Panduan Lengkap Bagian Surat Dinas: Fungsi, Contoh, dan Cara Membuatnya!

Daftar Isi

Surat dinas itu kayak kartu identitas resmi buat sebuah instansi atau lembaga. Bayangin aja, kalau kamu mau ngomong serius dan formal sama orang lain, pasti ada aturan dan formatnya kan? Nah, surat dinas juga gitu. Ada bagian-bagian penting yang harus ada biar suratnya jelas, resmi, dan pesannya sampai dengan baik. Yuk, kita bahas satu per satu bagian penting dalam surat dinas!

1. Kepala Surat (Kop Surat): Identitas Instansi¶

Image just for illustration

Kepala surat atau sering disebut kop surat ini ibarat header di dokumen digital. Letaknya paling atas, dan isinya informasi penting tentang instansi atau lembaga yang mengeluarkan surat. Biasanya, kop surat ini sudah dicetak permanen di kertas surat resmi.

Isi Kop Surat¶

Kop surat itu nggak cuma sekadar nama instansi aja, tapi biasanya lengkap banget, lho! Ini dia komponen umum dalam kop surat:

• Nama Instansi/Lembaga: Ini yang paling utama dan paling besar tulisannya. Misalnya, “PEMERINTAH KOTA SURABAYA DINAS PENDIDIKAN”. Nama instansi harus ditulis lengkap dan jelas biar penerima surat langsung tahu surat ini dari mana.
• Logo Instansi/Lembaga: Biar lebih resmi dan mudah dikenali, biasanya ada logo instansi di sebelah kiri atau tengah kop surat. Logo ini kayak brand dari instansi tersebut.
• Alamat Lengkap Instansi: Ini penting banget! Alamat lengkap kantor pusat atau sekretariat instansi disertakan biar kalau ada balasan surat atau keperluan lain, penerima tahu harus menghubungi ke mana. Alamat ini biasanya meliputi nama jalan, nomor, kelurahan/desa, kecamatan, kota/kabupaten, provinsi, dan kode pos. Lengkap kap kap!
• Nomor Telepon, Faksimile, dan Email: Di zaman serba digital ini, kontak informasi kayak nomor telepon, faksimile (walaupun udah jarang dipake), dan email juga penting banget dicantumin di kop surat. Biar komunikasi lebih gampang dan cepat.
• Website Instansi (Opsional): Kalau instansi punya website resmi, alamat website juga bisa dicantumkan di kop surat. Ini nunjukin kalau instansi tersebut up-to-date dan go digital.

Fakta Menarik: Dulu, sebelum ada percetakan modern, kop surat seringkali dibuat dengan teknik stempel atau sablon. Jadi, prosesnya lebih manual dan butuh ketelitian tinggi. Sekarang, hampir semua instansi pakai percetakan modern yang lebih cepat dan rapi.

2. Tanggal Surat: Waktu Pembuatan Surat¶

Image just for illustration

Tanggal surat ini penting banget buat arsip dan kronologi surat menyurat. Letaknya biasanya di sebelah kanan atas, di bawah kop surat atau sejajar dengan nomor surat. Format penulisan tanggal surat dinas itu baku, nggak boleh sembarangan.

Format Penulisan Tanggal¶

Format tanggal yang umum dipakai di surat dinas itu:

• Nama Tempat, Tanggal Bulan Tahun

Contohnya:

• Surabaya, 17 Agustus 2024
• Jakarta, 2 Mei 2024
• Bandung, 1 Januari 2025

Perhatikan:

• Nama tempat itu biasanya nama kota atau kabupaten tempat surat itu dibuat.
• Tanggal ditulis dengan angka.
• Bulan ditulis lengkap dengan huruf, bukan angka (misalnya, Agustus, bukan 08 atau 8).
• Tahun ditulis lengkap empat angka.

Tips: Hindari penulisan tanggal yang ambigu, misalnya ⅛/24. Ini bisa dibaca 1 Agustus atau 8 Januari, tergantung interpretasi. Lebih baik tulis lengkap dan jelas.

