Panduan Lengkap: Contoh Surat Perjalanan Dinas Pimpinan + Template Gratis!

Diperbarui: 21 Feb, 2025 • 0 • menit membaca

Daftar Isi

Surat perjalanan dinas pimpinan adalah dokumen penting yang harus dipahami oleh siapa saja yang bekerja di lingkungan pemerintahan, perusahaan swasta, atau organisasi lainnya. Dokumen ini bukan sekadar formalitas, tapi juga bukti legal dan panduan resmi untuk perjalanan tugas seorang pimpinan. Tanpa surat ini, perjalanan dinas bisa jadi rumit dan menimbulkan masalah administrasi.

Surat Perjalanan Dinas Pimpinan
Image just for illustration

Apa Itu Surat Perjalanan Dinas Pimpinan?¶

Secara sederhana, surat perjalanan dinas pimpinan adalah surat resmi yang diterbitkan oleh instansi atau perusahaan untuk menugaskan seorang pimpinan melakukan perjalanan dinas. Surat ini berisi informasi lengkap mengenai tugas yang harus dilaksanakan, tujuan perjalanan, waktu pelaksanaan, hingga anggaran yang disediakan. Bisa dibilang, surat ini adalah ‘surat tugas’ resmi yang memastikan bahwa perjalanan tersebut diketahui dan disetujui oleh pihak yang berwenang.

Fungsi utama dari surat perjalanan dinas pimpinan adalah sebagai berikut:

Legitimasi tugas: Menunjukkan bahwa perjalanan tersebut adalah tugas resmi dari instansi atau perusahaan.
Pertanggungjawaban anggaran: Sebagai dasar pencairan dan pertanggungjawaban dana perjalanan dinas.
Keterangan resmi: Sebagai dokumen resmi yang dapat digunakan untuk keperluan administrasi selama perjalanan, seperti klaim asuransi perjalanan atau keperluan identifikasi di tempat tujuan.
Panduan tugas: Memberikan arahan dan batasan tugas yang harus dilaksanakan selama perjalanan dinas.

Kenapa Surat Perjalanan Dinas Pimpinan Penting?¶

Mungkin ada yang bertanya, “Kenapa sih surat ini penting banget? Ribet amat!”. Nah, pentingnya surat perjalanan dinas pimpinan itu gak bisa dianggap remeh. Bayangkan jika seorang pimpinan melakukan perjalanan tanpa surat tugas yang jelas. Pertama, dari segi administrasi, pengajuan klaim biaya perjalanan bisa ditolak karena tidak ada bukti resmi penugasan. Kedua, jika terjadi hal yang tidak diinginkan selama perjalanan, seperti kecelakaan atau masalah hukum, surat ini menjadi bukti kuat bahwa pimpinan tersebut sedang menjalankan tugas resmi.

Selain itu, surat perjalanan dinas pimpinan juga penting untuk:

Kepatuhan terhadap regulasi: Banyak instansi pemerintah dan perusahaan swasta memiliki aturan internal atau regulasi yang mewajibkan penggunaan surat perjalanan dinas untuk setiap perjalanan tugas.
Transparansi dan akuntabilitas: Surat ini membantu menjaga transparansi dan akuntabilitas penggunaan anggaran perjalanan dinas.
Koordinasi internal: Memudahkan koordinasi antar bagian atau departemen terkait perjalanan dinas pimpinan.
Arsip dan dokumentasi: Sebagai dokumen arsip yang penting untuk keperluan audit dan pelaporan kinerja.

