, dan tips dalam membuat surat penjelasan yang baik, Anda dapat menyampaikan informasi secara efektif dan profesional. Kemampuan ini akan sangat berguna dalam karir, pendidikan, maupun kehidupan pribadi Anda.

Punya pengalaman membuat surat penjelasan? Atau ada tips lain yang ingin dibagikan? Yuk, tulis di kolom komentar di bawah!