3. Nomor Surat: Kode Identifikasi Surat¶

Image just for illustration

Nomor surat ini kayak nomor registrasi buat surat dinas. Setiap surat dinas yang keluar dari instansi biasanya punya nomor urut sendiri. Nomor surat ini penting buat pengarsipan, pelacakan, dan referensi di kemudian hari. Letaknya biasanya di bawah tanggal surat, atau sejajar dengan tanggal surat di sebelah kiri.

Komponen Nomor Surat¶

Nomor surat dinas biasanya terdiri dari beberapa komponen yang dikodekan, biar lebih sistematis dan informatif. Komponen-komponennya bisa beda-beda tergantung kebijakan instansi, tapi umumnya meliputi:

• Nomor Urut Surat: Ini angka urutan surat yang dikeluarkan dalam satu tahun atau periode tertentu. Biasanya dimulai dari 001 atau 01 di awal tahun atau periode.
• Kode Instansi/Unit Kerja: Kode ini menunjukkan dari unit kerja mana surat itu dikeluarkan. Misalnya, kode “DIK” untuk Dinas Pendidikan, “KEU” untuk Bagian Keuangan, dll. Kode ini biasanya singkatan atau inisial dari unit kerja.
• Kode Klasifikasi Surat (Opsional): Beberapa instansi menambahkan kode klasifikasi surat berdasarkan perihal atau isi surat. Misalnya, kode “KP” untuk kepegawaian, “KU” untuk keuangan, “UM” untuk umum, dll. Kode ini membantu mengelompokkan surat berdasarkan jenisnya.
• Bulan dan Tahun Pembuatan Surat: Bulan dan tahun pembuatan surat juga seringkali dicantumkan dalam nomor surat, biasanya dalam format angka Romawi untuk bulan dan tahun lengkap atau dua angka terakhir untuk tahun.

Contoh Nomor Surat:

• Nomor: 005/DIK/KP/VIII/2024

  • 005: Nomor urut surat ke-5
  • DIK: Kode Dinas Pendidikan
  • KP: Kode klasifikasi kepegawaian
  • VIII: Bulan Agustus (bulan ke-8)
  • 2024: Tahun 2024

Pentingnya Nomor Surat: Nomor surat ini krusial banget buat sistem pengarsipan surat. Bayangin kalau nggak ada nomor surat, pasti susah banget nyari surat tertentu di tumpukan arsip. Dengan nomor surat, proses pencarian jadi lebih cepat dan efisien.

4. Lampiran: Dokumen Tambahan¶

Image just for illustration

Lampiran ini kayak bonus atau tambahan dokumen yang disertakan bersama surat dinas. Kalau isi surat merujuk ke dokumen lain atau ada dokumen pendukung yang perlu disampaikan, nah dokumen-dokumen itu disebut lampiran. Letaknya biasanya di bawah nomor surat, atau sejajar dengan nomor surat di sebelah kanan.

Isi Lampiran¶

Lampiran bisa berupa berbagai macam dokumen, tergantung kebutuhan surat. Contohnya:

• Daftar Rincian: Misalnya, surat undangan rapat yang melampirkan daftar peserta rapat.
• Proposal: Misalnya, surat pengajuan proposal kegiatan yang melampirkan dokumen proposal lengkap.
• Laporan: Misalnya, surat laporan kegiatan yang melampirkan dokumen laporan kegiatan.
• Foto/Gambar: Misalnya, surat pemberitahuan kerusakan aset yang melampirkan foto kerusakan.
• Salinan Dokumen: Misalnya, surat keputusan yang melampirkan salinan SK terkait.

Penulisan Lampiran¶

Penulisan lampiran di surat dinas biasanya singkat dan jelas. Formatnya:

• Lampiran: Jumlah Lampiran Jenis Lampiran (opsional)

Contohnya:

• Lampiran: Satu berkas
• Lampiran: 2 (dua) lembar
• Lampiran: Tiga buah Proposal
• Lampiran: Satu Bundel Dokumen

Perhatikan:

• Jumlah lampiran ditulis dengan huruf dan angka dalam kurung.
• Jenis lampiran boleh dicantumkan kalau perlu diperjelas, misalnya kalau lampirannya lebih dari satu jenis dokumen.

Tips: Pastikan jumlah lampiran yang ditulis di surat sama dengan jumlah dokumen yang benar-benar dilampirkan. Jangan sampai salah hitung!