Komponen Penting dalam Surat Perjalanan Dinas Pimpinan¶

Sebuah surat perjalanan dinas pimpinan yang baik dan lengkap harus memuat beberapa komponen penting. Komponen-komponen ini memastikan bahwa informasi yang disampaikan jelas, lengkap, dan tidak menimbulkan keraguan. Berikut adalah komponen-komponen utama yang wajib ada:

Kop Surat: Kop surat berisi identitas instansi atau perusahaan penerbit surat. Ini termasuk nama instansi/perusahaan, logo (jika ada), alamat lengkap, nomor telepon, dan alamat email. Kop surat ini wajib ada untuk menunjukkan keabsahan surat.
Nomor Surat: Setiap surat resmi harus memiliki nomor surat. Nomor surat ini berfungsi sebagai kode identifikasi surat dan memudahkan proses pengarsipan serta pencarian surat di kemudian hari. Format nomor surat biasanya mengikuti standar internal instansi atau perusahaan.
Tanggal Pembuatan Surat: Tanggal pembuatan surat menunjukkan kapan surat tersebut resmi diterbitkan. Tanggal ini penting untuk keperluan administrasi dan penentuan masa berlaku surat (jika ada).
Perihal Surat: Perihal surat berisi inti atau tujuan dari surat tersebut. Dalam surat perjalanan dinas pimpinan, perihal surat biasanya ditulis dengan jelas, misalnya: “Perihal: Surat Perjalanan Dinas”.
Tujuan Surat (Kepada): Bagian ini menyebutkan kepada siapa surat tersebut ditujukan. Dalam surat perjalanan dinas pimpinan, biasanya ditujukan kepada pimpinan yang bersangkutan, dengan format: “Kepada Yth. [Nama Pimpinan], [Jabatan Pimpinan]”.
Isi Surat: Ini adalah bagian terpenting dari surat perjalanan dinas pimpinan. Isi surat harus memuat informasi lengkap dan detail mengenai perjalanan dinas, antara lain:
- Nama Pimpinan yang Ditugaskan: Nama lengkap dan jabatan pimpinan yang akan melakukan perjalanan dinas.
- Dasar Penugasan: Menjelaskan dasar atau alasan mengapa pimpinan tersebut ditugaskan melakukan perjalanan dinas. Misalnya, “Dalam rangka menghadiri rapat koordinasi…”, “Menindaklanjuti instruksi…”, atau “Untuk melakukan supervisi dan monitoring…”.
- Tujuan Perjalanan Dinas: Lokasi atau tempat tujuan perjalanan dinas. Sebutkan kota, provinsi, atau negara tujuan secara jelas.
- Waktu Pelaksanaan: Tanggal mulai dan tanggal berakhir perjalanan dinas. Cantumkan tanggal secara lengkap (tanggal, bulan, tahun).
- Maksud dan Tujuan Perjalanan Dinas: Uraikan secara rinci maksud dan tujuan dilaksanakannya perjalanan dinas. Jelaskan tugas-tugas yang harus dilaksanakan pimpinan selama perjalanan dinas. Bagian ini sangat penting untuk memberikan panduan yang jelas.
- Anggaran yang Disediakan: Informasi mengenai anggaran yang disediakan untuk perjalanan dinas. Rincian anggaran bisa meliputi biaya transportasi, akomodasi, uang harian, dan biaya lain-lain yang relevan. Penting untuk menyebutkan sumber anggaran.
- Kendaraan yang Digunakan: Jenis kendaraan yang akan digunakan selama perjalanan dinas. Misalnya, kendaraan dinas, kendaraan pribadi, pesawat terbang, kereta api, atau transportasi umum lainnya.
- Ketentuan Lain-lain (jika ada): Informasi tambahan atau ketentuan khusus yang perlu diperhatikan selama perjalanan dinas. Misalnya, instruksi untuk membuat laporan perjalanan dinas setelah selesai tugas, ketentuan mengenai penggantian biaya, atau informasi kontak penting selama perjalanan.
Penutup Surat: Bagian penutup surat biasanya berisi kalimat penutup yang sopan dan ucapan terima kasih. Contoh: “Demikian surat perjalanan dinas ini dibuat untuk dapat dipergunakan sebagaimana mestinya. Atas perhatian dan kerjasamanya, kami ucapkan terima kasih.”
Tanda Tangan Pejabat yang Berwenang: Surat perjalanan dinas harus ditandatangani oleh pejabat yang berwenang mengeluarkan surat tugas. Biasanya, pejabat yang berwenang adalah atasan langsung pimpinan yang ditugaskan, atau pejabat lain yang memiliki kewenangan sesuai dengan struktur organisasi. Nama lengkap dan jabatan pejabat yang menandatangani surat juga harus dicantumkan dengan jelas.
Stempel Instansi/Perusahaan: Stempel instansi atau perusahaan wajib dibubuhkan pada surat perjalanan dinas. Stempel ini semakin memperkuat keabsahan dan legalitas surat. Stempel biasanya dibubuhkan di samping tanda tangan pejabat yang berwenang.