5. Perihal: Inti dan Tujuan Surat¶

Image just for illustration

Perihal atau sering disebut subjek surat ini kayak judul atau pokok bahasan dari surat dinas. Perihal ini penting banget buat memberi gambaran singkat ke penerima surat tentang isi dan tujuan surat. Letaknya biasanya di bawah lampiran, atau sejajar dengan lampiran di sebelah kiri.

Isi Perihal¶

Perihal harus ditulis singkat, padat, dan jelas. Hindari perihal yang terlalu panjang atau bertele-tele. Perihal harus bisa menjawab pertanyaan: “Surat ini tentang apa sih?”. Contoh perihal yang baik:

• Perihal: Undangan Rapat Koordinasi Persiapan HUT RI ke-79
• Perihal: Permohonan Izin Penggunaan Lapangan Upacara
• Perihal: Pemberitahuan Perubahan Jadwal Pelatihan
• Perihal: Laporan Pertanggungjawaban Keuangan Kegiatan OSIS

Manfaat Perihal¶

Perihal punya beberapa manfaat penting:

• Memudahkan Penerima Surat: Penerima surat bisa langsung tahu inti surat tanpa harus baca keseluruhan isi surat. Ini hemat waktu banget, terutama kalau penerima surat sibuk.
• Memudahkan Pengarsipan: Perihal bisa jadi kata kunci buat pengarsipan surat. Jadi, waktu nyari surat di arsip, bisa lebih gampang kalau kita ingat perihalnya.
• Memudahkan Disposisi Surat: Atasan bisa lebih mudah mendisposisikan surat ke staf yang tepat kalau perihalnya jelas.

Tips: Waktu nulis perihal, bayangin kamu lagi bikin headline berita. Harus menarik perhatian dan menggambarkan isi berita dalam beberapa kata aja.

6. Alamat Tujuan Surat: Kepada Siapa Surat Ditujukan¶

Image just for illustration

Alamat tujuan surat ini jelas banget ya, buat nulis alamat lengkap orang atau instansi yang dituju surat. Letaknya biasanya di sebelah kiri, di bawah perihal. Alamat tujuan ini penting biar surat sampai ke orang yang tepat dan nggak nyasar.

Komponen Alamat Tujuan¶

Alamat tujuan surat dinas biasanya terdiri dari beberapa baris, urutannya dari yang paling umum ke yang paling spesifik. Komponennya:

• Yth. (Yang Terhormat): Ini salam hormat buat penerima surat. Dipakai kalau penerima surat adalah pejabat atau orang yang dihormati. Kalau surat ditujukan ke instansi, “Yth.” bisa dihilangkan.
• Jabatan Penerima (Opsional): Kalau surat ditujukan ke pejabat tertentu, jabatannya bisa dicantumkan. Misalnya, “Yth. Bapak Kepala Dinas Pendidikan Kota Surabaya”. Kalau nggak tahu jabatan pastinya, bisa langsung ke nama instansi.
• Nama Penerima (Opsional): Kalau surat ditujukan ke orang perorangan, nama penerima ditulis lengkap. Kalau ditujukan ke instansi, nama instansi yang ditulis.
• Nama Instansi/Lembaga: Kalau surat ditujukan ke instansi, nama instansi ditulis lengkap.
• Alamat Lengkap Instansi/Penerima: Alamat lengkap penerima surat ditulis detail, sama kayak alamat di kop surat. Mulai dari nama jalan, nomor, kelurahan/desa, kecamatan, kota/kabupaten, provinsi, dan kode pos.

Contoh Alamat Tujuan:

• Yth. Bapak Kepala Dinas Pendidikan Kota Surabaya
  Jl. Pemuda No. 12
  Surabaya

• Yth. Direktur PT. Maju Jaya
  Jl. Industri Raya Kav. 8
  Jakarta Pusat

• Kepada:
  Bagian Keuangan
  Universitas ABC
  Jl. Pendidikan No. 5
  Yogyakarta

Tips: Periksa lagi alamat tujuan sebelum surat dikirim. Pastikan alamatnya lengkap dan benar biar surat nggak nyasar dan sampai ke tujuan dengan selamat.