Cara Membuat Surat Perjalanan Dinas Pimpinan yang Efektif¶

Membuat surat perjalanan dinas pimpinan sebenarnya tidak sulit, asalkan kita memahami komponen-komponen penting dan mengikuti format yang benar. Berikut adalah langkah-langkah praktis untuk membuat surat perjalanan dinas pimpinan yang efektif:

Gunakan Format Baku: Gunakan format surat resmi yang berlaku di instansi atau perusahaan Anda. Biasanya, format surat sudah tersedia dalam bentuk template atau contoh surat. Konsisten dalam penggunaan format akan memudahkan proses pembuatan dan pengarsipan surat.
Lengkapi Kop Surat: Pastikan kop surat terisi lengkap dan benar. Cek kembali nama instansi/perusahaan, alamat, nomor telepon, dan email agar tidak ada kesalahan.
Tentukan Nomor Surat: Gunakan sistem penomoran surat yang berlaku di instansi/perusahaan Anda. Jika belum ada sistem, buatlah sistem penomoran yang mudah dipahami dan konsisten.
Cantumkan Tanggal Pembuatan Surat: Tulis tanggal pembuatan surat dengan format yang jelas (tanggal, bulan, tahun).
Tulis Perihal Surat dengan Jelas: Gunakan perihal surat yang singkat, padat, dan jelas, misalnya: “Perihal: Surat Perjalanan Dinas”.
Tulis Tujuan Surat dengan Tepat: Sebutkan nama lengkap dan jabatan pimpinan yang ditugaskan dengan benar. Periksa kembali ejaan nama dan jabatan agar tidak salah.
Isi Surat dengan Detail dan Lengkap: Ini adalah langkah paling penting. Pastikan semua informasi dalam isi surat terisi dengan detail dan lengkap. Uraikan dasar penugasan, tujuan perjalanan, waktu pelaksanaan, maksud dan tujuan perjalanan dinas, anggaran, kendaraan, dan ketentuan lain-lain dengan jelas. Semakin detail informasi yang diberikan, semakin baik.
Gunakan Bahasa Resmi dan Baku: Gunakan bahasa Indonesia yang resmi, baku, dan sopan. Hindari penggunaan bahasa informal atau bahasa gaul dalam surat resmi. Perhatikan juga penggunaan tanda baca dan ejaan yang benar.
Periksa Kembali Sebelum Dicetak: Sebelum mencetak surat, periksa kembali seluruh isi surat dengan teliti. Pastikan tidak ada kesalahan penulisan, informasi yang kurang, atau format yang tidak sesuai. Lebih baik memeriksa dua kali daripada ada kesalahan dalam surat resmi.
Minta Persetujuan dan Tanda Tangan Pejabat Berwenang: Setelah surat selesai dibuat dan diperiksa, ajukan surat tersebut kepada pejabat yang berwenang untuk mendapatkan persetujuan dan tanda tangan. Pastikan pejabat yang menandatangani adalah pejabat yang memiliki kewenangan untuk mengeluarkan surat tugas.
Bubuhkan Stempel Instansi/Perusahaan: Setelah surat ditandatangani, bubuhkan stempel instansi atau perusahaan pada surat tersebut. Pastikan stempel terlihat jelas dan mengenai tanda tangan pejabat yang berwenang.
Arsipkan Surat: Setelah surat selesai dibuat dan diserahkan kepada pimpinan yang bersangkutan, jangan lupa untuk mengarsipkan salinan surat tersebut. Arsip surat penting untuk keperluan dokumentasi, audit, dan referensi di kemudian hari.

Contoh-Contoh Surat Perjalanan Dinas Pimpinan¶

Untuk memberikan gambaran yang lebih jelas, berikut adalah beberapa contoh kerangka surat perjalanan dinas pimpinan. Ingat, ini hanya kerangka, Anda perlu menyesuaikannya dengan kebutuhan dan format instansi/perusahaan Anda.

Contoh 1: Surat Perjalanan Dinas untuk Rapat Koordinasi

[KOP SURAT INSTANSI/PERUSAHAAN]

Nomor : [Nomor Surat]
Tanggal : [Tanggal Pembuatan Surat]
Perihal : Surat Perjalanan Dinas

Kepada Yth.
[Nama Pimpinan]
[Jabatan Pimpinan]
di Tempat

Dengan hormat,

Berdasarkan [Dasar Penugasan, misal: Surat Undangan Rapat Koordinasi Nomor... tanggal... dari...], dengan ini kami menugaskan Bapak/Ibu [Nama Pimpinan], [Jabatan Pimpinan] untuk melaksanakan perjalanan dinas dalam rangka menghadiri Rapat Koordinasi [Nama Rapat Koordinasi] yang akan diselenggarakan pada:

Hari, Tanggal : [Hari, Tanggal Mulai - Tanggal Berakhir]
Tempat : [Tempat Pelaksanaan Rapat Koordinasi]
Agenda : [Agenda Rapat Koordinasi secara singkat]

Adapun maksud dan tujuan perjalanan dinas ini adalah untuk [Uraikan Maksud dan Tujuan Perjalanan Dinas, misal: membahas strategi pengembangan..., menyampaikan laporan..., melakukan koordinasi terkait...].

Anggaran perjalanan dinas ini dibebankan pada [Sumber Anggaran, misal: DIPA Kantor... Tahun Anggaran...]. Rincian anggaran terlampir.

Kendaraan yang digunakan : [Jenis Kendaraan, misal: Kendaraan Dinas/Pesawat Terbang/Kereta Api].

Demikian surat perjalanan dinas ini dibuat untuk dapat dipergunakan sebagaimana mestinya. Atas perhatian dan kerjasamanya, kami ucapkan terima kasih.

Hormat kami,
[Jabatan Pejabat yang Berwenang]

[Tanda Tangan Pejabat]
[Nama Lengkap Pejabat]
[Stempel Instansi/Perusahaan]

Contoh 2: Surat Perjalanan Dinas untuk Supervisi dan Monitoring

[KOP SURAT INSTANSI/PERUSAHAAN]

Nomor : [Nomor Surat]
Tanggal : [Tanggal Pembuatan Surat]
Perihal : Surat Perjalanan Dinas

Kepada Yth.
[Nama Pimpinan]
[Jabatan Pimpinan]
di Tempat

Dengan hormat,

Sehubungan dengan program [Nama Program/Kegiatan] tahun [Tahun Anggaran], dengan ini kami menugaskan Bapak/Ibu [Nama Pimpinan], [Jabatan Pimpinan] untuk melaksanakan perjalanan dinas dalam rangka supervisi dan monitoring pelaksanaan program [Nama Program/Kegiatan] di [Lokasi Tujuan Supervisi dan Monitoring].

Perjalanan dinas ini akan dilaksanakan pada:

Hari, Tanggal : [Hari, Tanggal Mulai - Tanggal Berakhir]
Wilayah Tujuan : [Wilayah Tujuan Supervisi dan Monitoring, misal: Kabupaten/Kota..., Provinsi...]