7. Salam Pembuka: Sapaan Awal yang Sopan¶

Image just for illustration

Salam pembuka ini kayak permisi atau salam kenal di awal surat. Fungsinya buat membuka percakapan secara sopan dan formal. Letaknya di bawah alamat tujuan, agak menjorok ke dalam paragraf.

Contoh Salam Pembuka¶

Salam pembuka yang paling umum dipakai di surat dinas itu:

• Dengan hormat,

Selain itu, ada juga salam pembuka lain yang bisa dipakai, tergantung konteks dan tingkat keformalan surat:

• Assalamualaikum Warahmatullahi Wabarakatuh, (untuk surat yang bernuansa Islami)
• Salam sejahtera, (untuk surat yang lebih umum)
• Yang terhormat, (lebih formal dari “Dengan hormat”)

Perhatikan:

• Setelah salam pembuka, biasanya diikuti tanda koma (,).
• Huruf awal salam pembuka ditulis huruf kapital.

Tips: Pilih salam pembuka yang sesuai dengan konteks dan tujuan surat. “Dengan hormat,” adalah pilihan yang aman dan umum dipakai di berbagai situasi surat dinas.

8. Isi Surat: Jantung dari Surat Dinas¶

Image just for illustration

Isi surat ini bagian paling penting dari surat dinas. Di sinilah semua pesan, informasi, atau maksud surat disampaikan. Isi surat biasanya dibagi jadi tiga bagian utama: paragraf pembuka, paragraf isi, dan paragraf penutup.

a. Paragraf Pembuka: Mengantar ke Pokok Masalah¶

Paragraf pembuka ini kayak pembukaan pidato. Fungsinya buat mengantar pembaca ke pokok masalah yang akan dibahas di surat. Paragraf pembuka biasanya singkat, 2-3 kalimat aja. Isinya bisa berupa:

• Rujukan Surat: Kalau surat ini balasan atau tindak lanjut dari surat sebelumnya, bisa disebutkan nomor dan tanggal surat sebelumnya sebagai rujukan. Contoh: “Menindaklanjuti surat Saudara Nomor: … tanggal … perihal …,”
• Pernyataan Pembuka: Langsung menyatakan maksud surat secara umum. Contoh: “Dengan surat ini, kami bermaksud menyampaikan …,” atau “Bersama ini kami beritahukan bahwa …,”

b. Paragraf Isi: Menguraikan Pokok Masalah¶

Paragraf isi ini inti dari surat. Di sinilah semua informasi detail, penjelasan, alasan, atau instruksi disampaikan. Paragraf isi harus ditulis runtut, sistematis, dan jelas. Gunakan bahasa yang formal, baku, dan efektif. Hindari bahasa yang bertele-tele atau ambigu.

Isi paragraf isi bisa beragam, tergantung tujuan surat. Contohnya:

• Penjelasan Kegiatan: Kalau surat undangan atau pemberitahuan kegiatan, paragraf isi menjelaskan detail kegiatan: nama kegiatan, waktu, tempat, tujuan, peserta, dll.
• Alasan Permohonan: Kalau surat permohonan, paragraf isi menjelaskan alasan atau latar belakang permohonan, serta manfaat yang diharapkan.
• Laporan Hasil Kegiatan: Kalau surat laporan, paragraf isi menyajikan data, fakta, dan analisis hasil kegiatan.
• Instruksi atau Penugasan: Kalau surat perintah atau penugasan, paragraf isi menjelaskan tugas yang harus dilaksanakan, target waktu, dan pihak yang bertanggung jawab.

c. Paragraf Penutup: Menegaskan Kembali dan Harapan¶

Paragraf penutup ini kayak kesimpulan pidato. Fungsinya buat menegaskan kembali inti surat dan menyampaikan harapan atau ucapan terima kasih. Paragraf penutup juga biasanya singkat, 2-3 kalimat aja. Isinya bisa berupa:

• Penegasan Kembali Maksud Surat: Merangkum inti pesan surat dalam satu kalimat. Contoh: “Demikian surat pemberitahuan ini kami sampaikan, atas perhatian Bapak/Ibu, kami ucapkan terima kasih.”
• Harapan atau Ajakan: Menyampaikan harapan atas tindak lanjut dari surat, atau ajakan untuk berkoordinasi lebih lanjut. Contoh: “Besar harapan kami Bapak/Ibu dapat hadir dalam acara tersebut. Untuk konfirmasi kehadiran, mohon menghubungi …,”
• Ucapan Terima Kasih: Menyampaikan terima kasih atas perhatian atau kerjasama penerima surat. Contoh: “Atas perhatian dan kerjasama Bapak/Ibu, kami mengucapkan terima kasih.”

Tips: Sebelum menulis isi surat, buat kerangka pikiran dulu. Tentukan poin-poin penting yang mau disampaikan, urutannya, dan detailnya. Ini bantu isi surat jadi lebih terstruktur dan nggak melebar ke mana-mana.

9. Salam Penutup: Ungkapan Akhir yang Sopan¶

Image just for illustration

Salam penutup ini kayak salam perpisahan di akhir surat. Fungsinya buat menutup surat secara sopan dan formal. Letaknya di bawah paragraf penutup isi surat, agak menjorok ke dalam paragraf.

Contoh Salam Penutup¶

Salam penutup yang umum dipakai di surat dinas itu:

• Hormat kami,

Selain itu, ada juga salam penutup lain yang bisa dipakai, tergantung tingkat keformalan dan hubungan dengan penerima surat:

• Wassalamualaikum Warahmatullahi Wabarakatuh, (untuk surat bernuansa Islami)
• Salam sejahtera, (lebih umum)
• Hormat saya, (lebih personal, jarang dipakai di surat dinas formal)

Perhatikan:

• Setelah salam penutup, biasanya diikuti tanda koma (,).
• Huruf awal salam penutup ditulis huruf kapital.

Tips: Pilih salam penutup yang sesuai dengan salam pembuka. Kalau salam pembukanya “Dengan hormat,”, salam penutup yang paling cocok ya “Hormat kami,”.

10. Tanda Tangan, Nama Jabatan, dan Nama Terang: Legitimasi Surat¶

Image just for illustration

Bagian ini penting banget buat menunjukkan siapa yang bertanggung jawab atas surat dinas. Letaknya di bawah salam penutup, di sebelah kanan. Bagian ini terdiri dari:

• Tanda Tangan: Tanda tangan pejabat yang berwenang menandatangani surat. Tanda tangan ini bukti otentikasi dan persetujuan dari pejabat tersebut.
• Nama Jabatan: Jabatan resmi pejabat yang menandatangani surat. Misalnya, “Kepala Dinas Pendidikan”, “Rektor Universitas”, “Ketua Panitia”, dll. Jabatan ini menunjukkan kapasitas pejabat dalam menandatangani surat.
• Nama Terang: Nama lengkap pejabat yang menandatangani surat, ditulis di bawah nama jabatan. Nama terang ini biar jelas siapa nama pejabat yang bertanggung jawab.

Penempatan dan Format¶

Format penempatan tanda tangan, nama jabatan, dan nama terang biasanya:

                                                              Hormat kami,
                                                              (Tanda Tangan)

                                                              [Nama Jabatan]


                                                              [Nama Terang]

Perhatikan:

• Tanda tangan dibubuhkan di atas nama jabatan dan nama terang.
• Nama jabatan ditulis di bawah tanda tangan, diapit tanda kurung siku ([]).
• Nama terang ditulis di bawah nama jabatan.

Pentingnya Tanda Tangan: Tanda tangan ini kayak stempel persetujuan dari pejabat. Surat dinas tanpa tanda tangan pejabat yang berwenang bisa dianggap tidak sah atau tidak resmi.

11. Cap/Stempel Instansi: Penguatan Keabsahan Surat¶

Image just for illustration

Cap atau stempel instansi ini pelengkap tanda tangan pejabat. Fungsinya buat memperkuat keabsahan surat dinas dan menunjukkan identitas instansi secara visual. Letaknya biasanya di sebelah kiri tanda tangan, atau menimpa sebagian tanda tangan.