Maksud dan tujuan perjalanan dinas ini adalah untuk [Uraikan Maksud dan Tujuan Perjalanan Dinas, misal: memastikan pelaksanaan program berjalan sesuai rencana, mengidentifikasi kendala dan permasalahan di lapangan, memberikan bimbingan dan arahan kepada pelaksana program, mengumpulkan data dan informasi untuk evaluasi program].

Anggaran perjalanan dinas ini dibebankan pada [Sumber Anggaran, misal: Anggaran Kegiatan...].

Kendaraan yang digunakan : [Jenis Kendaraan, misal: Kendaraan Dinas/Kendaraan Pribadi].

Setelah melaksanakan perjalanan dinas, Bapak/Ibu **wajib** membuat laporan perjalanan dinas dan menyampaikan kepada [Pejabat/Bagian yang Dituju].

Demikian surat perjalanan dinas ini dibuat untuk dapat dipergunakan sebagaimana mestinya. Atas perhatian dan kerjasamanya, kami ucapkan terima kasih.

Hormat kami,
[Jabatan Pejabat yang Berwenang]

[Tanda Tangan Pejabat]
[Nama Lengkap Pejabat]
[Stempel Instansi/Perusahaan]

Catatan Penting:

Contoh di atas hanyalah kerangka dasar. Anda perlu menyesuaikan isinya dengan kebutuhan dan detail perjalanan dinas yang sebenarnya.
Pastikan semua informasi yang tercantum dalam surat akurat dan benar.
Selalu gunakan format surat resmi yang berlaku di instansi/perusahaan Anda.
Konsultasikan dengan bagian administrasi atau kepegawaian jika Anda memiliki pertanyaan atau kesulitan dalam membuat surat perjalanan dinas.

Tips Tambahan untuk Perjalanan Dinas Pimpinan yang Lancar¶

Selain surat perjalanan dinas, ada beberapa tips tambahan yang bisa membantu pimpinan agar perjalanan dinas berjalan lancar dan efektif:

Persiapan Matang: Lakukan persiapan matang sebelum berangkat. Ini termasuk mempelajari agenda tugas, mempersiapkan dokumen-dokumen penting (selain surat perjalanan dinas, seperti KTP, tiket, booking hotel), dan mengatur jadwal perjalanan.
Komunikasi Efektif: Jaga komunikasi yang efektif dengan pihak-pihak terkait selama perjalanan dinas. Informasikan jadwal kedatangan dan kepulangan, serta perkembangan tugas yang sedang dilaksanakan.
Manajemen Waktu: Kelola waktu dengan baik selama perjalanan dinas. Prioritaskan tugas-tugas utama dan hindari kegiatan yang tidak relevan dengan tujuan perjalanan dinas.
Jaga Kesehatan: Perjalanan dinas seringkali melelahkan. Jaga kesehatan dengan istirahat yang cukup, makan makanan bergizi, dan minum air yang cukup. Bawa obat-obatan pribadi jika diperlukan.
Fleksibilitas: Bersikap fleksibel dan adaptif terhadap perubahan rencana atau situasi yang tidak terduga selama perjalanan dinas. Siapkan rencana cadangan jika diperlukan.
Laporan Pertanggungjawaban: Setelah selesai perjalanan dinas, segera buat laporan perjalanan dinas sesuai dengan ketentuan yang berlaku. Laporan ini penting sebagai bentuk pertanggungjawaban atas pelaksanaan tugas dan penggunaan anggaran.

Surat perjalanan dinas pimpinan memang terlihat sederhana, tapi perannya sangat vital dalam kelancaran dan legalitas perjalanan tugas. Dengan memahami komponen penting dan cara membuatnya, diharapkan proses administrasi perjalanan dinas pimpinan bisa lebih efektif dan efisien.

Bagaimana pengalaman Anda dengan surat perjalanan dinas? Atau mungkin ada tips tambahan yang ingin Anda bagikan? Yuk, diskusi di kolom komentar di bawah!

Info Jenis Surat