Jenis Cap/Stempel¶

Jenis cap/stempel instansi bisa beda-beda, tapi umumnya berbentuk bulat atau persegi panjang. Isinya biasanya:

• Nama Instansi/Lembaga: Nama instansi ditulis melingkar di tepi stempel (untuk stempel bulat) atau di baris atas dan bawah (untuk stempel persegi panjang).
• Logo Instansi (Opsional): Logo instansi bisa juga dimasukkan di tengah stempel.
• Alamat Singkat Instansi (Opsional): Alamat singkat instansi, misalnya nama kota, bisa juga dicantumkan di stempel.

Penggunaan Cap/Stempel¶

Cap/stempel instansi biasanya ditempelkan di atas tanda tangan pejabat, atau di sebelah kiri tanda tangan. Tujuannya biar stempel dan tanda tangan saling melengkapi dan memperkuat keabsahan surat.

Fakta Menarik: Dulu, stempel instansi seringkali terbuat dari kayu atau logam yang diukir manual. Sekarang, stempel modern lebih praktis dan terbuat dari karet atau polimer yang bisa dibuat dengan mesin.

12. Tembusan: Distribusi Salinan Surat¶

Image just for illustration

Tembusan atau sering disebut CC (Carbon Copy) ini daftar pihak-pihak lain yang mendapatkan salinan surat dinas. Tembusan ini penting buat memberi informasi ke pihak terkait atau koordinasi antar unit kerja. Letaknya biasanya di bagian paling bawah surat, di sebelah kiri.

Isi Tembusan¶

Tembusan berisi daftar nama jabatan atau instansi yang mendapatkan salinan surat. Urutan tembusan biasanya dari yang paling tinggi jabatannya atau paling penting perannya. Contoh tembusan:

• Tembusan:
  1. Yth. Bapak Walikota Surabaya
  2. Kepala Badan Keuangan Daerah Kota Surabaya
  3. Arsip

Perhatikan:

• Kata “Tembusan:” ditulis di awal, diikuti tanda titik dua (:).
• Daftar tembusan ditulis dengan nomor urut.
• Jabatan atau instansi yang ditembusi ditulis lengkap.
• “Arsip” biasanya selalu ada di tembusan sebagai dokumentasi internal.

Manfaat Tembusan: Tembusan ini penting buat transparansi dan koordinasi. Pihak-pihak yang ditembusi surat jadi tahu informasi yang sama, sehingga bisa saling mendukung dan menghindari miskomunikasi.

13. Inisial: Identifikasi Pembuat Konsep dan Pengetik Surat¶

Image just for illustration

Inisial ini kode identifikasi pembuat konsep surat dan pengetik surat. Fungsinya buat pelacakan kalau ada kesalahan atau perlu revisi surat di kemudian hari. Inisial ini biasanya diletakkan di bagian paling bawah surat, di sebelah kiri, di bawah tembusan (kalau ada tembusan), atau di bawah tanda tangan (kalau nggak ada tembusan).

Format Inisial¶

Format inisial biasanya terdiri dari dua bagian, dipisahkan garis miring (/):

• Inisial Pembuat Konsep / Inisial Pengetik

Contoh inisial:

• Konseptor: AD / Pengetik: RR
• AD/RR (lebih singkat)

Inisial biasanya berupa singkatan nama atau kode khusus yang diketahui internal instansi.

Pentingnya Inisial: Inisial ini penting buat pertanggungjawaban dan efisiensi kerja. Kalau ada kesalahan di surat, bisa langsung dilacak siapa yang bikin konsep dan siapa yang ngetik, jadi proses revisi atau perbaikan bisa lebih cepat.

Kesimpulan:

Surat dinas itu memang kelihatan formal dan banyak aturannya ya. Tapi, semua bagian-bagian itu punya fungsi dan tujuannya masing-masing. Dengan memahami bagian-bagian surat dinas ini, kita bisa bikin surat dinas yang efektif, profesional, dan sesuai standar. Jadi, lain kali kalau kamu bikin surat dinas, jangan lupa perhatikan semua bagian-bagian penting ini ya!

Nah, gimana? Udah lebih paham kan tentang bagian-bagian surat dinas? Kalau ada pertanyaan atau pengalaman menarik soal surat dinas, jangan ragu buat komen di bawah ya! Kita diskusi bareng!